Verimliliğinizi Artırmak için 7 Görev Yönetimi İpucu

Kişisel ve profesyonel hedeflerinize ulaşmak için gereken adım adım eylemleri temsil eden günlük görevleriniz başarınızın temelidir. Başka bir deyişle, hiç bitmeyen yapılacaklar listeniz, kazanmaya giden yol haritanızdır, bu nedenle bu görevleri etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir.

Günlük görevlerinizi düzenlemek için en iyi üretkenlik uygulamasını kullanmak için acele ediyor olsanız da ki bu kötü bir hareket değildir, görev yönetimi becerilerinizi geliştirmek uzun vadede daha sürdürülebilir ve etkilidir. Bu makale, üretkenliğinizi artırmak için bazı görev yönetimi ipuçlarını kapsayacaktır.

1. Kronotipinizi Bilin

Gece kuşu musun yoksa erkenci kuş musun? Sabahları veya gece geç saatlerde odaklanmayı daha mı kolay buluyorsunuz? Hepimizin uykuya dalmak ve günün ve gecenin belirli dönemlerinde uyanık olmak için doğal bir eğilimi vardır. Ve popüler kültür genellikle erken kalkanları daha üretken olarak kutlasa da, gerçek şu ki tek beden herkese uymuyor.

Bu nedenle kronotipinizi bilmek üretkenliğinizi artırabilir, en üretken olduğunuzda görevlerinizi planlamanıza izin verdiği için. Öyleyse, kişiselleştirilmiş bir çalışma programı oluşturma kronotipinize bağlı olarak çalışmak, görevlerinizin başında kalmanızı ve en yüksek performansa ulaşmanızı kolaylaştıracaktır.

Örneğin, bir gece kuşuysanız, en zorlu görevlerin üstesinden gelmeyi planlamalısınız. enerji seviyelerinizin en yüksek olduğu akşam, sizi görevlerinizi tamamlamak için en iyi konuma getirir. zaman.

2. Öncelik Listenizi Oluşturun

Artık en üretken olduğunuz zamanı bildiğinize göre, Eisenhower matrisini kullanarak yapılacaklar listenizdeki görevlere öncelik verin. Bu zaman yönetimi sistemi, görevleri dört bölüme ayırarak önceliklendirmenize yardımcı olur: acil ve önemli, acil değil ama önemli, acil ama önemsiz, acil değil ve önemsiz görevler.

Yapılacaklar listelerinizi bu kategorilere göre düzenlemek, hangi görevlerin öncelikli olması gerektiğini ve hangilerinin devredilebileceğini veya ertelenebileceğini belirlemenizi kolaylaştırır. Bu şekilde, en önemli ve acil görevlerinizi en üretken olduğunuz zamanda planlayabilir ve bunları zamanında tamamlamanız için size en iyi şansı verebilirsiniz.

Örneğin, bir programcı olarak, kodlama görevlerinizi en uyanık olduğunuz zamana planlayabilir ve e-postalara enerji seviyenizin düşük olduğu zamanlarda yanıt verebilirsiniz.

3. "O Kurbağayı Ye!"

Eating That Frog, üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacak bir sonraki görev yönetimi ipucudur! Ve hayır, gerçek kurbağalardan bahsetmiyoruz! Brian Tracy, bu cümleyi aynı adlı kitabında popüler hale getirdi ve bu canlı metafor, sabah ilk iş olarak en zorlu görevin üstesinden gelmeyi anlatıyor.

Bu, ertelemeyi yenmenin en iyi yollarından biridir, çünkü en zorlu görevinizle karşı karşıya kaldığınızda genellikle stresli veya bunalmış hissedebilirsiniz. Önce o en büyük kurbağayı yersen, o korku duygusu bir başarı hissine dönüşecek, özgüveninizi artırmak ve hayatınızın geri kalanında güç sağlamak için size motivasyon ve ivme kazandırmak görevler.

kullanabilirsiniz Todoist'i kullanarak O Kurbağayı Ye yöntemi. Bununla birlikte, en zorlu işlerinizi sabah halletmeniz tavsiye edilse de, daha önce tartıştığımız gibi, en iyi zamanınız kronotipinize bağlı olarak farklı olabilir. Bununla birlikte, en zorlu görevlerinizi en enerjik ve üretken olduğunuzda planlayarak bu yöntemi kullanmaya devam edebilirsiniz.

4. Parkinson Yasasını Kendi Avantajınıza Kullanın

Erteleme, çoğu insanın bir noktada mücadele ettiği en yaygın üretkenlik katillerinden biridir. Kendinizi görevleri son dakikaya kadar ertelerken bulmanızın ana nedenlerinden biri, aciliyet veya son tarih duygusunun olmamasıdır. Bunun nedeni, bu görevlerin sizin için ayırdığınız zamanı dolduracak şekilde genişleyebilmesidir - Parkinson Yasası.

İyi haber şu ki, yapabilirsin Parkinson yasasını kullanarak daha üretken olun senin yararına. Nasıl? İlk olarak, büyük veya karmaşık projeleri her zaman daha küçük görevlere ayırın, böylece daha az bunaltıcı ve üstesinden gelinmesi kolay görünmelerini sağlayın.

Ardından, her görev için kesin bir son tarih belirleyin. Bu, bir aciliyet duygusu yaratır, görevi son teslim tarihinden önce tamamlamanız için sizi motive eder ve ertelemeyi azaltır. Bu hack, görevlerinizi daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak ve yapılacaklar listenizden geri kalmamanızı sağlayacaktır.

5. Tek Görev Uygulaması Yapın

Çoklu görev veya daha doğrusu bağlam değiştirme, etkili görünen ancak aslında çok yorucu ve verimsiz olan alışkanlıklardan biridir. Yapılacaklar listenizdeki çok sayıda görev, aynı anda birden fazla görevi denemeyi ve yapmayı cazip hale getirse de, belirli bir görev için kullanılabilecek çok fazla odaklanmanız ve enerjiniz vardır.

Bu, hata yapma olasılığınızı artırır, zaman ve emek israfına yol açar. Diğer taraftan, tek görevde uzmanlaşmak üretkenliğinizi artıracaktır, tamamlanana kadar tüm dikkatinizi bir göreve vermenizi sağlar. Bu, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirir, odaklanmanıza yardımcı olur ve işinizi en iyi şekilde yapmanız için size güç verir.

Tek görev yapmanın en iyi yollarından biri, bir göreve odaklanmak için sabit bir zaman sınırı belirlemek ve ardından ara vermektir. Bu zaman yönetimi tekniğine Pomodoro yöntemi denir ve zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenin etkili bir yoludur.

6. Sıradan Görevleri Otomatikleştirin

Peki, öncelik listenizin başında yer almayan düşük değerli görevlere ne olacak? Toplantıları planlamak veya konferans görüşmeleri sırasında dakikalar ayırmak gibi görevleri düşünün; bahse gireriz bunları yine de yapmanız gerekiyor, değil mi?

Bu görevleri yönetmenin en iyi yolu onları otomatikleştirmektir. Neyse ki, birkaç tane var sıradan görevleri otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz uygulamalarIFTTT veya Zapier gibi. Bu, daha değerli ve zamana duyarlı görevler için zaman ve enerjiyi serbest bırakacak ve daha üretken olmanıza yardımcı olacaktır.

7. Doğru Görev Yönetimi Yazılımını Kullanın

Yukarıda belirtilen tüm görev yönetimi ipuçlarından yararlanmak iyidir, ancak yine de görevlerinizi yönetmenize yardımcı olacak doğru yazılım olmadan üretkenliğinizi sürdürmekte zorlanabilirsiniz. Sizi bir gecede bir üretkenlik santraline dönüştürmeyi vaat eden çok sayıda görev yönetimi aracı düşünüldüğünde, doğru seçeneği seçmek göz korkutucu olabilir.

Peki, nasıl doğru çevrimiçi görev yönetimi aracını seçin? Yapılacak ilk şey ihtiyaçlarınızı değerlendirmektir. Bu, mesleğinize, çalışma tarzınıza ve tercihlerinize, ekip büyüklüğünüze ve daha fazlasına bağlıdır. İhtiyaçlarınızı değerlendirmek, sizin için en iyi seçeneği bulmak üzere farklı görev yönetimi araçlarını karşılaştırmayı çok daha kolaylaştırır.

Bu İpuçlarıyla Daha Az Zamanda Daha Çok İş Yapın

Görev yönetimi becerilerinizi geliştirmek, üretkenliğinizi bir sonraki seviyeye çıkarmanın anahtarıdır. İster proje yöneticisi olun, ister öğrenci olun, doğru görev yönetimi tekniklerini kullanmak, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanıza yardımcı olacaktır. Bu görev yönetimi ipuçlarını günlük rutininize dahil ederek, yapılacaklar listenizdeki tüm öğeleri işaretlediğinizden emin olabilirsiniz.