E-posta Gelen Kutunuzun Kontrolünü Nasıl Elinize Alır ve Üretken Kalınır

Bir profesyonel için e-postasız bir gün düşünmek imkansızdır. Araştırmalar, kurumsal profesyonellerin ofis saatlerinin yaklaşık üçte birini gelen kutularını kontrol ederek geçirdiğini gösteriyor.

E-postaya öncelik vererek üretkenliğinizi, odağınızı ve yaratıcılığınızı feda etmiş olursunuz. Aşağıdaki ipuçları, gelen kutunuzun kontrol zamanını kontrol altında tutmanıza yardımcı olabilir.

1. Kontrol E-postalarını Sınırla

Gelen kutunuzu sonsuz sayıda kontrol etmek sizi hiçbir yere götürmez. Bu nedenle, istediğiniz sayıyı sınırlayın. gelen kutunuzdaki yeni e-postaları kontrol edin.

Gereksiniminize ve iş yükünüze bağlı olarak sınırı oluşturun. Çalışma saatlerinin başında ve sonunda e-postayı kontrol etmek iyidir. Gerekirse, öğle yemeğinden sonra da kontrol edebilirsiniz.

Sabah ve akşam gibi günün en verimli saatlerinde veya ailenizle vakit geçirdiğiniz saatlerde gelen kutunuzu kontrol etmeyin. Esnek olabilir ve uygun bir şey bulana kadar denemeye devam edebilirsiniz. Örneğin, aşağıdaki gibi limitler belirleyebilirsiniz:

• İş e-postalarını sabah 10:00'dan önce ve akşam 7'den sonra kontrol etmeyin. veya hafta sonları.
• Gelen kutunuzu günde yalnızca iki veya üç kez kontrol edin.
• Yalnızca yeni veya önemli e-postaları gösteren herhangi bir yapılandırılmış sistemi kullanın.

2. Görevleri Doğrudan Görev Yönetimi Uygulamasına Alın

Görev atamaları için e-postalara bağımlı olanlardan biri misiniz? Evet ise, değiştirme zamanı. Gelen kutularını sürekli kontrol etmenin en önemli nedenlerinden biri, başkalarının size e-postalar aracılığıyla yeni görevler ataması veya görevlerinizi orada tutmasıdır.

İlişkili: Sorunsuz Proje Yönetimi için nTask'ın En İyi Özellikleri

E-posta gelen kutunuzun yapılacaklar listeniz olarak çalışması gerekmez. E-posta kullanımını yalnızca iletişim amaçlarıyla sınırlayın, eylem gerektiren her şeyi görev yönetimi uygulamalarına veya yapılacaklar listesi uygulamalarına yanıt vermenin ötesine taşıyın. Bu tür uygulamalar, proje yönetimini sorunsuz hale getirecek anlık iletişim özellikleri de sunar.

Bir e-postayı açıp okursanız, okuduktan sonra kapatıp başka e-postalarla meşgul olmayın. Yanıt vermek üzere gelen kutunuza tekrar gelmemek için bu e-postaya göre hemen harekete geçin.

E-postanın yanıtlanması gerekiyorsa, bunu yapın. Gelecekte başvurmak için e-postaya ihtiyacınız varsa:

• Tut onu.
• E-posta iş açısından kritikse, yıldızla işaretleyin.
• Artık ihtiyacınız yoksa, silin.

Okuduğunuz her e-postayı bitirmek, gelen kutunuzu ve beyninizi dağınıklıktan uzak tutmanın anahtarıdır.

4. E-posta İstemcinizi Kapatın

Evet, e-posta uygulamasını çalışır durumda tutmadan masaüstünüzde çalışmaya devam edebilirsiniz. E-postalarınızı kontrol edip yanıtladıktan sonra uygulamayı kapatın ve görevlerinizi tamamlamaya odaklanın.

Ailenize, arkadaşlarınıza, iş arkadaşlarınıza ve müşterilerinize, anında yanıt almak için e-postanın size ulaşmanın en iyi yolu olmadığını bildirin.

Bunun farkında olduklarında, e-posta yanıtıyla ilgili olarak sizden sınırlı beklentileri olacaktır. Aileniz ve iş arkadaşlarınızla iletişimde kalmak için telefonunuzda veya dizüstü bilgisayarınızda çeşitli diğer anlık mesajlaşma uygulamalarını kullanabilirsiniz.

5. E-posta Yanıtlarını Kısa Tutun

Uzun e-posta yazma alışkanlığınız varsa, zamanınızı boşa harcamayı bırakın ve kısa e-posta mesajları yazma. Herhangi bir karışıklığı önlemek için e-postalarınızın konuya uygun olduğundan ve sorgunuzun ilk satırda belirtildiğinden emin olun. Çoğu e-postayı birkaç cümleyle bitirebilirsiniz ve kısalığı, kendi zamanınız da dahil herkesin zamanına değer verdiğinizi gösterir.

Yalnızca birkaç e-postanın daha uzun yanıtlanması gerekir ve bunları kolayca "daha sonra yanıtla" kategorisinde tutabilirsiniz. Mümkünse, bu tür yanıtları sesli mesaj şeklinde gönderebilirsiniz.

6. E-posta Bildirimlerine Hayır Deyin

Bildirimler, günümüz profesyonellerinin dikkatinin dağılmasının başlıca nedenidir. Tüm bildirimlerin sosyal medyadan geldiğini varsaymak yanlış olur.

E-posta uyarıları da ara sıra ortaya çıkar ve normal iş akışınızın kesintiye uğramasına neden olur. E-posta bildirimi etkinleştirildiğinde, uygulamayı veya sekmeyi kapatmanın hiçbir faydası olmayacaktır.

Her yeni e-posta bildirimi dikkatinizi dağıtıyorsa ve e-posta gelen kutunuzu kontrol etmekle meşgulseniz, yeni e-posta bildirimini devre dışı bırakmak daha iyidir. Eldeki göreve, özellikle de tam dikkat gerektirenlere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

7. Hafta Sonu Otomatik Yanıtlayıcıyı Etkinleştirmeyi Deneyin

Serbest çalışan veya solopreneur iseniz bu yöntem çok önemlidir. Otomatikcevaplayıcı, içinizin rahat etmesi için e-postaları görmezden gelirken sizi herkese yabancılaşmaktan kurtarır.

Hafta sonları veya tatillerde aldığınız tüm e-postalarla ilgilenebilecek bazı düşünceli ve bilgilendirici otomatik yanıtlayıcılar oluşturun.

İlişkili: Her Şeye Otomatik Yanıt Ayarlamak için Android Uygulamaları

8. Akıllı Telefonunuzda E-postayı Kontrol Etmeyi Durdurun

Bu nokta sizi FOMO ile korkutabilir. Ancak, telefonunuzda yüklü bir e-posta istemcisine gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını iki kez düşünün. E-posta almak yerine telefonunuzda Slack gibi daha fazla anlık iletişim uygulamasını kullanabilirsiniz. E-postayı masaüstünüz için bırakalım ve kısa tatilinizin keyfini endişesiz bir şekilde çıkaralım.

9. Gelen Kutusu Alanınıza Değer Verin

Ücretsiz bir e-posta istemcisi kullanıyor olabilirsiniz, ancak bu, gelen kutunuzun istenmeyen e-postalarla dolup taşmasına izin vereceğiniz anlamına gelmez. Gün boyunca sizi satış ve promosyon fırsatlarıyla bombalayan web sitelerine abone olduysanız, harekete geçme zamanı gelmiştir.

Pek çok promosyon e-postası, e-postalarınıza ilk etapta izin verdiğiniz için gelir. Bu nedenle, artık ilgilenmediğiniz web sitelerinin aboneliğinden çıkın.

Ayrıca, bir dahaki sefere haber bültenlerine kaydolmadan önce iki kez düşünün. Bununla önemli e-postaları bulmak veya gereksiz e-postaları silmek için zaman harcamanıza gerek kalmaz.

10. Kişisel ve İş E-posta Hesaplarınızı Ayırın

Hepimizin bildiği bir şey gibi görünebilir, ancak her zaman aynı gelen kutusunda hem profesyonel hem de kişisel e-postalar alan bazı insanlar olacaktır. Onlardan biriyseniz, kişisel ve profesyonel amaçlar için farklı e-postalar oluşturmanın tam zamanı.

Kişisel e-postanızı mesai saatleri içinde kontrol etmemeye çalışın (önemli bir e-postanın gelmesini beklemiyorsanız). Aynı şekilde, resmi e-postaları mesai saatleri dışında kontrol etmekten kaçının. Böylece, nihayetinde üretkenliğinize katkıda bulunacak sağlıklı bir iş-yaşam dengesini koruyabilirsiniz.

Gelen Kutunuzu Engellemeden Üretken Çalışın

E-posta, iletişim kurma şeklimizde devrim niteliğinde bir değişiklik getirse de, buna çok fazla dikkat etmek hem dikkat dağıtıcı hem de yıkıcı olabilir. Dikkatinizi gelen kutunuza sınırlayarak, günlük görevlere odaklanmaya devam edebilirsiniz.

Chrome'da Görevlerinizi Yönetmenin En İyi 8 Yolu

Görevlerinizi yönetmek için Chrome tarayıcınızı kullanabilir misiniz? (Ekibin) yapılacaklar listelerinizi yönetmek ve üretkenliğinizi izlemek için bu görev yönetimi uzantılarını deneyin.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında