Yazılı İletişiminizi Geliştirmek için 5 Etkili İpucu

Meslektaşlarınızdan sizi yanlış yönlendiren bazı mesajları okuyor musunuz? Mesajlar aşağılayıcı olmayabilir, ancak ton sadece kapalı. Kendinizi kırgın hissediyorsunuz ve bu, onlarla nasıl ilişki kurduğunuza yansıyor. Muhtemelen zarar vermek istemediler ama yanlış kelime seçimini kullandılar.

Yazılı iletişim birçok yönden güneye gidebilir. Niyetinizin yanlış anlaşılmaması için yazılı olarak iletişim kurma şeklinizi geliştirme konusunda bilinçli olmalısınız.

Yazılı İletişim Nedir?

Yazılı iletişim, mektuplar, raporlar, kılavuzlar vb. aracılığıyla metin tabanlı mesajlar ve talimatlar gönderme sürecidir.

İşyerinde bilgi aktarmak için kullanılan yazılı iletişim genellikle resmi bir yaklaşım gerektirir. Kanıt ve referans noktası işlevi gören resmi belgelerde bulunur.

Yeni gelişmeler ekibe yazılı olarak iletilir. Ekip üyeleri asi davranışlar sergilediklerinde, yazılı iletişim yoluyla kendilerine bir soru yöneltilir ve aynı şekilde yanıt verilir.

Kaydedilmezse unutulabilen sözlü iletişimin aksine, yazılı iletişim, özellikle kurcalanmazsa uzun sürer.

Yazılı İletişimin Zorlukları

Diğer iletişim biçimlerinde olduğu gibi, alıcılar mesajın içeriğini anlamazlarsa, yazılı iletişimin amacı ortadan kalkar.

Yazılı iletişim, mesajın anlamını veya gönderenin niyetini değiştirebilecek birkaç aksaklığa sahiptir. Bunlardan bazılarına bir göz atalım.

1. Netlik Eksikliği

İletişim karmaşık olduğunda özünü kaybeder. Yazılı iletişimde göndericinin kullandığı sözcüklerin seçimi alıcının kafasını karıştırabilir. Ve gönderen bir şeyleri açıklığa kavuşturmak için müsait olmadığı için, kafa karışıklığı devam ediyor.

Çalışanlar, karmaşık yazılı mesajlar aldıktan sonra harekete geçmek zorunda hissederlerse, mesajları anlamadıkları için hatalar yapabilirler.

Netlik sorunlarının bir sonucu olarak işyerinde yapılan hatalar, zaman ve kaynaklar israf edildiğinden organizasyon için bir aksiliktir.

2. Zaman kısıtlaması

En verimli iş akışı, sürekli hareket halinde olandır. Ekip üyeleri ihtiyaç duydukları her türlü bilgiyi anında almalı ve işlerine uygulamalıdır. Ancak yazılı iletişimde durum her zaman böyle değildir.

Yazılı iletişimde gönderici mesajı alıcıya gönderir. Anında yanıt almak yerine, alıcı mesajı alıp yanıtlayana kadar beklemek zorundadırlar. Arada geçirilen zaman, acil durumlarda maliyetli olabilir. Hasar, bilgi toplanmadan önce yapılmış olabilir.

3. Esneklik Eksikliği

İş yerindeki bir iş arkadaşınıza gönderdiğiniz mesaj yanlış bilgiler içerebilir. Daha fazla netlik için mesajı güncellemek isteyebilirsiniz. Ama zaten gönderdikten sonra, bunu yapamazsınız.

Yanlış bilgileri ele alan veya iletmek istediğiniz güncellemeleri içeren sıfırdan başka bir mesaj yazmalısınız. Tüm bunları yapmak streslidir, özellikle de elinizde bir yığın iş varken.

4. Karar Vermede Gecikme

İşyerinde karar vermek bir miktar hız gerektirir. Karar alma sürecine dahil olan herkes en son gelişmelerden haberdar olmalı ve girdilerini zamanında yapmalıdır.

Karar verme süreci yazılı iletişimle koordine edildiğinde, mesajı almak, okumak ve yanıtlamak için harcanan zaman karar verme sürecini geciktirir. Grubunuzu geliştirebilirsiniz doğru araçlarla karar verme süreci.

Yazılı İletişiminizi Geliştirmenin 5 Yolu

İşinizde veya kariyerinizde başarılı olmak istiyorsanız, yazılı iletişiminize daha fazla dikkat etmelisiniz. Bunun nedeni, neredeyse her gün insanlarla yazılı olarak iletişim kurmanızdır.

Onlara ilettiğiniz mesajları anlamalarını sağlamak, istenen yanıtı almanıza yardımcı olur. Bunun ışığında, yazılı olarak daha iyi iletişim kurmanın bazı yollarını tartışalım.

1. Hedefi Tanımlayın

Mesajla ne elde etmeye çalışıyorsunuz? Bunu başlangıçta belirlemeniz önemlidir, böylece düşüncelerinizi bu yönde ifade edebilirsiniz. insanları alabilirsin e-postalarınızı açın ve okuyun etkili yazı ile kolayca.

Açık bir amacı olmayan yazılı bir mesaj, akıp giden bir yorum gibidir. Somut bir şey söylemeden tam bir içerik sayfasına sahip olacaksınız. Hedefinizi anlamazsanız, mesajınızın içeriği alıcı için yanıltıcı olabilir.

2. Alıcının Ayakkabılarına Girin

Alıcı, okuduğu mesajı anlamak için gerekli arka plan bilgisine veya bağlama sahip değilse, yazılı iletişim işareti kaçırır. Birine yazarsanız ve bilmedikleri şeylerden bahsederseniz, kaybolurlar.

Mesajınızı oluştururken kendinizi okuyucunun yerine koyun. Konu hakkında ne kadar bilgi sahibiler? Arka plan bilgisine veya içeriğe ihtiyaçları var mı?

Okuyucunun konuyla ilgili ruh halini anlamak, mesajınızı iletmek için doğru kelimeleri ve tonu seçmenize de yardımcı olur.

3. Fikirleri Not Alın

Bir mesaj yazmak için zihinsel bir not aldıktan sonra, aklınıza gelen fikirleri not alarak önceden hazırlanmaya başlayın.

Düzenleme veya güncelleme yapmak için mesajınızı alıcıdan kolayca alamayacağınız için, tüm noktalarınızı önceden not edin, böylece mesajınıza dahil edebilirsiniz.

Bunun için yanınızda bir defter taşımanıza gerek yok. gibi bir not alma uygulaması basit not hareket halindeyken mobil cihazlarınızda fikirlerinizi not almanızı kolaylaştırır. Notlarınıza ihtiyacınız olduğunda uzaktan erişebilirsiniz.

4. Açık ve Basit Olun

En etkili yazılı iletişim açık ve basittir. Şimdi okuyucunuzu büyük kelimeler ve gramer ifadeleriyle etkilemenin zamanı değil.

Süslü kelimeler kullanarak zeki görünmek istemeniz için bir eğilim var, ancak bu yazılı iletişimde ters etki yapıyor. Unutmayın, okuyucu mesajı okuduğunda fiziksel olarak orada bulunmayacaksınız. Bu nedenle, okuyucunun kafasını karıştırırlarsa bir şeyleri netleştiremezsiniz.

Bir proje üzerinde çalışıyorsanız, öldürücü bir proje amaç beyanı yazın etkili yazılı iletişim ile

5. İyice Düzenleyin

Dilbilgisi hataları ve yazım hataları içeren mesajları okumak bir sonuçtur. Göndermeden önce mesajlarınızı baştan sona düzenleyerek alıcınızı zahmetten kurtarın.

Aceleyle yazılı mesaj gönderme dürtüsüne direnir. Ne kadar acil olursa olsun, düzenlemek için zaman ayırın. Mesajlarda gereksiz kelimeler, ifadeler ve hatalar olabilir. Bunları bir kez daha gözden geçirmek onları fark etmenize yardımcı olacaktır, ancak buna zaman ayırmazsanız bu gerçekleşmeyecektir. benzeri uygulamalar gramer açısından yazınızı düzenlemek ve ince ayar yapmak için harikadır.

Hatalı mesajlar gönderme konusunda bir itibarınız varsa, insanlar mesajlarınızı okumak konusunda isteksiz olacaktır. İçeriğinizi okumanın neden olduğu strese dayanacak zihinsel güce sahip olana kadar mesajlarınızın oyalanmasına izin vereceklerdir.

Mesajlarınızı Etkili Bir Şekilde İletmek

İşyerindeki sözlü etkileşimler gürültülü olabilir. Yazılı iletişim biraz sessizlik yaratmaya yardımcı olur. Takım arkadaşları her durumda kendilerine dikkat çekmeden iletişim kurabilirler.

Yazılı iletişiminiz doğru tonda netleştiğinde, insanları bir şeyleri netleştirmek için takip etmeden istediğinizi yaptırabilirsiniz. Ayrıca, etkili bir şekilde iletişim kuran biri olarak kendiniz için bir itibar kazanırsınız.

Hızlıca Etkili Bir E-posta Nasıl Yazılır (Kullanabileceğiniz 4 Yapay Zeka Aracı)

İşleri halletmek için e-posta yazmakta zorlanıyor musunuz? Burada, kullanılacak bazı araçlarla birlikte daha iyi e-postaların nasıl daha hızlı yazılacağına ilişkin bazı ipuçları verilmiştir.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında