İş arkadaşlarınızla işbirliği yapmak çok kolay olmalı, onlara ulaşmanın pek çok yolu var. Ancak bazen birden fazla iletişim aracı kullanmak bunaltıcı olabilir ve yanlış olanı kullanmak bir konuşmanın önüne geçebilir.
Peki, e-posta yazmak, mesaj göndermek veya proje yönetimi yazılımı kullanmak en etkili ne zaman olur? Tartışmanız için hangi iletişim aracının ideal olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.
Ne Zaman E-posta Gönderilir
Özetleyecek çok fazla bilginiz ve mesajınıza ekleyeceğiniz ayrıntılar varsa, e-posta göndermek ideal seçenektir. Ayrıca istekler için en iyi yoldur.
Bir e-posta görüşmesi, bir mesajlaşma uygulaması üzerinden yapılan görüşmeden genellikle daha yavaş olduğundan, alıcınıza bilgileri düşünmesi için daha fazla zaman tanır. Gerekirse onunla oturabilir ve hazır olduklarında düşünülmüş bir yanıt verebilirler.
İş arkadaşlarınızın uzun e-postaları beğenmeyeceğini düşünmek yaygın olsa da, uzun e-postaları biçimlendirmenin birçok yolu böylece önemli bilgiler öne çıkar. Hiçbir şekilde bir roman yazmak istemezsiniz, ancak e-posta, tüm bilgileri bir kerede, daha az acil hissettiren bir ortamda sunmanıza olanak tanır.
Sadece kendi tercihlerinizi düşünün. Düşünmek için zamanınız olduğunu düşündüğünüz uzun ama kesin bir e-posta almayı mı yoksa diğer projelere odaklanmaya çalışırken uzun bir Slack mesajı almayı mı tercih edersiniz?
Daha az telaşlı hissetmenin yanı sıra, e-postaları daha sonra bulmak ve daha sonra başvurmak daha hızlıdır, başka birine iletmek kolaydır ve işyerinizin dışından başkalarını dahil etmek kolaydır. Ayrıca mesajınıza Slack veya benzer bir uygulama üzerinden daha fazla formalite sağlar. E-postanın ideal olabileceği bazı durumlar şunlardır:
- Bir olayı, raporu, projeyi veya geri bildirimi özetleme.
- Talepte bulunacağım.
- Resmi bir şey göndermek.
- İş yerinizin dışından biri dahil.
- Uzun veya önemli herhangi bir şey - özellikle alıcının daha sonra başvurması gerekecekse.
Ne Zaman Mesaj Gönderilir
Slack gibi mesajlaşma araçları, muhtemelen size e-postadan daha hızlı yanıt verecektir. Basit sorular sormak, iş arkadaşlarınızla hızlıca görüşmek ve fikir paylaşmak için mükemmel bir yerdir.
Hızlı yanıtlar bazen ihtiyacınız olan şey olsa da, bunun olması için sorularınızı basit tutmanız gerekeceğini unutmamak önemlidir. Uygulamaya özgü hızlı yanıtlar nedeniyle, özellikle gürültülü bir kanalda veya çalışma alanında alıcıların ayrıntıları veya tüm mesajları gözden kaçırması kolaydır.
Bu, özellikle kanal çok meşgulse ve iş arkadaşlarınızın sesini kapatmışsa, gerekenden daha uzun konuşmalara veya önemli güncellemelerin fark edilmemesine neden olabilir.
Slack'te bahsetmeleri kullanma gruplar veya kanallardaki sohbetleri yönlendirmeye biraz yardımcı olabilir, ancak mesajlarınızı kısa ve öz tutmak en iyisidir. Yapamıyorsanız ve Slack ekibinizin en sevdiği yerse, özetlemek için madde işaretlerini kullanmayı deneyin. Ayrıca mesaj gönderirken sohbet etmek için zamanınız olup olmadığını da düşünmek istersiniz. İş arkadaşınız hızlı bir şekilde takip edebilir, açıklama arayabilir veya kendi sorularını sorabilir.
Slack'teki bir konuşma, işler belirsiz olduğu için uzarsa, iş arkadaşınızı telefonla aramak veya kullanmak daha hızlı olabilir. Slack'in yalnızca sesli görüşme aracı Netleştirmek için. Slack kesinlikle mevcut tek mesajlaşma aracı değil, ancak işleri düzenli tutmak istiyorsanız, kuruluşunuzdaki herkesin kullanacağı bir uygulama seçmek en iyisidir.
Ek olarak, işleri profesyonel tutmak istiyorsanız, Facebook Messenger veya mesajlaşma gibi kişisel uygulamaları kullanmaktan kaçınmak isteyeceksiniz. Bir mesajlaşma uygulamasının ideal olduğu bazı durumlar şunlardır:
- Hızlı sorular sormak.
- Fikirleri paylaşmak ve işbirliği yapmak.
- Hızlı güncellemeler gönderme.
- Duyuru yapmak—uygun kanalda.
Proje Yönetim Yazılımı Ne Zaman Kullanılır?
Bazen ClickUp gibi bir proje yönetimi yazılımında iletişim araçlarını kullanmak idealdir. Bunu yapmanın en büyük yararı, siz ve sizin iş arkadaşlarınız iletişim kurmak için daha az zaman harcar ve gelen kutularınızdaki, mesajlarınızdaki ve tartıştığınız diğer her yerde bilgi parçalarını ararlar. iş.
ClickUp'ı kullanarak, görev veya projeyle ilgili her şeyi tek bir yerde tutabilirsiniz.
ClickUp'taki bir görev kartındaki yorumlar bölümü, iş arkadaşlarınıza sorular veya açıklamalar göndermenize olanak tanır. Burada başkalarını etiketleyebilir, yorum atayabilir ve destekleyici belgeler ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, uygun bilgileri doldurarak ve projenin kendisine veya izleyici olarak başka birini atayarak bir görevi veya projeyi paylaşabilirsiniz. Daha fazla ayrıntı eklemek için açıklama bölümünü kullandığınızdan emin olun - tıpkı bir e-posta gibi.
Ek olarak, ClickUp içinde bir proje istek panosu oluşturun sizin ve ekibinizin birbirinize hızlı bir şekilde görevler atamasının ve yardım istemesinin bir yolu olarak. Proje yönetimi yazılımıyla iletişimin ideal olduğu bazı durumlar:
- Projeye özel bir soru sormak için.
- Projeye özel bir yorum, fikir veya öneri paylaşmak için.
- Başka birine devredeceğiniz bir göreviniz var.
- Bir projeye yardımcı olacak destekleyici belgeleriniz var.
Etkili İletişim İçin Diğer İpuçları
Hangi aracı seçerseniz seçin, etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olacak daha fazla ipucunun bir listesi:
- Hepsini birden gönder—Haberiniz, geri bildiriminiz, güncellemeniz veya gerçekten söyleyecek bir şeyiniz varsa, tek tek göndermek yerine hepsini bir kerede gönderin. Her şeyi bir arada tutmak, bildirimleri ve birisi "hey" mesajı verdikten sonra gelen dikkat dağınıklığını veya beklentiyi sınırlamaya yardımcı olur.
- Konu satırlarını ve kanalları kullanın— yalnızca konu satırlarını ve kanalları alakalı tutmak, aradığınız yanıtları almanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda siz ve iş arkadaşlarınız da bilgileri daha sonra bulabileceksiniz.
- Tek bir yönteme bağlı kalın—bir e-posta alırsanız, e-posta ile yanıt verin. Bu bir mesajsa, aynı uygulamada yanıt verin. Tutarlı kalmak, konuşmalarınızı erişilebilir ve düzenli tutacaktır.
İletişimi Kolaylaştırın ve Verimliliğinizi Artırın
Parmaklarınızın ucunda bu kadar çok iletişim aracı olması iş arkadaşlarınızla konuşmayı kolaylaştırırken, bazen yanlış olanı kullanmak bir engel haline gelebilir. Söyleyecek çok şeyiniz varsa, e-posta en iyi seçeneğinizdir. Hızlı ve konuya hakim olmak istiyorsanız, Slack gibi bir haberci ile gidin.
Sonuç olarak, düşünceniz veya fikriniz bir görevle ilgiliyse, ilgili görev kapsamında proje yönetimi yazılımınızda paylaşarak kendinize ve iş arkadaşlarınıza bir iyilik yapın. Konuşmayı aktarırken, gerekirse sizin ve iş arkadaşlarınızın daha sonra nasıl bulacağını da düşünmelisiniz.