Bugünlerde daha fazla insan uzaktan çalışıyor, bu da bir video görüşmesi düzenlemeniz gerekebileceği anlamına geliyor. Bu hataları yapmayın.
Pek çok profesyonel hâlâ sanal toplantıları hafife alıyor. Bu aramalar video konferans platformları üzerinden gerçekleştiği için çok az hazırlık yapıyorlar veya hiç yapmıyorlar, ayrıca kameralarını ve mikrofonlarını kapatabiliyorlar.
Sanal toplantılar yüz yüze toplantılardan daha kullanışlı olsa da, daha az önemli değiller. Kötü hazırlıklı olmak gecikmelere neden olabilir, işbirliğini engelleyebilir veya mesajları karıştırabilir. Profesyonel ve verimli sanal toplantılar sağlamak için, iş amaçlı görüntülü görüşmelere ev sahipliği yaparken ve bu görüşmelere katılırken bu ipuçlarını izleyin.
1. Güvenlik Önlemlerini Gözden Geçirmek
İşle ilgili görüntülü görüşmelere geçmeden önce gizlilik önlemlerini ihmal etmek profesyonelliğe aykırı ve güvensizdir. Toplantılarınızı, Zoom bombalaması gibi üçüncü tarafların rastgele video konferans çağrılarını ele geçirdiği izinsiz giriş saldırıları riskiyle karşı karşıya bırakacaksınız. Davetsiz misafirlerin farklı motivasyonlara sahip olduğunu unutmayın. Bazıları sadece insanları rahatsız etmek isteyen internet trolleriyken, diğerleri veri hırsızlığı yapan yetenekli siber suçlulardır.
En iyi yaklaşım toplantıları aşağıdaki yöntemlerle korumaktır:
- Şifrelerin Ayarlanması: Her toplantı için benzersiz bir parola belirleyin; parolayı katılımcılara özel olarak gönderdiğinizden emin olun.
- Bekleme Odalarının Etkinleştirilmesi: Katılmadan önce katılımcıları taramanıza ve onaylamanıza olanak tanırlar.
- Katılımcıların Sınırlandırılması: Sınırlı katılımcıyla sanal toplantıları yönetmek daha kolaydır.
yolları hakkında okumaya değer Video konferans platformlarını kullanırken gizliliğinizi koruyun.
2. Toplantı Boyunca Mikrofonunuzu Açık Bırakmak
Görüntülü toplantılarda mikrofonunuzu açık bırakmayı bırakın. Yakındaki insanlardan, evcil hayvanlarınızdan ve çalışan cihazlardan gelen ve katılımcıların dikkatini dağıtabilecek rastgele sesleri alacaktır. Daha kötü durumlarda, sizin tarafınızdan gelen ses başkalarının sesini bastırabilir.
Sesin ve sesin netliğini sağlamak için sessize alma işlevini dikkatli bir şekilde kullanın. Konuşurken mikrofonunuzu açın, dinlerken sesinizi kapatın ve konuşmacıların sözünü kesmeniz gerekiyorsa ekrandaki emojilere tıklayın.
Kuşkusuz, uzun toplantılar sırasında mikrofonunuzu açıp kapatmak sinir bozucu olabilir. Ancak bu, konuşmalar sırasında başkalarının katkılarına ve dikkatlerine saygı göstermenin basit ama etkili bir yoludur.
3. Kötü Görüntülü Arama Arka Planlarını Ayarlama
Çalışanlar sanal toplantılar için derli toplu, profesyonel bir arka plan bulmalıdır; bu, başkaları üzerinde bıraktığınız izlenimi artıracaktır. Sizi her zaman her şeyin üstünde olan, organize bir birey olarak görecekler. Alternatif olarak, dağınık ve kirli bir ortam, çevrimiçi toplantılara veya işbirliklerine neredeyse hiç katılmayan biri gibi görünmenize neden olabilir.
Elbette bu, ev ofisinizde kütüphane rafları oluşturmanız gerektiği anlamına gelmiyor. Minimum engele sahip sade, temiz bir duvar basit ve minimalist görünür, ayrıca dikkat dağıtıcı unsurlar içermez.
Ancak sınırlı alanla çalışıyorsanız arka planınızı düzenleyin. Diyelim ki Zoom’u sıklıkla kullanıyorsunuz. Zoom çağrınız başlamadan hemen önce Zoom'un sanal arka planlarında gezinebilir veya çevrenizi bulanıklaştırabilirsiniz. Ayrıca öğrenmek isteyebilirsiniz kendi Yakınlaştırma arka planınızı nasıl tasarlayabilirsiniz.
4. Kişisel Konuşmalar için Özel Sohbet İşlevlerini Kullanma
Özellikle işle ilgili olmayan konuları paylaşırken, kişisel görüşmeler için video konferans uygulamalarındaki özel sohbet işlevini kullanmaktan kaçının. Yöneticilerinizin bu mesajları görme ihtimali var. Toplantı sahipleri özel sohbetleri gerçek zamanlı olarak göremese de bazı uygulamalar bunları arama sonrası toplantı kayıtlarında gösterir. İşverenlerin şirket tarafından sağlanan hesaplar üzerinde tam kontrole sahip olduğunu varsaymak yanlış olmaz.
Ancak yöneticileriniz özel görüşmeleri manuel olarak incelemese bile iş görüşmeleri sırasında aşağılayıcı yorumlarda bulunmak uygunsuzdur. Mesajlarınızı birisi görürse ceza alabilirsiniz. Saygılı, üretken bir atmosfer sürdürmeye odaklanın; şakalarınızı uygun kanallara saklayın.
5. Uygunsuz Ayarlarda Çevrimiçi Toplantılara Katılmak
Sırasında uzaktan ve hibrit çalışma modelleri esneklik sunaryine de uygun ortamlarda sanal toplantılara katılmalısınız. Araba sürerken, seyahat ederken veya yemek yerken iş görüşmelerine katılmayı bırakın. Dikkatiniz dağıldığında gelişigüzel, anlamsız tepkiler verirseniz, yalnızca başkalarının dikkatini dağıtmış olursunuz.
En iyi yaklaşım durumunuzu iletmektir. Toplantıları bir sonraki uygunluğunuza göre yeniden planlayın veya katılımdan tamamen vazgeçin; her ikisi de katılım numarası yapmak için toplantılara katılmaktan daha uygundur. Evde arama yapmak için uygun bir ortamınız yoksa ortak çalışma alanına katılmayı da düşünebilirsiniz. Bunu yaparsanız, emin olun Ortak çalışma alanınızı seçmeden önce çeşitli faktörleri göz önünde bulundurun.
İzne çıkmadan önce profesyonel, özel bir OOO e-postası yazın. İş arkadaşlarınızın acil istek ve mesajlar için kiminle iletişime geçeceklerini bildiklerinden emin olun, aksi takdirde molanızı bölebilirler.
6. Çevrimiçi Toplantılara Geç Katılma
Dakiklik hem yüz yüze hem de sanal toplantılar için önemlidir. Aramalara çok geç katılmak ve gecikmelere neden olmak düşüncesizliktir. Herkesin seni bekleyerek zamanını boşa harcayacaksın.
Ayrıca, çoğu video konferans uygulaması, kullanıcılar odaya girdiğinde veya odadan çıktığında, diğerlerinin rahatsız edici bulabileceği uyarılar görüntüler. Örnek olarak Zoom'u ele alalım. Birisi aramaya katıldığında yüksek baloncuk sesleri çıkarır; toplantılara fark edilmeden gizlice giremezsiniz. Hatta ana konuşmacının düşünce akışını bile kesebilirsiniz.
Bu gecikmeleri önlemek için takvim uygulamalarında hatırlatıcılar planlayın. Alarmlarınızı randevulardan beş dakika önce çalacak şekilde ayarlayın ve ardından bunları tüm iş ve kişisel cihazlarınız arasında senkronize edin.
7. Cihazınızın Ekran Paylaşımına Hazırlanamaması
Bir iş görüşmesi için ekran paylaşma özelliğini kullanacaksanız cihazlarınızı önceden hazırlayın. İdeal olarak, gezineceğiniz tüm klasörleri temizlemelisiniz. Sorunsuz sunumlar için işle ilgili olmayan diğer öğelerin yanı sıra gizli dosyaları, kişisel dosyaları ve uygunsuz içeriği gizleyin. Hiçbir şey iş arkadaşlarınızın özel bir şeyi görmesinden daha utanç verici olamaz.
Sık sık sunum yapan profesyoneller, belirlenmiş çalışma cihazlarını talep etmelidir; aksi takdirde dosyaları temizlemek ve geri yüklemekle zaman kaybedersiniz.
8. Görünüşünüze Herhangi Bir Düşünce Koymamak
Sanal toplantıların kamerayla isteğe bağlı olduğunu varsaymayı bırakın. İş ortaklarınız veya amirleriniz ara sıra kameranızı açmanızı isteyebilir; görünüşünüze dikkat etmelisiniz. Yüzünüzü yıkayın, saçınızı tarayın ve işinize uygun bir üst giyin. Ayrıca yüzünüzün net ve görünür olması için kameranızı bir ışık kaynağının yakınına konumlandırın.
9. Dikkatsizce Gündelik Konuşmalara Girmek
Çalışanların, diğer katılımcıların iş görüşmelerine katılmasını beklerken havadan sudan sohbet etmesi yaygın bir durumdur. Toplantılar başlamadan önce hoş karşılamalar tuhaf sessizliği bozar. İşle ilgili olmayan konuları biraz gündeme getirebilseniz de lütfen kendinizi işinize uygun yorumlarla sınırlandırın. Arkadaşlarınız da telefonda diye çok heyecanlanmayın. İş ortaklarınızın, müşterilerinizin, meslektaşlarınızın ve amirlerinizin aniden katılmasının ne kadar utanç verici olacağını bir düşünün.
Aramayı siz yönetiyorsanız, katılımcıları tarayabilmek ve diğer kullanıcılara önceden bilgi verebilmek için bekleme odasını etkinleştirin. Yetkili kişileri içeri almadan önce herkesin sakinleşmesini sağlayın. Bu arada katılımcıların yeni katılımcılar için sesli bildirimlere dikkat etmesi gerekmektedir.
İş Görüşmelerini Bir İş Profesyoneli Gibi Ev Sahipliği Yapın
Daha fazla şirketin hibrit ve uzaktan çalışmayı benimsemesiyle sanal toplantılar yavaş yavaş norm haline gelecek. Onlara yüz yüze toplantılardan daha az muamele etmeyi bırakmalısınız. Kameranızı kapatmak, dağınık görünmek ve dağınık bir arka plan kullanmak gibi görünen küçük hatalar profesyonelliğe aykırıdır. Hazırlık eksikliğiniz sonunda iş arkadaşlarınızı rahatsız edebilir.
Video görüşmelerine geçmeden önce basit bir rutin oluşturun. İş kıyafetlerinizi giymeyi, cihazlarınızı test etmeyi ve uygun arka planlar oluşturmayı alışkanlık haline getirin.
