Not alma zorluklarına elveda, gelişmiş üretkenliğe merhaba deyin.
Toplantı notları almaktan ve bunları ekibinizle paylaşmaktan sorumluysanız, toplantı ilerledikçe her şeyi takip etmenin ne kadar zor olabileceğini bilirsiniz. Toplantıya katılırken düzenli kalmanız, önemli noktaları not etmeniz, ayrıntıları hassaslaştırmanız ve katılımcılar için eylem öğeleri belirlemeniz gerekir.
Neyse ki Google Dokümanlar'ın toplantı notları şablonu bu süreci basitleştiriyor. Bu özellik basittir ancak toplantınızın verimliliğini önemli ölçüde artırabilir.
Google Dokümanlar'da Toplantı Notları Nasıl Oluşturulur ve Paylaşılır
Şablonlar üretkenliğin ekmeği ve yağıdır. Notlarınız için tutarlı bir yapı oluşturmak için değerli zamanınızı harcamak yerine, Google Dokümanlar şablonları ve önemli şeylere odaklanın. Bu şablon, toplantı ayrıntılarını sizden alır. Google Takvim'de toplantı gündemi—hızlıca not almanıza ve bunları meslektaşlarınızla paylaşmanıza olanak tanır.
Google Dokümanlar'ın yerleşik şablonunu kullanarak toplantı notları oluşturmak ve paylaşmak oldukça basittir. İşte yapmanız gerekenler:
- Google Dokümanlar dosyanızı açın.
- Tip @ belgede ve seçin Buluşma notları (altında bulunur Yapı taşları) açılır menüden.
- Google Takviminizdeki tüm etkinliklerin yer aldığı bir menü görünecektir. İlgili toplantıyı veya etkinliği seçin.
- Katılımcıları ekleyin ve notlarınızı not etmeye başlayın.
Toplantı notlarını takvim etkinliğine eklemek için Eklemek sağdaki düğmeye basın. Bu, katılımcıların toplantı notlarına Google Takvimlerinden erişmesine olanak tanıyacak.
Alternatif olarak, toplantı notlarını katılımcılara e-postayla göndermeyi de seçebilirsiniz. Bunu yapmak için zarf simgesi soldaki.
Ayrıca toplantı notlarınıza ek Drive dosyaları da ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için soldaki üç noktaya tıklayın ve Drive dosyalarını ekleyin.
Google Dokümanlar'da İşlem Öğeleri Nasıl Oluşturulur ve Atanır?
Toplantı sırasında ekibiniz muhtemelen belirli bir konuda anlaşmaya varacaktır. aksiyon nesneleri bunun tamamlanması gerekiyor. Google Dokümanlar, bu işlem öğelerini kaydetmenin ve bunları ekiplerinizin belirli üyelerine atamanın basit bir yolunu sunarak takiplerin kolaylaşmasına olanak tanır. Bunu nasıl yapabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Tamamlanması gereken görevleri listeleyin Aksiyon nesneleri.
- Vurgulamak için görevi çift tıklayın.
- Tıkla Yorum ekle simgesini tıklayın ve yorumunuzu yazın.
- Aynı metin kutusuna bir de işareti yazın (@) ve ardından görevden sorumlu kişinin adı gelir.
- Görevi atamak için yorum kutusundaki onay kutusunu işaretleyin. Kişinin aksiyon maddesine ilişkin bildirim alabilmesi için bu kutuyu işaretlemeniz gerekmektedir.
- Son olarak tıklayın Atamak.
Not Almak İçin Google Dokümanlar Kullanmanın Yararları
Google Dokümanlar'ın not alma şablonunu kullanmak toplantınızın verimliliğini artırabilir ve ortak çalışmayı artırabilir. Google Dokümanlar'ı diğerlerine göre kullanmanın temel avantajı toplantılar için not alma araçları tanıdık bir çalışma alanında çalışacak ve yeni bir şey yüklemenize gerek kalmayacaktır.
Önemli notları ve işlem öğelerini kaydetmek için Google Dokümanlar'ı kullanmaya başlamanız için bazı nedenler şunlardır:
1. Gerçek Zamanlı İşbirliği
Google Dokümanlar'ın gerçek zamanlı ortak çalışma araçları tüm toplantı katılımcılarının güncellemeleri, atanan görevleri ve tamamlanan öğeleri anında görmesine izin verin.
2. Daha İyi Sorumluluk
Eylem öğelerini onay kutuları ile uygun ekip üyelerine atamak hesap verebilirliği sağlar ve ekibinizi görevleri zamanında tamamlamaya teşvik edebilir.
3. Uzaktan Erişilebilirlik
Google Dokümanlar bulut tabanlı olduğundan toplantı notlarınıza internet bağlantısı olan her yerden ulaşabilirsiniz. Ekip üyeleri, fiziksel konumlarından bağımsız olarak notları ve görevleri inceleyebilir, düzenleyebilir ve takip edebilir.
4. Zaman verimliliği
Kullanıcı dostu arayüz ve yerleşik not alma şablonu, sizi toplantı sırasında notları düzenleme zahmetinden kurtarır. Bu, not alma ve organizasyonla uğraşmak yerine toplantıya aktif olarak katılmanıza olanak tanır.
Google Dokümanlar ile Toplantı Notlarını Kolaylaştırın
Google Dokümanlar'ı kullanarak toplantı notları oluşturmak olabildiğince kolaydır. Bu şık özellik, notlarınızı eskisinden daha hızlı ve daha verimli bir şekilde not almanıza olanak tanır.
Üstelik Google Takvim ile kusursuz entegrasyon sizin ve diğer tüm katılımcıların görevleri gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilmesine, ortak çalışabilmesine ve takip edebilmesine olanak tanır. Bu şablonu benimseyerek üretkenliği artırabilir ve ekibiniz içindeki işbirliğini geliştirebilirsiniz.