Microsoft Outlook'un Nadiren Kullanılan 10 Gizli Özelliği

İlan

Outlook kullanıyorsanız, bunun e-postanızı yönetmek için yararlı bir program olduğunu zaten biliyorsunuz ve birçok harika özellik içeriyor. Bugün, iş akışınızı iyileştirmenize yardımcı olabilecek daha az bilinen bazı Outlook özelliklerini ele alacağız.

1. Mesaj Önizlemelerinde Satır Sayısını Değiştirme

E-posta iletileri listesinde, Outlook her iletinin bir önizlemesini görüntüler. Bu, göndericiyi ve ilk satırdaki konu satırını ve ardından varsayılan olarak bunun altındaki e-posta mesajı gövdesinden bir satırı içerir.

Mesaj listesinde görüntülenen mesajdan satır sayısını değiştirebilirsiniz.

Şuraya git: Görünüm sekmesini tıklayın ve Mesaj önizlemesi buton. Ardından, 1 Satır (varsayılan), 2 Satırveya 3 Satır. Veya kapalı listede herhangi bir e-posta mesajının görüntülenmesini istemiyorsanız.

Bu ayarı yalnızca uygulamamıza uygulamak isteyip istemediğiniz sorulacaktır. Bu klasör veya Tüm posta kutuları.

Seçtiğiniz satır sayısı göndereni ve konu satırını içermiyor. Yani seçerseniz 2 Satır, toplamda üç satır görürsünüz: gönderen ve konu ilk satırda ve ardından e-posta mesajı gövdesinin altındaki iki satır.

2. Outlook Başlatıldığında Görüntülenecek Klasörü Seçin

Outlook'ta birden çok e-posta hesabınız varsa, Outlook'u açtığınızda varsayılan olarak görüntülenmesini istediğiniz e-posta hesabı gelen kutusunu seçebilirsiniz. İsterseniz gelen kutusunun yanında başka bir klasör seçebilirsiniz.

Adresine git Dosya> Seçenekler ve tıkla ileri sol bölmede Outlook Seçenekleri iletişim kutusu.

İçinde Outlook başlatma ve çıkışı bölümünde, tıklayın Araştır. Üzerinde Dosya Seç iletişim kutusunda, istediğiniz hesabı bulun ve Gelen Kutusu'nu veya Outlook'u başlatmak istediğiniz başka bir klasörü seçin.

Bu ayarın her zaman yapışmadığını tespit ettik. Sizin için işe yarayıp yaramadığını yorumlarda bize bildirin.

3. Outlook Arama Klasörü Oluşturma

Outlook'ta aynı kelimeleri ve kelime öbeklerini sık sık ararsanız, sanal bir Arama Klasörü oluşturun Outlook için İş Akışınızı Artıracak En İyi 6 UygulamaOutlook'u kullanarak ciddi miktarda zaman harcarsanız, iş akışınızı araştırmanız gerekir. E-postanızın sizin için çalışmasını sağlayın ve daha önemli görevler için zaman kazanın. Daha fazla oku belirli arama ölçütleriyle eşleşen tüm öğelerin bir listesini gösterir. Outlook, Arama Klasörleri için bazı şablonlar sağlar veya kendi klasörlerinizi oluşturabilirsiniz.

Örneğin, Okunmamış posta Arama Klasörü, e-posta hesabınızdaki farklı klasörlerde olsalar bile okunmamış postalarınızın tümünü tek bir klasörde gösterir. Mesajlar Arama Klasörüne taşınmaz, yalnızca orada gösterilir. Orijinal mesajlar kendi klasörlerinde kalır.

Yeni oluşturmak için Arama Klasörü, Tıklayın Yeni Arama Klasörü içinde Yeni bölümünde Klasör sekmesi. Listeden hazır bir Arama Klasörü şablonu seçin veya Özel bir Arama Klasörü oluşturun altında görenek listenin en altında.

Özel bir Arama Klasörü oluşturuyorsanız, Seç üzerinde Yeni Arama Klasörü iletişim kutusu.

Ardından, bir ad üzerindeki Arama Klasörü için Özel Arama Klasörü iletişim kutusu. Tıklayın Kriterler ve aramanın ayrıntılarını Arama Klasörü Kriterleri iletişim kutusu.

Bu sizin için işe yaramıyorsa, Outlook Arama'yı düzeltmek için kullanabileceğiniz bazı yöntemler Çalışmıyorken Outlook Araması Nasıl OnarılırOutlook Arama çalışmıyor mu? Panik yapma. Bu sorun giderme ipuçları sorunu çözecektir. Daha fazla oku .

4. Outlook Klasörünü Temizleme

Outlook’un Klasörü Temizle özelliği bir dizideki veya klasördeki gereksiz iletileri kaldırır. Gereksiz iletiler, yanıtlarda belirtilen bir ileti dizisindeki önceki iletilerdir. Uzun e-posta dizileri, her bir yanıtta belirtilen daha önceki iletilerin birkaç kopyasıyla sonuçlanabilir.

Klasörü Temizle komutu, seçili klasördeki ve alt klasörlerindeki gereksiz iletileri Silinmiş öğeler varsayılan olarak.

Bu komutu kullanmak için, temizlemek istediğiniz klasörü sağ tıklayın ve Klasörü Temizle.

İçin seçenekleri ayarlayabilirsiniz Klasörü Temizle adresine giderek Dosya> Seçenekler> Posta> İleti Dizisini Temizle. Temizlenen öğelerin taşınmasını istediğiniz klasörü seçin ve istediğiniz diğer temizleme seçeneklerini etkinleştirin veya devre dışı bırakın.

5. Gelecek Bir Tarihte E-posta Gönderme

Bazen bir e-posta yazmanız gerekir, ancak daha sonraya kadar göndermemeniz gerekir. Outlook’un Gecikmeli Dağıtım özelliği bunu kolayca yapmanızı sağlar.

İlk olarak, yeni e-postanızı yazın veya bir e-postayı yanıtlayın. Ardından, Teslimat gecikmesi içinde Daha fazla seçenek bölümünde Seçenekler sekmesine dokunun.

Altında Teslim seçenekleri, kontrol et Daha önce teslim etmeyin kutusuna bir tarih ve saat seçin.

İstediğiniz diğer seçenekleri belirtin ve tıklayın Kapat.

Outlook, planlanan e-posta iletilerini üstün gelmek size taşındıklarında gönderilinceye kadar Gönderilen Klasör.

Fikrinizi değiştirirseniz ve gecikmeli teslimatı iptal etmeniz veya farklı bir tarih ve saate değiştirmeniz gerekiyorsa, üstün gelmek ve e-posta mesajını açın. Tıklayın Teslimat gecikmesi üzerinde Seçenekler sekmesine tekrar dokunun ve tarih ve saati değiştirin. Daha önce teslim etmeyin seçeneğini belirleyin veya gecikmeli dağıtımı devre dışı bırakmak için kutunun işaretini kaldırın.

6. Hızlı Adımları Kullan

Hızlı adımlar bölümü Ev Outlook'taki sekme, yaygın eylemlere tek tıklamayla erişim sağlar. Microsoft, başlangıç ​​için bazı Hızlı Adımlar sağlar, ancak kendi adımlarınızı da oluşturabilirsiniz.

Özel bir Hızlı Adım oluşturmak için Yeni oluşturmak içinde Hızlı adımlar Bölüm. Üzerinde Hızlı Adımı Düzenle iletişim kutusu, ad Hızlı Adım.

Ardından, açılır listeden bir işlem seçin ve Eylem Ekle. Aynı Hızlı Adımda yapmak istediğiniz diğer işlemleri eklemeye devam edin, Eylem Ekle her biri sonra.

Örneğin, seçili e-posta iletilerini okundu olarak işaretlemek ve ardından belirli bir klasöre taşımak için bir Hızlı Adım ayarlayabilirsiniz. Benzer bir araç için göz atın e-posta grupları ve dağıtım listeleri nasıl oluşturulur? Outlook'ta Bir E-posta Grubu ve Dağıtım Listesi Nasıl OluşturulurMicrosoft Outlook'ta nasıl bir e-posta grubu veya dağıtım listesi oluşturacağınızı ve bunun ne kadar muazzam bir zaman kazandırıcı olduğunu görün. Daha fazla oku .

7. Birden Çok Outlook Penceresi Açma

Outlook'u e-posta, zamanlama ve görevler için kullanıyorsanız, birden çok Outlook penceresi açmak isteyebilirsiniz. Bu, görünümler arasında geçiş yapmaya devam etmek için gezinme düğmelerini kullanmak yerine e-postanızı, takviminizi ve görevlerinizi aynı anda görmenizi sağlar.

Başka bir Outlook penceresi açmak için, Görev Çubuğundaki Outlook simgesini sağ tıklayın ve Outlook 2016. Pencereleri istediğiniz gibi konumlandırın.

Outlook'u kapattığınızda şu adrese gidin: Dosya> Çıkış herhangi bir açık pencerede. Tıklama X pencerelerin sağ üst köşesinde. Outlook bir dahaki sefere aynı sayıda pencereyle ve Outlook'tan çıktığınızda bulundukları konumda açılacaktır.

8. Kurallar Oluşturma ve Yönetme

Her zaman kurallara göre oynamaktan hoşlanmayabilirsiniz, ancak Outlook'ta kurallar çok yararlı olabilir. Gerçekleşen eylemlere bağlı olarak otomatik olarak gerçekleşecek belirli etkinlikler ayarlamanıza olanak tanır.

Örneğin, konu satırında veya belirli bir kişiden belirli kelimeler içeren iletileri bir klasöre taşımak ve aynı anda okundu olarak işaretlemek isteyebilirsiniz. İletileri alırken bunların tümünü bir kerede yapmak için bir kural oluşturabilirsiniz.

Kural oluşturmak veya yönetmek için tıklayın kurallar içinde Hareket bölümünde Ev sekmesini seçin ve Kuralları ve Uyarıları Yönetme. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusu, kurallar oluşturmanıza, değiştirmenize ve manuel olarak çalıştırmanıza olanak tanır.

Tıklayın Yeni kural bir kural oluşturmak ve ardından Kural Sihirbazı.

Outlook'ta eksik olan bir özellik, e-postalarda otomatik olarak BCC yapma yeteneğidir. Ama sen yapabilirsin kuralları kullanarak bu sınırlamayı aşın Outlook ve Gmail'de Kendinizi Otomatik Olarak CC veya BCC OluşturmaKendinize e-posta göndermek ve BCC yapmak, kendinize önemli e-postaları hatırlatmanın yararlı bir yolu olabilir. Daha fazla oku .

9. Outlook Hesap Adınızı Değiştirme

Outlook'a bir e-posta hesabı eklediğinizde, hesabın varsayılan adı sol bölmede görüntülenen e-posta adresinizdir. Ancak, hesap adını, aradığınız hesabı bulmayı daha hızlı hale getirecek daha açıklayıcı bir adla değiştirebilirsiniz. Outlook'ta çok sayıda e-posta hesabınız varsa faydalıdır.

Bir hesap adını değiştirmek için sol bölmedeki geçerli hesap adını sağ tıklayın (hesabın Gelen Kutusu'nu değil) ve Hesap Özellikleri. Veya şu adrese gidin: Dosya> Bilgi ( Hesap Bilgileri ekran).

Sonra şuraya git Hesap Ayarları> Hesap Ayarları ve emin olun E-posta sekmesi Hesap ayarları iletişim kutusu. Varsayılan olarak olmalıdır.

Listede adını değiştirmek istediğiniz hesabı seçin (henüz seçili değilse) ve ardından Tamam Değişiklik.

Değiştir Hesap adı altında Genel Ayarlar üzerinde Hesap ayarları iletişim kutusu. Tıklayın Sonraki ve sonra tıklayın Bitti.

10. Outlook Komut Satırı Anahtarlarını Kullanma

Outlook, çeşitli işlemleri gerçekleştirmenizi sağlayan komut satırı anahtarları sağlar. Fare yerine klavyeyi kullanmayı tercih ediyorsanız, komut satırı anahtarlarını kullanarak Outlook'ta işlemleri hızlandırabilirsiniz. Outlook'taki sorunları gidermenize de yardımcı olabilirler.

Kapsadık 25 Outlook 2016 komut satırı anahtarları Bilmeniz Gereken 25 Outlook 2016 Komut Satırı AnahtarıMicrosoft Outlook'taki komut satırı anahtarları her türlü görevi gerçekleştirebilir. Bu Outlook komut satırı anahtarlarını bugün öğrenin. Daha fazla oku bilmen gerekir.

Örneğin, alıcıyla yeni bir e-posta iletisi oluşturarak Çalıştırmak iletişim kutusu (Windows tuşu + R) ve aşağıdaki komutu Açık kutusunda, e-posta adresini alıcınızın adresiyle değiştirerek.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Outlook'u Daha Kullanışlı Hale Getirecek Araçlar

Hem popüler hem de daha az bilinen özellikler olan tüm gelişmiş özellikler Outlook, Mail'den çok daha güçlü ve diğer masaüstü e-posta istemcileri. Bu özellikler sizin için yeterli değil mi? Sorun değil. Bazı yararlı konuları ele aldık üçüncü taraf Outlook araçları Outlook'a işlevsellik ekleyen, mevcut özellikleri iyileştiren veya belirli görevleri Outlook'tan daha iyi gerçekleştiren (ör. birden çok Microsoft Outlook PST dosyasını birleştirme.

Unutmayın ki harika özelliklerin yanı sıra, Zaman kazanmanıza yardımcı olabilecek Outlook kısayolları Microsoft Outlook Klavye Kısayollarının Temel ListesiMicrosoft Outlook'ta bilinmesi gereken en yararlı ve önemli klavye kısayolları. Daha fazla oku !