Sanal asistan olmak, özellikle birkaç müşteri için farklı veya benzer görevleriniz olduğunda bunaltıcı olabilir. Ve uzaktan çalıştığınız için, üretkenliği artırmak için etkinliklerinizin çoğunu yazılım araçlarını kullanarak otomatikleştirmeniz gerekir.
Bu makale, her sanal asistanın cephaneliğinde olması gereken 10 temel aracı ve uygulamayı vurgulamaktadır. Bu araçlar, iş akışınızı düzene sokacak ve tomurcuklanan veya gelişmiş bir sanal asistan olarak deneyiminizi zenginleştirecektir. Ancak bunları açıklamadan önce kısaca sanal yardım kavramının üzerinden geçelim.
1. Gevşek
Bir sanal asistan olarak müşterilerinizle etkili iletişimi sürdürmek çok önemlidir ve Slack bu konuda iyi bir iş çıkarır. Bu biridir uzak ekipler için en iyi anlık mesajlaşma platformları bir proje üzerinde çalışırken müşterilerle ve ekip üyeleriyle gerçek zamanlı olarak iletişim kurmanıza olanak tanır.
"Kanallar" kullanarak projeleri birbirinden ayırabilir ve sadece yetkili kişilerin erişimine açabilirsiniz. Ayrıca Slack, uygulama içi arama özelliğine ve daha rahat sohbetler için eğlenceli özel emojilere sahiptir. Ayrıca, ses kayıtları ve görüntüler de dahil olmak üzere farklı dosyaları bir veya daha fazla kişiyle paylaşabilirsiniz.
İndirmek: gevşeklik pencereler | | Mac | iOS | Android (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
2. Google Workspace
G-Suite olarak da bilinen Google Workspace, farklı özelliklere ve çalışma modlarına sahip çeşitli yazılım araçlarından oluşan bir koleksiyondur. Ancak, sanal asistan olarak bu araçlardan yalnızca sekiz tanesine ihtiyacınız var. Onlar içerir:
- Google Dokümanlar: Metin belgeleri oluşturmak, düzenlemek ve biçimlendirmek için bunu kullanabilirsiniz.
- Google posta: Bu araç, mesajlaşma ve e-posta pazarlaması için harikadır.
- Google Slaytlar: Bu ücretsiz araç, tüm sunum ihtiyaçlarınızı karşılar.
- Çarşaflar: Bu aracı veri girişi ve bütçeleme için kullanabilirsiniz.
- Google Meet: Görüntülü konferans ve müşterilerinizle bağlantıda kalmak için harika.
- Google Formları: Bunu, gerçek zamanlı olarak anketler yapmak ve yanıtlar almak için kullanabilirsiniz.
- Google sürücü: Bu, en ucuz bulut depolama sağlayıcıları kişisel ve işle ilgili dosyalar için.
- Google Takvim: Projeleri planlamanıza ve takip etmenize yardımcı olur.
3. Calendly
Calendly, etkinlikleri yönetmek için bir zamanlama aracıdır. Ancak bağımsız bir takvim olarak yeterli değildir. Toplantılarınızı otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için Google Takvim veya iCloud takvimi gibi bir takvim uygulamasını uygulamaya entegre etmeniz gerekir. Ayrıca kullanıma hazır farklı zaman dilimleri vardır: 15, 30 ve 60 dakika.
Farklı tarih ve saatlerde bir toplantı planlayabilir, davetlileriniz müsaitliklerini takvim üzerinde belirtebilirler. Bununla birlikte, konuklar, zaman aralıklarından bağımsız olarak, ancak sağladığınız tarih aralığında kesin bir uygun zaman seçebilirler.
İndirmek: için iOS | Android (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
4. Canva
Çoğu durumda, sanal asistan olarak idari sorumluluklarınızın bir kısmı grafik tasarımı içerir. Bu nedenle, bir tasarım aracına sahip olmak en iyisi olacaktır. Canva, tasarım ve infografiklerle ilgili her şey için başvurulacak uygulamanızdır. Sosyal medya afişleri, el ilanları, karusel gönderileri, kartlar vb. tasarlamak için kullanabilirsiniz.
En önemlisi, onunla oynayabilirsiniz. ücretsiz Canva yazı tipleriçarpıcı tasarımlar oluşturmak için şablonlar, resimler ve öğeler.
İndirmek: için pencereler | Mac | iOS | Android (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
5. Hootsuite
Hootsuite, birden fazla sekme açmak yerine farklı sosyal medya platformlarını tek bir yerden izlemenizi ve bunlarda gezinmenizi sağlayan bir topluluk cum sosyal medya yönetimi uygulamasıdır. Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn ve benzeri ile uyumludur.
Her platform için içerik oluşturabilir, düzenleyebilir, biçimlendirebilir ve planlayabilir, içgörüleri kontrol edebilir ve müşterilerinizin hedef kitlesini etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Ücretsiz sürüm harika olsa da, profesyonel sürüm, özellikle zorlu bir müşteri tabanınız varsa, daha kapsamlı özelliklere erişmenizi sağlar.
6. Asana
Asana, sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmanıza ve projeleri yönetmenize olanak tanır. Bir ekiple çalışıyorsanız, iş akışlarını izleyebileceğiniz Asana'da iş yerinize üyeler ekleyebilirsiniz. Görevler ve etkinlikler için hatırlatıcılar ayarlayabilmeniz için Google Takvim ve Google Drive'ı da bu araca entegre edebilirsiniz.
Ayrıca Asana, renk kodlarını kullanarak projeleri veya belirli bilgileri ayırt etmenize ve gerektiğinde ekler eklemenize olanak tanır. Örneğin, yüksek öncelikli projeleri belirtmek için kırmızı, devam eden projeler için sarı, incelenmekte olanlar için mavi ve tamamlanmış projeler için yeşil kullanabilirsiniz.
İndirmek: Asana için iOS | Android | Mac (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
7. Zaman Doktoru
Zaman yönetimi, her sanal asistanın sahip olması gereken en önemli beceridir. Yine de, özellikle maaşınız saatlik ise, odaklanmanıza yardımcı olacak bir araca ihtiyacınız var. TimeDoctor, iş ve boş zamanlarınızı izlemenizi ve günlük başarılarınızı görmenizi sağlar. Her proje ve görev için harcanan zamanın raporlarını oluşturur.
TimeDoctor, dikkat dağıtıcı unsurları yönetmenize de yardımcı olur. Çalışırken web ve uygulama kullanım sürenizi izler. Öngörülen süreyi aştığınızda ise sizi pop ile bilgilendirir. Ayrıca, bilgisayarınız normal çalışma saatlerinden daha uzun süre boşta kaldığında da sizi uyarır. Bununla birlikte, gerektiğinde zamanı manuel olarak düzenleyebilirsiniz.
İndirmek: TimeDoctor için Google Oyun | Mac | pencereler | linux (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
8. PostaChimp
MailChimp, müşterilerinizin kitlelerini ve müşterilerini yönetmenizi ve onlarla iletişim kurmanızı sağlar. Müşterileriniz yeni bir ürün veya hizmet piyasaya sürdüğünde, bu ürünleri müşterilerinize veya hedef kitlenize haber bültenleri veya reklam kampanyaları kullanarak tanıtmak için MailChimp'i kullanabilirsiniz.
Araç, haber bültenlerinizi bölümlere ayırmanıza, toplu e-postalar göndermenize ve her bir reklam kampanyasının performansını analiz etmenize olanak tanır. Shopify ve Stripe gibi diğer araçları da platforma entegre edebilirsiniz.
İndirmek: için MailChimp iOS | Android (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
9. Araç içi
Ontraport, müşterilerinizin iş faaliyetlerini tek bir sistemden koordine etmenize yardımcı olan başka bir pazarlama ve CRM platformudur. Başka bir deyişle, bir müşterinin hedef kitlesine ürünleri tanıtmak ve müşteri etkileşimlerini eş zamanlı olarak yönetmek için Ontraport'u kullanabilirsiniz.
Kişileri içe ve dışa aktarabilir, satış hunileri oluşturabilir ve iş optimizasyonu için pazarlama kampanyalarını otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, arayüz yeni başlayanlar için sezgisel değildir. Yine de, biraz pratik yaparak üstesinden gelebilirsiniz. Ayrıca web tabanlı bir platform ve mobil uygulama olarak da mevcuttur.
10. dilbilgisi
Bir sanal asistan olarak, içerik oyununuzda her zaman zirvede olmalısınız ve bu aracı kullanmak bunu başarmanıza yardımcı olacaktır. Grammarly, metin içeriğini dilbilgisi hataları, ayrıntı, yazım, noktalama işaretleri, intihal ve kaliteli sunum açısından inceleyen geniş bir web tabanlı düzenleme platformudur.
Platform, içeriğinizin neredeyse kusursuz ve anlaşılır olmasını sağlamak için yapay zeka kullanır. İçeriğinizin ilgi çekici olup olmadığını ve en uygun insan kategorisini kontrol edebilirsiniz. Ancak, ücretsiz sürüm sınırlıdır ve tüm heyecan verici özelliklerden yararlanmak için ücretli sürüme kaydolmanız gerekir.
Ayrıca belgelerinizi kaydedebilir ve gerektiğinde onlara geri dönebilirsiniz.
İndirmek: için gramer iOS | Mac | pencereler (Ücretsiz, uygulama içi satın alımlar mevcuttur)
Sanal Asistan Olarak Kariyerinizde Öne Çıkın
Sanal asistanlık hızla büyüyen bir endüstridir; dolayısıyla yakın gelecekte iyi bir doygunluk seviyesi bekleyebiliriz. Sektörde alakalı kalmak için temel sanal asistan becerilerini edinmek zorunludur. Ancak listelediğimiz bu araçları kendi beceri setinizle birleştirmek, kariyerinizde öne çıkmanıza yardımcı olacaktır.
Son olarak, sektörde yeniyseniz, araç aramaya başlamadan önce nasıl sanal asistan olunacağını öğrenmeniz gerekir. Kariyer yolu hakkında temel bilgileri tüketmek, bu araçları uzun vadede kötüye kullanmamanıza yardımcı olur.
