Microsoft Excel'in OFSET İşlevi, son derece güçlü ve çok yönlü bir araçtır. Bununla birlikte, karmaşıklığı ve benzer işlevlerin sayısı nedeniyle, ne yazık ki sıklıkla yeterince kullanılmamaktadır.
Nispeten basit işlev, Excel yazarlarının zamandan ve hayal kırıklığından tasarruf etmesini sağlayabilir. İyi organize edilmiş bir ana veri kümesinden kesin veri noktalarının alınmasını basitleştirir. Ayrıca, son derece ayrıntılı raporların, etkileşimli görselleştirmelerin ve karmaşık panoların basit bir şekilde oluşturulmasına olanak tanır.
1. Değişken Boyutlu Veri Kümeleri Oluşturma
Excel'in KAYDIRMA İşlevinin en yaygın kullanımlarından biri, değişken boyutlu veri kümelerinin yakalanmasıdır. Büyük bir veri kümesi verildiğinde, herhangi bir zamanda verilerin yalnızca küçük bir kısmına bakmak istenebilir.
Örneğin, çalışanlar için günlük satış toplamlarının otomatik bir raporu verildiğinde, belirli bir hafta veya haftalar için toplamları almanız gerekebilir.
Her toplam için farklı bir TOPLA işlevi yazmak oldukça kolay bir şekilde yapılabilir. Ancak, kullanım kolaylığı ve yeniden kullanılabilirlik açısından bir OFSET işlevi çok daha hızlı olabilir.
İlk olarak, B6 hücresine başlamak istediğimiz ayın gününü girin. Ardından raporu kaç gün B7'ye çalıştırmak istediğimizi giriyoruz. O zaman, bir basit TOPLA işlevi Ve ORTALAMA işlevi seçilen zaman aralığında her çalışan hakkında daha fazla veri almak için:
=TOPLA(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=ORTALAMA(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Başlangıç tarihini veya süreyi ayarlamak, tek bir hücreyi ayarlamak kadar basittir, bu da değişken boyutlu veri kümelerini çekmeyi çok daha kolay hale getirebilir.
2. Özel Rapor Oluşturmaya İzin Verme
Yukarıdakilere benzer yöntemlerin kullanılması, değişken düzeltmeli eksiksiz bir rapor geliştirmeyi nispeten kolaylaştırır. OFFSET işlevindeki ilk bağımsız değişkeni başka bir sayfaya referans olarak verebilirsiniz. Bunu yapmak, veri girişinizi ve raporlamanızı ayrı tutmanıza olanak tanır.
Bu, seçilen veri dilimlerini bir sayfadan diğerine çekmeyi mümkün kılacaktır. Ayrıca, yalnızca mevcut raporunuzla ilgili bilgileri görüntülemenize olanak tanır. Önceki aynı verileri kullanarak günlük toplamları gösteren bir rapor oluşturmak oldukça basittir. Alakasız günlerin verilerini çekmeden bunu yapabilirsiniz.
B5 hücresine yerleştirilen aşağıdaki ofset işlevi, B2'de belirtilen gün sayısını çeker. B1'de belirtilen haftada başlar ve yalnızca ilgili döneme ait verileri görüntüler:
=OFFSET(Sayfa1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)B1 ve B2'deki girişleri kısıtlamak mümkündür ve Excel'de açılır listeler oluşturma veri doğrulama kullanılarak mevcut hafta sayısı ile.
3. Elektronik Tablo Sayfalandırması
OFFSET İşlevi ayrıca, normalde aşağıdakilerle ilişkilendirilen bir görev olan basit elektronik tablo sayfalandırmasını da gerçekleştirebilir: Excel Geliştirici sekmesini kullanarak. Bu, büyük veri kümeleriyle çalışmayı daha basit ve çok daha verimli hale getirebilir.
30.000 satırlık veri içeren bir elektronik tablo ile çalışırken, tüm veri setine bir kerede bakmak zor olacaktır. 1'den 300'e kadar bir sayı aralığını kabul eden bir açılır liste oluşturmak, verileri hızlı bir şekilde her biri 100 sonuçtan oluşan sayfalara ayırmamızı sağlar.
OFFSET işlevinin çapası her zaman verilerin sol üst hücresine ayarlanacaktır. Bununla birlikte, ikinci argüman dikey ofsettir. Bu, seçilen sayfa numarası eksi bir çarpı 100'e eşit olacaktır. Üçüncü bağımsız değişken olan yatay uzaklık 0 olarak ayarlanabilir.
Dördüncü bağımsız değişken 100'e ve beşinci bağımsız değişken veri kümesindeki sütun sayısına ayarlanır. Bu yöntem, son derece büyük veri yığınlarını çok daha yönetilebilir parçalara ayırmayı kolaylaştırır.
İşte sayfalandırılmış bir veri kümesi örneği. Veriler, bir sayfada bir dizi sensörden kaydedilen 500 bilgi örneğini ve diğerinde sayfalandırılmış bir raporu içerir.
Rapor, içindeki sayfalarla bir açılır menü oluşturmak için B1 hücresindeki veri doğrulamayı kullanır. A3 hücresindeki aşağıdaki ifade, raporun gövdesini oluşturur:
=OFFSET(Sayfa1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Grafikler için Verileri Dilimleme
OFFSET fonksiyonunu kullanmadan önce oluşturduğumuz satış raporuna grafik ekleyebiliriz. Grafik, sayfanın üst kısmındaki iki açılır listede seçilen verilere dayalı olarak değişken bilgilerini çekebilir.
Sayfanın üst kısmındaki değerleri değiştirirken, grafik seçilen haftaları yansıtacak şekilde otomatik olarak değişecek ve raporu görüntüleyen herkese hızlı bir görsel referans sağlayacaktır.
Çizelgeleri ve grafikleri ofset işleviyle birleştirmek, karmaşık ve değişen verileri görselleştirmeyi çok daha kolay hale getirir. Ayrıca, basit, Excel içi panoların oluşturulmasına da olanak tanır.
5. Tarih Ofsetlerine Göre Bilgi Çekme
Rapor verileri veya otomatikleştirilmiş zaman süreçlerinden alınan veriler hakkında konuşurken, zaman damgalarına dayalı olarak belirli bilgileri aramak alışılmadık bir durum değildir. Tek bir dönemi ele alırken, yalnızca gerekli verileri aşağı çekmek için IF veya IFS gibi koşullu işlevleri kullanmak zor değildir. Belirli bir gün veya saat aralığına göre veri çekmeniz gerekiyorsa, çok büyük bir iç içe koşula düşmek çok kolaydır.
COUNTIF ve OFFSET kombinasyonunu kullanarak, bir zaman veya gün aralığından veri çekmek oldukça basittir. Bir başlangıç gününü temsil etmek için tek bir hücre kullanın. Ardından, çekmek istediğiniz sürenin uzunluğunu temsil etmek için başka bir hücre kullanın.
OFSET İşlevinde, verilerinizin düzenine bağlı olarak yükseklik veya genişlik bir değere ayarlanabilir. Excel'de EĞERSAY işlevini kullanma. Bu, istenen aralıkta kaç giriş olduğunu belirlemenizi ve yalnızca ilgili verileri çekmenizi sağlar.
Bu örnekte, birkaç yıla ait girişleri içeren bir veri setimiz var. B1 hücresine girilen tarihi ve aşağıdaki işlevi yalnızca o tarihten sonra oluşan girişleri çekmek için kullanabiliriz:
=OFFSET(Sayfa1!U2, EĞERSAY(Sayfa1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - EĞERSAY(Sayfa1!V2:V501, " & B1), 1)Bu, belirli bir tarihten önce veya sonra gelen değerleri filtrelemenize izin vererek bir rapora önemli ölçüde fayda sağlar. Bunun yerine COUNTIFS işlevini kullanırsanız, son kullanıcıya daha fazla değişkenlik sağlayan bir bitiş tarihi bile ekleyebilirsiniz.
6. COUNTIF ile birleştirildi
EĞERSAY işlevi, zaman aralıklarını genişletmeye ek olarak, Excel'in KAYDIRMA İşlevi ile her türden iyi sıralanmış verinin belirli dilimlerini çekmeye iyi hizmet eder. EĞERSAY kullanarak KAYDIR işlevinin yükseklik ve genişlik argümanlarını ayarlamak mümkündür. Ek olarak, herhangi bir sayısal veriyi, sayfanızın herhangi bir yerinden ayarlanabilir bir değerle kolayca değiştirebilirsiniz.
Elinizde bir gün içinde işlem miktarına göre sıralanmış bir işlem listeniz olsaydı, bu tekniği kullanarak her işlemi belirli bir tutarın üzerine çekebilirsiniz. Bu, aşağıdaki gibi basit bir OFSET işlevi kullanılarak gerçekleştirilebilir:
=OFFSET(A2, EĞERSAY(B2:B22, " & H3), 0, EĞERSAY(B2:B22, " & H3), 4)Bu işlevde dikkat edilmesi gereken en önemli şeylerden biri sondan ikinci bağımsız değişkendir, EĞERSAY(B2:B22, "
OFFSET'i bu şekilde kullanmak isteyenler için bir diğer önemli husus, yalnızca üzerinde çalıştığınız verilerin düzenli olması durumunda çalışacağıdır. Sıralanmamış veriler, aradığınız sonuçları döndürmez. Neyse ki, Excel ayrıca verilerinizi düzene sokmak için bir dizi otomatik sıralama aracı içerir.
Bunu, ürünleri fiyata göre değişken şekilde dilimlemekten yalnızca belirli sayıda çalışan işlemleri çekmeye kadar eylemleri gerçekleştirmek için kullanabilirsiniz. Çekilen veri miktarını tam olarak kontrol etme yeteneği, elektronik tablolarınızdan aldığınız kesin veri örneği üzerinde ayrıntılı kontrol sağlar. Bu, çeşitli ayrıntılı, etkileşimli raporların oluşturulmasını sağlar.
OFFSET İşlevi Aslında Bunun İçin Yararlıdır
Sonuç olarak, OFSET işlevi, kullanıcıların elektronik tablolarından bilgileri yüksek hassasiyetle çekmelerine olanak tanır. Bu, zamandan tasarruf sağlar ve kullanıcıların daha az işlevle daha fazla işlem gerçekleştirmesine olanak tanır.
İç içe geçmiş koşullara başvurmadan ihtiyacınız olan kesin verileri çekmeyi basitleştirir. Ayrıca, Excel'de özel raporlar, panolar ve daha fazlasını oluştururken kullanıcıların zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlar.