Çalışanlar, iş uygulamaları arasında geçiş yapmaya o kadar alıştı ki, bunun için uzun vadeli kas hafızası geliştirdiler. Kullanışlı olmasına rağmen, bu araçlar size yalnızca bir ölçüde yardımcı olur.
Sekmeleri değiştirmek yalnızca birkaç saniye sürer, ancak aynı anda birden çok program çalıştırırsanız haftada birkaç saate kadar çıkabilir. Ve çoğu işçi zaman kaybettiklerinin farkında bile değil. İş akışınızı kolaylaştırmaya yardımcı olmak için çok fazla ofis yazılım programı kullanmanın tehlikelerini açıklayacağız.
Çalışırken Uygulamalar Arasında Geçiş Yapma Gereksinimi Neden Olur?
Teknoloji, iş süreçlerini şu şekilde kolaylaştırır: çeşitli iş görevlerini otomatikleştirme. Proje yönetimi araçları ekip sorumluluklarını organize eder, zaman izleyicileri çalışan etkinliğini izler ve zamanlama araçları randevuları ayarlar.
Bununla birlikte, yazılım programları hala tamamen insan çabasının yerini alamaz. Pek çok işverenin yaptığı gibi, otomasyona aşırı yatırım yapmak, kullanıcıları birden çok uygulama arasında hokkabazlık yapmaya zorlar. Uzunlamasına bir çalışma Okta, Inc.. hatta ABD işletmelerinin %10'unun iş için 199'dan fazla yazılım programı kullandığını gösteriyor. Çoğu insan bu kadar çok platformu hızlı bir şekilde işleyemez.
Çok Fazla İş Uygulaması Arasında Geçiş Yapmanın 6 Olumsuz Etkisi
Bazıları, sekmeler arasında geçiş yapmanın otomasyon ve rahatlık için ödenmesi gereken küçük bir bedel olduğunu savunacaktır. Ne de olsa dijital yerliler değişime uyum sağlamalı. İşletmeler yalnızca belirli işlevleri birleştirebilse de, çok fazla iş uygulaması üstlenmek, çalışanlar için çeşitli dezavantajlara yol açar.
1. Platformlar Arası Geçiş Zaman Kaybediyor
Şirketler zamandan tasarruf etmek için çalışma araçlarına yatırım yapar. Sizin gibi çalışanların günlük görevlerinin bir kısmını devre dışı bıraktıktan sonra daha fazlasını başaracağını umarlar. Evet, ofis yazılım programları iş akışı süreçlerini hızlandırır. Bunları rutininize dahil edebilir ve iş yükünüzü en aza indirebilirsiniz, ancak aşırı bağımlılık tam tersi sonuçlara yol açacaktır.
Birkaç uygulama arasında sık sık geçiş yapmak çok fazla zaman kaybına neden olur. Her trend platformu almak yerine, tanımlayın hangi iş uygulamaları en kötü zaman kaybına neden olacak iş yerinizde. Amirlerinize kendilerini temel araçlarla sınırlandırmalarını tavsiye edin. Aşırı satın alınan yazılım programları yalnızca şirket kaynaklarını boşa harcar ve çalışanlar üzerinde gereksiz stres yaratır.
2. Bilgilerin Birden Fazla Platformda Saklanması Güvenliği Riske Atıyor
Varlık izleme, siber güvenlikte çok önemli bir rol oynar. Harici ve dahili saldırıları önlemenin en iyi yolu, dosyalara erişen, dosyaları görüntüleyen ve düzenleyen kullanıcıları takip etmektir. Bir veri ihlalinin ne zaman gerçekleşeceğini kimse söyleyemez. BT yöneticileri, herhangi bir şirket verisine 7/24 gerçek zamanlı erişime sahip olmalıdır.
Ancak, birden fazla yazılım programı kullanmak, izlemeyi zorlaştırır. Farklı platformları izlemek çok büyük kaynaklara mal olur, bu nedenle çoğu şirket düşük öncelikli uygulamaları tamamen göz ardı etmeyi tercih eder.
Lütfen bu yaklaşımın bir kuruluşun genel güvenlik sistemini riske attığını unutmayın. Siber suçlular günümüzde eski, güncelliğini yitirmiş Kişisel Olarak Tanımlanabilir Bilgileri (PII) bile kötüye kullanma becerilerine ve teknolojik kaynaklara sahiptir. Şirket dosyalarını rutin olarak izleyemediğiniz herhangi bir uygulamaya taşımayın.
3. Uygulamalar Arasında Geçiş Yapmak Kişinin Düşünce Trenini Bozuyor
Yeni bilgileri işlemek, bir akış durumuna ulaşmanızı engeller. Günde birkaç kez farklı platformlar arasında gidip gelirseniz, birkaç dakikalık odaklanmadan fazlasını gerektiren zorlu görevlerle mücadele edersiniz.
Sekmeleri değiştirmek çok az çaba gerektirir, ancak farklı görevlere atlamak önemli bilişsel strese neden olur. Çalışanlar, yeni bilgileri otomatik olarak işleyen makineler değildir. tarafından bir rapor Psychreg.org kısa süreli bellek kanallarının 10 ila 60 saniye arasında yalnızca yaklaşık yedi öğeyi saklayabildiğini gösterir.
En iyi yaklaşım, kullandığınız sistemleri görev başına sınırlamaktır. Diyelim ki bir blog yazıyorsunuz. Yazarken bilgi toplamak için platformlar ve sekmeler arasında atlamak yerine, en kritik noktaları önceden araştırın ve toplayın.
4. Çok Fazla Arka Plan Uygulaması Çalıştırmak Cihaz İşlevselliğine Zarar Veriyor
Çok fazla arka plan işlemi çalıştırmak cihazınızı yavaşlatır. Anlık mesajlaşma platformları ve proje yönetimi araçları gibi hafif uygulamalar fazla RAM tüketmez. Ancak fotoğraf düzenleyiciler, site oluşturucular ve video konferans uygulamaları gibi ağır sistemleri aynı anda çalıştırmak biraz gecikmeye neden olabilir.
Cihazınızın sınırlamalarını bilmelisiniz. Bu süre zarfında bazı arka plan işlemlerini ortadan kaldırabilmeniz için RAM ağırlıklı uygulamalar gerektiren görevleri engelleyin. Yalnızca gadget'ınızı korumakla kalmayacak, aynı zamanda daha hızlı çalışacaksınız. Yavaş yüklenen sayfalar ve donmuş ekranlar gibi harici kesintiler, özellikle çöken uygulamaları yeniden başlatmaya devam ediyorsanız odaklanmayı zorlaştırır.
5. Yeni İşe Alınanlara Birden Fazla Platform Tanıtmak Zaman Alır
Yeni işe alınanlara aynı anda birden çok aracı öğrenmeyi öğretmek, işe alım sürecini uzatır. Yeni sistemleri benimsemek zaman alır. Farklı araçları iş akışınıza etkili bir şekilde dahil etmek için birkaç haftalık tekrara ihtiyacınız olacak.
Onboarding, alışmaya odaklanmalıdır. bu işe alımları karşılamanın en iyi yolları ekip tanıtımlarını, derinlemesine eğitimi ve kaynak açıklamasını içerir. Ancak eğitmeniniz zamanının çoğunu size ofis araçlarını öğretmekle harcıyorsa, yanlışlıkla bu etkinlikleri gözden kaçırabilir.
6. Çalışanlar Çok Fazla Platformu Hatırlamayı Bunaltıcı Bulabilir
Sekmeler arasında geçiş yapmak bir şeydir, ancak her gün kullandığınız farklı platformlarda ustalaşmak başka bir şeydir. Tüm araçlar aynı şekilde tasarlanmamıştır. Mesajlaşma platformlarını ve not alma uygulamalarını hızla öğrenebilirken, diğer karmaşık kaynakların yanı sıra proje yönetimi platformlarını, site oluşturucuları ve video düzenleyicileri kullanmak çok fazla eğitim gerektirir.
Çok fazla platform üzerinde çalışmak bilişsel olarak yorucudur. Ofis araçlarında uzmanlaşmak için saatler harcarsanız, asıl işiniz için hiç enerjiniz ve zihinsel gücünüz kalmaz, bu da performansı engeller.
Uygulamalar Arasında Geçiş Yapma İhtiyacını En Aza İndirmek İçin Ne Yapabilirsiniz?
Serbest meslek sahibi iseniz, iş akışınız üzerinde daha fazla kontrole sahip olacaksınız. değerlendirin serbest çalışma görevlerini otomatikleştirmek için kullandığınız araçlar ve hangilerinin birbiriyle iyi bütünleştiğini görün. Çoğu yönetim aracı, üçüncü taraf uygulamalarını aynı ekosistem içinde barındırır.
Alternatif olarak, özel bir şirkette çalışıyorsanız amirinizin desteğine ihtiyacınız olacaktır. İş akışı darboğazları için ekip etkinlik raporlarını incelemeyi isteyin. Gereksiz araçları kaldırın, hangi sistemlerin tek bir lisanslı platformda çalışabileceğini kontrol edin ve etkili dosya taşıma stratejilerini deneyin. Sağlam bir argümanınız olduğunda, onu uygun departmana gönderin.
İş Akışı Verimliliğini Engelleyen Küçük Kötü Alışkanlıkları Ortadan Kaldırın
Yazılım programları belirli görevleri otomatikleştirebilse de birden çok seçeneğin benimsenmesi iş akışı üretkenliğini engeller. Kendinizi araçlarla boğmayın. Farklı uygulamalar arasında geçiş yapmanın yanı sıra, yeni sayfalar yüklemek, programları başlatmak ve dosyaları taşımak gibi anlamsız görevlerle de zaman kaybedersiniz.
Üretkenliğinizi daha da artırmak için hangi küçük kötü alışkanlıkların iş akışı darboğazlarına neden olduğunu değerlendirmeye devam edin. İş faaliyetlerinizi takip etmenizi öneririz. Görevlerinizi ölçmek, erteleme, sosyal medya ve mükemmeliyetçilik gibi ince ama tehlikeli üretkenlik öldürücüleri tespit etmenize yardımcı olacaktır.