Zahmetsiz Proje Yönetimi için Airtable Otomasyonları Nasıl Kullanılır?

Sürekli olarak verimli bir proje yönetimi aracı arayışındaysanız Airtable'dan başkasına bakmayın. Platform, mükemmel veri görselleştirmesi ve basitleştirilmiş düzenleme için çok sayıda özellik sunar. Airtable bunlara ek olarak görevleri otomatikleştirerek veri yönetimi için harcadığınız zamanı ve çabayı da azaltabilir.

Airtable otomasyonları, veri girişi ve e-posta güncellemeleri gibi tekrarlanan görevleri gerçekleştirmek için mükemmeldir. Airtable'ın ücretsiz sürümüyle elde edebileceğiniz tüm otomasyon türlerine bakalım.

Airtable Otomasyonları Nelerdir?

Havalandırmalı Otomasyonlar, üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilecek önceden tanımlanmış diziler veya iş akışlarıdır. Tekrarlanan görevlerin otomatikleştirilmesi. Tekrarlanan görevlerde zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlarken manuel işlemlerdeki hata oranlarını azaltırlar.

Airtable otomasyonlarında üç ana unsur vardır:

• Tetiklemek: Bu, otomasyon sırasını başlatan olayı tanımlar.
• Tetikleyici yapılandırması: Bu, tetiğin ateşlendiği durumdur. Burada, bir kaydın bir olayı tetiklemek için eşleşmesi gereken tablo ayrıntılarını ve alan düzeyinde koşulları tanımlamanız gerekir.
• Hareketler: Bu, bir otomasyon tetiklendiğinde yürütülmesi gereken eylemi veya eylem dizisini tanımlar.

Airtable otomasyonu açıldığında, üssünüzde tetikleyici yapılandırmayla eşleşen olayları arar. Bir otomasyon yalnızca tetikleyicinin tüm koşulları karşılandığında tetiklenir.

Airtable'da Otomasyon Nasıl Oluşturulur

Bir otomasyon oluşturmak için tetikleyiciyi ve tetikleyiciyi takip eden eylemler kümesini yapılandırmanız gerekir. Airtable'da otomasyonun nasıl kurulacağı aşağıda açıklanmıştır:

1. Adım: Tetikleyici Ekleme

Otomasyonlar sekmesinde, Tetikleyici ekle. Bu size aralarından seçim yapabileceğiniz tetikleyicilerin bir listesini gösterir. Liste, Airtable tabanınızdaki tetikleyicileri ve bir etkinliği (örneğin, Google Takvim'de oluşturulan bir etkinliği) tetikleyebilecek harici entegrasyonları içerir.

2. Adım: Tetikleyiciyi Yapılandırın

Tetikleyiciyi seçtikten sonra tetikleyicinin özelliklerini görüntüleyebilir ve değiştirebilirsiniz. Burada tetikleyici türünü değiştirmeyi de seçebilirsiniz.

Tetikleyici olayını tetikleyici türüne göre ayarlayacaksınız. Örneğin, tetikleyici türü şuysa: Kayıt koşullarla eşleştiğinde, bu olayı tetiklemek için bir kaydın karşılaması gereken koşullara ek olarak izlenecek tabloyu da belirtmeniz gerekir.

3. Adım: Eylemi Ekleyin

Daha sonra gerçekleştirmek istediğiniz eylemi seçmelisiniz. Burada, kayıt oluşturmak ve güncellemekten, harici uygulamalarda e-posta veya bildirim göndermeye kadar birçok seçeneğiniz vardır. Örneğin,

4. Adım: Eylemi Yapılandırın

Artık eylemi seçilen eyleme göre yapılandırmanız gerekecek. Örneğin, eğer eylem Bir e-posta göndermek, e-posta alıcılarını, konuyu, içeriği ve e-postaya eklemek istediğiniz ayrıntıları belirtmeniz gerekir.

5. Adım: Ek Koşullar veya Eylemler Ekleyin

Önceki eylemlere dayalı olarak otomasyonunuza ek mantık ve eylemler ekleyebilirsiniz. Gerektiğinde 4. ve 5. adımları tekrarlayarak bunu yapabilirsiniz.

Adım 6: Otomasyonu Test Edin

Yeni oluşturduğunuz otomasyonu çalıştırmadan önce, Test Otomasyonu tetikleyicinin ve eylemlerin amaçlandığı gibi ayarlanıp ayarlanmadığını kontrol etmek için.

Adım 7: Otomasyonu açın

Kurulumunuza güvendikten sonra otomasyonu açabilirsiniz. Airtable otomasyonu açıldığında bunun tetikleyici yapılandırmasını karşılayan mevcut kayıtlara uygulanmayacağını unutmayın.

Airtable Otomasyonları Nasıl Entegre Edilir?

Airtable otomasyonları yalnızca baz kayıtlarının oluşturulması/güncellenmesi ve e-posta gönderimi ile sınırlı değildir. Ayrıca Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Dokümanlar, Google Takvim, Google Forms, Google gibi harici uygulamalarla da entegre edebilirsiniz. E-Tablolar, Outlook E-postası, Outlook Takvimi, GitHub Sorunları, Facebook Sayfaları, Salesforce, Jira Cloud, Jira Sunucusu / Veri Merkezi, Twilio ve Hootsuite.

Airtable otomasyonunun harici entegrasyonlarına yönelik bazı örnek kullanım durumları şunlardır:

1. Slack'te bir iş arkadaşınıza mesaj gönderin bir kayda atandıklarında: Bu otomasyonun tetikleyicisi Kayıt koşullarla eşleştiğinde, ve koşul, bir kaydın devralanının belirli bir kullanıcıya değişmesidir. Böylece Airtable şunları çalıştıracak: Slack > Mesaj gönder tüm tetikleyicilerin mevcut olması durumunda eylem. Mesaj metnini ve alıcıları yapılandırabilirsiniz.
2. Bir görev listesine bir girdi eklediğinizde etkinlik bir Google Takvim'de oluşturuldu: Burada tetikleyici Google Takvim > Etkinlik oluşturulduğundave eylem şu: Kayıt oluştur. Yeni kaydın nereye gitmesi gerektiğini seçebilir ve ayrıntılarını doldurabilirsiniz.
3. Tamamlanan görevleri bir Google E-Tablosuna ekleme: Buradaki tetikleyici Kayıt koşullarla eşleştiğinde Bir kaydın durum alanının tamamlandı olarak değiştiği veya kaydın artık yalnızca tamamlanan görevleri gösteren filtrelenmiş bir görünümde olduğu. Eylem şu: Google E-Tablolar > Satır ekle. Güncellenmesini istediğiniz Google E-tablosunu ve temelden e-tabloya taşınacak alanları seçebilirsiniz.

Airtable Otomasyonlarının Sınırlamaları

Airtable'daki otomasyonlar oldukça kullanışlı olsa da bazı sınırlamalarla birlikte gelir. Her Airtable tabanı için, ister etkin ister etkin değil olsun, maksimum 50 otomasyon iş akışına sahip olabilirsiniz. Ancak birden fazla eylemi tek bir otomasyonda birleştirerek bu durumu aşabilirsiniz.

Her Airtable otomasyonunda en fazla 25 eylem bulunabilir. Aynı iş akışında bir eylemin çıktısı bir başka eylemin girdisi olabileceğinden, bu da pek bir engel teşkil etmez. Ayrıca Airtable otomasyonlarının planınıza bağlı olarak değişen çalışma sınırları vardır. Buna hem başarılı hem de başarısız çalıştırmalar dahildir.

Airtable, yürütülen her otomasyonun ayrıntılarıyla birlikte otomasyon çalışmalarınızın geçmişini tutar. Bu özelliğin kapsamı aynı zamanda çalışma alanı planınıza da bağlıdır.

Airtable'ın ücretsiz sürümüyle yalnızca şunları yapabilirsiniz: otomatik e-postalar gönder seçilen tabandaki ortak çalışanlara. Ancak bunu diğer çalışma alanı planlarındaki harici e-posta adresleri için yapılandırabilirsiniz.

Yalnızca yeni değişiklikler otomasyonu tetikleyebilir. Ek olarak şunu da belirtmekte fayda var Google Dokümanlar ile entegrasyonlar, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center ve Twilio, Ücretsiz planda mevcut değildir.

Airtable Otomasyonlarıyla Zamandan Tasarruf Edin

Airtable'daki otomasyonlar, süreçleri optimize etmenin ve manuel işleri azaltmanın güçlü yollarıdır. Doğru iş akışı kurulumuyla, proje yönetimi rutininizde her hafta birkaç saatinizi geri kazanabilirsiniz.

Dolayısıyla bir dahaki sefere bir proje oluşturduğunuzda, Airtable otomasyonlarını kurmaya zaman ve çaba ayırın, böylece rahatlayabilir ve görevlerin kendi kendine halletmesine izin verebilirsiniz.