Neden Bir Verimlilik Planına İhtiyacınız Var ve Nasıl Oluşturulur?

Koşuşturma kültürü, finansal (veya kişisel gelişim) hedeflerimize ulaşmak istiyorsak, son saniyelerimizi işe koymamız gerektiğini düşünmemize neden oluyor. Sadece zihinsel ve fiziksel sağlığımız için zararlı değil, aynı zamanda ters tepiyor.

Aklınızdaki tek şey "daha fazlasını yapmak" olduğunda, genellikle verimliliği ve doğruluğu kaçırırsınız. Daha fazla saat harcasanız bile, o kadar çok iş bitirmiyorsunuz. Çünkü plan yapmıyorsun.

Hepimiz herhangi bir projenin başarısı için planlamanın öneminin farkındayız, ancak üretkenlik söz konusu olduğunda fazla düşünmeden hemen işe koyuluyoruz. Tam da bu yüzden üretkenlik hedeflerimizde sıklıkla başarısız oluyoruz.

Verimlilik Planı Nedir ve Bir Verimlilik Planına Sahip Olmak Neden Önemlidir?

"Verimlilik planı" terimi kendi kendini açıklayıcı olsa da, terimin tam olarak ne anlama geldiğini bilmek için ona net ve özlü bir tanım vermek çok önemlidir:

Bir üretkenlik planı, hedeflerinizi (hem kısa vadeli hem de uzun vadeli) ana hatlarıyla belirtir ve bunları stratejik olarak planlar için temel engelleri ele alırken üretkenliğinizi artırmak için günleriniz, haftalarınız veya aylarınız boyunca verimlilik.

Gece geç saatlerde üretkenlik hileleriyle ilgili YouTube videoları izlemenin veya üretkenliğinizi artırmayla ilgili makaleleri okumanın neden verimli olmadığını hiç merak ettiniz mi? Bunun nedeni, tüm bu makalelerin ve videoların yanlış ipuçları ve stratejiler sağlaması değil.

Hepimizin farklı zihniyetleri, hedefleri ve sorunları var; her birimizin farklı bir çalışma tarzı var ve farklı geçmişlerden geliyoruz. Bu internet makaleleri ve videoları genelleştirilmiştir ve benzersiz sorunlarımızı ve üretkenliğin önündeki engelleri ele almaz.

Elinizin altındaki uygun bir üretkenlik planıyla, bir görevden diğerine körü körüne atlamak zorunda kalmayacaksınız. Günün (hafta veya ay) uygun bir yol haritasına sahip olacaksınız, bu da sizi hedeflerinize daha fazla odaklamanızı ve dikkatinizin dağılma olasılığını azaltır. Üretkenlik için planlama yapmak size bir kontrol duygusu verir ve bunalmış veya stresli hissetme olasılığınızı azaltır.

Verimlilik Planı Nasıl Oluşturulur

Verimlilik planlaması roket bilimi değildir. İhtiyacınız olan tek şey doğru tutuma sahip olmak, hedeflerinizi hatırlamak ve açık fikirli bir şekilde yola çıkmak. "Sabah 4'te uyanmak" veya "soğuk duş almak" gibi tüm üretkenlik dogmalarını pencereden atmanız ve sizin için neyin işe yaradığını görmeniz gerekiyor.

Bir üretkenlik planı hedeflerinize, mizacınıza ve zihniyetinize özgü olduğundan, nasıl yapılacağına dair kesin kurallar yoktur. Bununla birlikte, aşağıdaki adımlar, kullanabileceğiniz sürecin esnek bir yol haritasını sağlar:

1. AKILLI Hedefler Belirleyin

Amaçsız yürüyüş sizi hiçbir yere götürmez. Hedeflerinizin ve görevlerinizin bir kaydına sahip olmak, bir görevden diğerine geçmeyi kolaylaştırır. İlerlemeyi izlemenize, motivasyonunuzu artırmanıza ve üretkenliği artırmanıza yardımcı oldukları için AKILLI hedefler belirlemek bu nedenle önemlidir.

Hedeflerinizi kağıda döktükten sonra, onlara ulaşmak için yapmanız gereken her şeyi düşünün. Bu, işiniz veya iş hedefleriniz, kişisel gelişim alışkanlıklarınız, kişisel projeleriniz veya günlük sorumluluklarınızla ilgili görevleri içerebilir. Ne kadar önemsiz görünürse görünsün, aklınıza gelen herhangi bir şeyle başlayın ve bunları ilgili hedefler altında gruplandırın.

2. Zamanı Takip Edin

Ortalama bir gününüz hakkında bir fikir edinmek için gün boyunca zamanınızı nasıl geçirdiğinizi takip edin. Günde kaç üretken saat yönetiyorsunuz? Zamanınızı en çok hangi aktiviteler tüketir? Bunu birkaç gün yapın ve e-postalarınızı veya sosyal medya beslemelerinizi kontrol etmek gibi dikkat dağıtıcı veya önemsiz faaliyetlere ne kadar zaman ayrıldığına şaşıracaksınız.

Bilgisayarınızın saatini otomatik olarak izlemek için TimeCamp'ı kullanabilirsiniz. İhtiyacınız olan tek şey, web sitelerine kaydolmak ve bilgisayar uygulamasını indirmek ve zamanınızı izlemeye başlayacak.

3. Zaman Çizelgenizi Analiz Edin ve Şu Anda Karşılaştığınız Zorlukları Not Edin

Birkaç gün boyunca zamanınızı takip ettikten sonra, değerli içgörüler elde etmek için yeterli veriye sahip olacaksınız. TimeCamp kullanıyorsanız, zaman günlüğüne erişin ve günlerinizin ayrıntılı bir hesabına sahip olacaksınız.

Zaman günlüğünüzü analiz ederken kendinize şu soruları sorun:

• Günde kaç saat çalışıyorsunuz?
• Sosyal medyaya ne kadar zaman harcanıyor?
• Zamanınızın çoğunu hangi faaliyetler alıyor?
• Belirli bir görevi tamamlamanız ne kadar zaman aldı?

Bu soruları yanıtlamak, daha üretken olmanızı engelleyen engelleri fark etmenize yardımcı olacaktır. Sorunları öğrendikten sonra, çözümleri hakkında düşünmeye başlayabilirsiniz.

Sosyal medya gibi yaygın dikkat dağıtıcı unsurların yanı sıra, daha üretken olmanızı engelleyebilecek, alakasız gibi görünen diğer şeyleri de not etmelisiniz. Kendine sor:

• Öğleden sonra geç saatlere kadar çalışmak size zor geliyor mu?
• Çoğu zaman kendinizi uyuşuk mu hissediyorsunuz?
• Düzgün uyumuyor musun?

Zorlukları not ederken, kendinize sadık kalmalısınız. Verimsiz davranışlarınız için kendinize bahaneler söylememeye çalışın.

4. Bir Program Oluşturun ve Takip Edin

Analizinizden elde ettiğiniz içgörüleri kullanarak, hedeflerinizi göz önünde bulundurarak bir program oluşturun. Google Takvim planlama yapmak için harika olsa da çalışmıyorsa kullanmayı düşünün gününüzü planlamak için ücretsiz Google Takvim alternatifleri.

Hedeflerinize ve en yüksek üretkenlik saatlerinize bağlı olarak, günlük veya haftalık uygun saatleri iş, fitness, boş zaman, aile veya kişisel projeler için atayın. Doğru ya da yanlış yoktur; hepsi hedeflerinize ve kişisel tercihlerinize bağlıdır.

Örneğin, yeni bir iş kurmak istiyorsanız, haftada birkaç saatinizi işiniz üzerinde çalışmaya ayırmalısınız. Ancak amacınız yazın harika bir vücut elde etmekse, telefonunuzda geçirdiğiniz süreyi azaltın ve haftalık daha fazla spor salonu seansı planlayın.

Hedefleriniz ne olursa olsun, gerçekçi bir program sürdürmek önemlidir. Günün her saniyesini programlamak istemezsiniz. Programınız ani planlara uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır. Ve iyi kazanılmış molaları dahil etmeyi unutmayın. Amaç meşgul olmak değil, üretkenliği artırmaktır.

5. İdeal Verimlilik Stratejinizi Bulun ve Ona Bağlı Kalın

Üretkenlik çoğumuza doğal gelmiyor. Ancak, denenmiş ve test edilmiş yöntemleri kullanmak, süreci kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. İşte programınızda kullanabileceğiniz birkaç üretkenlik stratejisi:

Ivy Lee Yöntemi

Ivy Lee yöntemi, programınıza dahil etmek için basit ama etkili bir stratejidir. Her gün tamamlamanız gereken 6 görevin bir listesini yapın. Bunları önem sırasına göre sıralayın ve en önemli görevden başlayın. Amaç, her seferinde bir görevi bitirmektir.

İlk görevi tamamladığınızda, listenizi bitirene kadar bir sonrakine, ardından bir sonrakine geçin. Altı görevi de tamamlayamıyorsanız, bunları bir sonraki güne taşıyın.

Daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, işte ayrıntılı bir rehber stressiz üretkenlik için Ivy Lee yöntemi nasıl kullanılır?.

Pareto Prensibi

80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesi, en önemli görevlere odaklanmayı vurgulayan ünlü bir üretkenlik stratejisidir. Pareto ilkesine göre, (en önemli) görevlerin %20'si sonuçların %80'ini verir.

İstenen sonuçlara odaklanırken görevlerinize öncelik vermek için 80/20 kuralını kullanın. Bu sonuçların çoğunu sağlayacak temel görevleri belirleyin ve önce bu görevleri tamamlamaya odaklanın.

Pomodoro Tekniği

Pomodoro yöntemi ile üretkenliğinizi artırın 25 dakika boyunca tek bir göreve odaklanarak ve ardından kısa bir ara vererek. Pomodoro yöntemi, büyük, göz korkutucu görevleri tamamlamak için mükemmeldir. Görevi birkaç küçük göreve böldüğünüzde (25 dakikada tamamlayabileceğiniz) taahhüt etmek ve tamamlamak çok daha kolay hale gelir.

6. Performansınızı ve Deneyinizi Yeniden Analiz Edin

Üretkenlik için planlama bir kerelik bir şey değildir. İlk üretkenlik planınız umduğunuz kadar ayrıntılı veya etkili olmayabilir. Bu nedenle haftalık ve aylık ilerlemenizi gözden geçirmeniz önemlidir.

Verimlilik planınızın ne kadar iyi çalıştığını görün. Kaçırmış olabileceğiniz engelleri belirleyin ve planınızı bunları ele alacak şekilde ayarlayın. Belirli bir strateji sonuç vermiyorsa, farklı bir strateji deneyin ve sonuçları not edin.

Bir Verimlilik Planı ile Verimliliğinizi Artırın

İnternet verimliliği ipuçları işe yaramıyorsa, kişiselleştirilmiş bir verimlilik planı oluşturmanın zamanı geldi. Planınız, sizi maksimum potansiyelinize ulaşmaktan alıkoyan tüm engelleri ele almalıdır. Planı oluştururken, en yüksek performans saatlerinizden yararlanmak için yüksek öncelikli görevlerinizi planladığınızdan emin olun.

Bir üretkenlik planının yardımcı olacağı kesin olsa da, onu takip etmeniz önemlidir. Bu, telefonunuz da dahil olmak üzere dikkat dağıtıcı unsurların olmadığı bir çalışma ortamı yaratmak anlamına gelir. Ancak akıllı telefonunuzun yakınınızda olması önemliyse, iyi akıllı telefon alışkanlıkları edinmelisiniz.