Eisenhower Matrisi vs. Yapılacaklar Listesi: Zaman Yönetimi İçin Hangisi Daha İyi?

İş e-postalarını yönetmek, ev işlerini halletmek ve aile taahhütleri için zaman ayırmak arasında, kişisel ve profesyonel hayatımızın taleplerine ayak uydurmak zor olabilir. Bir zaman yönetimi stratejisi, gün içinde daha fazla saat kazanmanıza yardımcı olabilir.

Eisenhower Matrisinin yapılacaklar listesi yönteminden nasıl farklı olduğunu, her yaklaşımın güçlü ve zayıf yönlerini ve ihtiyaçlarınıza ve hedeflerinize en uygun yöntemi öğrenmek için okumaya devam edin.

Eisenhower Matrisinin Temelleri ve Yapılacaklar Listesi

Zaman yönetimine yönelik popüler bir yaklaşım, geleneksel yapılacaklar listesidir. Bu, öncelik sırasına göre görevlerin bir listesini yazmayı ve bunlar üzerinde tek tek çalışmayı içerir. Bu yaklaşım yardımcı olabilse de, her zaman aciliyet faktörünü dikkate almaz.

Öte yandan, Eisenhower Matrisi, görevlerin aciliyet ve önemlerine göre önceliklendirilmesine yardımcı olur. Bu yöntem, devredebileceğiniz veya erteleyebileceğiniz daha az kritik görevleri belirlemenize yardımcı olurken, en önemli görevlere odaklanarak üretkenliği ve verimliliği artırmanıza yardımcı olabilir.

İşte ikisi arasında seçim yaparken dikkate alınması gereken dört faktör.

1. Önceliklendirme

Yapılacaklar listesi oluştururken önceliklendirme, tipik olarak tüm görevleri önem sırasına göre yazmayı ve bu sırayla üzerinde çalışmayı içerir. Bu yöntem, basit görevler veya kısa süreli projeler için etkili olabilir. Ancak, daha karmaşık veya uzun vadeli projeler için en etkili yaklaşım olmayabilir.

Eisenhower Matrisi, önceliklendirmeye farklı bir yaklaşım getiriyor. Aciliyetlerine ve önemlerine göre görevleri dört farklı kadranda kategorize etmeyi içerir:

1. Her ikisi de olan görevler acil ve önemli, son teslim tarihi kısa olan bir proje gibi.
2. olan görevler önemli ama acil değiluzun vadeli planlama veya beceri geliştirme gibi.
3. olan görevler acil ama önemli değildevredilebilen veya ertelenebilen görevler veya toplantılar gibi.
4. olan görevler ne acil ne de önemlidüşük öncelikli görevler gibi.

Eisenhower Matrisi, görevleri bu şekilde kategorize ederek, önce en önemli görevlere odaklanmanızı ve dikkatinizi artırmanıza ve daha az kritik görevler tarafından yavaşlatılmaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

2. aciliyet vs Önem

Görevlerinizi kategorilere ayırmadan önce, onları aciliyet ve önemlerine göre anlamalı ve ayırmalısınız. Yapmanız gereken her görevi kimin yapması gerektiğine ve ne zaman yapılması gerektiğine göre analiz edin. "Kim" sorusu, bunun ne kadar önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Kişisel ilginizi gerektiriyorsa, çok önemli olduğunu düşünün.

"Ne zaman" sorusu, görevin ne kadar acil olduğunu belirlemenize yardımcı olur, böylece son teslim tarihine ne kadar süreniz olduğuna karar verebilirsiniz. Acil ve önemli görevleri ayırt etmeyi ve ayırmayı öğrenmek başka bir şeydir. daha az zamanda daha fazlasını yaparak üretkenliği artırmanın yolu.

Yapılacaklar listesi öncelikle görevler için bir hatırlatma görevi görürken, Eisenhower Matrisi görevlerin aciliyetine ve önemine göre önceliklendirilmesi için bir çerçeve sağlar. Matrisin kendi içindeki görevlerin "kim" ve "ne zaman" kararlarına karar vermek için doğal olarak parametreler içermediğini unutmayın. Ancak, bu tür kararları almak için etkili bir şekilde kullanılabilir.

Örneğin, bir görevin aciliyetini değerlendirerek, acil müdahale gerektirip gerektirmediğini veya daha sonraya planlanıp planlanamayacağını belirleyebilirsiniz. Benzer şekilde, bir görevin önemini göz önünde bulundurarak, kişisel olarak mı yoksa bir başkasına mı devredilmesi gerektiğine karar verebilirsiniz.

Eisenhower Matrisi bu yönleri açıkça kapsamasa da, bunları görev yönetimine dahil etmek için pratik bir metodoloji sunar. Bu nedenle, Eisenhower Matrisinin kullanım durumu, yalnızca önceliklendirmenin ötesine genişletilebilir ve daha sonra yardımcı olabilir. görev devri ve zamanlama ile ilgili karar verme, geleneksel yapılacaklar listelerinin düşebileceği alanlar kısa.

3. Esneklik

Bir yapılacaklar listesi kullandığınızda, sürekli olarak yaklaşan tüm görevleri belirli bir sırayla yapma baskısına sahipsiniz. Eylem öğelerini kullanarak bir yapılacaklar listesi düzenleme aynı zamanda sürekli olarak güncellemek ve görevleri değişen aciliyet veya öneme göre yeniden düzenlemek anlamına gelir.

Ayrıca, sıkı bir son teslim tarihiniz olduğunda, görevlerinizi bu şekilde analiz etmek için zamanınız olmaz ve yapılacaklar listesinin faydalarını göz ardı ederek aynı anda hepsi üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz.

Eisenhower Matrisi ile üretkenlik için görevlere öncelik verdiğinizde, bu size onların önemine ve aciliyetine göre seçim yapma esnekliği sağlar. Acilen yapılması gereken şeyleri seçme özgürlüğüne sahip olduğunuzda, acil olmayan diğer görevleri kendi şartlarınıza göre yapma esnekliğine sahip olursunuz.

Görevlerinizi aciliyet ve önem derecelerine göre farklı dörtgenlere ayırarak, tüm görevlerinizi önceden planlayabilirsiniz. Ayrıca tüm görevleriniz için zaman ayırmanıza yardımcı olur ve önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.

4. Zaman Taahhüdü

Yapılacaklar listesiyle, görevleri tamamlarken listenizden kontrol edersiniz. Aklınızda hala daha önemli başka görevler olsa da (bu, odaklanma eksikliğine katkıda bulunabilir), şu anda üzerinde çalıştığınız görev tüm dikkatinizi gerektirecektir.

Eisenhower Matrisi sistemi, zamanınızı ve dikkatinizi birinci dörtgenin altındaki görevlere odaklamanıza yardımcı olabilir. Bu, iş akışınız içindeki kritik ve katma değerli görevleri belirlemenize ve bunları zamanında tamamlamanıza yardımcı olur. zaman yönetimi hatalarından kaçının ilave olarak.

Doğru Zaman Yönetimi Yöntemini Seçmek

Son teslim tarihi kısıtlı bir projeyi tamamlama örneğini ele alalım. Yapılacaklar listesinde, görevleriniz basit bir kronolojik sırayla düzenlenecektir. Bununla birlikte, Eisenhower Matrisi ile en acil ve önemli görevler, yüksek aciliyet ve önemlerini gösterecek şekilde birinci çeyreğe düşecektir.

Ardından, uzun vadeli planlamaya veya beceri geliştirmeye sahip olabileceğiniz ikinci çeyreğe sahipsiniz. Bu görevler daha fazla zaman aldıkları için kademeli olarak yapılabilir. Bu görevlerin hemen bir son teslim tarihi olmayabilir, ancak uzun vadede başarılı olmak için kritik ve gereklidirler.

Üçüncü çeyreğe düşen görevler, son teslim tarihine kadar tamamlandıklarından emin olmak için astlarınıza devredilebilir. Örneğin, bazı belgelerin gün bitmeden müşterinize teslim edilmesini isteyebilirsiniz. Aktif katılımınız olmadan görevin zamanında yapıldığından emin olarak görevi bir kuryeye devredebilirsiniz.

Dördüncü çeyreğe giren görevler, bir öncelik veya önemli bir görev olmadığı için hem devredilebilir hem de ertelenebilir. Örneğin, yeni ofis kırtasiye malzemeleri satın almak. Geleneksel yapılacaklar listesi size yalnızca tüm görevlerinizi hatırlatırken, Eisenhower Matrix sistemi öncelikle önemli ve acil görevlere odaklanmanıza yardımcı olur.

Eisenhower Matrisi ile Acil Görevlerinizi Belirleyin

Yapılacaklar listesi, yapılacaklar listesi veya alışveriş listesi gibi yinelenmeyen kısa vadeli görevlerde zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Bununla birlikte, Eisenhower Matrisi sistemi, tekrar eden veya kademeli bir süre boyunca devam eden görevlerde size yardımcı olacaktır.

Görevlerin ne, ne zaman ve nasıl yapılacağını seçip karar verebilir ve görevlerin gecikmeden zamanında yapılmasını sağlayabilirsiniz.