Verimli Proje Yönetimi için Airtable Nasıl Kullanılır?

Proje yönetimi için doğru araca sahip misiniz? Büyük projeleri yönetmek, bilgilerin her zaman güncel olmasını ve herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için çok çaba gerektirir. Projenizi verimli bir şekilde yönetmek ve denetlemek istiyorsanız, Airtable dikkate alınması gereken harika bir platformdur.

Airtable, proje yönetimi araçlarının karmaşıklığını elektronik tabloların basitliği ile birleştiren, son derece zengin özelliklere sahip ve kullanıcı dostu bir platformdur. Etkili proje yönetimi için Airtable'ı nasıl kullanmaya başlayabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. Adım: Üssünüzü Kurma

Airtable'da şunları yapabilirsiniz: farklı projeler için ayrı çalışma alanları ve her çalışma alanında birden çok veritabanı. Airtable'daki veritabanlarına Base denir. Bir çalışma alanındaki tabanlar, her bir temeldeki verilerinizi basitleştirmek için birbiriyle ilişkilendirilebilir.

Airtable tabanınızı şu şekilde kurabilirsiniz:

1. bir kez sen Airtable hesabınıza giriş yapın, varsayılan çalışma alanınızda başlayabilir veya iş arkadaşlarınızla paylaşabileceğiniz yeni bir çalışma alanı oluşturabilirsiniz. Yeni bir çalışma alanı oluşturmak için üzerine tıklamanız yeterlidir. Bir çalışma alanı oluşturun ve çalışma alanınızı adlandırın.
2. İstediğiniz çalışma alanına gidin ve tıklayın Bir üs oluştur Yeni veritabanınızı ayarlamak için.
3. Yeniden adlandırmak için üssün başlığına tıklayın (varsayılan olarak "İsimsiz Baz"dır). Burada sayfanın görünümünü de özelleştirebilirsiniz.
4. Artık mevcut verileri tablonuza aktarabilir, bir Airtable şablonu kullanabilir veya tablonuzu sıfırdan oluşturabilirsiniz.
5. Varsayılan olarak Airtable, başlamanız için zaten birkaç alan eklemiştir. Bu alanları düzenlemek için alan adına çift tıklamanız yeterlidir. Bu, alan adını ve alan türünü değiştirmenizi sağlar.
6. Daha fazla alan eklemek için, + tablo başlığında. İstenen alan tipini seçin, alan adını girin, konfigürasyonu ayarlayın ve üzerine tıklayın. Alan oluştur.
7. Gerekli tüm alanları ekledikten sonra veritabanınız hazır! Ayrıca, sütunları nasıl düzenlemek istediğinize bağlı olarak sürükleyip bırakabilirsiniz.

Airtable'ı ilk kez kullanıyorsanız, araç size ilk üssünüzü kurmanıza yardımcı olacak mükemmel bir kılavuz sunar.

2. Adım: Görünümleri Oluşturma ve Özelleştirme

Airtable, verileri görüntüleme kolaylığında gerçekten devrim yarattı. Izgara, Takvim, Galeri, Form, Kanban vb. gibi yapılandırmaları görüntüleme, verilerle etkileşime geçmek için benzersiz araçlar sunar. Airtable, tablo başına 1000 adede kadar görünüm oluşturmanıza olanak tanır.

Airtable görünümünüzü şu şekilde ayarlayabilirsiniz:

1. Airtable, varsayılan olarak tablonuz için bir Izgara görünümü oluşturur. Ayrıca, farklı konfigürasyonlarla ek ızgara görünümleri veya başka görünümler de oluşturabilirsiniz.
2. Altında Yaratmak... menüsünde, yeni bir görünüm oluşturmak için istediğiniz görünüm tipine tıklayın.
3. Yeni oluşturulan görünümde, görüntülemek istediğiniz alanları özelleştirebilir, kayıtları bazı kriterlere göre filtreleyebilir ve ayrıca ihtiyaçlarınıza göre kayıtları sıralayabilirsiniz.

3. Adım: Ortak Çalışan Ekleme ve Yönetme

Airtable'da ekip üyelerini/işbirlikçilerini tüm çalışma alanınıza ve bireysel bazlara ekleyebilirsiniz. Bu, bir proje üzerinde çalışan herkesin, paylaşılan bilgiler, görevler, zaman çizelgeleri vb. hakkında net bir genel bakışla aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Airtable çalışma alanınıza ortak çalışanları nasıl ekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Airtable Ana Sayfanıza gidin ve çalışma alanını seçin.
2. Tıklamak Paylaşmak ve ortak çalışanlarınızı e-posta yoluyla ekleyin.
3. Ortak çalışanlarınız, çalışma alanınıza katılmaları için bir e-posta daveti alacak. Daveti kabul ettiklerinde, paylaşılan çalışma alanındaki tüm üslere erişebilecekler.

Airtable tabanınıza ortak çalışanları nasıl ekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Airtable tabanınıza gidin.
2. Tıklamak Paylaşmak ve ortak çalışanlarınızı e-posta yoluyla ekleyin.
3. Ortak çalışanlarınız, üssünüze katılmaları için bir e-posta daveti alır. Daveti kabul ettiklerinde, yalnızca paylaşılan tabandaki verilere erişebilecekler.

Ortak çalışanlarınız katıldıktan sonra şuna tıklayabilirsiniz: Paylaşmak ortak çalışanların listesini görüntülemek ve erişim izinlerini düzenlemek için tekrar.

Bir temel içinde, ortak çalışanlarınızı bireysel kayıtlara eklemek için "Kullanıcı" alan türünü kullanabilirsiniz. Bu aynı zamanda ortak çalışanı bir kayda atandığında bir e-posta ile bilgilendiren bir bildirim özelliğine de sahiptir.

Airtable'ın Diğer Faydalı Özellikleri

Yukarıda belirtilen adımlar, Airtable kullanarak proje yönetimine ve işbirliğine başlamanız için yeterli olacaktır. Airtable oyununuzu geliştirmek istiyorsanız, proje yönetimi deneyiminizi geliştireceği kesin olan aşağıdaki özelliklere de göz atabilirsiniz:

1. Arayüzler

Airtable'ın Arayüz Tasarımcısı ile siz ve ekip üyeleriniz için özel olarak hazırlanmış bir deneyim yaratabilirsiniz. Araç, temel görünümlerin bütünlüğünden ödün vermeden kayıtları özelleştirilmiş şekillerde görselleştirme ve düzenleme esnekliği sağlar.

oluşturmak için kullanabilirsiniz benzersiz proje panoları Bu size tam olarak görmek istediğinizi, onu görmek istediğiniz şekilde gösterir.

2. otomasyonlar

Airtable Otomasyonları, e-posta gönderme, kayıtları güncelleme vb. gibi tekrar eden görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Bu işlevsellik sayesinde, belirli görevleri otomatik olarak gerçekleştirmek için üssünüzü Outlook ve Google E-Tablolar gibi harici uygulamalarla da entegre edebilirsiniz.

Airtable ayrıca bağlantılı tabanlar, yani tablolar arasında benzer alanları birbirine bağlayarak birlikte çalışan tabanlar oluşturma özelliğine de sahiptir. Bu, verilerinizin tablolar arasında her zaman güncellenmesini sağlamaya yardımcı olur, böylece netlik ve şeffaflığı artırır.

4. Salt Okunur Paylaşım

Airtable'ın salt okunur paylaşım özelliği, seçilen görünümlerdeki verileri harici kullanıcılarla paylaşmanıza olanak tanır. Bu kullanıcıların tabanınıza ortak çalışan olarak eklenmesi gerekmez ve yalnızca paylaşılan görünümü yapılandırma şeklinize göre kayıtları görebilirler.

5. Formül İşlevi

Airtable, Microsoft Excel ve Google E-Tablolar gibi elektronik tablo yazılımlarına benzer şekilde, hesaplanmış veriler üretme yeteneğine de sahiptir. "Formül" türünde bir alan oluşturabilir ve istenen formülü ayarlayın ve basit aritmetikten karmaşık veri analizine kadar her şeyi gerçekleştirmek için biçimlendirme kuralları.

Airtable ile Proje Yönetiminizi Seviyelendirin

Hızlı tempolu ortamlarda, herhangi bir anda projeniz üzerinde netlik olması çok önemlidir. Bu nedenle, dahil olan herkes için işleri basitleştirmek için doğru araca ihtiyacınız var ve Airtable kesinlikle bu amaca uyuyor.

Airtable'ın kullanıcı dostu, renkli arayüzü, bir proje veritabanını birkaç dakika içinde kurmayı kolaylaştırır. Airtable gibi platformlar üretken, işbirliğine dayalı ve verimli bir çalışma alanı için olmazsa olmazdır.