İlan
E-posta yüklemesi bugünlerde büyük bir sorundur. Ayrıca, e-posta sadece iletişim değil, aynı zamanda yapılacaklar listenizi de büyük ölçüde belirler. Ayrıca, sürekli bildirimler dikkat dağıtıcı olabilir. Hepimizin e-postayı evcilleştirmenin bir yoluna ihtiyacımız var.
Taşan bir gelen kutusunu önlemek için püf noktaları E-posta Aşırı Yüklemesinin Gelen Kutunuza Gelmesini Durdurmanın 3 Kolay YoluE-posta bir üretkenlik katili olarak ün kazanmıştır. E-postayı iyi yönetmek, gelen kutunuzu temiz tutmanıza yardımcı olabilir, ancak başlamak için daha azına sahip olmanız harika olmaz mıydı? Daha fazla oku günün sırasıdır. 2006'dan itibaren Gmail'i evcilleştirmek isteyen bir adamdan daha iyi kim konuşabilir? Andy Mitchell kurucusudur ActiveInbox, gelen kutunuzu düzenlemek için bir uygulama oluşturma Gmail Gelen Kutunuzu ActiveInbox ile Daha İyi Organize Edin Daha fazla oku .
Andy: Yıllardır bununla güreştim.
- İlk e-posta yaparsanız, emilir ve tüm sabah kaybedersiniz (biraz YouTube'da bir video izlemek ve daha sonra tavşan deliğinden Aşağıdakileri takip etmek gibi).
- Ancak ertelerseniz, büyük olasılıkla kritik bir şeyi kaçırırsınız veya başka bir şeye yapışırsınız ve asla ona geri dönmezsiniz.
Cevap her ikisini de yapmak! İki kolay ısırık da olsa.
İlk, David Allen’ın yaklaşımını kullanarak Inbox Zero’ya ulaşın Gelen Kutunuzu Sıfırlamak için 5 Eylem Adımı Sıfır E-posta ÇılgınlığıInbox Zero en popüler vızıltı sözcüklerinden biridir. E-posta sorunlarınızı gerçekten çözmek için Inbox Zero'nun ötesine geçmeniz ve altta yatan sorunları çözmeniz gerekir. Daha fazla oku , her e-posta için:
- Önemsiz mi? Silin.
- 2 dakika içinde cevap verebilir misiniz? Sonra yapın ve silin.
- Aksi takdirde, daha sonra kullanmak için harekete geçin. Gmail (ActiveInbox ile) veya Outlook bir öncelik durumu belirlemenize izin verir. (Tüm kritik e-postalara hemen yanıt vermek isteyebilirsiniz)
Neden Inbox Zero'ya geçelim? Merlin Mann'in sözleriyle…
“Bu‘ sıfır mı? ”Gelen kutunuzda kaç mesaj olduğu değil - bu gelen kutusunda beyninizin ne kadarı olduğu. Özellikle olmasını istemediğinizde. ”
Güne iyi bir başlangıç yapmanızı sağlar.
Eylem ögesi: E-postaları almak için günün ilerleyen saatlerinde birkaç düşük enerji puanı seçin. Öğle yemeğinden yarım saat sonra ve günün sonundan hemen önce uykulu olanları savunuyorum. İşlem yapılan e-postalar listenize gidin ve onları yakınlaştırın.
E-posta her zaman veya periyodik olarak kontrol ettiğiniz bir şey mi olmalı?
Andy: Yukarıdaki Inbox Zero yaklaşımını izlerseniz, acil durumların farkında olmak için her saat başı kontrol edebileceğinizi, ancak zaman alan her şeyi daha periyodik bloklara ertelediğinizi düşünüyorum.
Elbette, satış veya müşteri desteğinde çalışıyorsanız, başka seçeneğiniz yoktur - e-posta hayatınızdır!
E-postaları görevler, önemli bilgiler ve diğer işler arasında nasıl sınıflandırırsınız?
Andy: Birincisi, önemli olan sadece iki büyük kategori var: Bu bir görev mi, yoksa referans materyal mi? Diğer tüm e-postalar silinir.
Ardından görevler duruma göre gruplandırılabilir. Örneğin. yüksek öncelikli, düşük öncelikli ve “Bekliyor”.
“Beklemek” listesi, bir başkasının bir şeyler yapmasını beklerken engellenen her şey için en güçlü listedir. Bu e-postalar normalde e-posta istemcimizin derinliklerine batmış olanlardır ve takip etmeyi tamamen unutuyoruz.
Eylem ögesi: Gmail'de bir etiket bulundurun; veya Outlook'ta bir bayrak saklayın; ve kesinlikle yanıtlamanız gereken bir e-posta gönderdiğinizde işaretleyin. Daha sonra haftada bir kez, Bekleme listenize girebilir ve yanıt vermeyen herkesi takip edebilirsiniz.
E-posta yapılacaklar listesi olarak kullanılmalı mıdır?
Andy: Evet!
Görevler zaten gelen kutunuza geliyorsa, alternatifi nedir? Onları e-postanızdan başka bir sisteme kopyalayıp yapıştırmanız gerekir.
Bu, görevlerin farklı sistemlerde çoğaltılmasıyla büyük bir zaman kaybı ve karışıklık kaynağıdır. Bu nedenle, David Allen beyninizi düzenli ve stressiz tutmak için “sert kenarları” (sadece tek bir listede görünmelidir) savunur.
Elbette, normal e-posta istemcileriyle ilgili en büyük dezavantaj, bu e-posta görevlerini yerine getirmede iyi olmamalarıdır. Bu nedenle, ActiveInbox’ın orijinal fikri e-postaların görevler. Ayrılma veya çoğaltma yok.
Eylem ögesi: [Editörün Notu] Gmail'i Sortd ile Trello benzeri bir görev panosuna dönüştürün Gmail'i Sortd ile Trello Benzeri Bir Görev Panosuna DönüştürünModern iş gücünde, e-postanız genellikle görev listenize dönüşür. Artık yeni bir Chrome uzantısı olan Sortd ile Trello tarzı organizasyonu doğrudan Gmail'den edinebilirsiniz. Daha fazla oku size düzenli gelen kutunuzun rahatlığını verir ve süreçte yapılacaklar listesi görünümü ekler.
Not görevleri için e-posta kullanmanın etkili yolları nelerdir?
Andy: E-posta olarak başlamayan bir görev eklemek istiyorsanız, kendinize bir e-posta gönderin! O zaman bir görev olarak işaretlemeniz gerekir.
ActiveInbox ile e-postanın konusunu bir görev adıyla değiştirebilir, bir durum ve bitiş tarihi ayarlayabilir, bir kontrol listesi ve notlar ekleyebilir ve projenin bir parçası haline getirebilirsiniz. Gmail'i tam bir görev yöneticisine dönüştürür.
Eylem ögesi: Gmail'de bir e-postayı yıldızlarla işaretleyebilirsiniz; ile Google’ın Gelen Kutusu yapabilirsin hatırlatıcı ekleyin veya bir e-postayı erteleyin Google Gelen Kutusu İncelemesi: Temiz Bir NefesGmail, e-posta departmanında bir hane adıdır, ancak Google bu addan memnun değildi. E-postaya yaklaşmanın yeni bir yolu olan Google Inbox ile tanışın. Daha fazla oku .
Görev listesi olarak gelen kutumuz, dikkat çekmek için rekabet eden başka bir sistem mi?
Andy: Elbette dikkatimizi çekmek için rekabet eden bir sistem, ancak gelen kutumuz bunu zaten yapıyor. Yani bir başkası değil. Gelen kutunuzun zaten bir görev listesi olması, özellikle siz istemeden, tam olarak neden merkezi görev listeniz haline getirmeniz gerektiğidir.
Akıntı ile yüzmek her zaman daha kolaydır. Başka bir yerde bir görev listesi tutmayı deneyebilirsiniz, ancak görevlerinizin çoğunluğu e-postadan geliyorsa, savaşmaya devam etmek, e-postaları kopyalayıp diğer görev yöneticinize yapıştırmak ve e-posta gönderen meslektaşlarınıza bağırmak için sen? Onunla savaşma! E-postayı görev listenizin özü yapın.
Eylem ögesi: [Editörün notu] Hala harici bir görev listesi kullanmak istiyorsanız, Todoist ve Any.do doğrudan Gmail'den görev eklemenize izin verin.
E-posta verimliliği işbirliğine dayalı mı yoksa bireysel sorumluluk mu? Hepimizin izlemesi gereken görgü kuralları nedir?
Andy: Görgü kuralları söz konusu olduğunda, cevap kesinlikle, kesinlikle işbirlikçi. Toplumdaki diğer her şeyde olduğu gibi, başkalarına da sizin kadar saygı duymakla ilgilidir. [Editörün notu: Benzer şekilde, alıcıları rahatsız etmesi, öfkesi veya rahatsız etmesi garantili e-postalar Gönderdiğiniz Her E-posta ile Rahatsız Etme, Öfke ve Rahatsız Etme Garantisi 6 YolE-postalar zor. Bir e-postada söylemek istediklerinize rastlamak gerçekten zordur ve insanların yarısı sizi neredeyse her zaman yanlış anlayacaktır. Sorunun çoğu geliyor ... Daha fazla oku ]
Görünüşte kibar olmasına rağmen, bence sadece “teşekkürler” diyen e-postalar. veya “tamam!” toplam zaman kaybıdır ve böylece kötülük vardır.
Ancak, işbirliği araçları söz konusu olduğunda, bu farklı bir konudur. E-posta, doğası gereği solo bir deneyimdir. En azından bir ekibin programını koordine etmek için proje yöneticinize, CRM ve IM aracınıza ihtiyacınız var.
Eylem ögesi: Ben hayranıyım 3Sentences. Brevity herkese zaman kazandırır - gelecekte e-postayı yeniden taramanız gerektiğinde bile. Waffling e-postaları tembel ve kaba.
Andy'e e-posta ile ilgili sorularınızı sorun!
Andy Mitchell yorumları okuyacak ve e-postanızla nasıl başa çıkabileceğinizle ilgili sorularınızı cevaplayacak. Şimdi bu sinir bozucu problemi çözme şansın var!
Resim Kredileri: KahireLea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip
Mihir Patkar, yeniden koşmaları izlemediğinde teknoloji ve üretkenlik üzerine yazıyor.