Office Yöneticilerinin Google Workspace'ten En İyi Şekilde Yararlanmalarının En İyi 10 Yolu

Bir idari profesyonel, ağır iş yükleri ve zorlu programlarla uğraşmak zorundadır. Ancak doğru uygulamalar, görevleri otomatikleştirmelerine ve süreçleri sorunsuz hale getirmelerine yardımcı olabilir.

Kuruluşunuzda Google Workspace kullanıyorsanız, ortak sorumlulukları yerine getirmek için araçlarını kullanabilirsiniz. Yönetici yöneticilerin Google Workspace'i nasıl kullanabileceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

1. Ekip Etkinliklerini Planlayın ve Düzenleyin

Meslektaşlarınız için seyahat düzenlemeden önce, onların otel ve uçuş tercihlerini bilmek isteyebilirsiniz. Nihai kararı vermeden önce uçuş ve otel seçimleriyle ilgili bir anket yapmak için Google Formlar'ı kullanın.

İlişkili: Google Formlar vs. Microsoft Forms: Hangisini Kullanmalısınız?

Yöneticiler, bir ekip için gezilerdeki etkinlikleri yönetirken, o etkinliğe katılan herkesi dahil ederek Gmail'de bir Grup posta listesi oluşturabilir. Onları her katılımcıya bireysel e-posta göndermekten kurtaracak. Gruba bir e-posta gönderin ve tüm üyeler önemli güncellemeleri alacak.

Birçok yönetici yöneticinin, yöneticinin asistanı olarak çalışması gerekir. Bu şapkayı ister sınırlı ister süresiz olarak takmanız gerekiyorsa, bunu tam bir özveri ile yapmalısınız.

Gmail, Kişiler ve Takvim gibi Google Workspace araçlarının yardımıyla, onlar adına sorunsuz bir şekilde iletişim kurabilirsiniz. Tek yapmanız gereken, bilgisayarınızda Google Workspace hesabına erişim sahibi olmaktır. Veya e-posta hesaplarını IMAP kullanarak Gmail'inize bağlayabilirsiniz.

3. Filtrelenmiş Gelen Kutusu ile Yazışmaları Organize Edin

Her gün gelen kutunuza yüzlerce e-posta almak stresli olabilir. Ancak gelen kutunuzu düzenleyerek her şeyi sıralı tutabilirsiniz. Bir parçası olarak Gmail'e sahip olduğunuzda Google Çalışma Alanı, başka bir e-posta istemcisi kullanmanıza gerek yok.

Gmail, farklı gönderenler için etiketler oluşturmanıza olanak tanır, böylece gelen e-postalar ayrı klasörlere gider. Ayrıca, gelen kutunuzu gereksiz e-postalardan uzak tutmak için Gmail'in belirli bir e-postayı otomatik olarak yıldızlamasını, iletmesini veya silmesini sağlayabilirsiniz.

4. Şablonlar ve İmza ile E-postaları Zahmetsizce Yönetin

Aynı e-posta mesajlarını tekrar tekrar yazmak sıkıcı ve rahatsız edici olabilir. Gmail'de en sık kullanılan iletiler için şablonlar oluşturabilirsiniz. Her hesap için 50'ye kadar şablon oluşturmanıza olanak tanır, böylece değerli zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Birden çok imzayı kaydetmek için bu şablon özelliğini de kullanabilirsiniz. Bir e-posta oluşturduğunuzda, temsil ettiğiniz kişiye göre uygun imzaya sahip uygun şablonu seçin.

5. Google Chat ile Anında İletişim Kurun

İster telefon görüşmeleri ile rahatsız etmeden patronunuzla iletişime geçmeniz gerekse bir çalışanla kısa bir konuşma yapmak istiyorsanız, anında sohbet en iyi seçenektir. Google Sohbet ile onlara her şeyi sorabilirsiniz ve size anında yanıt verebilirler.

İnsanlar her zaman bir telefona cevap veremese de, sohbette sorduğunuz soruları kontrol edebilirler. Meşgullerse, uygun zamanlarında size geri dönebilirler.

6. Yapılacaklar Listesi Oluşturun ve Bildirim Alın

Önemli görevleriniz için bir yapılacaklar listesi oluşturmak, onları unutmak istemiyorsanız zorunludur. Google Workspace ile ayrı bir yapılacaklar listesi uygulaması kullanmanıza gerek yoktur. Google Keep'i kullanarak yapmak istedikleri görevlerin bir listesini oluşturabilirsiniz. Bu çevrimiçi aracı toplantılar sırasında not almak için kullanabilirler.

İlişkili: Eylem Öğelerini Kullanarak Yapılacaklar Listelerinizi Nasıl Düzenlersiniz?

Daha sonra yöneticiler, Keep belgesini diğer ilgili taraflarla da paylaşabilir. Görev hatırlatıcıları almak için Google Takvim'i kullanabilir ve etkinlikler olarak görevler ekleyebilirler. Ayrıca bu uygulama, her bir görev veya etkinlik için hatırlatıcıların zamanını özelleştirmenize olanak tanır.

7. Koordinat Tesis Talepleri

Bir ofis yöneticisi olarak, çalışanların yaptığı tüm tesis taleplerini takip etmek genellikle zordur. Google Formlar'ı kullanarak tüm istekleri tek bir yerde toplayabilirsiniz. Bakım ve yemek servisi gibi hizmet talepleri için bir form oluşturun.

Tüm çalışanlarla paylaşın ve biri doldurduğunda, o kadar hızlı bir şekilde bir e-posta bildirimi ve adresi alırsınız. Birden fazla kişinin istekleri uygun bir şekilde inceleyebilmesi için diğer yönetici personelin Form verilerine erişmesini sağlayabilirsiniz.

Yöneticiler, Google E-Tablolar'ı kullanarak istekleri yönetebilir ve tamamlanan ve bekleyen istekleri takip edebilir.

8. Her Yerden Dosyaya 7/24 Erişim

Bir ofis yöneticisi olarak göreviniz sabit bir çalışma saatiyle sınırlı olmayabilir. Kuruluşunuz, ofis saatleri dışında bile belirli bir dosyaya anında erişmenizi veya paylaşmanızı isteyebilir. Bu nedenle, önemli ofis belgelerini depolamak için kişisel bilgisayarlara güvenemezsiniz.

Dosyaları ve belgeleri depolamak için Google Drive'ı kullanın, böylece bunlara istediğiniz zaman, istediğiniz yerden erişebilirsiniz. Belgeleri iş arkadaşlarınızla paylaşmanıza da olanak tanır.

İster ofise geç kalsanız, ister başka bir vardiyada çalışan yöneticilerle koordine olmanız gerekiyorsa, ekip arkadaşlarınız için Ortak Drive'ı kullanmak güvenli ve zahmetsiz erişim sağlayacaktır.

9. Anında Dosya Paylaşımı ve İşbirliği

Belgeleri anında paylaşmak ister misiniz? Google Workspace'te bir belge ve e-tablo oluşturun ve bunları istediğiniz kadar kişiyle anında paylaşın. Dosyanın güvenliğini ve bütünlüğünü sağlamak için paylaşım sırasında roller atayabilirsiniz.

Google Dokümanlar gibi uygulamalar ve Google E-Tablolar ayrıca doğrudan belgeden iletişim kurmanıza izin verir. Bir dosya üzerinde gerçek zamanlı olarak birden fazla yöneticinin çalışmasını istiyorsanız, Google Workspace'in Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar uygulamalarından daha iyi bir şey olamaz.

Bu uygulamalar ortak çalışmayı destekler ve hangi ekip üyesinin bir belgede değişiklik yaptığını gösterir.

10. Toplantılar ve Eğitimler için Koordinat Kullanılabilirliği

Çalışanların eğitim oturumları ve toplantılar için uygunluğunu koordine etmek artık bir sorun olmamalıdır. Google Workspace aracı Takvim, herkesin ne zaman müsait olduğunu öğrenmenize ve toplantı planlamanıza olanak tanır.

Yöneticiler, ekipler için etkinlikler, toplantılar, eğitimler ve tatiller için ayrı takvimler bile oluşturabilir. Böylece çalışanlar, takvimde listelenen etkinliklere göre kişisel programlarını da ayarlayabilirler.

Office Yöneticileri için Google Workspace

Bir ofis yöneticisinin sorumluluğu, organizasyonda olup biten her şeyi koordine etmek ve denetlemektir. İş yükü çoğu zaman zarar görse de, doğru uygulamaları kullanmak yöneticiler için görevleri kolaylaştırabilir.

Halihazırda Google Workspace'i kullanan şirketler, çoğu yönetim görevini gerçekleştirmek için ek araçlara ihtiyaç duymaz. Artık Google Workspace araçlarını nasıl kullanacağınızı bildiğinize göre, uzak konumlardan çalışıyor olsalar bile ekipleri yönetebilirsiniz.

Uzak Bir Ekibi Verimli Bir Şekilde Yönetmek için En İyi 10 İpucu

Uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek size zor geliyor mu? Organize bir uzaktan ekip yönetimi için bu en iyi ipuçlarını deneyin.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında