Verimliliğinizi Artırmak İçin Zaman Haritası Nasıl Oluşturulur?

Ne sıklıkla kendinizi kaybolmuş buluyorsunuz - yolunuza çıkan sonsuz görev akışının üstesinden gelemiyor musunuz? Geceleri yatağına uzanıp, gündüz yapabileceğin ama başaramadığın tüm işleri düşünüyorsun.

Zamanınızı nasıl daha iyi yönetebileceğinizi ve daha fazlasını nasıl başarabileceğinizi düşünüyorsunuz. Ama gün kayıp. Keşke tüm bu planlamayı önceden yapmış olsaydınız. Yukarıdaki senaryo durumunuzu açıklıyorsa, zaman haritalamayı göz önünde bulundurmanız gerekir.

Zaman Haritalama Nedir? Zaman Engellemeden Ne Kadar Farklıdır?

Zaman haritası, faaliyetlerinizi (iş, toplantılar, kişisel taahhütler) zamana göre gösteren bir çerçeve oluşturma sürecini ifade eder. Zaman eşlemeyi zamanlamayla veya zaman engelleme gibi geleneksel zaman yönetimi yöntemleriyle karıştırmak kolaydır. Ancak, kayda değer bir fark var.

Bir zaman haritası, gününüzün, haftanızın veya ayınızın bütünsel bir görünümünü sunar. Günlerinizi nasıl geçirmeniz gerektiği, ne yapmanız gerektiği ve ne zaman yapmanız gerektiği konusunda netlik sağlar. Zamanınızı nasıl geçirmeyi planladığınıza dair bir iskelete sahip olduğunuzda, yüksek öncelikli görevler (zaman bloke etme) için zaman blokları planlamaya başlayabilirsiniz.

Diğer zaman yönetimi yöntemlerinden farklı olarak, zaman haritalaması sadece işe zaman ayırmak değildir. İş ve hobilerden eğlence ve aile zamanına kadar, zamanınızı nasıl geçireceğinize dair eksiksiz bir plandır. Ve bir kez zaman haritalama alışkanlığı edindiğinizde, sihir gerçekleşir.

Ne yapmanız gerektiğine dair net bir harita elde edersiniz, böylece karar yorgunluğu ortadan kalkar. Yüksek öncelikli görevler için zaten zaman blokları planladığınız için çeşitli projeler arasında hokkabazlık yaptığınız günler ortadan kalkar. Ne zaman çalışma vaktinin geldiğini ve ne zaman endişelerinizi bırakıp bir fincan sıcak kahve içmenin vakti geldiğini bilirsiniz. Artık acele etmiyorsunuz ve daha çok iş bitiriyorsunuz.

Kulağa hoş geliyor, değil mi? Verimliliği artırmak ve hayatınızın kontrolünü elinize almak için nasıl zaman haritası oluşturabileceğinizden bahsedelim.

Verimliliği Artırmak İçin Zaman Haritası Nasıl Oluşturulur

Zaman haritası kişisel olduğundan, zaman haritası oluşturmanın standart bir yolu yoktur. İnsanların farklı hedefleri, mizaçları ve koşulları vardır. Biri için işe yarayan diğeri için işe yaramayabilir. Bununla birlikte, aşağıdaki kılavuz, takip edebileceğiniz ve kendi özel koşullarınıza göre şekillendirebileceğiniz tipik bir zaman haritası oluşturma sürecinin bir taslağını vermektedir.

1. Adım: Zamanı Nasıl Harcadığınızı Düşünün

Bir zaman haritası oluşturmaya başlamadan önce kendinize şunu sormanız çok önemlidir: Neden bir zaman haritası oluşturuyorsunuz ve neyi başarmayı umuyorsunuz? Bunlar, zaman haritalamanın sizin için ne kadar etkili olacağını etkileyen önemli sorulardır. Bu nedenle, bu soruları cevaplarken dürüst olmak çok önemlidir.

Ortalama bir günde zamanınızı nasıl geçirdiğinizi düşünerek başlayabilirsiniz. Mevcut rutininizden memnun musunuz? Değilse, neyi geliştirmek istediğinizi düşünün. Kendinize bir zaman haritası oluşturduğunuzu unutmayın.

Bu, bu soruları cevaplarken kişiliğinizi, en verimli saatlerinizi ve alışkanlıklarınızı hesaba katmanız gerektiği anlamına gelir. Örneğin, en iyi gece geç saatlerde çalıştığınızı biliyorsanız, maksimum verimliliği sağlamak için geceleri en yüksek öncelikli görevleriniz için zaman blokları ayarlayabilirsiniz.

Yaşam tarzınıza kuşbakışı baktığınızda, rutininizdeki kusurları değerlendirdiğinizde, geliştirmek istediğiniz şeyleri ve zaman haritanızla neyi başarmak istediğinizi anlayın, bir sonrakine geçin adım.

2. Adım: Bir Yapılacaklar Listesi Oluşturun

Belirli bir zaman aralığında yapmak istediğiniz etkinlikleri listeleyin. İlk kez haritanız için daha kısa bir zaman çerçevesine, tercihen bir haftaya bağlı kalmak en iyisidir. Bunun nedeni, daha kısa bir zaman çerçevesinin gerçekçi hedefler belirlemenize ve daha az bunalmış hissetmenize yardımcı olmasıdır.

Haftalık aktivitelerinizi listelerken, hayatınızın farklı alanları (iş, hobiler, sağlık, arkadaşlar ve aile) için kategoriler oluşturun. Görevlerinizi ilgili kategorilere ayırdıktan sonra kolayca yönetebilirsiniz. Ama aşırıya kaçmayın. Dağınıklığı önlemek için kategorilerinizi 3-5 arasında tutmak en iyisidir.

3. Adım: Farklı Etkinlikleri Renk Koduyla Kodlayın

Zaman haritaları oluşturmanın sıkıcı olması gerekmez. Farklı zaman haritası kategorilerine renk ekleyebilirsiniz (eklemelisiniz). Zaman haritanızı eğlenceli hale getirir ve farklı renkler zaman haritanızı görselleştirmenize yardımcı olur. Ancak renkleri rastgele eklemeyin. Farklı renkler farklı duyguları temsil eder, bu nedenle renk kodları buna göre belirlenir.

Yeşil, doğayı ve bolluğu temsil eder, bu nedenle Clockify'da sağlık kategorime yeşil bir renk atadık.

4. Adım: Görevleri Önceliklendirin

Bir hafta içinde tamamlamak istediğiniz etkinlikleri listelerken, tüm görevleri tamamlamak için yeterli saat olmadığını fark edeceksiniz. Burası öncelik vermeye başlamanız gereken yer. Bununla birlikte, çoğu insan öncelik vermeyi zor bulmaktadır. Eğer bu sensen, görevlerinizi önceliklendirmek için Eisenhower matrisini kullanın.

Eisenhower matrisi, görevleri önem ve aciliyetlerine göre dört kadranda kategorize etmeye yardımcı olur. En önemli ve acil görevler en yüksek önceliğe sahipken, en az önemli ve daha az acil olan görevler daha sonra planlanır, delege edilir veya yapılacaklar listesinden kaldırılır.

Adım 5: Zaman Bloklarını Planlayın

Görevlere öncelik verdikten sonra sıradaki adım zamanı bloke etmektir. Takviminizde zaman bloklarını nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. En öncelikli görevler için zaman blokları oluşturun.
2. Bundan sonra, toplantılar için zaman blokları oluşturun.
3. Yeterli zaman diliminiz kaldıysa, diğer önemli görevler veya projeler için zaman blokları oluşturun.

İşlem basit görünse de başlangıçta hatalar yapacaksınız. Ama merak etme, eninde sonunda bunda daha iyi olacaksın. Ancak, süreci kolaylaştırmak ve hata olasılığını en aza indirmek için, burada aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ipucu var:

• Beklenmedik aramalara ve kaçınılmaz dikkat dağıtıcı şeylere yer bırakacak kadar zaman bloklarınızı yeterince esnek tutun.
• Rutin görevler için (kahvaltı, sabah koşusu, akşam yemeği) sabit bir zaman belirleyin.
• Toplantıları (mümkünse) tek bir zaman bloğunda planlayın çünkü gün boyunca dağılmış toplantılar üretkenliği engelleyebilir.
• Dinlenmek için zaman blokları oluşturmayı unutmayın.
• Ani, beklenmedik olaylar için boş zaman blokları bırakın.

6. Adım: Gözden Geçirin ve Gözden Geçirin

Artık zaman haritanızı oluşturduğunuza göre, onu gözden geçirme zamanı. Haftalık zaman haritanızın, haftanızı nasıl geçirmek istediğinizi mükemmel şekilde yansıtıp yansıtmadığına bakın. Değilse, değiştirin. Örneğin, pazartesi ve salı günleri çok yoğun bir iş üst üste yüklediyseniz; Çarşamba günü ayıracak hatırı sayılır bir zamanınız var; senin günlerin

Zaman haritanız bir mahkeme emri değildir, bu yüzden onu değiştirmekten ve uygun gördüğünüz ayarlamaları yapmaktan çekinmeyin. Ancak bunu, onu takip etmeye başlamadan önce yapın çünkü zaman haritanızı yarıda değiştirmek tüm haftalık programınızı alt üst edebilir.

Zaman haritanızı takip ederken ne kadar iyi çalıştığını görün. Kendinize sorun: Bunu sonuna kadar takip edebildiniz mi? Verimliliğinizi artırdı mı? Daha fazla iyileştirilmesi gereken alanlar var mı? Cevaplarınıza göre, gelecek zaman haritalarınızda gerekli ayarlamaları yapın.

Zaman haritalama yazılımı bir gereklilik değildir, ancak süreci daha verimli hale getirir. Haftalık etkinlikleri listeleyip önceliklendirerek ve hafta için zaman blokları oluşturarak bir zaman haritası oluşturmak için ihtiyacınız olan tek şey bir kalem ve kağıt.

Ama bununla ilgili bir sorun var. Değişiklik yapamazsınız. Zaman haritalama yazılımı, zaman haritalamayı daha kolay ve verimli hale getirir. Ayrıca, zaman haritanıza telefonunuzdan her zaman erişilebilir.

Clockify, en iyi zaman yönetimi yazılımlarından biridir. Düzgün, gezinmesi kolay bir arayüz ve kapsamlı zaman haritaları oluşturmaya yardımcı olan birçok özellik sunar.

Uygulamada kolayca zaman blokları oluşturabilirsiniz. takvim görünümü. Herhangi bir zaman dilimini tıklayın (zaten bloke edilmiş zaman değildir) ve bir Zaman girişi ekle açılır pencere görünecektir. Şimdi ayrıntıları doldurun ve tıklayın EKLEMEK düğme. İşlemi istediğiniz kadar zaman bloğu için tekrarlayın.

Yapabilirsiniz zamandan tasarruf etmek, üretkenliği artırmak için TimeCamp'i kullanınve zaman haritaları oluşturun. Hafta (veya ay) için zaman blokları ekledikten sonra, Google Takvim'i TimeCamp'inize entegre edin.

Google Takviminizdeki zaman blokları, atanan zamanda TimeCamp zaman çizelgenizde otomatik olarak görünecektir. Dahası, TimeCamp otomatik zaman takibi sunar; bu, genellikle zaman girişi eklemeyi unutan insanlar için bir cankurtarandır.

Planyway, Trello, Jira, Google Calendar ve Microsoft Teams'i entegre etmenize olanak tanır. Trello'da projeleri yönetiyorsanız ve Google Takvim'de toplantılar planlıyorsanız ne zaman ne yapacağınızı bilmek zor olabilir.

Planyway, hepsini tek bir yerde toplayarak bir zaman haritası oluşturmayı kolaylaştırır. Zaman bloklarını Planyway takvimi boyunca sürükleyerek son dakika ayarlamaları yapmayı kolaylaştırabilirsiniz.

Google Doküman Düzenleyiciler paketiyle makaleler yazmaktan ve bütçe yapmaktan en sevdiğim filmlerden oluşan bir izleme listesi oluşturmaya kadar çok şey yapabilirsiniz. Bir zaman haritası oluşturmak farklı değil.

Google E-Tablolar, mükemmel zaman haritasını oluşturmak için ihtiyacınız olan her şeyi sunar. Google E-Tablolar'ı diğer zaman haritalama yazılımlarından ayıran şey, size sağladığı özgürlüktür. Kendinizi uygulama arayüzü ile sınırlamadan zaman haritanızı istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz.

Ancak sıfırdan bir zaman haritası oluşturmanın zorluğunu istemiyorsanız, işte size bir Google E-Tablolar zaman haritası şablonu kullanabilir ve kişiselleştirebilirsiniz.

Erteleme Düşmandır

Zaman haritalama, zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Size yön ve takip edilecek bir yol verir. Ama harikalarını göstermesi için ona bağlı kalmalısın. Ve bu yolda karşılaşacağınız en büyük engel ertelemektir.

Pek çok insan erteleme ile mücadele eder ve bununla başa çıkmak için farklı yöntemler kullanır. Tüm bu yöntemlerin artı noktaları olsa da, beş dakika kuralı en etkili olanlardan biridir.