Bir dolabı daha önce temizlediyseniz, sonrasında eşyalarınızı bulmanın ne kadar kolay olduğunu bilirsiniz. Sadece geçilecek daha az şey olduğu için değil, artık kullanmadığınız veya ait olmadığınız her şeyi kaldırdığınız için.
Aynı şey proje yönetimi araçlarınız için de geçerlidir. Bunları görevlerinizin zirvesinde kalmak için kullanırsınız, ancak bazen bunları gözden geçirmek veya aralarında gezinmek ters tepebilir.
Eşyalarınızla minimalizm pratiği yaparken, yalnızca en değerli ve en sevdiğiniz eşyalarla çevrili olursunuz. Peki, proje yönetimi araçlarınıza neden minimalist bir yaklaşım getirmelisiniz? Öğrenmek için okumaya devam edin.
Şunu hayal edin: Siz ve iş arkadaşlarınız yaratıcı iş akışınızı yönetmek için ClickUp'ı, proje istekleri göndermek için Asana'yı ve diğer her şey için Notion'ı kullanıyorsunuz. Her şeyi nerede bulacağınızı veya koyacağınızı biliyor olsanız da, oraya ulaşmak için araçlar arasında geçiş yapmanız gerekir. Sonra bir görevin arasına düştüğü zamanlar vardır. Her iki yazılıma da gerçekten yerleştiremezsiniz, bu yüzden birini seçersiniz ve nerede olduğunu kendinize hatırlatmanız gerekir.
Tüm projeleriniz için tek bir yazılıma bağlı kalarak zamandan tasarruf edersiniz. Ne sıklıkta oturum açıp kapattığınızı veya birden çok kullanıcı arasında geçiş yaptığınızı düşünün. Sadece ihtiyacınız olan bilgiyi bulmak için kaydırma yapmaktan bahsetmiyorum bile.
İlk bakışta, tek bir yazılımın tüm ihtiyaçlarınızı karşılamayacağını düşünebilirsiniz, ancak Notion, ClickUp ve monday.com gibi yazılımlar son derece özelleştirilebilir. İlk adım herhangi bir proje yönetimi yazılımına başlamak nasıl kullanmak istediğinizi belirler. Buradan, iş akışlarınızı ve proje panolarınızı özetlemek için planlama ve yaratıcılığı birleştirebilirsiniz.
Sen ve ekibin onu çiviliyorsunuz. Her ödevi dikkatlice listelersiniz ve ayrıntıları eklediğinizden emin olun. Ancak genellikle yanlış göreve tıklıyorsunuz ve sayfalarınız o kadar uzun ki kaydırırken sabırsızlanıyorsunuz.
Proje panolarınızın çok uzun veya dağınık olduğunu düşünüyorsanız, bunun basit bir çözümü var. İster herkes kendi görevlerinden sorumlu olsun, ister işleri toparlaması için birini görevlendirmiş olun, bakımın en üst düzeyde olmasını sağlamak istersiniz. Bu şu anlama gelir:
- Tamamlanan görevleri arşivleme.
- Yinelenen atamaları silme.
- Yalnızca ilgili bilgileri listeleme.
- Mevcut öğelere bağlı kalmak.
- Verilerin ve notların güncel olduğundan emin olmak.
Düzenli olarak ilerleyerek ve ortalığı toplayarak, ihtiyacınız olanı bulmak çok kolay olacak.
3. Daha Az Özellik, Yönetilecek Daha Az Öğe Demektir
İle proje yönetimi yazılımını kullanırken özellik yorgunluğunu önleyin, bir programın çanlarının ve ıslıklarının sizin için yapmasına izin vermek yerine, onunla ne yapmak istediğinize dair güçlü bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Artık yararlı görünen bir pencere öğesi veya entegrasyon, sürecinizde ek bir adım haline gelebilir.
Görevleri nasıl atadığınıza ve yönettiğinize bakmak, hangi özelliklerin en kullanışlı olduğunu ve hangilerinin sadece gürültü olduğunu belirlemenize yardımcı olacaktır. Yazılımın listeleri, iletişim araçları, hatırlatıcılar gibi temel özelliklerini kullanmayı yeterince faydalı bulabilirsiniz.
Yalnızca en kullanışlı özelliklere bağlı kalarak, panonuzun veya iş akışınızın düzeni de daha temiz ve gezinmesi daha kolay olacaktır.
Daha Az Daha Fazla Verimlilik ve Odaklanma Demektir
Proje yönetimi araçlarınıza minimalist bir yaklaşım benimsemek, ihtiyacınız olanı bulmak için zaman kazanmanıza yardımcı olacak ve en alakalı ve güncel bilgilere sahip olacaksınız. Ayrıca, bir bakışta kendinizin ve zamanınızın nerede olduğunu görebilirsiniz.
Bu, kullandığınız araç sayısını sınırlamak, güncel bilgiler içeren düzenli bir pano tutmak ve yalnızca size fayda sağlayan özelliklere bağlı kalmak anlamına gelir.
