Ofis Dışı E-postanızı Profesyonel Olmayan Hale Getiren 10 Hata

İzne çıkmadan önce kendinizi zamana karşı çalışırken bulacaksınız. Çoğu çalışan gibi, görevleri devretmeniz, bekleyen teslimatları tamamlamanız ve toplantılar düzenlemeniz gerekir. Tüm bu yükümlülükler bütün bir haftayı alabilir.

Yoğun programınızı göz önünde bulundurarak, ofis dışı (OOO) e-postaları ayarlamak gibi görünüşte küçük ama kritik görevleri gözden kaçırabilirsiniz. Evet acele ediyorsunuz ama lütfen şablonları kopyala yapıştır yapmayın. Ofis dışı e-postanızda bu 10 hatadan kaçınarak mola verdiğinizde bile profesyonel ve saygın bir imaj koruyun.

1. Ofis Dışı'nın OOO olarak kısaltılması

OOO kısaltmasını idareli kullanın. Çoğu kişi bunun ne anlama geldiğini bilse de, "ofis dışında" yazmak daha profesyonel görünür. Resmi bir tonu korur. Muhafazakar kişiler, kısaltmaların aşırı kullanımını iş iletişiminde bile uygunsuz bulabilirler.

Aynı kural diğer kısaltmalar için de geçerlidir. Her zaman ilk bahsettiklerini heceleyin; yalnızca bunları açıkça tanımladıktan sonra jargon kullanın. E-postalarınızı anlamayı mümkün olduğunca kolaylaştırın.

OOO'yu e-posta konu satırı tam ifade çok uzunsa. İdeal olarak, 60 karakterin altında kalın.

2. Şakaları ve Kelime Oyunlarını Aşırı Kullanmak

Birçok çalışan, ofis dışı e-postalarında şakalaşıyor. Margarita içtikleri veya yunuslarla yüzdükleri için cevap vermemekle ilgili esprili sözler çok yaygındır. Hatta daha önce almış olabilirsiniz.

Mizah morali yükseltip arkadaşlığı beslerken, onu dikkatli bir şekilde sunmalısınız. İş yeri şakalarının bir yeri ve zamanı vardır. Ofis dışı iletiler aracılığıyla toplu kelime oyunları, özellikle çok az tanıdığınız kişiler arasında yanlış anlaşılmalara neden olabilir.

Ofis dışı e-postalarda şaka kullanmaktan kaçının. Onları yakın meslektaşlarınıza gönderebilirsiniz, ancak işvereniniz ve iş arkadaşlarınız hakkında rahatsız edici esprilerden kaçının. İş için güvenli şakalar kullanın ya da hiç kullanmayın.

3. Ofise Ne Zaman Döneceğinizi Belirtmemek

Nadiren de olsa, bazı kişiler ofis dışı e-postalarında dönüş tarihlerini belirtmeyi unuturlar. Ya jenerik şablonlar kullanırlar ya da gereksiz bilgilere odaklanırlar. Bu profesyonelce olmayan ve maliyetli bir hatadır. Meslektaşlarınız, bu kadar önemli ayrıntıları gözden kaçırdığınız için güvenilmez olduğunuzu bile düşünebilir.

Netlik sağlamak için uygunluk durumunuzu parçalayın. Ayrılma ve dönüş tarihlerinizi belirtin, ardından iş mesajlarını yanıtlamak için çevrimiçi olacağınız dönemleri ayarlayın. Ayrıntılı programlar, istenmeyen veya yanlış yönlendirilmiş e-posta riskini en aza indirir.

4. Neyin Acil Durum Olduğunun Belirtilmemesi

Ofis dışı e-postanıza alternatif iletişim numaraları eklerseniz, neyin acil durum oluşturduğunu açıkça tanımlayın. “Acil durumda mesaj atın!” belirsiz Bazı alıcılar sınırları aşabilir ve sizi işle ilgili taleplerle bombalayarak aranızı bölebilir.

Netlik için, gerçekleşmesi muhtemel olaylara örnekler verin. Size doğrudan mesaj gönderirken acil olmayan endişeler ve protokoller için uygun kanalları belirtin. Ve bu talimatları görmezden gelen iş arkadaşlarınızı görmezden gelmekten çekinmeyin.

5. Acil Durum Numaranızı Herkese Söylemek

Tüm ofis dışı e-postalarınıza iletişim numaralarınızı eklemeyi bırakın. Net protokoller ve talimatlar belirlemiş olsanız bile bazı insanlar yine de sınırları aşacaktır. Ne yazık ki, herkes iş arkadaşlarının molalarına saygı duymuyor.

Bu kişilerle tartışmak yerine, onlarla olan etkileşiminizi tamamen sınırlayın. Onlara iletişim bilgilerinizi vermeyin. Numaranızı, ofis içinde ve dışında iyi anlaştığınız, özenle seçilmiş birkaç kişiye emanet edin.

Kişisel iletişim bilgilerinizi toplu halde göndermek yerine geçici bir irtibat kişisi atayın. İzniniz sırasında mesajlarınızla ilgilenmelerini isteyin. Ofise döndüğünüzde hızlı bir şekilde çalışmaya başlayabilmeniz için bekleyen görevleri düzenlemelidirler.

Bu gibi durumlarda, kişisel asistan işe almak uygundur. Bir tane alamıyorsanız, iş arkadaşlarınıza iş mesajlarınıza geçici olarak cevap verip veremeyeceklerini sorun. Sadece uygun süreci takip ettiğinizden emin olun. İş yükünüzü rastgele astlara boşaltmak taciz edici ve adaletsizdir.

7. Neden İzinde Olduğunuzla İlgili Çok Fazla Ayrıntı Paylaşmak

İşyerinde şeffaflık takdire şayandır, ancak ofis dışında e-postaları gereğinden fazla paylaşmak profesyonellikten uzak görünmenize neden olur. Kişisel hayatınızı özel tutun. Mesajınızın büyük bir kısmı, ayrılma nedeninizi değil, dönüş tarihinizi ve geçici irtibat noktanızı içermelidir.

Üstelik, akranlarınıza bir açıklama borçlu değilsiniz. İş faaliyetlerini etkilemediği sürece, mola verme nedeninizi gizli tutun. Diyelim ki eşiniz ameliyat oluyor. Herkese tıbbi acil durumdan bahsetmek yerine ilgilenmeniz gereken bazı kişisel meseleleriniz olduğunu söyleyin.

8. Aralıklı Olarak Gelen Kutunuzu Kontrol Edeceğinizi Söylemek

Mesajlarınızı kontrol edeceğinizi söylemekten kaçının. Düşünmeden sürekli kullanılabilirlik sunmak, ofis dışı e-postalar gönderme amacını geçersiz kılar. Alıcılar izninize bile saygı göstermeyebilir. Düzenli olarak yaptıkları gibi sizi aramanın ve mesaj göndermenin sorun olmadığını düşünecekler.

Belirttiğiniz dönüş tarihine sadık kalın. Elbette gelen kutunuzu kontrol edebilir, kritik mesajları yanıtlayabilir ve görevleri yönetebilirsiniz, ancak uygunluğunuzu asla garanti edemezsiniz. İş arkadaşlarınızın kişisel işleriniz üzerinde hiçbir kontrolü yoktur.

9. Aynı Genel Ofis Dışı Şablonlarını Geri Dönüştürme

Meşgul çalışanlar, ofis dışı e-postalarını geri dönüştürme eğilimindedir. Sadece eski mesajlarını kopyalayıp düzenleyecekler ve onları sıfırdan yazma zahmetinden kurtaracaklar. Uygun olmasına rağmen, tembel olarak karşımıza çıkıyor. Hatta bazı alıcılar, onlara sonradan gelen bir mesaj olarak mesaj attığınızı düşünebilir.

Bunun yerine, her izne çıktığınızda yeni OOO e-postaları oluşturarak profesyonelliğinizi gösterin. Yazmak, korktuğunuz kadar zaman alan bir iş değil. Hatta çevrimiçi şablonlardan ilham alabilir veya Zor e-postalar yazarken ChatGPT— sadece kopyalayıp yapıştırmayın.

10. Tek Bir İletişim Platformu Üzerinden Yalnızca Ofis Dışı E-postaları Gönderme

İş platformlarınızda ofis dışı mesajları ayarlayın. Dijital araçları en üst düzeye çıkaran modern şirketlerle, günümüzde ofis çalışanlarının birden çok iletişim kanalını idare etmesi yaygın bir durumdur. E-postalar, anlık mesajlar ve görüntülü aramalar için farklı uygulamalar kullanırlar. İzninizi verimli bir şekilde iletmek için tüm bu platformları örtün; aksi halde bazıları notunuzu alamayabilir.

Ayrıca, ofis dışında mesajlarınızı çeşitlendirin. E-postalar resmi ifadeler gerektirir, ancak anlık mesajlaşma uygulamalarında gündelik bir yaklaşımı takip edebilirsiniz. Diyelim ki ofisiniz Slack kullanıyor. Aynı ofis dışı e-postasını yapıştırmak yerine kısa, rahat bir mesaj oluşturun ve profil durumunuzu "Dışarıda" olarak güncelleyin.

Birden fazla iş uygulamasını yönetmek verimsizdir. En çalışanlar platformlar arasında geçiş yaparak saatler harcıyor—görev yönetimi sisteminizi kolaylaştırın.

Bir Daha Profesyonel Olmayan Ofis Dışında E-posta Göndermeyin

Kişiselleştirilmiş bir ofis dışı e-postası için çabalayın. Amirlerinizin, ortaklarınızın ve meslektaşlarınızın sorabileceği soruları yanıtlamalıdır. Bu şekilde, yokluğunuz iş operasyonlarını etkilemeyecektir.

Ofis dışı e-postalarınızı daha da profesyonel hale getirmek için yeni kapanış satırları kullanmayı deneyin. "Senden haber bekliyorum!" uzak geliyor. E-posta alıcılarınız, kişiselleştirilmiş ancak işe uygun bir çıkıştan memnun kalacaklardır.