E-postaları ayrı ayrı yönetmekten bıktınız mı? ClickUp'ı kullanarak e-postaları sorunsuz bir şekilde eyleme dönüştürülebilir görevlere ve yorumlara nasıl dönüştüreceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Gmail gelen kutunuz ve ClickUp çalışma alanınız arasında sürekli geçiş yaparak yapılacaklar listenize ayak uydurmaktan sıkıldınız mı? Peki, ClickUp'ın bu güçlüğü ortadan kaldıracak bir çözümü var.

Gmail'den ayrılmanıza gerek kalmadan e-postalarınızı ClickUp'ta görevlere ve yorumlara dönüştürebilirsiniz. Genel üretkenliğinizi artırmak için çalışma şeklinizi dönüştürmek için bu süreçte size yol göstereceğiz.

Bir görevin yorum bölümüne bir e-posta iletmek istiyorsanız, Tıklama, görevin benzersiz e-posta adresini almanız gerekir. Evet, doğru duydunuz! ClickUp'ta oluşturduğunuz her görevin benzersiz bir adresi vardır. Bu adresi almak için, e-postaları yönlendirmek istediğiniz görevin üzerine gelin ve üç nokta simgesi.

Açılır listeden seçin Göreve e-posta gönder.

Açılır kutudan tıklayın kopyala görev e-postasını panonuza kopyalamak için.

instagram viewer

Şimdi Gmail'i açın ve tıklayın Ctrl + V görev e-postasını yapıştırmak için adres çubuğunda Metnin hemen ClickUp görevinin adını değiştirdiğini fark edeceksiniz. Aynı adrese başka bir e-posta göndermek istiyorsanız bu çok yararlıdır; sadece görev adını yazın ve açılan seçeneklerden seçin.

E-postaya bir konu satırı ve gövde ekleyin ve Göndermek düğme.

E-postayı gönderdikten sonra, görevin yorum bölümünde görünür (aşağıdaki resimde gösterildiği gibi). ClickUp'ın göndereni nasıl tanımladığına ve e-postanın konusunu ve gövdesini nasıl gösterdiğine dikkat edin. Ayrıca, bilgisayarınıza indirebileceğiniz e-posta içeriğinin bir HTML dosyasını da içerir.

ClickUp'a eklenen herhangi bir yorumda olduğu gibi, yönlendirilen e-postada yapabileceğiniz bir dizi değişiklik vardır. Yorumun üzerine geldiğinizde onu düzenleyebilir, tam ekran modunda görüntüleyebilir veya bir ekip üyesine atayabilirsiniz. Ekip üyeleriniz ayrıca yoruma bir emoji ile tepki vererek veya doğrudan bir yanıt bırakarak etkileşime geçebilir.

Yorumun üç nokta simgesine tıklayarak, şunları yapmanıza izin veren ek seçenekler elde edersiniz:

  • Yorumun URL'sini kopyalayın.
  • Açıklamayı görevinizin açıklama alanına ekleyin.
  • Yorumla ilgili işlem yapmak için bir hatırlatıcı ayarlayın.
  • Yorumu sil.

E-posta Yoluyla ClickUp'ta Yeni Görevler Oluşturun

ClickUp'taki görevlere benzer şekilde, her Listenin de benzersiz bir adresi vardır. Bu, e-postaları bir görev olarak o listeye iletebileceğiniz anlamına gelir. Herhangi bir listenin adresini almak için ana kenar çubuğundaki gezintide liste adının üzerine gelin ve üç nokta simgesi Liste ayarlarını açmak için

Açılır seçeneklerden seçin Listeye E-posta Gönder.

Açılır kutuda, kopyala liste e-postasını panonuza kopyalamak için.

E-postayı Gmail'in adres çubuğuna yapıştırın, bir konu satırı ve gövde ekleyin ve Göndermek. Bu sefer, konunuz, ClickUp'ta görevinizin adı olacak ve gövde, görevin açıklama alanına eklenecektir. E-postaya eklediğiniz tüm dosyalar, görevin Ekler bölümünün altına gider (ClickUp'ın otomatik olarak eklediği HTML dosyasına ek olarak).

Konu satırına ekleyerek yeni görev için ek özellikler ayarlayabilirsiniz:

  • vekil: Yeni görevi kendinize veya bir ekip üyesine atayın (örn. John Doe) kullanarak veya.
  • Bitiş tarihi: Gibi kesin tarihler belirterek bitiş tarihlerini ayarlayın. veya gibi doğal bir dil kullanarak, , veya.
  • Etiketler: kullanarak görevinize etiketler ekleyin.. Belirttiğiniz etiket adı yoksa otomatik olarak oluşturulur.

E-postayı gönderdikten sonra, aşağıdaki resimde gösterildiği gibi, belirttiğiniz Tıklama listenizde görünür.

Çalışma alanınızda sık sık belirli listelerle çalışıyorsanız, adreslerini Gmail'e kaydetmek için biraz zaman ayırın, böylece bu listelere hızlı bir şekilde erişmek daha kolay olur.

E-postaları Otomatik Olarak ClickUp'a Yönlendirme

Kendinizi sürekli olarak belirli bir gönderenden gelen e-postaları bir görev veya yorum olarak ClickUp'a yönlendirirken bulursanız, otomasyonu ayarlamak size değerli zaman kazandıracaktır. "Otomasyon" teriminin gözünüzü korkutmasına izin vermeyin; tek yapmanız gereken Gmail'de bir yönlendirme filtresi ayarlamak.

Gmail'e Yönlendirme E-posta Adresi Ekleme

E-postaları yönlendirmeye başlamadan önce, e-postaların gönderileceği bir yönlendirme e-posta adresi (görevin veya listenin) eklemeniz gerekir. Bunu yapmak için, üzerine tıklayın dişli simgesi Gmail'in sağ üst köşesinde ve Tüm ayarları görün.

Yönlendirme ve POP/IMAP sekmesi altında, Bir yönlendirme adresi ekleyin düğme.

ClickUp görevinizi veya liste adresinizi metin alanına yapıştırın. Adresin başına ve sonuna eklenen fazladan metni ve açılı ayraçları temizlediğinizden emin olun, ardından Sonraki. Görünen sonraki iki açılır pencerede, İlerlemek Daha sonra TAMAM.

ClickUp çalışma alanınızı açtığınızda, onay bağlantısı, e-postaları ileteceğiniz listede yeni bir görev olarak görünür.

Görevi açtığınızda, açıklama alanında olacak olan onay bağlantısına tıklayın. Görünen açılır pencerede, tıklayın Onaylamak sonunda e-posta adresini Gmail'e eklemek için.

E-postaları ClickUp'a Yönlendirmek İçin Filtreleri Ayarlayın

Yönlendirme e-posta adresini ekledikten sonra, artık e-posta göndermek için bir filtre ayarlayın o adrese Aşağıdaki resimde, filtre yalnızca bir e-postayı gönderenin belirli bir adrese sahip olup olmadığını kontrol eder.

Bir e-posta ayarlanan ölçütleri karşıladığında arşivlenir ve seçilen ClickUp adresine iletilir.

Belirli e-postaları ClickUp'a yönlendirmek için otomasyon kurulumunu başarıyla tamamladınız. Bunu bir sonraki seviyeye taşımak istiyorsanız, e-postaları Slack'e yönlendirmek için filtreler ayarlayın, ve başka e-postaları Outlook'a iletmek için filtre. Bu, yapılacaklar listenizin başında kalırken gelen kutunuzu düzene sokmak ve düzenli tutmak için çok yararlı bir özelliktir.

ClickUp ile E-postalarınızı Düzenleyin ve Düzenli Kalın

İş akışınızı yönetme söz konusu olduğunda, e-postalarınızı ClickUp'ta görevlere ve yorumlara dönüştürmek oyunun kurallarını değiştirir. Yalnızca birkaç tıklamayla, e-postanızdaki karmaşayı izlemesi ve yönetmesi kolay, modern ve düzenli bir "yapılacak iş"e dönüştürebilirsiniz. Ve bu sadece başlangıç—ClickUp'ı kullanmayı öğrenebileceğiniz, farkında olmayabileceğiniz daha yaratıcı yollar var.