Profesyonel Ofis Dışında E-posta Yanıtı Nasıl Yazılır

E-postalar söz konusu olduğunda, profesyonel sınırlar oluşturmak zor olabilir. Ne de olsa birçok şirket, internetiniz olduğu sürece herhangi bir mesaja cevap vermekte özgür olduğunuzu varsayıyor.

Profesyonellerin her zaman görev başında olması beklenen bir zaman varken, zaman yavaş yavaş değişiyor. Bu günlerde, insanların izin günlerinde ve iyi bir nedenle çevrimdışı olmaları giderek daha yaygın hale geliyor.

Tatile gidiyorsanız, akıl sağlığınız için izin alıyorsanız veya başka bir nedenle ofisten uzakta olmanız gerekiyorsa, ofis dışında profesyonel bir e-posta yanıtının nasıl yazılacağına ilişkin bazı ipuçları burada.

1. Ofis Dışında Konu Başlığını Temizle

İnsanlara ofis dışında olduğunuzu söylemenin en kolay yollarından biri, e-posta yanıt konu başlığınızı değiştirmektir. Sadece “İş Yeri Dışında” yazmak yerine, paylaşmaktan çekiniyorsanız, aldığınız izin türünü de ekleyebilirsiniz.

İşte ofis dışında e-posta konu başlıklarına ilişkin bazı örnekler:

• Ofis Dışı – Tatil İzni (25 Aralık – 4 Ocak)
instagram viewer
• [Ofis Dışında] Sağlık İzni
• Ofis Dışı | babalık izni
• *Ofis Dışında* Acil İzin
• Ofis Dışı (Yas İzni)
• Ofis Dışı | Doğum İzni
• Ofis Dışında ~ Saha Çalışması
• [Ofis Dışında] Tatil İzni (Noel Günü)
• Ofis Dışı – Hastalık İzni
• Ofis Dışında – Evlenmek!

2. Ne Tür İzin Aldığınızı Belirtin

Bazı insanlar için, ofis dışında herhangi bir e-postanın eğlence amaçlı olduğunu varsaymak yaygındır. Ancak, bu her zaman herkes için geçerli değildir.

Bazı kişiler, çalıştıkları zaman için ofis dışı e-postaları da kullanır, ancak gün boyunca e-postalarına erişemezler. Örneğin, satış temsilcilerinin veya saha çalışması yapanların internet bağlantısı olmayan bölgelere seyahat etmesi gerekebilir.

Ayrıca, hastane ziyaretleri, cenaze törenleri veya hastalıktan kurtulmak gibi kişisel konulara zaman ayırmanız da mümkündür. Bununla, “Umarım iyi bir tatil geçirmişsindir” şeklinde yanıt vermek garip olabilir.

İlişkili: Teknolojiyi Kullanarak Tatilleri Daha Eğlenceli Hale Getirmenin Yolları

Bunu önlemek için, izninizin ayrıntılarını bunun yerine e-postanızın gövdesine ekleyebilirsiniz. Durumunuz sizi rahatsız ediyorsa bu konuda dürüst olmak zorunda değilsiniz, ancak patronunuz, takım arkadaşlarınız veya müşterilerinize karşı dürüst olmak empati kurmanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, bir araba kazası geçirdiyseniz ve yaralanmalarınızdan kurtulmak için biraz zamana ihtiyacınız varsa, kişileriniz, gecikmiş çıktınız ve beklenen çıktınız hakkındaki beklentilerini yönetmelerine yardımcı olduğunu bilir. dönüş.

3. Gereksiz Özürlerden Kaçının

Birçok işkolik için, ofis dışında e-postalara "Hemen yanıtlayamadığım için üzgünüm!" gibi özürler eklemek yaygındır. Ancak, işten izin aldığınız için özür dilememeniz gerektiğini anlamanız önemlidir, özellikle de iyilik içinse sebep.

Üzgünüm demek yerine, kullanabileceğiniz bazı terimler şunlardır:

• “Ulaştığınız için teşekkürler!”
• "Email için teşekkür ederim."
• "Bu e-posta alındı."

Özür dilemek yerine, mesajlarının resmi olarak alındığını kibarca kabul edebilirsiniz. Bununla, onlara zamanları ve çabaları için teşekkür etmeye odaklanan bir dil seçebilirsiniz.

4. Cevap Tarihini Garanti Etme

Birçok insan için, uzun bir aradan sonra ofise döndüklerinde büyük bir e-posta birikimi görmek bunaltıcı olabilir. Aslında, “Ofise döner dönmez yanıt vereceğim” gibi ifadeler kullandığınızda endişe iki katına çıkabilir.

Bu, dönüşünüzün ilk gününde yanıt almayı garantilemek için gereksiz bir baskı oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda sizinle iletişime geçmeye çalışan insanlar için yanlış beklentilere de yol açar.

İlişkili: İnsanların E-postalarınızı Açıp Okumasını Sağlamak İçin İpuçları

Bir e-postanın alındığını onaylamak uygun olsa da, e-postaya hemen yanıt verilmesini garanti etmek gerekli değildir. Cevap vermeye hazır olduğunuzda aşırı taahhütten kaçınmak için, bunun yerine geniş bir cevap veya genel bir aralığa bağlı kalmak en iyisidir.

İşte kullanabileceğiniz bazı cümle örnekleri:

• Bayramdan sonra müsait olduğumda cevap vereceğim.
• Lütfen _______ sonuna kadar benden bir yanıt bekleyin.
• Acil değilse, lütfen ________ tarafından bir yanıt bekleyin.

Unutmayın, bir e-posta kritikse, insanlar bir süre sonra sizi aramak ya da takip etmek için çaba göstereceklerdir. Bununla, insanların hızlı bir yanıt almayı ummalarına izin vermeyecek şekilde arabellekler koymak önemlidir.

Bazı roller için, siz uzaktayken yükü üstlenecek yedek kişilerin olması yaygındır. Ancak, müsait olmadığınızda yükü üstlenmesi için bir patron, meslektaş veya ekip üyesi atamadan önce, onay almanız çok önemlidir.

Pek çok insan zaten kendi işlerinden bunalmışken, kısa bir süre için bile olsa diğer insanların sorumluluklarını üstlenmek stresli olabilir. Ayrıca, müşterilere veya müşterilere belirli e-posta adreslerine veya kişisel telefon numaralarına erişim vermek konusunda rahat olmayabilirler.

Bu nedenle, İşyeri Dışında e-postanıza birinin iletişim bilgilerini eklemeden önce, bunu yapmanın sizin için uygun olup olmadığını ve hangi ayrıntıların paylaşılmasının rahat olduğunu sorduğunuzdan emin olun.

6. Dahili veya Harici Taraflar için Farklı Ofis Dışı E-postalar Oluşturun

E-postayı kimin alacağına bağlı olarak, ofis dışında e-posta yanıtınızda paylaşmak isteyebileceğiniz bilgi miktarı değişebilir. Sonuçta, hala almak zorundasın gizlilik önlemleriözellikle tatildeyken.

Örneğin, ofis arkadaşlarınızla seyahat ettiğiniz yeri paylaşmak konusunda kendinizi rahat hissederken, rastgele insanlarla bunu yapmak istemeyebilirsiniz.

E-posta yönetim sistemlerini kullanarak, kimin alacağına bağlı olarak farklı bir ofis dışında yanıtı ayarlayabilirsiniz. Bununla, insanlara ofis dışında durumunuz hakkında doğru miktarda bağlam sağlayabilirsiniz.

Ofis Dışında Yanıtlarınızla Daha İyi Çalışma Sınırları Oluşturun

Her zaman ulaşılabilir olmamızın beklendiği bir dünyada, sınırları gösteren bir ofis dışında e-posta bir fark yaratabilir. Kişisel izinlerinizde katı davranarak çevrenizdeki insanlara da kişisel yaşamınızın değerini öğretebilirsiniz.

Ayrıca, başkalarından zamanınıza saygılı olmalarını isteyerek, başkalarını da aynısını yapmaları için teşvik edebilirsiniz. Bu çok önemli bir şey gibi görünmese de ofiste sağlıklı standartlar belirlendiğinde ekipler için her şey anlamına gelebilir.

LinkedIn'de Ofis Dışında Mesajı Nasıl Yazılır?

LinkedIn ağınıza ofisten uzakta olduğunuzu söylemek ister misiniz? LinkedIn'de ofis dışında mesajı nasıl yazacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında