Asla kötü yapılandırılmış e-postalar göndermeyin. Korkunç yapılar mesajı karıştırmakla kalmaz, aynı zamanda alıcılarda iş ahlakınız ve profesyonelliğiniz hakkında olumsuz bir izlenim bırakır. İyi iletişim becerileri her sektörde çok önemlidir.
Hatalardan kaçınmak için taslaklarınızı düzeltin. E-postaları profesyonellikten uzaklaştıran bu yaygın olarak gözden kaçan kötü uygulamaları ve hataları düzeltin.
1. Spam İçerikli Konu Satırları
Pazarlamacılar, satış-y konu satırlarının e-posta açma oranlarını artırın; ne yazık ki tam tersi sonuçlar veriyorlar. Alıcılar, aşırı promosyon e-postalarını görmezden gelme eğilimindedir. Sizi zaten tanımadıkları sürece, mesajınızı kontrol etme zorunlulukları yoktur.
Satış odaklı olmak yerine ilgi çekici olun. Oluştur dikkat çekici konu satırları betimleyici, düşündürücü sözcüklerden oluşur. Okuyucularınızın merakını uyandırın. Açık uçlu sorular ve sunumlar kullanabilirsiniz, sadece mesajınızla alakalı olduklarından emin olun. Aksi takdirde alıcılar, tıklama tuzağı konularını kötüye kullandığınız için sizi engelleyebilir.
2. Şakalar ve Esprili Açıklamalar
İş e-postalarınıza şakalar eklemeden önce iki kez düşünün. Bir kahkahayı paylaşmak bazı durumlarda yakınlık kurmanıza yardımcı olsa da, çoğu zaman yarardan çok zarar getirir. Şakaların e-posta yoluyla iletilmesi zordur. Okuyucu sizi yanlış anlarsa, neşeli kelime oyunları bile alaycı veya saldırgan olarak alınabilir.
Genel bir kural olarak şakaları atlayın. Bunun yerine, kişisel bir hikayeyi paylaşmak veya ortak bir ilgi alanını tartışmak gibi ortamı yumuşatmanın başka yollarını keşfedin. Yaklaşılabilir ve arkadaş canlısı olmak şaka gerektirmez.
3. Emojiler ve Aşırı Noktalama İşaretleri
Günümüzde daha fazla posta kutusu sağlayıcısı emojileri barındırmaktadır. Outlook ve Gmail gibi platformlar, konu satırlarına emoji eklemenize bile izin verir.
Eğlenceli ve yaratıcı olmalarına rağmen iş e-postalarına ait değiller. İnsanlar emojileri farklı algılar. Örneğin, siz gülen yüz ifadesini sevincinizi ifade etmek için kullanırken diğerleri bunu alay olarak görebilir. Suratlar her zaman istediğiniz mesajı iletmez.
Ayrıca, gölgeli pazarlamacılar ifadelere düşkündür. Bunları sık kullanırsanız, alıcılar sizi kimlik avı saldırıları, satış bültenleri ve aşırı tanıtım amaçlı reklamlarla ilişkilendirebilir.
4. Yazım Hataları ve Dil Bilgisi Hataları
Yazım hataları niyeti değiştirmez. E-postanızdaki her kelimeyi yanlış yazsanız bile, okuyucular onu bağlam ipuçları aracılığıyla anlayacaktır. İleri düzey gramer hataları karışıklığa neden olabilir, ancak metin anlaşılmaz olmayacaktır.
Bu, yazım hatalarını gözden kaçırabileceğiniz anlamına mı geliyor? Kesinlikle hayır! Yazım ve dilbilgisi hataları mesajınızı karıştırmasa da dikkatsiz görünüyorlar. İster olası bir adaya satış konuşması yapıyor, ister bir meslektaşınızı güncelliyor olun, profesyonel olmayan yazılarla onların güvenini kazanmakta zorlanacaksınız.
En iyi yaklaşım, taslakları göndermeden önce incelemektir. Metninizi bir güvenilir yazım denetleyicisi, gereksiz tüyleri ortadan kaldırın, tonu buna göre ayarlayın ve karmaşık kelimeleri daha basit olanlarla değiştirin. Bu adımları gerektiği kadar tekrarlayın.
5. Uzun Paragraflar
Google Dokümanlar veya Microsoft Word'den e-posta taslaklarını kopyalayıp yapıştırırken dikkatli olun. Kelime işlemcilerin farklı varsayılan ayarları vardır. E-postalarınızın siz yazarken göründüğü gibi görünmesini bekleyemezsiniz. Geçerli programın yazı tipi stiline, metin boyutuna ve aralığına göre ayarlanırlar.
En iyi uygulama olarak, biçimlendirmeden kopyala yapıştır Ctrl/Cmd + Üst Karakter + V sadece Ctrl/Cmd + V yerine. Bunu yapmak, önceki biçim değişikliklerini siler. Uzun metin bloklarından kaçınmak için her paragrafı iki ila üç cümle arasında tutun.
6. Aşırı Bilgi
Kapsamlı açıklamalar faydalıdır, ancak bunları doğru zamanlamanız gerekir. Sadece rastgele gerçekler ortaya koymayın. Okuyucular, en başından itibaren bilgiyle onları aşırı yüklerseniz, muhtemelen e-postanızdan uzaklaşacaktır.
Yalnızca okuyucuların ihtiyaç duyduğu şeyleri paylaşın. Karmaşık konuları açıklarken ilgili araştırma belgelerini ekleyin, sanal istişareler planlayın ve karşınıza çıkan tüm soruları yanıtlayın.
7. Genel Kapanış Beyanları
Genel kapanış ifadeleri mesafelidir. Profesyonellikten uzak görünmenizi sağlarlar, ayrıca e-postanızın sonucunu zayıflatırlar. Başarıyla kapatmak için daha az şansınız olacak. E-postaları sonlandırırken daha doğrudan, özlü bir ifade kullanın. "Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum" alternatifi.
Zaten aşırı kullanıldılar. Okuyucular bunları daha önce yüzlerce kez gördüler; olumlu bir etki bırakmayacaklar. Genel satırlar kullanmak yerine güçlü bir CTA kullanın. Okuyucularınıza seçeneklerini söyleyin ve e-postanıza göre hareket etmeleri için onlara rehberlik edin.
8. Gereksiz Eklentiler
E-posta ekleri bilgi paylaşımını kolaylaştırır. Okuyucuları uzun, istenmeyen mesajlarla aşırı yüklemek yerine, onları ilgili kaynaklara yönlendirin. Bunu yapmak, ilgili tüm taraflar için zaman kazandırır.
Bununla birlikte, dosyaları toplu olarak göndermekten de kaçınmalısınız. Kullanıcılar, kötü amaçlı yazılım yayabilecekleri için ekleri açma konusunda genellikle şüpheci davranırlar. Birden çok dosyayı e-postayla göndermek bile güvenlik endişelerini artırır.
Aynı anda birkaç belge göndermeniz gerekiyorsa, Dropbox gibi bir dosya paylaşım aracı kullanın. Dosyaları tercih ettiğiniz platforma yükleyin, gerekli gizlilik kısıtlamalarını ayarlayın ve ardından erişim bağlantısını e-posta ile gönderin.
9. “Yaratıcı” Formatlar
Cesur yazı tipleriyle oynamaktan kaçının. Vurgu için metnin altını çizebilir, italik veya kalın yazabilirsiniz, ancak varsayılan yazı tipi stilini, rengini ve boyutunu kullanın.
"Yaratıcı" yazı biçimleri, profesyonel bir ortamda göz ardı edilebilir faydalar sağlar. Okuyucuları e-postanızdan uzaklaştırırlar. Mesajın amacını anlamak yerine, zihinleri kullandığınız farklı renk ve tarzlara odaklanacaktır.
Ayrıca, tuhaf biçimler sizi yarım yamalak gösterir. Posta hizmeti sağlayıcıları, aşırı tasarımlar ve renkler içeren e-postaları bile doğrudan spam klasörlerine gönderir.
Reklam şablonlarını yalnızca markanızla uyumluysa kullanın. Örneğin, aşağıdaki örnek nasıl olduğunu gösterir Gather adlı sanal bir buluşma platformu özelliklerini profesyonellikten ödün vermeden paylaşır.
10. Belirsiz Motifler
Küçük sohbetler garip toplantıları hafifletmeye yardımcı olabilir, ancak iş e-postalarına nadiren uygundur. Lafı dolandırmayı bırak. Çoğu kişi, mesajınızı sıkıcı ve kafa karıştırıcı bulursa tıklar ve uzaklaşır.
Amacınızı iletmek için açık, özlü bir dil kullanın. Giriş kısa ve dikkat çekici olmalı, bölüm ise eldeki konuyu ele almalıdır. Belirsiz açıklamalar sonuçta zaman kaybına neden olacak takip e-postalarına yol açacaktır.
Konuyu tek bir mesaja sıkıştıramıyorsanız, bunun yerine bir toplantı düzenleyin. Randevu ayarlama uygulamaları aramaları planlarken ileri geri e-postaları ortadan kaldırın. Diğer tarafa bir davet bağlantısı e-postası gönderin ve yanıtlarını bekleyin.
İş E-postalarınızı Profesyonel ve Saygın Tutun
Düzenli olarak gönderdiğiniz ve aldığınız e-posta sayısıyla, bazı hataların gözden kaçmasını bekleyin. Ara sıra yazım hataları anlaşılabilir. Ancak, sürekli olarak standart altı şablonları kullanmanın size kötü bir şekilde yansıyacağını unutmayın. Alıcılar, iyi düşünülmüş e-postalara değmediklerini bile düşünebilirler. Redaksiyon aşamasını asla atlamayın.
Daha da iyi e-postalar oluşturmak için aldığınız kötü e-postaları inceleyin. Spam klasörünüzdeki farklı satış sunumları, haber bültenleri ve kimlik avı girişimleri arasındaki ortak noktaları bulun. Dilbilgisi hataları yapmak bir şeydir, ancak kara listeye alınmış IP adreslerini kullanmak, satış dilini kötüye kullanmak ve toplu olarak rastgele bağlantılar göndermek başka bir şeydir.
