Son teslim tarihi yaklaşırken görevleriniz birikiyorsa ve kendinizi bunalmış hissediyorsanız, zamanınızı etkili bir şekilde yönetemiyor olabilirsiniz.
Çoğumuz, yalnızca değerli saatlerimize mal olan değil, aynı zamanda artan kaygı, stres ve raydan çıkan bir iş-yaşam dengesi ile sonuçlanan korkunç zaman yönetimi hataları yapıyoruz.
En yaygın zaman yönetimi hatalarından bazılarına ve verimliliğimizi artırmak için bunlardan nasıl kaçınabileceğimize bakalım:
1. Hedef Belirlememek
Akılda bir hedef olmadan amaçsızca çalışmak, motivasyon ve üretkenlik eksikliğine neden olabilir. Dikkatinizi dağıtacak şeylere kolayca teslim oluyorsunuz ve zamanınızı iyi yönetemiyorsunuz.
Nasıl Önlenir?
Hedefler belirlemek ve bunlara bağlı kalmak size yön verir ve görevlerinizi tamamlamanız için sizi motive eder. Hedeflerinize ulaşmak için daha odaklı hale gelir ve zamanınızı ve kaynaklarınızı daha iyi yönetirsiniz.
Ancak unutmayın, tüm hedefler eşit değildir. AKILLI (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Bağlı) hedefler, spesifik olmayan hedeflerden daha iyi performans gösterir. Birkaç çalışma iddiayı desteklemektedir. Böyle bir Cape Coast Metropolü'nün bankacılık sektöründe yürütülen çalışma belirli ve zorlu (yine de ulaşılabilir) hedefler belirlemenin çalışan performansını artırmaya yardımcı olduğunu buldu.
Bu nedenle, hedefiniz olarak "ilk romanımı tamamlamak" yerine, onun SMART varyantını kullanın, yani "her ay ilk romanımın en az bir bölümünü tamamlamak". İkincisi daha spesifiktir, sizi zorlar ve hedefiniz için bir zaman sınırı belirler.
2. Öncelik Vermemek
Görevlerin zirvesinde kalmanıza yardımcı olacak bir yapılacaklar listeniz yoksa, kendinizi onlara gelişigüzel atlarken bulacaksınız. Günün sonunda, hala birçok tamamlanmamış göreviniz ve hayal kırıklığınız olacak. Yeterince zaman olmadığından değil, zamanını iyi yönetemiyor olmandan.
Nasıl Önlenir?
Yapılacaklar listesine sahip olmak, görevlerinizi önceliklendirmenize ve görevlerinizin önemine ve aciliyetine göre zaman atayarak zamanınızı iyi yönetmenize yardımcı olur. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Görevlerinizi listelemek ve önceliklendirmek için bir uygulama bulun bu sizin ihtiyaçlarınıza uygun.
- Bir gün veya hafta içinde yapmanız gereken tüm görevleri yapılacaklar listenize yazın.
- Bir sıralama sistemi kullanarak önem ve aciliyetlerine göre sıralayın.
- En önemli ve acil görevleri en üstte sıralayın, en az önemli ve acil işler ise en altta kalır.
- En önemli ve acil görevlerle başlayın ve listede aşağı doğru ilerleyin.
3. Zamanı Takip Etmemek
Ne kadar zaman alacağını değerlendirmeden bir projeye başlarsanız gereğinden fazla zaman almanız mümkündür. Ya da kendinize aşırı güvenebilir ve tamamlamak için yeterli zamana sahip olmadan üstesinden gelebileceğinizden daha fazlasını alabilirsiniz. Elinizde daha az zaman olduğunda, yalnızca son teslim tarihlerini karşılayamamakla kalmaz, aynı zamanda üretilen işin ortalamanın altında olması muhtemeldir.
Nasıl Önlenir?
Her zaman belirli bir projenin ne kadar zaman alması gerektiğini değerlendirin ve projeyi bu zaman çerçevesi içinde tamamlamaya çalışın (kısa molalar için kendinize fazladan zaman ayırdığınızdan emin olun). Malısın bir projeye ne kadar zaman harcadığınızı takip etmek için bir zaman takip uygulaması kullanın veya görev.
Belirli bir görevin (ortalama olarak) ne kadar zaman aldığını öğrendikten sonra, görevlerinizi daha etkili bir şekilde planlayabilirsiniz. Bunu yeterince kez yapın ve belirli bir günde/haftada/ayda farklı görevler için harcanan zamanın ayrıntılı bir günlük tablosunu elde edin.
Buna sahip olduğunuzda, yinelenen görevlerin en çok zaman aldığını öğrenebilir ve bunları daha etkili bir şekilde yapmak için çözümler düşünebilir veya daha fazla zaman kazanmak için bunları otomatikleştirebilirsiniz. İnternet bunlarla dolu ücretsiz zaman izleme uygulamaları daha iyi zaman yönetimi için projelerinizi takip etmek için kullanabilirsiniz.
4. Ertelemek
Erteleme, özellikle zor veya sıkıcı bir görevi tamamlamanız gerektiğinde, çalışmak için büyük bir engeldir. Buna, örneğin akıllı telefonunuz gibi zorlayıcı dikkat dağıtıcı unsurların bir karışımını ekleyin ve kendinize erteleme için mükemmel bir tarif buldunuz.
Teslim tarihi yaklaşana kadar gevşeyecek, dikkatinizi dağıtacak şeylere boyun eğecek ve zamanınızı boşa harcayacaksınız. Erteleyiciler her zaman zamanında kısadır, teslim tarihlerinin gerisinde kalır ve iş-yaşam dengesi çok azdır veya hiç yoktur.
Nasıl Önlenir?
Ertelemeden kaçınmanın harika bir yolu, büyük bir projeyi daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölmektir. Örneğin, tüm makaleyi yazmaktan korkmak yerine 2000 kelimelik bir makale yazmanız gerekiyorsa, alt görevlere ayırın: ana hat, giriş, alt başlık 1, alt başlık 2, alt başlık 3 ve çözüm.
Şimdi bu küçük görevlerin her biri için kendinize zaman dilimleri atayın ve kendinizi bunlara adayın. Bu küçük görevleri tamamlamak için daha motive hissedecek ve erteleme olasılığınız azalacaktır. Ertelemenin üstesinden gelmenin bir başka harika yöntemi de Pomodoro tekniğini kullanmaktır. Pomodoro tekniği de benzer bir konsepti takip eder.
İşte nasıl yapabileceğiniz Pomodoro tekniğini kullanın:
- Bir projeyi daha küçük görevlere ayırın
- Bir zamanlayıcı alın ve 25 dakikaya ayarlayın
- Kendinize 25 dakika verin ve tek bir alt görev üzerinde çalışın
- Zamanlayıcı çaldığında (25 dakika sonra) 5 dakika ara verin
- 25 dakikalık dört döngüyü tamamlayın ve ardından yarım saatlik bir ara verin
5. Etkin Olmayan Zamanlama
Bazı günlerin diğerleri kadar verimli geçmediğini fark ettiniz mi? Bunun nedeni, enerji seviyelerimizin hafta boyunca değişmesidir. Sadece bu da değil, farklı insanların gün boyunca farklı enerji seviyeleri vardır.
Planlama yaparken üretkenliğin en yoğun olduğu saatleri dikkate almıyorsanız, kendinizi çok az zaman ve enerji kalmış halde beklemede olan en önemli görevlerle karşı karşıya bulabilirsiniz.
Nasıl Önlenir?
Gece kuşu musun yoksa erkenci kuş musun? Nasıl çalıştığınızı değerlendirin ve üretkenliğin en yoğun olduğu saatleri öğrenin. En üretken olduğunuz saatleri öğrendikten sonra, projelerinizi buna göre planlayın.
En verimli saatlerinizi en önemli (ve yoğun) görevlere ayırın ve daha az zaman ayırın önemli (veya daha az yoğun) görevler, örneğin e-postaları yanıtlama veya toplantı ayarlama çalışma saatleri. Etkili bir şekilde zamanlama yapmanıza yardımcı olabilecek birkaç takvim uygulaması vardır; ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayanı bulun.
6. Dikkat dağıtıcı şeylere boyun eğmek
A Statista'dan Haziran 2020 anketi evden çalışan kişilerin yüzde 53,7'sinin dikkat dağınıklığının en büyük nedeninin akıllı telefon olduğunu düşündüğü ortaya çıktı. Ne sıklıkla kendinizi çalışırken buldunuz ve aniden telefonunuz çalmaya başladı? Dikkatiniz dağılır ve şimdi telefonunuzu kontrol etmek zorunda kalırsınız.
Bir müşteriden gelen bir e-posta, iş arkadaşınızdan gelen bir mesaj veya Facebook, Twitter veya Instagram'dan gelen rastgele bir bildirim; dikkat dağıtıcı şeyler size çalışma saatlerinizin önemli bir kısmına mal olabilir.
Nasıl Önlenir?
Her şey etkili zamanlamaya bağlıdır. İş, e-postaları kontrol etme, boş zaman vb. için zaman dilimleri belirleyin. Çalışma zamanı geldiğinde telefonunuzu bir kenara (uçak modunda), tercihen başka bir odaya koyun ve işe koyulun.
En büyük dikkat dağıtma kaynağı artık ortadan kalktığı için, işinize odaklanmanız çok daha olası ve kolay hale geliyor. Tüm odağınızı ve dikkatinizi tek bir göreve verdiğiniz için, hata yapma olasılığınız azalır ve görevi etkili bir şekilde tamamlama olasılığınız artar.
Ya telefonunuzu uçak moduna almak işinize yaramadıysa? Ya aklınız sosyal medyaya kayıyorsa ve doğrudan dizüstü bilgisayarınızda e-postaları kontrol etmek veya Facebook akışınızda gezinmek için telefonunuzu almanız gerekiyorsa? Eğer bu sensen, dene dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulmak için Freedom uygulamasını kullanma, ertelemenin üstesinden gelin ve daha fazlasını başarın.
Tüm Potansiyelinizi Açığa Çıkarın
Zamanınızı nasıl daha iyi yöneteceğinize odaklanırken, en başta zamanınızı neden yönettiğinizi, yani daha fazla işi halletmek için yaptığınızı unutabilirsiniz.
Daha fazla iş yapmadan her gün çok sayıda üretkenlik uygulamasında gezinmek anlamsızdır. Büyük resmi gözden kaçırmadan sizin için neyin işe yaradığını bulun ve ona bağlı kalın. Ancak sizin için neyin işe yaradığını bulmak için zaman yönetimi ihtiyaçlarınızı anlamak önemlidir.