Hiç gelen kutunuza kötü yazılmış bir e-posta aldınız mı? Bu e-postanın neyle ilgili olduğunu ve nasıl yanıt vereceğinizi merak etmiş olabilirsiniz. Kendinize berbat bir e-posta göndermekten kaçınmak için, iş e-postalarındaki bu yaygın hatalar listesini gözden geçirin.
1. Eksik Konu Satırı
İş e-postalarını yazarken yapılan yaygın hatalardan biri konu satırına yer vermemektir. Konu satırlarının listesi, insanların e-posta hesaplarını açtıklarında gördükleri ilk şeydir. Birisi tonlarca e-posta alırsa, açıklayıcı ve uygun bir konu satırı olmayan bir e-posta büyük olasılıkla göz ardı edilecektir.
HubSpot Blog Araştırması etkili konu satırlarının merak uyandırması ve kişiselleştirilmesi gerektiğini gösterir. Konu satırınızda alıcınıza e-postanızın neden önemli olduğunu bildirin. "Bülten 1" konu satırı belirsizdir ve kimseyi ilgilendirmez. Ancak "Bülten 1: Bu Ayın En İyi Performans Gösterenleri" muhtemelen daha fazla görüntülenecektir.
2. Yanlış Tonu Kullanmak
Bir e-postanın tonu, nasıl algılanmak istediğinizi yansıtabilir. Kelime seçiminiz ya olumlu ya da olumsuz bir tonu yansıtır. Örneğin, birinin fikrinin "garip" olduğu yorumunun, o fikrin "benzersiz" olduğunu söylemekten farklı bir çağrışımı vardır. Anlam tonları arasında ayrım yapmayı öğrenin ve doğru kelimeleri seçin.
İş e-postaları profesyonel görünmelidir. Formalite derecesi, çalışma kültürünüze ve alıcıyla profesyonel ilişkinize bağlıdır. Çalışma kültürü arkadaş canlısıysa veya birisiyle uzun süredir iş arkadaşıysanız, iş e-postanıza "Merhaba" diyerek başlayabilirsiniz. John." Ancak, başka bir şirkette tanımadığınız birine ulaşıyorsanız, onlara "Sevgili Bay John" biçimini kullanarak hitap etmek daha güvenlidir. Smith."
Seçtiğiniz sözcüklerden şüphe ettiğinizde, çevrimiçi bir eşanlamlılar sözlüğüne veya sözlüğe bakın. Çevrimiçi yazım asistanı Grammarly ayrıca bir yazma tonu dedektörü özelliklerinde. Sesin kendinden emin ve profesyonel olması için ayarlardaki tonu değiştirebilirsiniz.
3. Eksik Ayrıntılar ve Ekler
Eksik ayrıntılar içeren bir iş e-postası almak can sıkıcıdır. Bilgi almak için e-posta göndermek büyük bir zaman kaybıdır. Bundan kaçınmak için tüm temel bilgileri ana hatlarıyla belirtin: kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl. Aşağıdaki formatı takip edebilirsiniz:
- İlk paragraf: Tebrik ve e-postanın ana noktası.
- İkinci paragraf: Alıcının konu hakkında bilmesi gereken tüm ilgili ayrıntılar.
- Üçüncü paragraf: Harekete geçirici mesaj (örneğin, yanıt vermeleri, bir bağlantı kurmaları vb. gerekiyor mu?).
- Dördüncü paragraf: Teşekkürler.
Alıcınızın ihtiyaç duyduğu diğer dosyaları eklemeyi unutmayın. Yaygın bir hata, bunu yapmadan bir dosya eklediğinizi söylemektir! E-postanızı göndermeden önce okuyarak bunu önleyebilirsiniz.
4. Düzenlemeyi ve Düzeltmeyi İhmal Etmek
Dilbilgisi ve cümle hatalarıyla dolu bir e-posta kulağa profesyonelce gelmiyor. Alıcınız, iletişiminizi dikkatli bir şekilde düşünmediğinizi düşünebilir. Hatalar genellikle aceleniz olduğunda veya yazdığınızdan daha hızlı düşündüğünüzde olur. Ancak bundan kaçınmanın veya azaltmanın yolları var.
Tüm detayları doldurmadan önce bir taslakla başlayabilirsiniz. E-postanızı hazırladıktan sonra, gönder düğmesine basmadan önce gözden geçirmek için zaman ayırın. Yazarken hataları yakalamak daha zor olduğu için çevrimiçi araçları kullanın. Uygulamaları ve uzantıları indirmekten hoşlanmıyorsanız, en iyi indirmesiz yazım ve dilbilgisi denetleyicileri.
5. Profesyonel Olmayan E-posta Adresi
Bir müşteri veya iş arkadaşınızın [email protected]'dan bir e-posta aldığında nasıl tepki vereceğini hayal edin. Profesyonel olmayan e-posta adresleri, profesyonelce görünmemenizi sağlar. Bu utanç verici gaftan kaçınmak için iş e-postanızı kullanın.
Şirket e-postanız yoksa şurayı okuyun: Profesyonel e-postalar için Gmail ile özel bir e-posta adresi nasıl kullanılır?. Diyelim ki Gmail size göre değil. İle özel bir e-posta ayarlamak için seçenekleri keşfedebilirsiniz. en popüler e-posta sağlayıcıları, Gmail ve Yahoo Mail'den daha iyi.
6. İmza Engelleme Yok
İmza bloğunu kartvizitiniz olarak düşünün. Bu öğe, imzanızdan sonra yer alır ve tam adınızı ve iletişim bilgilerinizi içerir. İmza bloğu, alıcının şirketinizi ve sahip olduğunuz pozisyonu tanımlamasına yardımcı olur. Alıcıların, e-posta dışındaki kanallardan size ulaşmaları gerektiğinde bilgilerinizi hızlı bir şekilde bulmalarını sağlar.
İmza bloğu için gerekli bir formata sahip olup olmadığını şirketinize sorun. Değilse, aşağıdaki öğeleri ekleyebilirsiniz:
- Ad Soyad
- rol
- Ekip/Bölüm
- Firma Adı
- İletişim numarası
- Şirket Web Sitesi
- Şirket Sosyal Medya Hesapları
İmza bloğunu e-posta ayarlarınızda özelleştirebilirsiniz. Bu kısmı da düzenlemeyi ve düzeltmeyi unutmayın. Kaydedildiğinde, imza bloğunuz giden e-postanıza dahil edilecektir.
7. Cc ve Bcc Arasındaki Farkı Bilmemek
bilgi Ve gizli sonrasındaki alanlar İle porsiyon. Yaygın hatalardan biri, onları ne zaman kullanacağını bilememektir. Cc, karbon kopya anlamına gelir. Birinin e-posta adresini eklediğinizde bilgi:
- Ayrıca e-postanın bir kopyasını alacaklar
- E-posta adresleri, Kime alanında birincil alıcıya gösterilir.
- İletişim hakkında bilgilendirilirler ancak e-postaya göre hareket etmeleri veya e-postayı yanıtlamaları gerekmez.
Kullan bilgi birincil alıcının diğerlerini döngüde tuttuğunuzu bilmesini sağlamak için. Kişiyi içeride tutmak için de kullanırsınız. bilgi bilgili. Örneğin, yöneticinize ekibinizin projesinin nasıl ilerlediğini bildirmek istiyorsunuz. Yani takım arkadaşlarınızın adresleri İle, yöneticinizin adresi ise bilgi.
Bcc, kör karbon kopya anlamına gelir. Birinin e-posta adresini eklediğinizde gizli:
- E-postanın bir kopyasını alırlar.
- E-posta adresleri diğer alıcılara gösterilmez.
Kullan gizli insanların gelen kutularının taşmasını önlemek için. Eğer birisi İle veya bilgi alan vuruşları Hepsini cevapla, içindeki alıcılar gizli bir e-posta almaz. Ayrıca kullanabilirsin gizli diğer alıcıların e-postada başka birinin olduğunu bilmesini önlemek için. Örneğin, tüm müşterilerinize aynı haber bültenini gönderiyorsanız, e-posta adreslerini birbirinizin görmesini istemezsiniz.
8. Mesai Saatleri Dışında E-posta Gönderme
Yeni bir projenin heyecanına kendinizi kaptırmak ve sabahın ikisinde patronunuza veya iş arkadaşlarınıza e-posta göndermek çok kolay. Ancak, bu bir sorun haline gelebilir. Patronunuz veya meslektaşlarınız, zamanlarına saygı duymadığınızı düşünebilir.
E-posta acil bir durum değilse, çalışma saatleri içinde gönderin ve başkalarına yanıt vermeleri için yeterli süre tanıyın. Ayrıca, sorununuz acilse kısa mesaj göndermek, aramak veya anlık mesaj göndermek daha iyidir. İyi bir geçici çözüm, e-postalarınızı planlamak olacaktır. bu denemeniz gereken en iyi e-posta planlama araçları e-postanızın günün uygun saatlerinde birisinin gelen kutusuna düşmesine yardımcı olacaktır.
9. Geç Yanıt Verme
E-postalara geç yanıt vermeniz, işinize olan bağlılığınızın bir göstergesi olabilir. Basit bir kural, 24 saat içinde veya gönderen tarafından verilen zaman çerçevesi içinde yanıt vermektir. Bir yanıt oluşturmak için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, derhal ve net bir şekilde iletişim kurun.
Meşgulseniz veya ofis dışındaysanız, e-postanızın otomatik yanıt özelliklerini etkinleştirmek iyi bir uygulama olabilir. Örneğin, kontrol edebilirsiniz Gmail'de yinelenen otomatik yanıtlayıcı nasıl kurulur. E-posta platformunda, hazır yanıtları kaydetmenize olanak tanıyan şablonlar da vardır.
Yaygın E-posta Hatalarından Kaçının ve İyi Bir İzlenim Bırakın
E-postalarınız iş arkadaşlarınız üzerinde olumlu ya da olumsuz bir izlenim bırakabilir. Profesyonel e-posta görgü kurallarınızı geliştirmek için iş e-postalarında bu yaygın hatalardan kaçının. Ve unutmayın, şüpheye düştüğünüzde göndermeyin!
E-posta oluşturma konusunda daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa, e-posta şablonlarını kullanmayı deneyin. Şablonları kullanmak, iletişiminizin kulağa profesyonel gelmesini ve profesyonel görünmesini sağlar. E-posta uygulamanızda kullanabileceğiniz ücretsiz şablon paketleri indirmenize izin veren platformları keşfetmeye başlayın.