Proje Raporlarınızı Öne Çıkarmak İçin En İyi 10 İpucu

Bu günlerde raporu olmayan bir proje düşünmek imkansız. Aslında, bazı projeler yaşam döngüleri boyunca birden çok rapor üretmenizi gerektirir. Projeleriniz ve müşterileriniz, çeşitli rapor türleri oluşturmanıza ihtiyaç duyabilir, ancak tüm raporlar kısa ve kolay anlaşılır olmalıdır.

Bu makalede, bitmiş veya devam eden bir proje için nasıl etkili bir rapor oluşturulacağını öğreneceksiniz.

1. Açık ve Kısa Zaman Çizelgeleri

Proje raporlarınızın zaman çizelgeleri olmalıdır. Kısa olmalı, ancak alıcıların bir bakışta kolayca anlayabilmesi için gerekli tüm bilgilere de sahip olmalıdır.

Haftalık bir zaman çizelgesi oluşturmak daha iyidir ve gerekirse bunu iki haftada bir veya ayda bir yapabilirsiniz. Zaman çizelgeleri kaynak adını, görev adını, tarihi, haftanın gününü, oturum açma saatini, oturumu kapatma saatini ve toplam çalışma saatlerini içermelidir.

Her bir veriyi bir elektronik tabloya manuel olarak girmek yerine, Timely gibi herhangi bir zaman çizelgesi uygulamasını kullanın. Burada çalışma saatlerinizi, görev adlarınızı vb. Girebilirsiniz. Ardından araç, otomatik olarak zaman çizelgesi raporları oluşturacaktır.

2. Detaylı Gider Raporu

Eksiksiz bir gider raporu yalnızca müşteri için gerekli değildir. Ayrıca ekibinizin proje yaşam döngüsü boyunca bütçeyi ve fiili maliyeti takip etmesi de faydalıdır.

Bir gider raporu, kalemi veya hizmeti, miktarını, kalem değerini, tahmini bütçeyi, maliyeti ve bakiyeyi içermelidir. Herhangi bir ekip üyesi bir proje için herhangi bir hizmet veya ürün satın almak isterse, benzer bir gider raporu göndermesini isteyin.

O ürünü ancak sizin onayınızdan sonra satın aldıklarından emin olun ve faturayı size gönderin. Böylece nihai gider raporunuza verileri ekleyebilir ve maliyetin bütçeyi aşmasını önleyebilirsiniz.

3. Kapsamlı Proje Durumları

Bir proje hakkında rapor hazırlarken, proje durumunu açıkça iletmelidir. Proje durumu, iş ilerlemesinin mevcut durumu anlamına gelmez. Planlanan ve gerçekleşen program arasındaki fark, varyasyon gibi diğer verileri de içermelidir. tahmini ve fiili maliyet, kalan görevler, gecikmiş son tarih (varsa), olası riskler ve sorunlar ve yakında.

Olası tüm açılardan durumu içeren kapsamlı bir rapor oluşturmalısınız. Asana'nın Evrensel Raporlaması özelliği, farklı kapsam ve açılarda proje durum raporları oluşturmaya yardımcı olabilir.

4. Kaynak Dağıtımı

Görev tahsisi hakkında bir rapor hazırlarken, diğerlerinin kaynak kullanılabilirliğini kontrol etmesine ve gerektiğinde görevleri devretmesine yardımcı olduğundan emin olun. Bu tür raporlarda her kaynağın her görev için kaç saat harcayacağına ilişkin bir döküm sağlayın.

Yöneticilerin ve meslektaşların, hangi ekip üyesinin meşgul olduğunu ve kimin boş zamanı olduğunu bilmelerine yardımcı olur. Gibi kaynak planlama araçları ile verileri kolayca derleyebilir ve gelecek planlamalarınız için raporda kullanabilirsiniz. gümüş kova.

İlişkili: Görevleri Etkin Bir Şekilde Yetkilendirmek için En İyi Araçlar ve İpuçları

5. Kapasite Kullanımını Görselleştirin

Bir proje kaynak kullanım raporu eklemeniz muhtemeldir. Faturalandırılabilir kullanımı toplam kaynak kullanımından ayırmanız gerekir. Bu nedenle, her veri için ayrı sütunlar oluşturmanız çok önemlidir.

Ekip bazında kullanımın yanı sıra kaynakların adını ve bireysel kullanımı da ekleyebilirsiniz. Benzer şekilde, kaynak kullanımı açısından en iyi performans gösterenlerin başarısını ödüllendirmek ve takdir etmek için biraz zaman ayırabilirsiniz.

6. Beklenen ve Gerçekleşen Riskler

Risk değerlendirmesi, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle risk değerlendirme verilerini doğru bir şekilde görselleştirmelisiniz. Projeyi planlarken bazı riskleri düşünmüş olabilirsiniz. Ancak proje ilerledikçe risk değerlendirmesi değişir. Proje raporunuzu oluştururken tüm algılanan ve gerçek risklerden bahsedin.

Risk raporlamanız, beklenen risklerin bir özetini ve ardından projenin raporlama tarihine kadar maruz kaldığı riskleri içermelidir. Proje ilerlemesi sırasında sizin veya ekibinizin belirlediği risk profili değişikliklerinden bahsetmeniz de zorunludur.

7. Proje Portföy Analizi

Herhangi bir zamanda birden fazla proje yönetiyorsanız ve portföyünüzü analiz etmek için bir rapor hazırlamanız gerekiyorsa, dikkatli olmalısınız. Her şeyden önce, kolay görselleştirme için tüm proje adlarını kalın harflerle listeleyeceğiniz bir panoya gidin.

Pano ayrıca kilometre taşları, son tarih, mevcut ilerleme, bütçe ve bütçe gibi projelerin bir özetini de içermelidir. maliyet ve kaynak tahsisi. Verileri tek bir yerde görselleştirmek için farklı grafikler de kullanabilirsiniz. Daha sonra her proje için ayrı bölümler oluşturabilir ve bunları tek tek analiz edebilirsiniz.

Biraz var sağlam proje portföy yönetimi araçları piyasada mevcuttur. Profesyonel ve kapsamlı raporlar oluşturmak için bu en iyi araçlardan herhangi birini seçebilirsiniz.

8. Veri ve Etiketleme Sözleşmesi

Proje raporlarınız, veriler ve etiketler için standart bir kural içermelidir. Kuruluşunuz için bir rapor oluşturmak istiyorsanız, kuruluş kurallarına uyun. Bir müşteri için bir tane oluşturuyorsanız, raporda sunulan bilgileri nasıl isteyeceklerini onlarla tartışmak isteyebilirsiniz.

Ayrıca, raporunuzda kısa ve kesin etiketler kullanın, böylece herkes herhangi bir zorluk çekmeden anlayabilir. Ayrıca, saat ve tarih için yerel standartları takip etmeye çalışın. Birleşik Krallık'tan ABD merkezli bir kuruluş için çalışıyorsanız, ABD tarih kurallarını kullanmak ideal olacaktır.

9. Etkileşimli Grafikler ve Grafikler

Ne tür bir rapor hazırlamak üzere olursanız olun, izleyiciler etkileşimli çizelgeleri daha faydalı bulacaktır. Sayısal verilerle dolu satırlar ve sütunlar insanları ilgisiz hale getirebilir. Bunun yerine, birisi fare imlecini grafiğin üzerine getirdiğinde ek verileri gösteren çizelgeler ve grafikler oluşturun.

Raporlarınızda kullanabileceğiniz çeşitli grafikler ve çizelgeler vardır. Bunlar arasında pasta grafikler, çizgi grafikler ve çubuk grafikler en yaygın olanlarıdır. Veri türüne bağlı olarak, kolay görselleştirme için bir grafik veya diyagram seçmeniz gerekir.

10. Geribildirim Bölümü

Her proje raporu, olumlu veya olumsuz geri bildirim ister. Tüm proje raporları, müşterilerin veya yöneticilerin geri bildirimlerini sunabilecekleri bir bölüm içermelidir. Raporları inceledikten sonra, izleyiciler geri bildirimlerini ve önerilerini bu bölümde sunabilir.

Bu nedenle, ayrıca geri bildirim istemeniz gerekmez. Ayrıca, sınırlamalarınızı bilmek ve iyileştirmeler yapmak istediğinizi gösterecektir. Önerileri daha sonra proje iş akışınızda uygulayabilirsiniz.

Proje Raporu Oluşturmaya Başlayın

Başarılı bir sunum, raporu izleyiciler için nasıl oluşturduğunuza bağlıdır. Rapor hazırlığı sırasında, verimli proje raporları hazırlamak için yukarıda belirtilen noktaları göz önünde bulundurun.

Raporları profesyonelce ve yaratıcılık dokunuşuyla sunmak için sağlam bir veri görselleştirme aracı kullanmak da isteyebilirsiniz.

Veri Analizi ve Görselleştirme için Google Data Studio'nun En İyi 8 Özelliği

Eyleme geçirilebilir veri içgörüleri ve ilgi çekici görselleştirmelerle hedef kitlenizi etkilemek mi istiyorsunuz? Bu Google Data Studio özelliklerine göz atın.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında