İlan
Her gün çok sayıda e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Aldığımız mesajların çoğu, daha fazla işlem veya yanıt gerektiren önemli mesajlardır - ancak bu e-postaların çoğu, sosyal ağlarımızdan ve aboneliklerimizden gelen otomatik bildirimler ve güncellemelerdir. Tüm bu dağınıklığı nasıl anlayabilirim? Bu karmaşada gerçekten önemli bir şeyi nasıl özlemiyoruz?
Bunu yapmanın birçok yolu var. Örneğin, planlanmış hatırlatıcılar Zamanlanmış Hatırlatıcıları Kullanarak Bir E-postayı Tekrar Yanıtlamayı Asla Unutmayın Daha fazla oku kişi ile tekrar temasa geçmeyi unutmamak. Veya yapabilirsin Gmail'de e-postaları planlayın ve yanıtları geciktirin Gmail'de Boomerang ile E-postaları ve Gecikmeli Yanıtları Zamanlama (400 Davet) Daha fazla oku ya da kullan Gmail Öncelikli E-postalar Gmail'in Öncelikli E-postaları Bacn Sorununu Çözüyor Daha fazla oku dağınıklığı azaltmak için.
Bu yayın, Gmail gelen kutunuzu daha iyi organize etmenize yardımcı olan böyle bir araca bakar (Gmail etiketlerinden tam olarak yararlanarak).
Adım 1: ActiveInbox'ı Yükleme ve Ayarlama
Yapmanız gereken ilk şey, aracı kurmaktır. Normal bir tarayıcı eklentisi olarak yüklenir ve FireFox ve Google Chrome'da çalışabilir.
Aracı yükledikten sonra, e-postaları görevlere dönüştürmenize yardımcı olacak ilk Durum etiketlerinizi oluşturmanız gerekir. Durum etiketleri Gmail'deki normal etiketlerdir - ActiveInbox'ı kullanmaya başlarken ihtiyaçlarınıza daha sonra bunları ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.
Bu yapıldıktan sonra, e-postalarınızın her birinin üstünde aşağıdaki görev çubuğunu göreceksiniz:
Yeni Etiket Türleriyle Oynama
Temel olarak, aracın gelen kutunuzun yönetilmesini kolaylaştırmak için mevcut etiketlerinizi yeniden düzenlemektir. Bu videoda çalışırken görebilirsiniz:
Durum Etiketleri
Araçla, her üç iletiyi ana üç iletiyi kullanarak işaretlemeniz önerilir durum etiketleri:
- Aksiyon: Görevler tamamlanana kadar önemli e-postaları takip edin;
- Bir gün: Nasıl başa çıkacağınızı bilmediğiniz, ancak tamamen silinmek veya yoksayılmak için çok önemli olduklarını hissettiğiniz e-postaları izleyin;
- Beklemek: En yakın gelecekte yanıtlamayı planladığınız e-postaları takip edin.
Durumlardan herhangi birini seçtiğinizde, mesaj ActiveInbox’ın kenar çubuğu aracılığıyla izlenebilir hale gelir.
Gelen kutunuzu güvenle boşaltmanın anahtarı budur: eyleme geçirilebilir e-postalarınıza Durum verin, arşivleyin ve tamamlanıncaya kadar onları izlemek için kenar çubuğunuzu kullanın.
Artık, örneğin, bir yanıt beklemekte olan ve hatta açılır ekranda önizleme yapan mesajların listesini hızlı bir şekilde yükleyebilirsiniz:
Buradan durum etiketini değiştirebilir veya e-postayı tamamlanmış veya atlanmış olarak arşivleyebilirsiniz.
Projeler ve Referanslar
Durum etiketleri, e-postaları hangi eylemi gerektirdiklerine göre görevler olarak sınıflandırırken, projeler mesajlarınızı tematik olarak düzenlemeyi amaçlamaktadır. Mevcut etiketlerinizi projelere dönüştürebilir veya yenilerini oluşturabilirsiniz:
Referans etiketleri, iletilerinizin daha sonra kolayca alınmasını sağlamak içindir, ör. R / Toplantı Notları, R / Faturalar, R / Makbuzlar.
E-postalara Daha Verimli Göz Atın
Araç, gelen kutunuzu düzenlemenize yardımcı olmasının yanı sıra, her bir e-posta görüşmesine daha hızlı kazmanıza olanak tanıyan birkaç hoş özellik ekler:
- Görmek 'önceki e-postalarComp oluşturma / yanıtlama görünümü için
- Araştır ilişkili ileti dizisi görünümünde e-postalar
- Görmek 'İletişim GeçmişiA bir kişiye sağ tıklandığında açılan pencere
- E-postaları gelen kutusunda önizleyin ve arama sonuçlarını sağ tıkladığınızda
Tercihler
Araçla ilgili en iyi şey, aracı “istediğiniz kadar” kullanabilmenizdir. ActiveInbox’ın kenar çubuğundaki Hakkında ve Yardım bağlantısının arkasına saklanan tercihleri, araç özellik aralığının her bir bitini ayarlamanızı sağlar:
Ipuçları ve Püf noktaları
Sonuç olarak, araç, Gmail (veya Google Apps) gelen kutunuzu anlamanıza yardımcı olan harika bir iş çıkarır. İşte bundan en iyi şekilde yararlanmak için birkaç yararlı ipucu (Not: Bunların çoğunu araç olmadan da Gmail ile yapabilirsiniz, ancak ActiveInbox ile çok daha eğlenceli görünüyor):
- Gelen kutunuzu günde birkaç kez kontrol etmeyin ve her birine yenisini yanıtlamayın - çok verimsizdir. Gelen kutunuzun kendi başına sıralanmasını sağlamak için durum ve proje etiketlerini daha iyi ayarlayın.
- Takip etmeyi asla unutmayın: E-postalarınızı duyana kadar “Bekleyen” klasöründe asılı bırakın.
- Özel bir etikete yerleştirmek ve otomatik olarak arşivlemek için tüm "hizmet duyurusu" e-postaları (Facebook bildirimleri, Twitter güncellemeleri vb.) İçin Gmail filtreleri ayarlayın. Bu şekilde istediğiniz zaman okuyabilirsiniz, ancak gelen kutunuzu tıkamazlar.
Bu aracın gelen kutunuzu düzenlemenize yardımcı olabileceğini düşünüyor musunuz? Lütfen düşüncelerinizi paylaşın!
Ann Smarty seosmarty.com'da SEO Danışmanı, İnternet pazarlama blog yazarı ve aktif sosyal medya kullanıcısıdır. Ann'i Twitter'da takip edin.