Daha fazla şirket çalışanların tükenmişliğiyle mücadele etmeye çalıştıkça, çalışma haftası için yeni fikirler ortaya çıktı. Örneğin, bir sosyal deney, 40 saatlik, beş günlük bir çalışma haftasını 32 saatlik, dört günlük bir çalışma haftasına değiştiriyor.
Bazıları, çalışılan saatlerin sayısının azaltılmasının üretkenliği azaltacağından endişe etse de, bu mutlaka doğru değildir. dan gelen habere göre BBC, 32 saatlik çalışma haftasının dört yıllık bir denemesi, "işyerlerinin çoğunda üretkenliğin aynı kaldığını veya arttığını" gösterdi.
İşyeriniz 32 saatlik bir çalışma haftasına geçmeyi düşünüyorsa, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için bu beş adımı izleyin.
1. Görevleri Düzenle
Önemli görevlerin öncelikli olduğundan emin olmak için o gün (veya önceden planlamak isterseniz hafta) için görevlerinizi listeleyin. Listeye bakarak, her görevi üç kategoriye ayırın: Yüksek öncelik, Orta öncelik, ve Düşük öncelikli.
İşletmeniz için acilen yapılması gereken yüksek öncelikli görevler çok önemlidir. Orta öncelikli görevler derhal tamamlanmalıdır, ancak biraz gecikebilir. Son olarak, düşük öncelikli görevler, hemen değil, tamamlanması gereken görevlerdir.
Görevlerinizi nasıl sınıflandıracağınızdan emin değilseniz, deneyin. görev listenize öncelik vermek için üç vuruşlu sistem.
Görevlerinizi listeleyip sıralarken, aşağıdaki gibi ortak bir not uygulaması kullanın: Microsoft OneNote veya Google Keep böylece tüm ekibiniz hangi işe öncelik vermeleri gerektiğini bilir. Bir not uygulaması, ekip üyelerinizin öncelikler listesi hakkında geri bildirim sağlamasına da olanak tanır, böylece önce temel işin tamamlandığından emin olabilirsiniz.
2. Takvimleri Paylaşın
Ekibinizin takvimlerini paylaşmasını sağlayarak görevleri organize ederek başladığınız işbirliği ivmesini sürdürün. Çoğu takvim uygulaması, örneğin Microsoft Outlook ve Google Takvim, programınızı diğer kullanıcılarla paylaşmanıza izin verir.
Herkesin programı hakkında farkındalık, üretken bir ortamı sürdürmenin anahtarıdır. Takviminizi ekibinizle paylaşarak, herkes önemli ekip toplantılarını takip edebilir ve iş arkadaşlarının kapalı olduğu zamanlarda rahatsız edilmemelerini sağlayabilir.
Gereksiz toplantıları kesmek de daha kolay olacaktır. Herkesin programını bilmek, birden fazla tek seferlik toplantı yapmak yerine herkesin buluşacağı bir zaman belirlemenize olanak tanır. Ayrıca toplantı konularının tekrarlanıp tekrarlanmadığını görmenizi sağlar.
3. Zamanlayıcı Uygulamalarını Kullanın (ve Dinleyin)
%20 oranında azaltılan çalışma haftanızla günün her dakikası daha değerli bir kaynak haline gelir. Zamanınızı optimize etmek için kendinize bir program oluşturmalı ve buna bağlı kalmalısınız. Tamamlamanız gereken her görev, toplantılar ve molalar için takviminizde zaman ayırın (çünkü yeterli ve onarıcı molalar elinizden gelenin en iyisini yapmak için).
Zamanlamanızı yaptıktan sonra, her görev için bir zamanlayıcı ayarlayın. Bazı popüler zamanlayıcı uygulamaları şunları içerir: pomofokus ve Değiştir. Hangi uygulamayı seçerseniz seçin, onu dinlediğinizden emin olun. Zamanlayıcınız size durmanızı söylediğinde, bitirmemiş olsanız bile durmalı ve bir sonraki görevinize geçmelisiniz.
Bitmemiş işlerle mücadele etmek için, programınıza her zaman bir yetişme bloğu ekleyin. Bir yakalama bloğu, bitirmek için zamanınız olmayan görevler üzerinde çalışmaya devam etmek için kendinize verdiğiniz belirli bir süredir. Bir tane eklemek, tüm çalışmalarınızı tamamlamak için yolda kalmanıza izin verecektir.
4. Bir Bulut Depolama Sistemi kullanın
Belgeleri paylaşmak, herhangi bir işletme için çok önemlidir. Neyse ki, erişilebilirliği sınırlı olan basılı kopya depolama sistemlerinin günleri çoktan geride kaldı. Ancak 32 saatlik bir çalışma ortamında, herhangi bir dijital depolama sistemi bunu yapmaz.
Ekibinizin, belgeleri aşağıdaki gibi bir bulut paylaşım ortamında paylaştığından emin olun: OneDrive veya Google sürücü. Belgeleri yerel bir ortamda barındırdığınızda, erişim sınırlıdır ve bu da iş akışlarını yavaşlatır. Bulut depolama sistemleri, herkesin gerekli malzemelere erişmesine izin vererek iş günündeki hız çarpmalarını önler.
Bulut depolama sistemleri ayrıca herkesin iş ilerlemesini izlemesine olanak tanır ve bu da çapraz işbirliğine dayalı proje çabalarına yardımcı olur. Ancak bulut depolama sisteminizi erişilebilir kılmak için organize edin ve bulut depolama alanınızı temizleyin zamandan zamana. Bu şekilde, siz ve ekip üyeleriniz, ihtiyacınız olanı bulmak için eski klasörleri ve dosyaları sıralayarak zaman kaybetmezsiniz.
5. Bir Elektronik Tabloda Gününüzü Takip Edin
Takviminizdeki izin süresini engellemeye ek olarak, aşağıdaki gibi bir program kullanarak günlük görevlerinizi bir elektronik tabloya kaydedin. Microsoft Excel veya Google E-Tablolar. Her görevi ve işin ne kadar zamanınızı aldığını kaydedin.
Bir görevin zamanını kaydederken, engellediklerinizi takviminizde bırakmayın. Bunun yerine, bir görevi tamamlamak için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, bunu bir yere yazın. Bir göreve harcadığınız toplam süreyi bilmek, gününüzü nasıl optimize edeceğinizi bulmak için çok önemlidir.
Günlük görevlerinize harcanan süreyi izledikten bir hafta sonra, tamamlamanız gereken görevler listesine zamanınızın nasıl dağıldığına bakın. Listeyi inceleyin ve kendinize ne yazdığını sorun. Zamanınızın çoğunu nerede geçiriyorsunuz? Hangi görevler beklenenden daha uzun sürüyor? Harcadığınız zamanı nerede kısabilirsiniz?
Bu takip ve sorgulama, gün boyunca zamanınızın nasıl kullanıldığını daha iyi anlamanızı sağlayacaktır. Zamanınızın nerede harcandığını bilmek, neyin kesilebileceğini, devredilebileceğini ve daha fazla dikkat edilmesi gerektiğini anlamanıza yardımcı olacaktır.
32 Saatlik Çalışma Haftanızı En Üst Düzeye Çıkarın
32 saatlik çalışma haftanız boyunca üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için görevlerinizi düzenlemeyi, takvimlerinizi paylaşmayı, zamanlayıcı uygulamalarını kullanmayı, bulut depolamayı kullanmayı ve gününüzü takip etmeyi unutmayın. Bu beş adım, iş gününüzde çalışma haftanızı önemli ölçüde etkileyecek küçük değişikliklerdir.
Haftanın sekiz saatini kaybetmenin, iş veriminizi kaybetmeniz gerektiği anlamına gelmediğini hatırlamak önemlidir. Aksine, dört günlük çalışma haftasına geçmek, ekibinizi daha çok çalışmaya motive edebilir.
Verimlilik her zaman sahip olduğunuz zamanla ilgili değildir; o zamanı nasıl kullandığınla ilgili.
