Projeleriniz için Kanban panolarını kullanmak, süreci hızlandırmanın ve üretkenliği artırmanın harika bir yoludur. İster bir ekiple çalışın ister tek başınıza çalışın, Kanban panoları ilerlemenizi görsel olarak temsil ederek yönetimi kolaylaştırır.
Bu makale, Excel'de bir Kanban panosu oluşturmaya ve kullanmaya ilişkin adım adım bir kılavuz sağlar.
Kanban Panonuz için Bir İş Listesi Oluşturma
Yeni bir Excel çalışma kitabı açarak başlayalım. Açıldıktan sonra, adında bir sekme bulacaksınız. Sayfa1 çalışma kitabının alt kısmında. Sekmeyi çift tıkladığınızda bir Sayfayı Yeniden Adlandır aniden belirmek. Sayfayı şu şekilde yeniden adlandırın: birikmiş iş.
Kanban panomuzun temelini oluşturacak tüm iş akışı görevlerinin bir biriktirme listesi tablosunu oluşturmak için bu sayfayı kullanacağız.
Bir biriktirme listesi oluşturmak için aşağıda verilen adımları izleyin:
- En üstteki iki satırın ilk birkaç hücresini seçin ve Birleştirmek araç çubuğunun içinde bulunan simge.
- Şimdi yaz birikmiş iş tablonuza bir başlık vermek için birleştirilmiş hücrelerin içinde.
- Yazı tipi boyutunu, hücre rengini ve başlık metni hizalamasını beğeninize göre ayarlayın.
- Basit bir Kanban panosu oluşturduğumuz için, biriktirme listemize iki sütun ekleyeceğiz (başlığın altında): Görev Başlığı Ve Görev tanımı. (Daha ayrıntılı bir biriktirme listesi için gerekli sütunları eklemeniz yeterlidir).
- Tabloya kenarlık eklemek için, altında 12 satır (veya gerektiği kadar) seçin. Görev Başlığı kolon. Gitmek Kenarlıklar simgesi (yanında Gözü pek simgesi) ve açılır oka tıklayın. seçin Dış Sınırlar seçenek.
- altındaki satırlar için de aynısını yapın. Görev tanımı kolon.
Biriktirme tablonuz hazır. Şimdi tek yapmanız gereken onu doldurmak ve bunun gibi bir şeye sahip olmalısınız:
Kanban Panosu Oluşturma
Artık birikmiş işlerimizi hallettiğimize göre, Kanban panomuzda kullanacağımız Kanban panosunu oluşturmanın zamanı geldi. Bunun için tıklayın artı yeni bir sayfa oluşturmak ve açmak için sayfanın alt kısmında oturum açın.
Yeni sayfada, aşağıda verilen adımları izleyerek bir Kanban panosu oluşturalım:
- Üstteki hücreleri birleştirip başlığa yazarak panonun başlığını oluşturun. Yazı tipi boyutunu ve hücre rengini beğeninize göre ayarlayabilirsiniz.
- Burada basitliği hedeflediğimiz için, sadece üç tahta bölümü ekleyeceğiz, yani, Yapmak, Devam etmekte, Ve Tamamlamak. (İş akışınızda daha fazla aşama varsa daha fazla bölüm ekleyebilirsiniz).
- kullanarak Kanban panosu bölümlerine kalın kenarlıklar ekleyin. Kenarlıklar simge.
Kanban panosu hemen hemen hazır, bu yüzden kartları oluşturmaya geçeceğiz.
Kanban Kartları Oluşturma
Kanban kartları oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:
- Satır başlığını sağ tıklayın ve seçin Satır yüksekliği.
- İstediğiniz yüksekliği girmeniz gereken bir açılır pencere açılacaktır; Bizim durumumuzda 25.
- Benzer şekilde, altındaki satırın satır yüksekliğini 50 ve onun altındaki satırın yüksekliğini 25 olarak ayarlayın.
- Sıra yükseklikleri aşağıdaki gibi olan 3 hücreden oluşan bir kart alacaksınız: 25:50:25
- Kanban kartının üç hücresinden her birini seçin ve Kenarlıklar simge ve seçim Kalın Dış Kenarlıklar.
- İstediğiniz kadar çok kart oluşturmak için yeni oluşturulan kartı kopyalayın.
- Hücre boyutlarının varsayılan olarak ayarlanacağını fark edeceksiniz. Bu nedenle, hücre boyutlarını tek tek ayarlamanız gerekecek.
- Daha hızlı yapmak için tuşuna basın. Ctrl ve satır yüksekliğinin 25 olması gereken tüm hücreleri seçin. Şimdi seçilen satırların başlıklarından herhangi birine sağ tıklayın ve satır yüksekliğini ayarlayın (daha önce bahsedildiği gibi). Seçilen tüm satırların artık 25 satır yüksekliği olacaktır.
- Satır yüksekliği 50 olan tüm hücreler için aynı işlemi tekrarlayın.
- Kartları çevreleyen alanın çevresine kalın bir kenarlık koyun ve estetik açıdan hoş görünmesi için arka plan rengiyle doldurun.
Biriktirme listemizdeki verileri Kanban kartlarına bağlamak için aşağıdaki adımları izleyin:
Kanban Kartlarına Görev Başlıkları Ekleme
İlk görevimizin görev başlığını almak için birikmiş iş çarşaf:
- En üstteki hücreyi seçin (B5) ilk kartın ve yaz =.
- Gitmek birikmiş iş sayfa ve ilk hücreyi seçin (C4) altında Görev Başlığı kolon.
- Kanban Panosu sayfasına geri dönün, aşağıdaki formülü göreceksiniz:
= Birikmiş iş! C4
- Basın ve girin, hücredeki verileri döndürür (C4) İş Listesi sayfasının (yani, Araştırma bizim durumumuzda).
- formülü kopyala = Birikmiş iş! C4 kalan Kanban kartlarının üst hücrelerinde ve her kart için hücre numaralarını değiştirin. Yani formül şöyle olurdu = Birikmiş iş! C5 (ikinci görev başlığına karşılık gelen) ikinci kart için ve = Birikmiş iş! C6 üçüncü görev başlığı için vb. Kanban kartları aşağıdaki gibi görünmelidir:
Kartları Görsel Olarak Hoş Hale Getirmek İçin Koşullu Biçimlendirmeyi Kullanma
Artık tüm kartların üst hücrelerinin şu değerleri döndürdüğünü göreceksiniz: Görev Başlıkları gelen sütun birikmiş iş çarşaf. Bununla birlikte, birkaç kart (bizim durumumuzda, son ikisi) üst hücrelerinde 0 döndürür, çünkü kartta karşılık gelen hücrelerde değer yoktur. birikmiş iş. Kartları görsel olarak hoş hale getirmek için, verileri biçimlendirmek için Excel'de koşullu biçimlendirmeyi kullanma ve kaldır 0S:
- Kanban kartlarının tüm üst hücrelerini seçin ve şuraya gidin: Koşullu biçimlendirme > Yeni Kural Belirle.
- İçinde Koşullu biçimlendirme sekmesinde, hücre değerini seçin 0'a eşit, değiştir yazı rengi beyaza çevirin ve tıklayın Tamamlandı.
Kanban Kartlarına Görev Açıklamaları Ekleme
Görev açıklamalarını geri döndürmek için benzer bir yaklaşım izleyeceğiz. birikmiş iş Kanban kartlarının orta hücrelerine. Sadece bu sefer formüller olacak = Birikmiş iş! D4, = Birikmiş iş! D5, vesaire. Tıpkı görev başlıklarında olduğu gibi, görev başlıklarındaki siyah hücreler birikmiş iş dönecek 0, daha önce de belirtildiği gibi koşullu biçimlendirme yoluyla düzeltebileceğiniz.
Kanban kartlarına görev tanımları eklerken fark edeceğiniz bir diğer konu da metnin hücrelerden taşacak olmasıdır. Bunu önlemek için yapacağımız Excel'de metni kaydır hücreler:
- Kartların tüm orta hücrelerini seçin.
- Tıkla Dürüm simgesi (yanında Hizala simgesi) araç çubuğunda.
Son Dokunuşları Eklemek
Kanban kartları hazır (ve birikmiş iş yığınına bağlı) olsa da, onları daha da iyi hale getirmek için işte birkaç ekstra adım:
- Görevi atanan kişiyi (el ile) eklemek için kartların alt hücresini kullanın.
- kullanarak hücre verilerini hücrenin ortasına hizalayın. Hizala simge.
- Kılavuz çizgilerini kaldırın: Araç çubuğuna gidin, Görüş bölümüne gidin ve yanındaki kutunun işaretini kaldırın. kılavuz çizgileri onları kaldırmak için
Taşınabilir Kanban Kartları Oluşturma
Şimdiye kadar adımları takip ettiyseniz, birikmiş görevler, Kanban panosu ve Kanban kartları hazır olmalıdır. Ancak bu kartları tahtada kolayca hareket ettiremeyeceksiniz. Kanban kartlarını taşınabilir hale getirmek için aşağıdaki adımları izleyin:
- Panoya yerleştirmek istediğiniz Kanban kartını kopyalayın.
- Kartı yerleştirmek istediğiniz tahtaya sağ tıklayın.
- git Özel yapıştır ve öğesini seçin Bağlantılı Resim seçeneği (altındaki son seçenektir) Diğer Yapıştırma Seçenekleri).
- Diğer Kanban kartları için de aynı işlemi uygulayın.
Kanban Panolarını Kullanarak Verimliliğinizi En Üst Düzeye Çıkarın
Artık Kanban panonuzun temel yapısına sahip olduğunuza göre, onu proje gereksinimlerinize uyacak şekilde kişiselleştirmek size kalmış. Kanban tekniğinin potansiyelini en üst düzeye çıkarmanın harika bir yolu, onu GTD yöntemi gibi başka bir üretkenlik stratejisiyle birleştirmektir.
