İşyeri Mesajlaşma Uygulamalarınızı Nasıl Daha Etkili Kullanabilirsiniz?

Mesajlaşma uygulamaları, hiç şüphesiz iş yerinde iletişim kurma şeklimizi değiştirdi, özellikle de bunun için fiili iletişim aracı olan uzaktan çalışmaya ve e-postadan uzaklaşmaya geçişimiz uzun.

Bu uygulamaların birçoğunun sunduğu üretkenliği artıran sayısız özelliğe rağmen, tam tersini yapma eğiliminde olduklarını da söyleyebiliriz.

Mesajlaşma uygulamaları üretkenliğinizi öldürüyor mu? Ya da belki de onları nasıl kullanıyorsun? Daha derine dalalım.

İşyeri Mesajlaşma Uygulamalarının Verimliliğinizi Sınırlandırabileceği 5 Farklı Yol

1. Bilgi bombardımanı

Güya e-posta aşırı yüklemesi Yeterince büyük bir sorun değildi, artık sohbet uygulamalarınızda, çoğunlukla yeni gelen kutuları haline gelen sürekli mesaj akışıyla uğraşmak zorundasınız. Gelen kutunuzdaki tüm gereksiz e-postalar gibi, sohbet uygulamalarınızdaki her mesaj dikkatinizi çekmeye değmez.

Muhtemelen kendinizi içinde olmamanız gereken bir Slack kanalında veya çok fazla kalabalıkla dolu bir kanalda buldunuz. veya işle ilgili bir kanalda en son ünlü dedikodularını tartışan meslektaşlarınız var sorunlar.

Sonuç, taşan bir e-posta gelen kutusu kadar zayıflatıcı olabilen, karar yorgunluğuna, strese ve nihayetinde üretkenliğin azalmasına yol açan aşırı bilgi yüklemesidir.

2. Hayati Bilgiler Kaybolur

Aşırı bilgi yüklemesinin yan etkilerinden biri, bazı hayati bilgilerin karışıklık içinde kaybolmasıdır. Doğru süreçleri benimsemezseniz, işle ilgili bilgiler bir dizi su soğutucusu konuşmasının veya konu dışı tartışmaların altında hızla kaybolabilir.

İhtiyacınız olan o kritik bilgiyi bulma umuduyla, iş gününüzün çoğunu bir kanaldan veya iletişim uygulamasından diğerine bir mesaj denizini eleyerek geçiriyorsunuz. Bu, boşuna bir alıştırma olabilir ve çok büyük bir iş yeri zaman kaybı.

3. Çok Fazla İletişim Uygulaması

Uzak iş arkadaşlarınızla iletişim kurmak için hangi iç iletişim aracını kullanıyorsunuz? Microsoft Ekipleri? Gevşek? E-posta mı? Naber?

Belki de yukarıdakilerin bir karışımı?

En yeni ve en özellikli iş yeri mesajlaşma uygulamasını ararken, çok fazla yüklemiş olabilirsiniz, bu da hızla bir üretkenlik kabusuna dönüşebilir.

Gün boyunca sürekli olarak bir uygulamadan diğerine atlarsanız, zaman kaybedersiniz ve dikkatinizi dağıtırsınız, bu da herhangi bir göreve odaklanmayı zorlaştırır.

Bununla birlikte, yollar bulmak isteyebilirsiniz iletişim ve işbirliği uygulamalarının aşırı kullanımından kaçının iş yerinizde.

4. Sen "Her Zaman Açık"sın

Sürekli bağlantı ve mesajlara yanıt vermek için her zaman ulaşılabilir olma beklentileri, günümüz iş yerinde norm haline geldi. Bununla birlikte, her zaman "açık" olma ve geleneksel çalışma saatlerinin sınırlarının dışında çalışma kültürü, birçok istenmeyen sonuca yol açabilir.

Birincisi, daha uzun saatler çalışmak daha üretken olmak anlamına gelmez. Aslında, çoğu zaman tam tersi bir etkiye sahiptir. Kendinizi gece geç saatlere kadar veya hafta sonları çalışırken bulursanız, çabuk tükenirsiniz, bu da iş kalitesinin ve performansının düşmesine neden olur.

Ancak, kişisel yaşamınız da hızlı bir şekilde acı çekmeye başlayabileceğinden, bu yalnızca profesyonel yaşamınız ile ilgili değildir. Zihinsel ve fiziksel sağlık sorunlarına yol açan her zaman "açık" olduğunuzda rahatlamak ve gençleşmek için çok az zaman vardır.

5. Bitmeyen Bildirimler

Verimliliğinizi artırma umuduyla daha fazla bağlantı kurma arayışınızda, yanlışlıkla sohbet uygulamalarınızdan hiç bitmeyen bir bildirim akışına kaydolmuş olabilirsiniz. İlk bakışta, bu küçük kırmızı pop-up'lar ve sonlar zararsız görünebilir, ancak hızla büyük bir dikkat dağıtıcı haline gelebilirler ve istemeden yol açarlar. bağlam değiştirme ve azaltılmış üretkenlik.

Bazen, sadece o kırmızı açılır pencereleri görmek (mesajları okumasanız bile) odağınızı kaybetmenize ve akışınızı bozmanıza neden olabilir.

Peki, bu verimlilik tuzaklarından kaçınmak için ne yapabilirsiniz?

İşyerinde Üretken İletişim Sağlamak İçin En İyi Stratejiler

1. Asenkron İletişimi Kucaklayın

Anında yanıtlara ve gerçek zamanlı iletişime çok fazla önem vermek, özellikle ekip üyeleri farklı zaman dilimlerinde çalışırken, yarardan çok zarar verebilir.

Anında yanıt beklemek (veya daha kötüsü, talep etmek) yerine, kucaklayın. asenkron iletişim. Bu iletişim tarzı, mesajlara istediğiniz zaman yanıt vermenizi sağlayarak kesintileri azaltır ve daha önemli görevlere odaklanmanızı sağlar.

Yeni bir tane bulduğunuzda cephaneliğinize her zaman başka bir iletişim uygulaması eklemeniz gerekmez. Ekibinizdeki herkesin yeni bir araca alışması zaman alır, bu nedenle, özellikle ihtiyacınız olan özellikleri zaten sunuyorsa, sahip olduğunuzla devam etmek genellikle daha iyidir.

Başka bir uygulamaya kaydolmak yerine, iş akışınızı kolaylaştırmak için kullandığınız diğer uygulamalarla entegre edip edemeyeceğinizi görmek için mevcut araçlarınızı değerlendirmek için zaman ayırın. Bu şekilde, uygulamaları eskisi kadar sık ​​değiştirmenize gerek kalmaz ve buna bağlı üretkenlik kaybını önleyebilirsiniz.

3. Dahili Wiki Oluşturun

Bir dahili wiki ekibinizin bilgi ve bilgileri için merkezi bir havuzdur. Tüm hayati bilgilerinizi tek bir yerde organize ve erişilebilir tutmanın harika bir yolu.

Bir wiki, ekip üyelerinin sorularına yanıt bulmasını kolaylaştırarak sürekli iletişim ihtiyacını azaltmaya yardımcı olabilir. En iyi uygulamaları ve şirket genelindeki yönergeleri belgelemek için ekibinizle bir iletişim başucu kitabı oluşturmak için dahili wiki'nizden de yararlanabilirsiniz.

Bu, belirli araçların nasıl ve ne zaman kullanılacağından, neyi “acil” olarak değerlendirdiğinizi tanımlamaya ve ideal yanıt süresine kadar her şeyi içerebilir.

İletişim ve işbirliği araçlarınızı kullanma şekliniz üretkenliğinizi önemli ölçüde etkileyebilir. Bildirimlerle sürekli olarak kesintiye uğrarsanız, dikkatinizin dağılmasını en aza indirmek için ayarlarınızı özelleştirmeyi deneyin.

Örneğin, belirli kanallar veya konuşmalar için bildirimleri devre dışı bırakabilir, Rahatsız Etmeyin saatlerini ayarlayabilir ve hatta planlanmış odak süreniz boyunca bildirimleri tamamen erteleyebilirsiniz. Araçlarınızı ihtiyaçlarınıza daha iyi uyacak şekilde özelleştirerek üretkenliğinizin kontrolünü geri alabilirsiniz.

Ayrıca, Slack kullanıyorsanız, @Must-Read uzantısı acil mesajların her zaman görülmesini sağlamak için çalışma alanınıza. Bu Slack uygulaması, belirli mesajları mutlaka okunması gerekenler olarak işaretlemenize olanak tanır ve ekip üyeleri, sohbet geçmişinde gezinerek zaman kaybetmemek için tüm kritik mesajlarını tek bir toplu halde alır.

Üretkenliği En Üst Düzeye Çıkarmak için Mesajlaşma Uygulamalarınızı Doğru Şekilde Kullanın

Sohbet uygulamaları üretkenliği artırmanın harika bir yolu olsa da, doğru kullanılmadıkları takdirde önemli bir dikkat dağıtıcı da olabilirler. Bunun öncelikle bu araçları nasıl kullandığınıza bağlı olduğu sonucuna varabiliriz.

Yukarıdaki stratejileri izleyerek üretkenliğinizin kontrolünü geri alabilir ve bu üretkenlik tuzaklarından kaçınabilirsiniz.

İş Yerinizde Aşırı İşbirliği Yükünün Üstesinden Nasıl Gelebilirsiniz?

Sonrakini Oku

Yazar hakkında