Zaman tahmini ve freelance proje yönetimi söz konusu olduğunda en önemli şey çalışma saatlerinizi doğru bir şekilde takip etmektir. Müşterilerinize belirli bir görevin ne kadar süreceğine dair gerçekçi bir tahminde bulunabilmeniz için projenizi iyi bilmeniz önemlidir.

Ne de olsa, kendinizi müşterilerinize gereğinden fazla veya eksik ücret verirken bulmak istemezsiniz. Bunu yaparken aklınızda bulundurmanız gereken bazı noktalara bir göz atalım.

1. Proje Kapsamınızı Tanımlayın

İlk adım, projenin neleri içereceği konusunda sağlam bir kavrayışa sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Tam olarak hangi görevleri, son teslim tarihlerini ve bütçeleri ele alacağınızı belirleyin. Kapsam ve ilgili görevler hakkında somut bir anlayışa sahip olmak, gereksiz harcamalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Kapsam kaymasına dikkat edin. Dikkatli olmazsanız, projeniz muhtemelen başlangıçta beklediğinizden daha uzun süre uzayacaktır. Bunu önlemenin en iyi yolu, bir İş Dökümü Yapısı (WBS) tüm görevleri ayrıntılı olarak planlamak ve müşterinizle iş akışınızı etkili bir şekilde kolaylaştırmak için. Bu amaçla bir proje kapsamı şablonu da kullanabilirsiniz.

instagram viewer

İndirmek:Akıllı sayfa (Excel dosyası olarak mevcuttur)

2. Uygun Bir Zaman Tahmini Tekniği Kullanın

Ne pahasına olursa olsun, eksik ve fazla tahminden kaçınmaya çalışmalısınız. Birçok serbest çalışan, yapılan işin değerini belirlerken saatlik ücretlerini belirtme eğilimindedir, ancak bu, faturaların şişirilmesine neden olabilir. hatta zamanınız için eksik ücretlendirme - özellikle beklenmedik durumları, kaynak kısıtlamalarını ve diğerlerini hesaba katmadıysanız faktörler. Proje saatlerini doğru bir şekilde tahmin etmek için bazı yöntemler şunlardır:

  • Uzman Kararı: Bu, verilerin ölçülmesinin zor veya imkansız olduğu veya ayrıntılı özelliklerin tam olarak mevcut olmadığı durumlarda gereklidir. Bu tekniği kullanmanın anahtarı, bir karar vermeden önce mümkün olduğunca fazla bilgi ve analiz elde etmektir. Efor tahmini ve zaman tahmini aşamasında alt görevleri ve sürelerini belirlemek için bu yöntemi kullanmalısınız.
  • Benzer Tahmin: Benzer tahmin, tahmininiz için bir temel olarak benzer özelliklere sahip bir projeyi (projeleri) kullanmayı içeren yaygın bir uygulamadır. Bu süreçte size yardımcı olması için önceki deneyimleri, sektör ortalamalarını veya diğer kaynakları kullanabilirsiniz. Esasen, analog tahmin, bir tahmin yapmak için benzer projelerden geçmiş verileri kullanır.
  • Üç Noktalı Tahmin: Bu yöntem, olası tüm senaryoların (iyimser, kötümser ve büyük olasılıkla) ve bunların gerçekleşme olasılıklarının belirlenmesini ve ardından nihai bir tahminin yapılmasını içerir. Genellikle üçgen dağılım tekniği veya PERT beta tahmini kullanılarak hesaplanır.

Üçgen dağılım yöntemini kullanırken, şu tahminlerin ortalamasını alabilirsiniz: iyimser tahmin (O), kötümser tahmin (P) ve en olası tahmin (M). Böylece üçgen dağılım denklemi şöyle görünecektir:

E= (O+P+M)/3

PERT, “Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği” anlamına gelir. Farklı görevleri tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaçları olduğunu belirleyerek grupların çalışmalarına öncelik vermelerine yardımcı olan bir karar verme modelidir.

PERT beta dağıtım yöntemi daha çok ağırlıklı bir ortalamadır. En olası sonuca daha fazla ağırlık verir ve diğer sonuçlara daha az ağırlık verir. Proje yöneticileri, daha doğru olma eğiliminde olduğundan, proje tamamlanma tarihlerini tahmin etmek için genellikle bu yöntemi kullanır.

PERT Beta denklemi aşağıdaki şekilde tahmin edilebilir:

PERT Beta Dağılımı = (P + O + 4ML ) / 6

Yukarıdaki örneğimizi izleyerek, Görev A üzerinde çalışan bir serbest çalışan durumunda (ki bu sosyal medya kampanyası olmak) en iyimser tahmin iki haftadır ve en kötü senaryo dokuzdur haftalar. En olası tahmin dört haftadır.

PERT beta denklemi uygulandığında, yaklaşık süre tahmini 4,5 hafta olacaktır. Bu yöntemi kullanarak, müşterilerimize daha geniş bir tamamlama süresi vermek için bu durumda standart sapmayı da hesaplayabiliriz. Görev A için aşağıdaki gibi ifade edebiliriz:

Standart sapma = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1.75

Bu, örneğimizde 1,75'e çıkıyor. Dolayısıyla 4,5 hafta yerine 6,25 haftalık bir olası tamamlama penceresi verebiliriz.

  • Aşağıdan Yukarıya Tahmin: Serbest proje saatlerini hesaplamanın en basit (ve en doğru) yöntemi aşağıdan yukarıya tahmin yaklaşımıdır. Bu yaklaşım, iş kırılım yapınızın en temelinden başlamanızı, tüm masrafları hesaplamanızı ve ardından gerektiği gibi eklemenizi önerir.

Bu yaklaşımla, en alttan başlayıp proje kapsamınızdaki her bir maliyet üzerinden yukarı doğru çalışarak doğru tahminler oluşturabilirsiniz. Tüm masrafları tek seferde karşılamanıza yardımcı olur.

3. Fudge Oranınızı Hesaplayın

Tüm serbest çalışanlar aynı şekilde çalışmadığından, bir proje üzerinde çalışmak için ne kadar zaman harcadıklarını ölçmek zor olabilir. Bu gibi durumlarda, bir şekerleme oranı hesaplayıcısı kullanmak, doğru tahminleri hesaplamanıza yardımcı olabilir. Fazla/az tahmin edilen zamanın oranını görmenize yardımcı olur, böylece faturalandırılabilir saatlerinizi optimize edebilirsiniz.

Örneğin, bir projeyi bitirmenin dört gün süreceğini, ancak yalnızca iki gün süreceğini tahmin ediyorsanız, şekerleme oranınız 2: 1'dir. Geçiştirme oranının amacı, projenizdeki görevler arasında ne kadar hızlı hareket edebileceğinizi ve zamanlamanızda ne kadar gevşeklik olduğunu belirlemektir.

4. Boş Zaman ve Molalar Hesabı

Girdiğiniz saatleri basitçe ekleyebileceğinizi düşünebilirsiniz, ancak bu gerçekten böyle çalışmıyor. Tatil günleri ve boş zamanlar, çalışmayı planladığınız toplam saatlere dahil edilmelidir.

Mola vermezseniz, beklediğinizden daha hızlı tükenirsiniz. Slack veya Todoist gibi işbirliği araçları kullanıyorsanız, bir tatil veya ofis dışında durumu zaman ayırırken.

Bir gün izin alırsanız, haftada çalışmayı planladığınız saat sayısını hesaplarken bunu hesaba katmalısınız. Boşta kalma sürenizi uzattıysanız veya işte ara verdiyseniz, o zaman şunu da belirtmekte fayda var - her hafta çalıştığınız toplam saatinize bir veya iki saat eklemeniz yeterlidir.

İndirmek: tepe 42 (Excel dosyası olarak mevcuttur)

5. Planlama, Beklenmedik Durumlar ve Revizyonlarda Faktör

Serbest çalışanların yaptığı en yaygın hatalardan biri, planlama zamanını hesaba katmamaktır. Benzer şekilde, bir proje sırasında ortaya çıkabilecek öngörülemeyen durumları, örneğin kaynak kısıtlamalarını hesaba katmak için beklenmedik durum tahminleri gereklidir.

  • Planlama: İşinizi planlamak ve müşterilerden ihtiyacınız olan tüm bilgileri aldığınızdan emin olmak için zamana ihtiyacınız olacak. Bu, sektörünüzde yeni olan veya sizinle daha önce hiç çalışmamış müşterilerle çalışırken özellikle önemlidir.
  • Yönetim: Fatura göndermek veya sosyal medya hesapları oluşturmak gibi idari görevler için zamana ihtiyacınız olacak. Projeler tamamlandıktan sonra müşteri takipleri için de zamana ihtiyacınız olabilir.
  • Beklenmedik Durumlar/Revizyonlar: Bir proje beklenenden uzun sürerse veya bir projede bir şeyler ters giderse, idari görevler veya eklemeler veya revizyonlar yapmak için ek zamana ihtiyacınız olabilir.

Zaman takibi, her bir projeye ne kadar zaman harcadığınızı daha iyi anlamanın harika bir yoludur. Proje zaman çizelgesi şablonları gibi araçları kullanabilir veya zaman çizelgesi şablonları ve zaman izleme uygulamaları görevleri tamamlamanızın ne kadar sürdüğü hakkında doğru verileri aldığınızdan emin olmak için.

Ayrıca, zaman takibi için bir sistem kurmanın, örneğin pomodoro tekniği, üretkenliğinizi artırmanıza, ilerlemenizi takip etmenize ve son teslim tarihlerini karşıladığınızdan emin olmanıza yardımcı olacaktır.

7. Nihai Tahminlerinizi İnceleyin

Tahmininizi bitirdiniz ve şimdi bu son sayıyı yapma zamanı. Burada yapmanız gereken şeylerden biri, tahmininizi gözden geçirmektir. Tahminden herhangi bir görevin çıkarılıp çıkarılmadığını kontrol edin. Eğer öyleyse, bu ekstra saatleri nihai tahmine geri ekleyin. Çeşitli kullanma proje yönetimi şablonları yardımcı olabilir.

Müşterinizden bir tahmininiz varsa, rakamların makul olduğundan emin olmak için gözden geçirin. İki tahmininiz arasında bir tutarsızlık varsa, onlardan ne istedikleri ve nasıl yapılmasını istedikleri hakkında daha fazla ayrıntı isteyin.

Faturalandırılabilir Saatlerinizi Doğru Bir Şekilde Değerlendirin ve Yönetin

Proje saatleri konusu, serbest çalışanlar için tartışmalı bir konudur, çünkü her kişinin kendi oranı (deneyime, konu uzmanlığına, müşteri taleplerine vb. dayalı olarak) ve problem çözme metodolojisi olacaktır.

Serbest çalışan faturalandırılabilir saatlerinizi hesaplamayı planlıyorsanız, bu ipuçlarını ve püf noktalarını bilmek çok değerli olacaktır. Umarım, bir sonraki projenizde size zaman ve para kazandırırlar ve tüm süreci daha az stresli hale getirirler.