Gönderdiğiniz Her E-posta ile Kırılmayı, Öfkeyi ve Rahatsız Etmeyi Garantilemenin 6 Yolu

İlan

E-postalar zor. Bir e-postada söylemek istediklerinize rastlamak gerçekten zordur ve insanların yarısı sizi neredeyse her zaman yanlış anlayacaktır. Sorunun çoğu, yazdığınız kişilerin yüzünüzü görememeleri gerçeğiyle ilgilidir. Yüzündeki gülümsemeyi göremezler ve yüzlerindeki ifadeyi göremezsiniz - doğal İnsanların yüz ifadesi ile kelimelerdeki duyguları anlama yeteneği, e-posta.

Peki, yüz ifadesinin ve ses tonunun yerini ne alabilir? Tüm arkadaşlarınızı veya ofisteki herkesi size kraliyet olarak işaretlemeden mesajınızı etkili bir şekilde nasıl iletirsiniz?

Yazar Peter Drucker bir zamanlar yazdı, “İletişimde en önemli şey söylenmeyenleri duymak.” Bundan bir adım daha ileri gidebilirim ve bir e-posta göndermedeki en önemli şeyin, alıcının değil söylenmeyenleri duy. Aslında, e-posta iletişimi ile ilgili çoğu soruna neden olan, e-postayı alan kişinin sadece tek bir tane yazmış olsanız bile, ima ettiğiniz her türlü korkunç şeyi yorumlar hat.

Nefret ve hoşnutsuzluğa yol açan şey budur. Kızgınlık budur. Bu yüzden sabah toplantısında masanın karşısındaki adam size göz kamaştırıyor, çünkü dün öğleden sonra gönderdiğiniz bir e-postada ona sahiptiniz ve kişisel bir saldırı olarak aldı.

Mükemmel E-postanızı Hazırlama

Burada MUO'da, e-posta göndermenin teknik yönü hakkında çok şey ele aldık, örneğin anonim olarak e-posta gönderme Anonim E-postalar Nasıl Gönderilir: 5 Gizli YöntemAnonim bir e-posta göndermek zor değil. Ayrıca, anonim bir e-posta hesabı kullanmanın meşru nedenleri de vardır. Size nasıl olduğunu gösteriyoruz. Daha fazla oku veya e-postam açık Excel'den e-posta gönderme VBA Komut Dosyalarını Kullanarak Excel Elektronik Tablodan E-posta GöndermeKod şablonumuz, İşbirliği Veri Nesneleri (CDO) ve VBA komut dosyalarını kullanarak Excel içinden otomatik e-postalar oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Daha fazla oku . Ancak, e-postanın duygu tarafı ne olacak? E-postalarınızda nasıl karşılaştığınız ve kendinizi her zaman herkesin bu kadar rahatsız etmeyeceği yazılı kelimeyle sunum yapmanın daha iyi yolları nelerdir?

Bugün burada durabildiğim ve size şimdi yardım edecek bir konumda olduğumu söyleyebileceğim çok fazla acı ve ıstırap olmadan değil. En erken günlerden başlayarak e-posta ile yapılabilecek hemen hemen her hatayı yaptım herkese toplu e-posta göndererek çok seviyeli bir pazarlama işine başlamaya çalıştığımda yerleşke. Bir gün içinde hesabımı 24 saat boyunca kapattım ve IBM anabilgisayar yöneticisinden "spam göndermeyi" neyin tanımladığı konusunda büyük ve kötü bir uyarı aldım.

Bu, e-posta görgü kurallarında çok fazla bir ders değildi, çünkü bir uyandırma çağrısı olduğundan, e-postayı yanlış ele alırsanız gerçekten başınızı belaya sokabilir. Yıllar boyunca insanları rahatsız ettim, rahatsız oldum ve insanlarla destansı eğik çizgi ve savaşlara girdim. Birisinin kazandığını söylemek isterim - ama hiç kimse kazanamaz. Bu yüzden bugün, e-posta gönderen halkın gelecek lejyonlarına gönder düğmesine tıklamadan önce bu e-postaları daha iyi hazırlamalarına yardımcı olmayı umarak burada duruyorum.

1. Roman Gönderme

Mühendis olarak çalışmaya başladığımda ilk suçlu günlerimden biri, neredeyse her zaman üç veya dört paragrafa uzanan e-postalar yazmamdı. Sebebi sadece oldukça hızlı yazabildiğim için değil, her zaman herhangi bir ayrıntıyı dışarıda bırakmışım gibi hissettiğim için, insanlar neden bahsettiğimi gerçekten anlayamazlardı. Bu bir dereceye kadar doğru olabilir - ve bir dakika içinde çok kısa olan e-postalara ulaşacağız - ancak basitlik için söylenecek bir şey var.

Bu tür karmaşık e-postalar yazdığınızda, mesajınızı çeşitli şekillerde iletemezsiniz. İlk olarak, çok fazla yazdığınız gerçeği, zamanına çok az saygı duyduğunuz kişiyi ima eder ve çok sık yaparsanız, onları kızdırmak zorunda kalırsınız. İkincisi, birkaç paragrafta düzenlenmiş 500 kelimelik bir e-posta sen, büyük olasılıkla herkesi karıştırıyorsunuz ve onlara migren veriyorsunuz.

Eğer bir sözcüyseniz ve aşırı yazma eğilimindeyseniz, her zaman geri dönün ve bu cümleleri “parçalamak” için çalışmaya başlayın. Onları kısaltmanın yeni ve yaratıcı yollarını bulun, ya da tamamen kaldırabilirsiniz. Belki çok fazla bilgi sunuyorsunuzdur. İnsanlara ne olduklarını söyleyin ihtiyaç bilmek istediklerini değil sen biliyorum. Bilirsin?

2. İki Kelimeli E-posta Gönderme

Yeni e-postaya zıt suç, hiçbir şeyi açıklamayan bir veya iki kelimelik e-postalardır. Çocuklarıma yemek masasında sorduğumda, "Günün nasıldı?“Bir dakika sonra isteksiz bir cevap, "İnce.“Neden rahatsız olduğumdan emin değilim, bastırıyorum. “Ne yaptın, eğlenceli bir şey?”Kaçınılmaz cevap, "Hayır gerçek değil.”

Dürüst olmak gerekirse, bazı insanların neden e-posta kullanmaktan rahatsız olduklarını anlamıyorum. Şanslıysanız, bu kişiden gelen bir e-postada tek bir tam cümle bulunur. Şanssızsanız, kişi sizden onlar için bir şeyler yapmanızı ister, ancak tam olarak ne yapmanızı istediklerini açıklamak için uğraşmaz. Bu, vahşi doğanın ortasında kaybolduğunuzda bir radyo üzerinden bir sıkıntı mesajı göndermek ve kurtarma ekibine koordinatlarınızın ne olduğunu bildirmemek gibi bir şey.

Bu son derece sinir bozucu, çünkü insanlar ne hakkında konuştuğunuzu anlamak için mücadele etmek zorundalar. Daha da kötüsü, aslında e-postanıza yanıt vermek için zaman kaybetmeye zorlayabilirsiniz, sadece biraz daha ayrıntılı olarak sormanızı isteyebilirsiniz.

Bu sorunu olan çoğu insanın bu kadar kısa e-postalar yazdığından şüpheleniyorum çünkü yazmak çok zahmetli bir alıştırma. Herkes dakikada 60 ila 70 kelime yazamaz, bu yüzden bu grup için biraz sempati duymanız gerekir.

3. Bir Kişi İçin Toplu E-posta Gönderme

Gerçekten insanları işaretlemek ister misin? Tek bir kişiyi yanlış yaptıkları bir şey için kınamak için ofisinizdeki herkese toplu bir e-posta gönderin. Buna "herkese açık aşağılama" e-postası diyorum. Genellikle, ofisdeki herkes belirli bir kişinin bir hata yaptığını zaten biliyor olabilir, ancak yönetici bunu yalnız bırakamaz. Böylece, herkese, belirli bir eylemin neden bu kadar yanlış olduğunu veya bu hatanın neden bu kadar kötü olduğunu ayrıntılı ve kapsamlı bir şekilde açıklayan toplu bir e-posta gönderirler.

İtiraf etmeliyim ki geçmişte bazı yönetim görevlerimde bu davranışa geçtim. Diğer meslektaşlarımın da yaptığını gördüm. Yapması kolay bir hatadır, çünkü yönettiğiniz diğer herkesin aynı hatayı yapmadığından emin olmak isteyebilirsiniz. Gerçek şu ki, eğer herkes zaten bunu biliyorsa, hatayı yapan kişi küçük düşürülür. Eğer bilmiyorlarsa, herkesin kafası karışır ve onlardan bahsedip konuşmediğinizden emin değildir.

Basitleştirin - hatayı yapan kişi ile ilgili özel sorun hakkında konuşun. Daha sonra, herkes için yeterince önemli olduğunu düşünüyorsanız, bir bildirim gönderin ancak sanki sadece genel "FYI" daha yüksek yönetimden gönderildi - bu suçlayıcı tonu kaldırır ve daha az kişisel hale getirir.

4. Dramatik Zarfları Kullanma

E-postalarda diğer bir çok yaygın davranış - genellikle genel olarak çalışmaları veya tartışılan belirli bir proje hakkında çok tutkulu olan kişilerden. Bu davranış çok dramatik zarfların aşırı kullanımıdır. Gibi cümleler, “Bu tasarım çok yanlış”Veya“Bu yaklaşım acı verici ” sadece tartışmaya duygu katmaya hizmet eder.

Zarflar olmadan bu cümlelere baktığınızda, ne kadar daha ticari ve daha az düşmanca olduklarını görebilirsiniz. Aksi takdirde, aşırı dramatik, şımarık bir velet gibi karşılaşırsınız.

Zarf olmadan deneyin. Bu tasarım yanlış. Bu yaklaşım belirsizdir.

Alıcıyı memnun etmeyebilir - ama aynı zamanda onlara saldırmaz ve savunmaya geçmez. Daha profesyoneldir ve aslında birisiyle aynı fikirde olmasanız bile kendinizi olgun bir yetişkin olarak geçirebilirsiniz.

5. Pasif Sesi Fazla Kullanmak

Yazma kariyerimin sonuna kadar pasif sesi gerçekten öğrendim ve anladım. Bunu öğrenmeyle ilgili sorun, onu her yerde görmeye başlamanızdır. Pasif sesin en yaygın kullanımlarından biri e-postadadır, çünkü pasif ses bir kişinin kendilerini bir eylemden ayırmasına izin verir.

Demek yerine, "Müşteriyi havaalanına sürdüm ”sorumluluğu doğrudan omuzlarınıza bırakan, bunun yerine “Müşteri havaalanına alındı. ”

Bu, hemen hemen her şey için sorumluluk alma konusunda gergin olan insanlar arasında yaygın bir davranıştır, çünkü bir şey ters giderse suçlanmak istemezler. Bunlar, risk alanların - işleri halletme sorumluluğunu üstlenenlerin - tanıma veya promosyonlar aldıklarından şikayet eden kişilerle aynı kişilerdir. Gerçek şu ki, insanlar e-postalardaki pasif sesle görüyorlar. Bir görevi tamamladıysanız veya bir hedefe ulaştıysanız, kredi almaktan korkmayın!

6. Kendinizi sırtta okşamaya

Garip bir şekilde, her zaman e-postada pasif ses kullanan milletlerin tersi, neredeyse her zaman ilk kişide her şey hakkında yazan insanlar. E-postalarını okurken, bir projenin grup çalışması olmadığını, kişisel bir başarı olduğunu düşünürdünüz. E-postayı gönderen kişinin kesinlikle tüm işi yaptığını düşünürdünüz!

Bu e-postaları nasıl tanıyorsunuz? “I” kelimesinin oluşumlarını sayın.

Bu tür bir kişiden gelen bir e-postayı okurken, tüm dünyanın kendi etrafında döndüğünü hissediyorlar ve herkesin tek başına yaptıkları tüm işler için onlara sürekli kudoslar vermesi gerektiğini başarılı. Bu e-postalar her zaman takım arkadaşlarını kederli ve tamamen görülmemiş bir şekilde bırakır. Bu yaklaşım, akranlarınızdan öfke ve izolasyonun hızlı yoludur.

İnsanları gerçekten rahatsız eden ve rahatsız eden birçok başka e-posta türü olduğundan eminim. Eminim kendi listeniz de var! Ne tür e-postalar sizi gerçekten rahatsız etti? Evcil hayvanınızın soyucuları nelerdir? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi paylaşın.

İmaj Kredisi: Shutterstock ile yoğun iş adamı, Shutterstock aracılığıyla Matematik Formülü, Shutterstock üzerinden genç iş kadını, Shutterstock Üzerinden Etkileyici Kıdemli, Shutterstock ile Askeri Çocuk, Shutterstock üzerinden utanç