Günümüzün sanal çalışma ortamını ve dijitalleştirilmiş süreçleri benimserken, iş yerinizin belgelerini en iyi nasıl yöneteceğinizi düşünmek önemlidir. Etkili bir dijital dokümantasyon stratejisi, uyumlu bir işgücünü sürdürmek için çok önemlidir. Bu, genellikle uzak iş gücünde olduğu gibi, coğrafi olarak dağılmış ekipleriniz olduğunda daha alakalı hale gelir.
Çalışanlarınız artık işyeri bilgilerine erişmek ve bunları takip etmek için dosya dolaplarına ve kağıt tabanlı belgelere güvenemez. Bu makale, uzak iş yerinizde etkili dijital belgeler için en iyi uygulamaları ve araçları kapsayacaktır.
1. Kısa ve öz yaz
Okuyucular kısa ve öz yazılara değer verir, özellikle de insanların gelip açıklama isteyemediği uzak bir iş yerinde. Bu, düşüncelerinizi düzgün bir şekilde organize etmenin ve belgelerinizde olabildiğince açık olmanın hayati önem taşıdığı anlamına gelir. İş yeri belgelerini yazarken gereksiz ifadelerden, uzun cümlelerden ve gereksiz jargondan kaçının.
Önemli bilgileri vurgulamak ve büyük metin parçalarını paragraflara ayırmak için madde işaretli listeleri kullanın. Metni sindirilebilir parçalara böldüğü ve taramayı kolaylaştırdığı için bu, özellikle büyük miktarda bilgi iletmek istediğinizde yararlıdır. Ek olarak, teknik uzmanlıktan bağımsız olarak iş yerinizdeki herkesin anlayacağı kelimeler de kullanmak istiyorsunuz. Son olarak, her zaman yazınızı geliştirmek için çalışmanızı kendiniz düzenleyin göndermeden önce; fazladan bir çift göz de hataları yakalamaya yardımcı olabilir.
2. Dijital Belgeleri Merkezi Bir Konumda Saklayın
İşyeri belgelerine kolay erişim, uzak bir iş gücü için kritik öneme sahiptir. Hiç kimse hayati bilgileri bulmak için Slack mesajlarını veya eski e-postaları arayarak zaman kaybetmek istemez. Yapabilirsiniz dahili wiki kurmak veya bu zorluğun üstesinden gelmek için bir bilgi tabanı yazılımı kullanın. Dahili bir wiki, tüm işyeri belgeleriniz için merkezi, aranabilir bir depo sağlar. şirket politikaları, toplantı notları, nasıl yapılır eğitimleri ve işe alım belgeleri bunlardan birkaçıdır.
Gibi dahili wiki araçları Tetra belgeleri tek bir yerde oluşturmanıza, düzenlemenize ve depolamanıza ve yalnızca birkaç tıklamayla ekibinizle paylaşmanıza olanak tanır. Alternatif olarak, kuruluşunuz sürekli olarak müşterilerle etkileşime giriyorsa ve siz dahili ve harici belgeleri aynı yerde tutmak istiyorsanız, bilgi bankası aracı beğenmek Belge360 daha iyi bir çözüm olabilir. Bir bilgi bankası, temel olarak dahili belgelerden ve SSS'ler, kullanım kılavuzları ve ürün bilgileri gibi müşteri destek kaynaklarından oluşan bir çevrimiçi kitaplıktır.
3. Erişim Kontrolü Politikalarını Uygula
İş yeri belgelerinin merkezi bir deposuna sahip olmak çok önemli olmakla birlikte, kimlerin erişebileceğini ve belgelerde değişiklik yapabileceğini de yönetmek istiyorsunuz. Yalnızca belirli bölümlerle ilgili belirli belgeleriniz veya yalnızca yöneticilerin erişmesi gereken hassas dosyalarınız olabilir. Bu, belge güvenliğini korumanıza ve yanlışlıkla veya yetkisiz değişiklikleri önlemenize yardımcı olur. Bu nedenle, iş yeri dokümantasyon aracınızı seçerken, bu özelliği destekleyen bir araç seçin ve erişim kontrolü ayarlarını kuruluşunuzun gereksinimlerine göre özelleştirin.
Örneğin, Document360, her kullanıcının belgelerinize erişim düzeyine karar vermenizi sağlayan birden çok hesap sağlar. Tettra ayrıca belirli belgeleri kimlerin düzenleyebileceğini, görüntüleyebileceğini veya yayınlayabileceğini kontrol etmenize izin veren bir izin sistemi içerir.
4. Çevrimiçi Güvenlik En İyi Uygulamalarını Gözlemleyin
Erişim denetimi ilkelerini zorunlu kılmak yardımcı olur, ancak iş yeri belgelerinizi güvenlik tehditlerinden korumak için yeterli değildir. Giderek daha fazla işletme çevrimiçi ortama taşınırken siber suçlar da artıyor, bu nedenle dijital belgelerinizin bilgisayar korsanlarından korunmasını sağlamak için ekstra önlemler almanız gerekiyor.
Güvenliği göz önünde bulundurarak etkili bir dijital dokümantasyon stratejisi oluşturmak için, ortak kullanımdan kaçınmak istersiniz. uzaktan çalışma güvenliği hataları kişisel cihazları iş görevleri için kullanmak, parolaları paylaşmak ve güvenlik güncellemelerini yüklemeyi ihmal etmek gibi. Ayrıca, güçlü parolalar oluşturmanın yanı sıra, saldırıya uğrama riskini azaltmak için bunları düzenli olarak değiştirdiğinizden emin olmak istersiniz. Ayrıca, fazladan bir koruma katmanı eklemek için işyeri belgelerinizi de şifreleyebilirsiniz. Ve son olarak, özellikle halka açık Wi-Fi üzerinde çalışırken verilerinizi güvende tutmak için bir VPN kullanmayı unutmayın.
5. Yedekleri Sakla
En iyi çabalarınıza rağmen, işyeri belgelerinizin kaybolması veya bozulması olasılığı her zaman vardır. Bilgi tabanı araçlarını birincil depolama çözümünüz olarak kullanmak veri kaybı riskini azaltmaya yardımcı olurken, yine de bir şeylerin ters gitmesi durumunda yedekleri tutmak istersiniz. Bunun nedeni, bu çözümlerin kontrolünüz dışındaki teknik sorunlarla karşılaşabilmesidir, bu da en azından bu süre zarfında belgelerinize erişemeyeceğiniz anlamına gelir.
Güvende olmak için Google Drive ve yerel depolama cihazları gibi yardımcı yedekleme çözümlerini düşünebilirsiniz. Tabii ki, aynı belgenin birden çok kopyasını takip etmek zorunda kalmak istemezsiniz, bu nedenle herhangi bir işyeri belgelendirme aracını kullanmadan önce net bir yedekleme stratejisi oluşturun. Bu şekilde, belgelerinizin ihtiyacınız olduğunda her zaman hazır olduğundan emin olabilirsiniz.
6. Kağıt Belgelerinizi Dijitalleştirin
Hâlâ kağıt tabanlı belgelere güveniyorsanız, şimdi dijital kopyalara geçmenin veya en azından dijital kopyalar oluşturmanın tam zamanı. Bu, yalnızca büyük hacimli dosyaları yönetmeyi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda erişilebilirliği, işbirliğini ve güvenliği de geliştirir.
Kağıt belgelerinizi dijitalleştirmek için bir tarayıcı kullanabilirsiniz. Belgelerinizin dijital kopyalarına sahip olduğunuzda, bunları kolay erişim ve işbirliği için işyeri belgelendirme aracınıza yükleyebilirsiniz.
7. Hızlı Tanımlama için Açık Dizinlemeyi Kullanın
Çok fazla belgeniz varsa, bunları takip etmek zor olabilir. Bu nedenle, iş yeri belgeleriniz için net bir indeksleme sistemi kullanmak çok önemlidir. Bu şekilde, ihtiyacınız olan dosyaları ihtiyacınız olduğunda kolayca bulabilirsiniz. Belgelerinizi dizine eklemenin birkaç farklı yolu vardır; örneğin, bunları türe, tarihe veya projeye göre kategorize ederek başlayabilirsiniz. Bu, ihtiyaç duyduğunuzda belirli belgeleri bulmanızı kolaylaştıracaktır.
Başka bir seçenek de işyeri belgelerinizi dizine eklemek için anahtar sözcükler kullanmaktır. Bu, özellikle çok sayıda dosyanız varsa ve bunları hızlı bir şekilde arayabilmeniz gerekiyorsa yararlı olabilir. Hangi indeksleme sistemini kullanırsanız kullanın, tutarlı ve anlaşılması kolay olduğundan emin olun.
Uzak Ekiplerinizin Akıllı Bir Dokümantasyon Stratejisine İhtiyacı Var
Uzak çalışma yeri belgeleri, kuruluşunuzun sorunsuz çalışması için çok önemlidir. Etkili bir dijital dokümantasyon stratejisi oluşturarak, ekiplerinizin ihtiyaç duydukları bilgilere hızla erişmelerini ve üretken kalmalarını sağlayabilirsiniz.