Çoğu çalışma ortamında, takip etmeniz için iş akışı süreçleriniz genellikle zaten mevcuttur. Ancak bir freelancer olarak bu, kendi başınıza geliştirmeniz ve uygulamanız gereken bir şeydir. Bu ilk başta gözünüzü korkutabilir, ancak biraz denemeden sonra kendi iş akışı belgelerinizi seçme esnekliği güçlendirici olabilir.
Neden İş Akışı Sürecinizi Belgelemekle Zahmet Ediyorsunuz?
Bir dakika, eğer kimse size iş akışınızı belgelendirmiyorsa, neden zahmet edesiniz? "Kendi işinin patronu olmak" tam da bu değil mi?
Doğru: Bir serbest çalışan olarak, istemiyorsanız pek bir şeyi belgelememeye karar verebilirsiniz. Ama belgeleme iş akışı süreciniz zaman ayırmanıza, müşterilerle daha iyi ilişkiler kurmanıza ve işinizi faturalandırmanıza yardımcı olabilir.
Bir süre belgelemeden yapmayı deneyebilirsiniz. Ancak serbest çalışma kariyeriniz devam ederken, muhtemelen kendinizi giderek daha fazla belge yazarken bulacaksınız. Bu uzun ve sancılı bir süreç olabilir. Belgelerinizi hazırlamak için biraz zaman ayırmak kesinlikle daha kolay ve daha yumuşak bir yoldur.
İş Akışı Sürecinizi Tasavvur Etmek
İş akışı sürecinizi belgelemek, alışkın değilseniz oldukça soyut ve dağınık görünebilir. Ayrıca, yaptığınız işin türüne bağlı olarak oldukça farklı görünebilir. Halihazırda tamamladığınız bir projeyi kullanarak bu makaleyi takip etmeyi düşünebilirsiniz. Bu, bir projenin nasıl bozulduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.
1. Görevinizi Parçalayın
İlk adım, görevinizi parçalara ayırmaktır. Bir yazar veya editör olarak bu, bir kitap veya makalenin ana hatları olabilir. Bir sanatçıysanız, bunlar son parçanın farklı düzlemleri veya bileşenleri olabilir. Ne yaparsanız yapın, görev genellikle nihai projeyi oluşturmak için birlikte giden ölçülebilir adımlara ayrılmalıdır.
Görevinizi parçalara bölmek birkaç nedenden dolayı önemlidir. İlk olarak, iş akışı belgelerinizin temel hareketli parçalarını oluşturacaktır. Ayrıca, psikolojik olarak size yardımcı olabilir. Belgeleme konusunda büyük olmasanız bile, bir görevi parçalara ayırmak, büyük bir projenin daha yönetilebilir hissetmesine yardımcı olabilir.
2. Kontrol Listesi ve Görsel Akış Şeması Oluşturun
Görevinizi parçalara ayırdıktan sonra, her bir parçayı kontrol listesindeki bir öğeye dönüştürün. İlk etapta görevlerinizi bölmek gibi, bir kontrol listesi oluşturmak iki amaca hizmet eder: kendi ilerlemenizi izlemenize yardımcı olur ve ilerlemenizi müşterilere iletmenize yardımcı olur. Kontrol listenizi görsel bir akış şemasına dönüştürmeyi de yararlı bulabilirsiniz.
Bu, özellikle projenizde birden fazla adım varsa kullanışlıdır. Örneğin, bir kitabı düzenliyorsanız, her bölümün ana hatlarının çizilmesi, taslak haline getirilmesi, alıntılanması ve düzenlenmesi gerekebilir. Bunun gibi bir şeyi bir kağıt kontrol listesinde detaylandırmak, özellikle aynı anda birden fazla görevle çalışıyorsanız veya görevler ileri geri adımlar arasında hareket edebiliyorsa, dağınık olacaktır.
Bu tür bir kurulum için kullandığınız çözüm, ne kadar özerk olduğunuza bağlı olabilir. Aşağı yukarı bir boşlukta çalışıyorsanız (bazı serbest çalışanların yaptığı gibi), görsel akış şemanız bir beyaz tahta üzerindeki yapışkan notlar olabilir. Müşterinizle veya diğer yüklenicilerle yakın bir şekilde çalışıyorsanız, Trello gibi paylaşılabilir bir iş akışı platformu kullanın.
3. Hedefleri ve Hedefleri Tanımlayın
Bu adım biraz gereksiz görünebilir. Halihazırda bir kontrol listeniz varsa neden hedeflere ve hedeflere ihtiyacınız var?
Bir kontrol listesiyle bile tüm projeyi bir kerede yapamazsınız. Yine de, projenizin ne kadarını bir günde veya bir haftada veya yalnızca müşterilerinizle yaptığınız check-in'ler arasında bitirmek istediğinize karar vermeniz gerekiyor.
Kitap örneğine dönecek olursak, herhangi bir bölümün taslağı hazırlanmadan önce tüm bölümlerin ana hatlarını çizmek ister misiniz? Önceki bölüm henüz düzenlenmemişken bir bölüm taslağı oluşturmaya başlamak ister misiniz? Bunlar sadece senin cevaplayabileceğin sorular. Ancak, bunları önceden yanıtlamak, düzenli kalmanıza yardımcı olabilir.
Bir kez daha, net amaç ve hedeflere sahip olmak sizi projenizin zirvesinde tutabilir ama aynı zamanda size yardımcı olabilir. projenin nasıl ilerlediği ve nasıl olmasını beklediğiniz konusunda müşterinizle iletişim kurun birlikte.
4. Bütçe ve Takip Süresi
Hedeflerinize ve hedeflerinize karar verdiğinizde, zamanınızı bütçelemeye başlama zamanı.
Tüm projeyi tamamlamak için ne kadar zamanınız var? Bu zaman dilimi içinde bu projeye ne kadar zaman ayırmanız gerekiyor? Her hedef için bu sürenin ne kadarının ayrılması gerekecek? Dünyadaki tüm zamanınız var mı, yoksa ihtiyacınız var mı? öncelik verin ve belki bazı ekstralar olmadan gidin teslim tarihlerini karşılamak için?
Saat başına ödeme alıyorsanız, doğal olarak zamanınızı takip ediyor olacaksınız. Projenin her adımına ne kadar zaman harcandığını not etmeyi unutmayın. Bu şekilde, hem bu projede ilerlerken hem de gelecekteki projeler için bütçe ayırırken ne kadar zamana ihtiyacınız olacağı konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaksınız.
Bazı serbest çalışanların yaptığı gibi, proje veya teslimat yoluyla ödeme alıyorsanız, zamanı hiç takip etmemek cazip gelebilir. Ancak yine de, zamanınızı nasıl kullandığınızı anlamak, daha iyi ve verimli bir serbest çalışan olmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, kimse sizi yapmıyorken bile zamanınızı takip etmeyi ve bütçelemeyi düşünün.
Gözden Geçirin, İzleyin ve Optimize Edin
Bireysel projeler boyunca ve her projeden sonra, iş akışı süreç belgelerinizi yansıtmak için zaman ayırın. İlerledikçe daha da parçalanırken bulduğunuz şeyler oldu mu? Bazı görevler beklediğinizden daha fazla veya daha az zaman aldı mı? Hedefleriniz gerçekçi olamayacak kadar büyük mü yoksa yardımcı olamayacak kadar küçük mü?
Bir proje sırasında bu tür işleri yapmak, projenin geri kalanında mümkün olduğunca verimli çalışmanıza yardımcı olabilir. Bu tür işleri projeler arasında yapmak, kendi zamanınızı yönetilebilir ve etkili yollarla bütçelemenin yanı sıra gelecekteki müşterilerinize daha doğru teklifler vermenize yardımcı olabilir.
Çalışmaya Değersin
Çoğu müşteri açıkça iş akışı belgelerini talep etmez. Müşterinin açıkça talep ettiğinin ötesinde hiçbir şey yapmama zorunluluğu olan "serbest çalışan tünel vizyonu" elde etmek kolay olabilir. Ancak programınıza ince ayar yapmak için bazı ekstra işler yapmak, daha verimli bir serbest çalışan olmanıza yardımcı olabilir. Ve bu herkes için iyi.
