İşleri Bitirmek (GTD) vs. Yapılacak Zen (ZTD): En İyi Verimlilik Çerçevesi Hangisi?

Her gün hokkabazlık gibi gelse de, olayları perspektif içinde tutmak önemlidir. Ancak dikkat dağıtıcılar çok fazla. Bazen sizin için en önemli olan hedeflere odaklanmak için sürekli bir savaşın içindeymiş gibi hissedebilirsiniz. Peki ya daha az önemli faaliyetlere harcanan zamanı ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilecek bir sistem olsaydı?

İşlerin Tamamlanması (GTD) ve Zen'in Yapılması (ZTD) gibi üretkenlik çerçevelerinin işe yaradığı yer burasıdır. İş akışının daha iyi anlaşılmasını sağlar, iletişimi kolaylaştırır ve etkisiz iş uygulamalarına harcanan zamanı azaltır. Şimdi bu sistemlerin her ikisine de bir göz atalım.

İşlerin Yapılması (GTD) Çerçevesi Nedir?

"Getting Things Done" (GTD), üretkenlik gurusu David Allen tarafından geliştirilmiş bir zaman yönetimi tekniğidir. Metodolojinin arkasındaki temel fikir, zihnimizin bitmemiş görevlerle ve tamamlamamız gereken projelerle dolu darmadağın alanlar gibi olduğu kavramından kaynaklanmaktadır.

GTD'nin amacı, görevleri metodik olarak tanımlayarak, bunları eyleme dönüştürülebilir adımlara bölerek, ilerlemeyi izleyerek ve son olarak onları tamamlayarak insanların hayatlarını düzene koymalarına yardımcı olmaktır.

GTD Çerçevesi Nasıl Kullanılır?

GTD, önemli olana odaklanabilmeniz için beyninizdeki dağınıklığı gidermek için beş basit uygulamadan oluşur. Beş adım aşağıda listelenmiştir:

Ele geçirmek: İlk büyük adım, bekleyen tüm görevlerinizi toplamak ve yakalamaktır. harici görev yönetimi araçları veya yapılacaklar listesi uygulamaları ya da bunları bir kağıda not edin. Bu görevler, e-postalar, randevular veya metinler gibi kişisel veya profesyonel nitelikte olabilir. Bu adım çok önemlidir çünkü kafanızda çok fazla görev olması odaklanmanızı ve enerjinizi etkileyebilir.

Açıklamak: Bir sonraki adım, tüm görevleri, mutlak netlikle deşifre edilebilecek yönetilebilir ve uygulanabilir eylem öğelerine bölmektir. Bu, pratik ve uygulanabilir öğeleri belirlemenize yardımcı olacak ve alakasız olanlardan kurtulabilirsiniz.

Düzenlemek: Üçüncü adım, görevlerinizi öncelik sırasına koymak ve bunları karmaşıklıklarına, bağlamlarına veya gereken eylemin aciliyetine göre sınıflandırmaktır. Bu teknikle, görevlerin hemen yapılması mı, daha sonra için saklanması mı yoksa tamamen atılması mı gerektiğine karar verebilirsiniz. Çoğu GTD kullanıcısı görevleri yönetmek ve düzenlemek için klasörleri ve görev listelerini kullanın uygun şekilde.

Gözden geçirmek: İş akışınızı zaman zaman gözden geçirmeye ve analiz etmeye çalışmalısınız. Dikkat etmeniz gereken görevleri belirlemenize yardımcı olur. İş akışlarının derinlemesine analizi, genel verimlilik üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir ve bu nedenle, yapılacak bir sonraki eylemlerinizi belirlerken hiçbir şeyi kaçırmamak önemlidir.

Angaje etmek: Artık her şey yolunda olduğuna göre, son adım, seçilen görevler üzerinde öncelik sırasına göre çalışmaya başlamak veya çalışmaya başlamaktır.

GTD Yönteminin Avantajları

Model, tüm bilgileri harici olarak yakalamayı ve daha sonra, planlanmış bir zamanda veya herhangi bir harici tetikleyici meydana geldiğinde harekete geçmeyi içerir. GTD'nin faydaları şu şekilde özetlenebilir:

Daha fazla odak, daha az dağınıklık: GTD, tüm projelerinizin ve planlarınızın kaydını tutmanıza yardımcı olur. Bitiş tarihleri ​​olan görevler oluşturabilir, notları takvim etkinliklerine bağlayabilir, görevleri sürükleyerek hiyerarşik olarak düzenleyebilirsiniz. ve bunları klasörlere bırakarak, uygun kullanarak görsel bildirim yöntemleriyle hatırlatıcıları görüntüleyin. araçlar.

Sağlıklı bir iş-yaşam dengesini koruyun: Taahhütlerinizi ve görevlerinizi doğru bir şekilde takip ettiğinizde, hayatınızda dengeyi bulmak kolaydır. GTD gibi verimli bir organizasyon sistemi sizi zamanınızı ve kaynaklarınızı yönetme kaygısından kurtarır.

İlişkili: Görevlere Odaklanmak ve İşleri Bitirmek için Karmaşık Olmayan Yapılacaklar Uygulamaları

Yaratıcılık: GTD, tutkunuzu takip etmek ve yaratıcı fikirler ve arayışlar geliştirmek için zaman bulabilmeniz için işinizi ve hayatınızı daha iyi organize etmenize yardımcı olur. Zamanla, karar verme konusunda artan güvenin yanı sıra daha iyi sağlık ve kaliteli ilişkiler olduğunu fark edeceksiniz.

Yapılacak Zen (ZTD) Çerçevesi Nedir?

Zen to Done, Leo Babauta tarafından yaratılan kişisel üretkenliğe yönelik bir yaklaşımdır. Zen to Done, çalışma şeklinizi iyileştirecek ve hayatınızı kolaylaştıracak, üretkenliği artıran on alışkanlıktan oluşur. Temel GTD ilkelerine dayalı olarak, tüm temel görevlerinizi ve projelerinizi verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

ZTD Çerçevesi Nasıl Kullanılır

Zen to Done (ZTD), size daha fazla üretkenlik kazandıracak on alışkanlığı birleştirmenizi önerir. Tam sistem insanları on alışkanlık oluşturmaya teşvik ederken, minimalist ZTD sadece dört temel alışkanlığa odaklanır. Bu dört alışkanlığı bir kez bıraktıktan sonra, diğer altısını yapmak çok daha kolay. Minimalist ZTD çerçevesinin dört temel alışkanlığına bir göz atalım:

Toplamak: Bir yere yazmazsanız önemli bilgileri kaybetmek kolaydır, bu durumda bu düşünceleri ve fikirleri toplamak için harcanan tüm zaman boşa gidebilir. Kağıt not defteri, yapışkan notlar veya telefonunuzdaki not alma uygulamaları bunlar kolayca temin edilebilir.

Bir ekibin parçasıysanız, bilgileri yakalamak ve almak için görevleri, notları, kişileri ve dosyaları sorunsuz bir şekilde kaydedebilen birleşik iş akışı sistemlerine sahip olmak mantıklıdır.

İşlem: Gelen kutunuzu veya yapılacaklar listenizi günde bir kez kontrol etmeniz şiddetle tavsiye edilir. Bilgileri gözden geçirerek ve işleyerek güne başlayın. Bu, hızlı karar verme alışkanlığını teşvik etmeyi amaçlamaktadır. İhtiyacınız olmayan öğeleri silin. Bir öğeyi ele alamıyorsanız, onu uygun kişiye devredin. İki dakika veya daha az sürerse, hemen yapın veya not edin, böylece unutmayasınız.

Plan: Planlama, her gün için en önemli görevlerinizi (MIT'ler) tanımlamanıza ve ardından bunları buna göre planlayıp tamamlamanıza yardımcı olan temel bir alışkanlıktır. Sırasıyla gün ve hafta için en önemli görevlerinizin (MIT'ler) ve “Big Rocks” veya önemli projelerinizin bir listesini yaparak başlayabilirsiniz.

MIT'ler, günlük yapılacaklar listenizin merkezinde yer alan belirli, zaman odaklı görevlerdir. Ayrıca genel üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilecek günlük, haftalık ve aylık rutinler geliştirmeye çalışmalısınız.

Yapmak: Bu, posta, telefon görüşmeleri ve metin gibi dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınırken belirli bir zamanda tek bir göreve odaklanmanızı teşvik eder.

ZTD Yönteminin Avantajları

ZTD çerçevesinin temel faydaları aşağıda vurgulanmıştır:

Anlaması kolay: ZTD sisteminin anlaşılması oldukça kolaydır. Çerçeve, hedeflerinizin başarılı bir şekilde uygulanması için önemli olan üretkenliği artıran on alışkanlıktan oluşan bir liste önerir.

Anahtar görevleri seçin: Bu sistem basit bileşenlere ayrılır: günün en önemli görevleri veya MIT'ler, bir Big Rocks Esasen üzerinde çalışmanız gereken büyük projeler olan görev listesi ve günlük veya haftalık bir görev rutin.

Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın: Çoğu insan gibiyseniz, aynı anda devam eden birkaç projeniz var. ZTD sizi telefonları, e-postaları, interneti ve hatta bir zamanlayıcı kullan görevleri tamamlamak için. Bu, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırır, böylece her projeyi daha az kesinti ile takip edebilir ve bitirebilirsiniz.

GTD ve ZTD Arasındaki Temel Farklılıklar

• GTD, kapsamlı bir görev yönetimi sistemi sunarken ZTD, GTD'yi alışkanlıklarla bütünleştiren bir yaklaşımdır.
• GTD, görevlerin yapılmasına odaklanır ve ZTD, hedeflere ulaşmaya odaklanır.
• GTD, bir dizi adımda çok sayıda görevi düzenlemek ve gözden geçirmek zorunda olduğu için oldukça karmaşık olabilir. Öte yandan, Zen to Done, karmaşıklığı yıkmayı amaçlayan daha sezgisel ve daha basit bir çerçevedir. 1-3 MIT'ye (En Önemli Görevler) ve gün için birkaç Big Rock'a (büyük projeler) dönüşür veya hafta.

GTD ve ZTD: Zaman Yönetiminin Anahtarı

Sıkı çalışmanızın çıktıya dönüşmesini nasıl sağlıyorsunuz? Her şey, GTD ve ZTD gibi üretkenlik ve zaman yönetimi tekniklerine geri dönüyor. Bireyler ve ekipler bunları kişisel üretkenliği artırmak, son teslim tarihlerini karşılamak ve daha büyük projeleri daha etkin bir şekilde ele almak için kullanabilir.

Verimlilik, zamanınızın farkında olmaktan ve onu iyi kullandığınızdan emin olmaktan daha fazlasıdır. Aynı zamanda, her günden en iyi şekilde yararlanabilmeniz için doğru öncelikleri belirlemekle de ilgilidir. Yukarıdaki çerçeveleri takip edin ve harika bir başlangıç ​​yapacaksınız.

Zapier Kullanarak Otomatikleştirebileceğiniz 9 Günlük Görev

İşte zamandan tasarruf etmek ve hayatı kolaylaştırmak için Zapier'de kodlama yapmadan otomatikleştirebileceğiniz bazı günlük görevler.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında