Muhtemelen Outlook'u açıp bayraklar, kategorilere ayırma ve arşivleme gibi şık özelliklerinden bazılarını günlük olarak kullanıyorsunuzdur. Bu özellikler zaten e-postalarınızı yönetmeyi kolaylaştırırken, e-posta organizasyonunuzu bir sonraki seviyeye taşıyabilecek başka Outlook araçları da mevcuttur.
Bu gönderide, gelen kutunuzu bir sonraki açışınızda kontrol etmek isteyebileceğiniz yedi gelişmiş Outlook ipucu ve püf noktası anlatacağız.
1. Tekrarlayan E-postaları Hızlı Parçalarla Yanıtlayın
Kendinizi aynı e-posta içeriğini tekrar tekrar yazarken buluyor musunuz? Muhtemelen iş arkadaşlarınız aynı soruyu sık sık soruyor ya da siz her ay aynı duyuruyu yapıyorsunuz. Bu durumda Hızlı Parçalar en iyi arkadaşınız olacaktır.
Yeniden kullanılabilir içerik parçalarından oluşan bir koleksiyon olan Hızlı Parçalar, en iyilerden biridir. Outlook'ta iş akışınızı artırmanın yolları. Bu özelliğe şu adresten erişebilirsiniz: Sokmak sekmesini her yanıtladığınızda (veya yeni bir e-posta oluşturduğunuzda).
Hızlı Parçalar'a yeni bir parçacık eklemek için yeni bir e-posta açın, mesajınızı veya ifadenizi yazın ve metni vurgulayın. Sonra şuraya git
Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet. Bu snippet'i istediğiniz zaman kullanmaya başlayabilirsiniz.2. E-posta Şablonuyla Sık Kullanılan Mesajları Yeniden Kullanın
Hızlı Parçalara benzer şekilde, Outlook'taki e-posta şablonları önceden oluşturulmuş iletileri yeniden kullanarak zaman kazanmanıza yardımcı olur. Artık aynı e-postayı tekrar yazmanıza gerek yok, sadece hazır e-posta şablonunuzu almanız yeterli. Hızlı Parçalara göre avantajı, yalnızca gövdeyi değil, konuyu ve alıcıları da doldurabilmenizdir.
Bir e-posta şablonu oluşturmak için yeni bir e-posta oluşturun ve mesajınızı yazın. Alıcıları ve konu satırlarını boş bırakmayı seçebilirsiniz. Sonra şuraya git Dosya > Farklı Kaydet. E-postayı şu şekilde kaydedin: Görünüm Şablonu varsayılan klasörde.
Şablonu kullanmak için tıklayın Yeni öğeler senden Ev sekme. Seçme Daha Fazla Öğe > Form Seçinve değiştir Arama konumu alan UDosya Sistemindeki ser Şablonları. Orada, önceden oluşturduğunuz bir e-posta şablonunu seçebilirsiniz.
3. Hızlı Adımlarla Sık Yapılan İşlemleri Basitleştirin
Hızlı Adımlar, aldıkları e-postalara sürekli olarak aynı eylem dizisini yapan kişiler için cennettir. Örneğin, mesai saatleri dışında bir iş arkadaşınızdan acil bir e-posta aldığınızda, onu işaretler, durumunu yüksek önem olarak değiştirir ve ardından "Size yarın geri döneceğim" şeklinde bir yanıt gönderirsiniz.
Bunun gibi e-postalarla ilgilenmek için 30 saniyeden fazla zaman harcamaktan hoşlanmıyorsanız, bu çok sıkıcı olabilir. Dolayısıyla, yukarıdaki adımları manuel olarak yapmak yerine, Hızlı Adımlar ile eyleminizi otomatikleştirebilirsiniz.
Bu özelliği web sitesinde kolayca bulabilirsiniz. Ev Outlook uygulamanızın sekmesi. Burada varsayılan Hızlı Adımlar mevcuttur, örneğin "Tamamlamak" e-postayı tamamlandı olarak işaretler, bir klasöre taşır ve okundu olarak işaretler. "Yöneticiye" e-postayı yöneticinize ileten; Ve "Yanıtla ve Sil" yanıt gönderir ve orijinal mesajı siler. Ancak, kendi eylem dizinizi de özelleştirebilirsiniz.
4. Daha İyi E-posta Yönetimi için Kurallar Oluşturun
Kurallar, gelen (ve giden) e-postaları belirli bir şekilde işlemenize izin verdiği için Hızlı Adımlara biraz benzer. Örneğin, Kurallar, e-postaları John Doe'dan Arşiv klasörüne taşıyabilir ve okundu olarak işaretleyebilir. Şunları yapmak için Kuralları da kullanabilirsiniz: Outlook'ta kendinizi otomatik olarak CC veya BCC'ye yazın.
Ancak, bir mesaja uygulanmadan önce belirli bir Hızlı Adımı seçmeniz gereken Hızlı Adımların aksine, Kurallar otomatiktir. Kuralda belirlediğiniz koşullara uyan bir e-posta alır almaz, seçtiğiniz işlemler otomatik olarak uygulanacaktır. Bu, gelen kutunuzu düzenlemeyi çok daha az stresli hale getirir. Şuraya giderek kendi kuralınızı oluşturabilirsiniz: Ana Sayfa > Kural > Kural Oluştur.
5. Siz Dışarıdayken Ofis Dışında Otomatik Yanıtlar Gönderin
Süper bir işkolik değilseniz ve bir şeyleri kaçırmaktan korkmuyorsanız, muhtemelen tatildeyken e-postalarınızı kontrol etmekten hoşlanmıyorsunuzdur. Ancak iş arkadaşlarınızı ve müşterilerinizi ortada bırakmaktan da hoşlanmıyorsunuz. Bu nedenle, çalışma moduna dönene kadar Otomatik Yanıtları ayarlamanız önemlidir.
Otomatik Yanıtlar tam olarak adından da anlaşılacağı gibidir. Belirli bir süre için açık olduğunda, o zaman aralığında size e-posta gönderen kişiler, Otomatik Yanıtlar ayarınızda oluşturduğunuz mesajla birlikte otomatik olarak bir yanıt alır. Bir tane oluşturmak için şuraya gidin: Dosya > Bilgi > Otomatik Yanıtlar.
6. Clean Up ile Gelen Kutunuzda Kolayca Sıralayın
Tatilden döndükten sonra görmek isteyeceğiniz son şey, yüzlerce gereksiz e-postayla dolu bir gelen kutusudur. Bunun olmasını engelleyemeseniz de, önlemenin bir yolu var. Outlook'u daha az dikkat dağıtıcı hale getirin: Temizleme özelliği.
Bu, gereksiz mesajları e-posta dizilerinden siler, böylece daha az mesaj okuyabilir, ancak yine de tüm konuşmayı anlayabilirsiniz. Örneğin, sen ve Claire, Louie'den bir e-posta aldınız. Claire cevap verdi ve cevabına Louie'nin orijinal mesajını ekledi. Temizleme, Louie'nin e-postasını siler çünkü içeriği zaten Claire'in yanıtında bulunabilir.
Bu özelliğin önemli e-postaları silebileceğinden endişeleniyorsanız, yinelenen iletilerin taşındığı Silinmiş Öğeler klasörüne her zaman gidebilirsiniz. Temizleme özelliğini kullanmak için şuraya gidin: Ev sekmesi ve tıklayın Temizlemek içinde Silmek bölüm.
7. Önemli Mesajları Vurgulamak için Koşullu Biçimlendirmeyi Kullanın
Bir günde yüzlerce e-posta alan biriyseniz, patronunuzdan veya müşterinizden gelenler gibi en önemli e-postaların izini kaybetmeniz kolaydır. Koşullu biçimlendirmenin devreye girdiği yer burasıdır.
Bu Outlook özelliği, belirli e-postaları gelen kutunuzdan çıkaracak şekilde özelleştirmenizi sağlar. Örneğin, patronunuzun e-postalarının yazı tipini Comic Sans olarak değiştirmek için koşullu bir format oluşturabilirsiniz. Konu satırında "Toplantı" yazan tüm mesajların canlı bir pembe tonu olmasını da sağlayabilirsiniz. Koşullu biçimlendirme ayarlarını şurada bulabilirsiniz: Görünüm > Görünüm Ayarları.
Bu İpuçları ve Püf Noktalarıyla Microsoft Outlook Pro Olun
Bu yedi gelişmiş ipucu ve püf noktası, Outlook'un özelliklerinin yüzeyini zar zor çiziyor. Uygulamayı ne kadar çok kullanırsanız, e-posta yönetiminizi güçlendirmenize yardımcı olabilecek yeni ve kullanışlı özellikleri kesinlikle o kadar çok keşfedeceksiniz.
