Çağlar boyunca, dünya çapındaki işletmeler ve şirketler Excel'i bir envanter yönetimi aracı olarak kullandılar. Ancak birçok özel envanter yönetimi yazılımı piyasaya sürüldüğünde, Excel'in bu görev için uygulanabilirliği sorgulanıyor.
Excel çok kullanışlı bir program olmasına rağmen stok yönetimi için yeterli mi? Bu soruyu cevaplamak için Excel envanter yönetimini envanter yönetimi yazılımıyla karşılaştıralım.
Neden Birçok İşletme Envanter Yönetimi için Excel Kullanıyor?
Excel temel olarak, verileri hızlı bir şekilde birleştirmeye, düzenlemeye ve hesaplamaya yardımcı olmak için hücre ızgaralarını kullanan bir elektronik tablo programıdır. Ancak, temel aritmetiğin ötesine geçiyor—Excel, proje yönetimi için şablonlara ve özelliklere sahiptir, muhasebe, tahmin ve diğer profesyonel görevler. Bu nedenle, aynı zamanda birçok işletmenin envanter yönetimi uygulamasıdır.
Ekonomik olduğu için Excel'e giriş engeli düşüktür. Sadece Microsoft Office için bir lisans satın almanız gerekiyor ve hazırsınız. Bu nedenle, yeni başlayanlardan şirketlere kadar herkesin onu kullandığını göreceksiniz.
Ayrıca, Excel çok yönlüdür. Benzersiz gereksinimlerinize göre özelleştirebilir ve makrolar, formüller ve şablonlar ekleyebilirsiniz. Excel ile sadece sıkıcı sayılarla sınırlı değilsiniz. Yapabilirsiniz Excel'de güçlü grafikler ve çizelgeler oluşturun verileri bir bakışta görsel olarak sunmak ve analiz etmek için.
Excel'de Envanter Yönetiminin 6 Dezavantajı
Excel'in yeni başlayanların ve küçük işletmelerin envanterlerini yönetmek için kullandıkları etkileyici özellikler sunduğuna şüphe yok. Ancak, işletmeler büyüdükçe, Excel'in bir envanter yönetimi aracı olarak sınırlamaları nedeniyle sorunlar ortaya çıkar. İşte sınırlamalarından bazıları.
1. Zaman Alan Süreç ve Otomasyon Eksikliği
Daha büyük işletmeler, Excel'de manuel olarak belgelenmesi gereken daha kapsamlı envanterlerle ilgilenir. Excel envanter yönetimi, verileri girmek ve güncellemekten organize etmeye ve gözden geçirmeye kadar bir şirkete çok fazla el emeği ve zamana mal olur.
İdeal bir dünyada, stokunuz belirli bir düzeye düştüğünde yeniden sipariş verebilmeniz için Excel'in sizi uyarmasını istersiniz. Ne yazık ki, Excel'deki otomasyon eksikliği nedeniyle durum böyle değil.
2. Artan İnsan Hatası Olasılığı
Manuel veri girişiyle ilgili diğer bir sorun da insan hatası olasılığıdır. Bu tür hatalardan genellikle daha küçük ölçekte kaçınılabilir olsa da, birden çok kaynaktan gelen büyük miktarda veri akışı söz konusu olduğunda insan hataları neredeyse kaçınılmazdır.
Örneğin, yanlış bir formül, elektronik tablonun tamamını olmasa da birden çok hücreyi etkileyerek hatalı raporlara yol açabilir. Görünüşte zararsız olan bu tür hatalar, genellikle bir şirkete milyonlarca dolara mal olan yanlış sonuçlara yol açabilir.
Bu hataları bulmak ve düzeltmek tamamen yeni bir top oyunudur. Binlerce veri hücresinde eksik bir virgül veya ondalık noktayı nasıl bulursunuz? Sorunu bulsanız bile genellikle birden çok hücrede düzeltilmesi gerekir ve bu işlem birkaç saat sürebilir.
3. Gerçek Zamanlı Güncelleme Eksikliği
Etkili envanter yönetimi, hızlı ve doğru karar verme için gerçek zamanlı veriler gerektirir. Ancak, her sevkiyattan veya satılan üründen sonra elektronik tabloyu manuel olarak güncellemeniz gerektiğinden Excel ile bu imkansızdır. Mevcut stoklara ve sarf malzemelerine meraklı en kararlı personelle bile, Excel verileriniz genellikle bir adım geride kalır.
Gerçek zamanlı güncelleme eksikliği nedeniyle, işletmeler genellikle güncel olmayan verilere dayalı olarak kararlar almak zorunda kalır. Bu, fazla stoklama veya yetersiz stoklama gibi çeşitli sorunlara yol açabilir.
4. Sınırlı İşbirliği
Etkili işbirliği, birden fazla kaynaktan gelen verilerle ilgilendiği için envanter yönetimi için çok önemlidir. Excel'de çalışma kitabı paylaşma, yorum yapma ve üçüncü taraf eklentilerinin yanı sıra çok az işbirliği özelliği vardır. Ancak, envanter verilerinin eşzamanlı olarak güncellenmesi Excel'de bir güçlüktür.
5. Güvenlik ve Veri Geçmişi Eksikliği
Herhangi bir işte, birden çok paydaşın envanter verilerinin belirli bölümlerine erişmesi gerekir. Bu, rol tabanlı erişim sunmadığı için Excel ile çalışırken sorunlu hale gelir. Envanter e-tablosuna erişimi olan bir kişi, ona tamamen erişebilir veya hiç erişemez, bu da hassas şirket bilgilerinin korunmasını zorlaştırır.
Değişiklikleri Excel'de takip edebilmenize rağmen, daha büyük ve daha karmaşık envanter veri setlerine sahip şirketler için bu yeterli değildir. Envanter verilerinde kimin değişiklik yaptığını, hangi değişikliklerin yapıldığını ve ne zaman yapıldığını takip etmek zordur.
Böylesine sınırlı bir denetim izi, herkesin hileli faaliyetleri gizlemek için envanter verilerini değiştirmesini kolaylaştırır ve envanter verilerinin bütünlüğünü tehlikeye atar.
Neden Envanter Yönetim Yazılımına Geçmelisiniz?
Envanterinizi Excel ile yönetirken sorunlarla karşılaşıyorsanız, envanter yönetimi yazılımına geçmenin zamanı geldi. Excel'den farklı olarak bu yazılım, envanter yönetimi için özel olarak tasarlanmıştır ve satış kanalları, yeniden stoklama ve depolama gibi envanter yönetiminin tüm yönlerini sorunsuz bir şekilde birleştirir.
Tek elden bir çözüm sunmanın yanı sıra, envanter yönetimi yazılımı gibi Cin7 Ve Zoho Envanteri bildirimler ve uyarılarla süreci otomatikleştirin. Satış eğilimlerini tahmin etmeye ve gerçek zamanlı envanter verileriyle desteklenen kararlar almaya yardımcı olan özel raporlama özellikleri sağlarlar.
Envanter Yönetim Yazılımının Excel Üzerinden 5 Avantajı
En yeni envanter yönetimi yazılımı, Excel'e göre çok büyük avantajlar sunar. Bu, Excel kullanıcılarının karşılaştığı otomasyon ve ölçeklenebilirlik sorunlarını envanter yönetimi yazılımıyla gereksiz hale getirir.
Excel'den nasıl daha iyi performans gösterdiğini görmek için envanter yönetimi uygulamalarının artılarına bakalım.
1. Otomasyon Şirket Zamanından ve Kaynaklarından Tasarruf Sağlar
Envanter yönetimi yazılımı, RFID teknolojisi veya barkod tarayıcıları kullanarak envanter yönetimini otomatik hale getirir. Ayrıca yeniden sıralamayı otomatikleştirir. Envanter seviyeleriniz belirli bir eşiğe ulaştığında, satın alma siparişleri otomatik olarak oluşturularak fazla veya yetersiz stoklanma önlenir.
Sürecin otomatikleştirilmesi, işleri yönetilebilir hale getirerek şirkete zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Excel'den bir adım ötededir ve tasarruf edilen zamanı ve kaynakları stratejik olarak kâr getiren girişimlere atayarak işletmenizi ölçeklendirmeyi çok daha kolaylaştırır.
2. Daha Güvenilir Veri
Envanter yönetiminin çoğu yönünü otomatikleştirerek, envanter yönetimi yazılımı insan hatası olasılığını en aza indirir. Yalnızca elde edilen verileri daha güvenilir kılmakla kalmaz, aynı zamanda hataları denetlemek ve düzeltmek için harcanan zamanı ve kaynakları da azaltır.
Güvenilir veriler, herhangi bir işletmenin büyümesi için çok önemli olan doğru tahminlere dönüşür. Doğru veri analizi, şirketlerin yeniden sıralama ve kaynak tahsisi, karlılığı artırma ve ölçeklenebilirliği sağlama konularında bilinçli kararlar almasına yardımcı olabilir.
3. Sistem Entegrasyonu Esinti Oluyor
Envanter yönetimi yazılımı, işletmenizin satın alma, satış, hesaplar vb. diğer departmanlarıyla entegre olabilir. Bu tür sorunsuz entegrasyon, şirketleri çeşitli departmanlardan manuel olarak veri toplamaktan ve bunları bir Excel çalışma kitabında birleştirmekten kurtarır.
Ölçeklendirme genellikle birden fazla satış pazarında aynı anda iş yapmayı içerir. Excel ile farklı satış kanalları için çok sayıda envanter çalışma kitabı oluşturup yönetmeniz ve bunları güvenilir ve güncel tutmaya çalışmanız gerekir.
Bir envanter yönetimi yazılımı, tüm kanalları entegre ederek süreci kolaylaştırır. Verileri otomatik olarak toplayacağı ve gerçek zamanlı envanter takibi sağlayacağı için, envanter yönetimi yazılımıyla bu tür büyük ölçekli verileri yönetme zahmetine katlanmak zorunda kalmayacaksınız.
4. Daha Kolay Tahmin ve Planlama
Excel envanter yönetimi, manuel giriş yapısı nedeniyle olanların gerisinde kalıyor. Elektronik tablo envanteriniz ile ambar envanteriniz arasındaki bu boşluk, etkili tahmin, planlama ve karar vermede önemli bir engel haline gelir. Nihayetinde işletmeler, sürekli artan pazar taleplerini karşılamakta zorlanır ve otomatik çözümler kullanan şirketlerle rekabet edemez.
Envanter yönetimi yazılımını kullanmak, gerçek zamanlı envanter verileriyle bu boşluğu ortadan kaldırır. Herhangi bir zamanda birden çok konumdaki envanter seviyelerinizden, satın alma siparişlerinden ve daha fazlasından haberdar olursunuz. Erişilebilir gerçek zamanlı verilerin yardımıyla tahmin ve planlama daha kolay ve daha doğru hale gelir.
5. Rol Tabanlı Erişim ile Artırılmış Veri Güvenliği
Excel'den farklı olarak, envanter yönetimi yazılımı rol tabanlı erişim sağlar. Yöneticiler, değişen izinlere ve erişilebilirlik düzeylerine sahip roller atayabilir.
Örneğin bir ambar yöneticisi, mevcut verilere erişme, raporlar oluşturma, sipariş verme ve daha fazlasını yapma izniyle yazılıma tam erişime sahip olabilir. Aynı zamanda bir veri giriş görevlisi sadece veri giriş ekranlarına erişebilir.
Rol tabanlı erişim, bir şirket hiyerarşisinin oluşturulmasına ve sürdürülmesine yardımcı olur ve hassas şirket bilgilerinin güvenliğini artırır. Ayrıca, sistemde hangi değişikliklerin yapıldığını, bunları kimin ve ne zaman yaptığını takip etmeye yardımcı olur. Bu hesap verebilirliği artırır ve gizlilik ihlalleri ve dolandırıcılık ihtimallerini en aza indirir.
Envanter Yönetimi Uygulamaları İşletmenizi Ölçeklendirmeye Yardımcı Olur
Excel, özellikle özel uygulamalara ve hizmetlere harcayacak parası olmayan küçük işletmeler için genellikle yeterlidir. Ancak bu, işletmeniz büyürken ölçeklenebilirliğin önünde bir engeldir. Böylece, gözle görülür sorunların ortaya çıktığı bir zaman gelecek. Böyle bir zaman geldiğinde, özel envanter yönetimi yazılımı çözümün bir parçasıdır.
Envanter yönetimi yazılımıyla işletmeler, süreci otomatikleştirerek, insan hatasını ortadan kaldırarak ve işbirliğini geliştirerek envanterlerini daha iyi yönetebilir. Ancak otomasyon, envanter yönetimi ile sınırlandırılmamalıdır. Şirketler her zaman işin çeşitli yönlerini otomatikleştirerek verimliliği ve karlılığı artırmaya çalışmalıdır.
