İş Yerinde Zor E-postalar Yazmak için ChatGPT Nasıl Kullanılır?

Kariyerinizin bir noktasında zor e-postalar kaçınılmazdır. İster ek projeler üstlenmeye hayır demek ister izin istemek olsun, e-postayı yazıp ardından gönder düğmesine basacak cesareti bulmak endişe verici olabilir.

ChatGPT'nin insanların ön yazılar ve özgeçmişler yazmasına yardımcı olduğu bilinmektedir, bu nedenle zor e-postalar yazmanıza da yardımcı olup olmayacağını merak edebilirsiniz. Yapay zekaya yeterli bilgi sağlarsanız, e-postanız için temel olarak kullanılacak içerik alabilirsiniz. ChatGPT, yaşadığınız duygular olmadan mesaja odaklanmanıza yardımcı olabilir.

1. Adım: ChatGPT'yi açın

Zaten bir ChatGPT hesabınız varsa, başlamaya hazırsınız. ChatGPT'de yeniyseniz, e-postanızı veya Google hesabınızı kullanarak bir hesap oluşturabilirsiniz. Yeni bir hesaba kaydoluyorsanız, cep telefonunuzun yakınınızda olması gerekir, çünkü platform başlamak için size bir onay kodu gönderir.

2. Adım: Kendinizi ve Organizasyondaki Rolünüzü Tanıtın

ChatGPT'den işle ilgili e-postalar yazmasını istemeden önce kendinizi, işinizi ve sorumluluklarınızı platforma tanıtmalısınız. ChatGPT, sağladığınız bilgileri sunduğu e-postaları oluşturmak için kullanacaktır.

Girişinizi gönderdiğinizde, platform, tanıtımınızdan elde ettiği hayati bilgileri size bildirerek yanıt verecektir. Platformla ilk kez çalışıyorsanız, kendinizi tanıtırken size verdiği olumlu geri bildirimleri takdir edeceksiniz.

İşte örnek bir giriş:

İşte ChatGPT'nin yanıtı:

3. Adım: ChatGPT'den İstediğiniz E-postayı Yazmasını İsteme

ChatGPT'ye işinizi ve kimin için çalıştığınızı bildirdikten sonra, yazarken yardıma ihtiyacınız olan zorlu e-postaları oluşturmaya hazırdır. Yapay zekanın, birlikte çalışabileceğiniz e-postaları ne kadar hızlı oluşturduğuna hoş bir şekilde şaşıracaksınız.

İstifa E-postası

İster kariyerinizdeki bir sonraki aşama için heyecanlı olun, ister mevcut koşullarınızdan bıktığınız için istifa ediyor olun, bir istifa e-postası yazmak zor olabilir. Herhangi bir köprüyü yakmak istemiyorsunuz, bu yüzden olumlu bir şekilde ayrılmak istiyorsunuz.

Gelecekte referanslara ihtiyaç duyabileceğinizi ve birlikte çalıştığınız kişilerin isimlerini verirken kendinize güvenmek istediğinizi unutmayın. İstifa mektubunuz, yönetim, tatil politikaları veya iş arkadaşlarınız hakkında şikayet etme zamanı değildir; işvereninize bildirimde bulunmakla ilgilidir.

Yukarıda, ChatGPT tarafından oluşturulmuş, veda eden ve yönetimin geçişi olabildiğince sorunsuz hale getirmek için onlarla birlikte çalışacağınızı bilmesini sağlayan bir istifa mektubu göreceksiniz. İşinizden istifa etmek mi istiyorsunuz? Burada hazırlanmak için bazı finansal hususlar.

Süpervizörünüze Son Teslim Tarihine Uymayacağınızı Bildirmek için E-posta

Bir teslim tarihini karşılamakta güçlük çekiyorsanız, amirinizi veya yöneticinizi mümkün olan en kısa sürede bilgilendirmek en iyisidir. Yönetim, son teslim tarihini karşılayamayacağınızı fark ettiğinde, son teslim tarihini karşılamanıza olanak tanıyan ayarlamalar yapabilir.

Diğer insanlar veya bir sonraki adım, son teslim tarihini karşılamanıza bağlı olduğunda, göreviniz tamamlanana kadar her şey durabilir. Size güvenen insanlara son teslim tarihini er ya da geç yetiştirmeyeceğinizi bildirmek, yönetim ve ekibinizle ilişkilerinizi korumanıza yardımcı olabilir.

Acil Durum İzni Talep Etmek İçin E-posta

Ayrılma talebine neden olan durum hakkında zaten stresli hissediyorsunuz ve bir e-posta yazmaya odaklanmak aklınızdaki son şey. Acil durumunuzla ilgilenmek için müdürünüze veya amirinize izin talep eden bir e-posta yazmanız gerekir.

İzni yöneticinizle zaten tartışmış olsanız bile, onlara yazılı olarak bir şeyler göndermeniz gerekebilir. Ne kadar zamana ihtiyacınız olduğu konusunda gerçekçi olun ve ne zaman işe dönmeyi planladığınız konusunda işvereniniz için makul beklentiler belirleyin.

Bunun bir son dakika isteği olma olasılığı olduğundan, şehir dışında olmayı planlıyorsanız size nasıl ulaşılabileceğini belirtmek isteyebilirsiniz. Ayrıca yöneticinize veya amirinize, sorumluluklarınızın üstesinden gelmek için e-postalarınızı ve sesli mesajlarınızı düzenli olarak kontrol edeceğinize dair güvence verebilirsiniz.

Bir Projeye "Hayır" Demek İçin E-posta

Başka bir projeyi üstlenmek için gelen bir talebe yanıt vermek isteyebilirsiniz. “Benimle dalga mı geçiyorsun?”, nazik bir şekilde yanıt verirseniz daha iyi olabilir. Özellikle her şeye evet deme eğilimindeyseniz, e-postayı hızlı bir şekilde göndermelisiniz.

E-postayı göndermek için çok uzun süre beklerseniz, sezginiz size bunun iyi bir fikir olmadığını söylese bile sizi evet demeye ikna edecek nedenler bulabilirsiniz. E-postanın, işi yapmak istemiyormuşsunuz gibi gelmediğinden emin olmanız gerekir.

ChatGPT'nin oluşturduğu e-postayı, kuruluşun politikalarına uyacak ve istekte bulunan kişiye uyacak şekilde değiştirin. Amirinize göndereceğiniz bir e-posta, bir iş arkadaşınıza göndereceğiniz bir e-postadan daha resmi olacaktır. Bu konuda çalışmanız gerekiyorsa, öğrenmek ilginizi çekebilir. iş yerinde kibarca "hayır" nasıl söylenir.

Kurumsal Öncelikler Konusunda Netlik Elde Etmek İçin E-posta

Bazen görevlerimizin altında ezilebilir ve nereden başlayacağımızı bilemeyebiliriz. Bağımsız olarak çözmeye çalışmak yerine, yapabileceğiniz en verimli şey müdürünüze veya amirinize neye odaklanmanızı istediklerini sormaktır.

Ne yaptığımızı bilmiyormuş gibi görünmek istemediğimiz için yardım istemek korkutucu olabilir. Liderlik istemek, üstlenmekten daha iyidir. Bir şeyin öncelik olması gerektiğini düşünebilirsiniz, ancak organizasyon için kritik olan bu olmayabilir.

Kuruluş için öncelik olmayan bir projede zamanınızı boşa harcamak yerine, onay almak en iyisidir. Önceliklendirme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, ilginizi çekebilir işteki görevlere öncelik vermek için kullanabileceğiniz en iyi uygulamalar.

4. Adım: ChatGPT'nin Oluşturduğu E-postaları İnceleyin ve Düzenleyin

ChatGPT isteminizi kullanarak bir e-posta oluşturduğunda, onu incelemeli ve gerekli düzenlemeleri yapmalısınız. Taslakta bahsedilen bazı şeyler sizin için geçerli olmayabilir ve AI, dahil etmek istediğiniz kritik bilgileri gözden kaçırabilir.

5. Adım: E-postayı Gönderin

Bu muhtemelen zor bir e-posta yazmanın en zor kısmıdır. Tepki hakkında endişelenmeyi bırakın ve gönderin! Gönder'e basmadan önce, öğrenmek isteyebilirsiniz. Bir iş e-postasının profesyonelce görünmemesine neden olan hatalar.

Zor E-postaların Gönderilmesi Gerekiyor

Olumsuz nitelikteki e-postaları göndermek zor olabilir, ancak bunların yapılması gerekir. Karmaşık konulardan kaçınmak, bunları ele almanın yarattığından daha fazla soruna neden olabilir. Zor bir e-posta hazırlamak kaygı uyandırsa da, gönder düğmesine bastığınızda kendinizi daha iyi hissedeceksiniz.

Yöneticiniz veya süpervizörünüz mesajdan memnun olmayabilir, ancak onlara neler olduğunu yeterince önceden anlattığınız için minnettar olacaklardır. Çatışmayla başa çıkmak en sevdiğiniz şey olmayabilir, ancak onu etkili bir şekilde yönetmek önemlidir. Çatışma yönetimi, profesyonel ve kişisel olarak öğrenmek için gerekli bir beceridir.