Dosya paylaşımı, ekip çalışmasında yaygın bir uygulamadır. Ancak, paylaştığınız dosyalar düzensiz olduğunda ve sisteminizi kirlettiğinde verimsizdir. Dağınıklığın ortasında yapabileceğiniz çok fazla iş var.
Paylaşılan dosyalarınızı düzenlemek, iş akışınızı düzene sokmanın anahtarıdır. Bunu yapmazsanız, önemli dosyaları kaybedebilir veya çalışma sırasında karıştırabilirsiniz. Artan üretkenlik için paylaşılan dosyalarınızı düzenlemenin etkili yollarına göz atın.
1. Mevcut Dosyaları İncele
Mevcut dosyaların periyodik olarak gözden geçirilmesi, sisteminizi iyi organize etmek için gereklidir. Sisteminizde artık kullanmadığınız veya ihtiyaç duymadığınız bazı dosyaların olma ihtimali yüksek. O dosyalar orada kalabilir ve bilginiz olmadan yer kaplayabilir.
Her zaman dosyalarınızı gözden geçirmek için zaman ayırın, böylece artık ihtiyacınız olmayanları silebilir ve eskilerini güncelleyerek onlardan en fazla değeri elde edebilirsiniz. Dosyalarınızı tek başına gözden geçirmek, yetişmek zor olabilir. Ekip üyelerinizi veya çalışanlarınızı mevcut dosyaları gözden geçirmenin önemi konusunda eğitin ve öğretin. Bu basit görev, daha yüksek verimlilik için temiz bir çalışma alanı yaratır.
2. Klasörlerinizi Ayrıntılı Olarak Oluşturun ve Adlandırın
Hiçbir şey, çalışma saatinizin çoğunu sisteminizde dosya aramakla geçirmekten daha kafa karıştırıcı olamaz. Dosyalarınız için kategorilerine göre farklı klasörler oluşturarak kendinizi bu dertten kurtarın.
Ustalaşmak klasörlerinizi ayrıntılı olarak nasıl organize edersiniz zamandan tasarruf sağlar ve verimliliği artırır. Tanımlamak veya erişmek için dosyalarınızı veya klasörlerinizi açmadan hızlı bir şekilde gezinebilirsiniz. Benzer şekilde, klasörlerinizi oluşturmak ve adlandırmak, ekip üyelerinizin erişim için kendilerine ait olan ve hassas bilgiler içeren dosyaları belirlemesine yardımcı olur.
Klasörünüzü adlandırırken, hatırlanması zor olduğu için uzun ve karmaşık adlar kullanmaktan mümkün olduğunca kaçının. Ayrıca, özel karakterler ve semboller kullanmaktan kaçının çünkü bunlar sadece görünür değiller, aynı zamanda anlamsızdırlar. Son olarak, kelimeleri ayırmak için boşluk kullanmanız gerekiyorsa, bunun yerine alt çizgi veya tire kullanın.
3. Klasörlerinizi Sınırlayın
Klasörleri oluşturmak ve adlandırmak, paylaşılan dosyaları düzenlemek için iyi bir uygulama olsa da, aşırıya kaçmayın. Sahip olduğunuz her dosya için tek bir klasöre sahip olmak dağınıklık yaratacaktır. Sistemlerinizde çok fazla dosya olacak ve bu çok zor olabilir.
Bu nedenle, her dosya için bir klasör oluşturmak yerine, dosyayı benzer içeriğe sahip bir klasörde birleştirin. Aynı kategorideki dosyaları ararken tam olarak nereye bakacağınızı bilirsiniz.
4. Hendek Yerel Depolama
Yerel depolama, eskiden olduğu gibi, ancak dijitalleştirme ile daha uygun seçenekler var. Bu nedenle, dosyalarınızı kaydetmek için hala yerel depolama kullanıyorsanız, geçmişte kaldınız. Daha fazla dosya depolamak için daha yüksek bant genişliği satın alınması nedeniyle bakımı pahalı olmasının yanı sıra, yerel depolama bir güvenlik riski oluşturur. Biri depolama aygıtınızı kurcalarsa, sahip olduğunuz tüm bilgileri kaybedebilirsiniz.
Bu nedenle, yerel depolama yerine bulut depolamayı tercih edin. Bulut depolama ile dosyalarınıza uzaktan erişebilir, daha fazla depolama alanına sahip olabilir ve daha güçlü güvenlik uygulayabilirsiniz. Kontrol et en ucuz bulut depolama sağlayıcıları maliyetten tasarruf etmek için.
5. Sürüm Kontrollü Yazılımı Benimseyin
Dosyalarınızı oluşturduktan sonra değiştirmeniz gerekme olasılığı yüksektir. Sürüm kontrolü, bir dosyada veya dosya koleksiyonunda yapılan değişiklikleri izlemenize yardımcı olur. Değişiklikleri manuel olarak takip etmek göz korkutucudur ve kafanızı karıştırabilir.
Tıpkı kullanabileceğin gibi üretkenliğinizi artırmak için sürüm kontrol uygulamaları, bir dosyada yaptığınız değişiklikleri izlemek için sürüm kontrollü dosya düzenleme yazılımını kullanabilirsiniz, böylece bunları karıştırmazsınız.
Tüm ekip üyelerini aynı sayfada tutmak sürüm kontrol sisteminin rolüdür. En önemlisi, ekipteki herkesin birlikte çalışmasını ve aynı proje üzerinde çalışmasını sağlarken, hepsinin dosyanın en son sürümünü kullanmasını sağlar.
6. Kısayollar ve Sık Kullanılanlar Oluşturun
Bütçeniz kısıtlıysa veya hızlı bir harekete ihtiyacınız varsa, kısayollar ve sık kullanılanlar oluşturmak en iyisidir. Kısayol, bir sabit sürücü dosyasına referanstır. Bir program, bir dosya veya bir klasör, işaretçisi tarafından belirlenebilir.
Orijinal dosyanın konumu hakkında bilgi içerdiğinden kısayol, çok az depolama alanı kullanan küçük bir dosyadır. Kopya, orijinal dosyayla tam olarak eşleşmiyor. Bu nedenle, kısayolu kaldırdığınızda orijinal dosya bozulmadan kalır.
En sık kullanılan programları ve klasör kısayollarını, kısayollar yardımıyla çalışma panonuz veya hızlı başlatma çubuğunuz gibi ulaşılması kolay yerlere yerleştirebilirsiniz.
7. Klasör Şablonlarını Önceden Oluşturun
Paylaşılan dosyalarınızı düzenlemenin başka bir yolu da önceden geçici bir şablon oluşturmaktır. Şu anda hangi şablonu kullanacağınızdan emin değilseniz, klasör şablonlarını önceden oluşturabilirsiniz.
Önceden bir klasör şablonu oluşturmak, bazı dosyaları sisteminizde herhangi bir yerde bırakmak yerine bir klasörde tutmanıza yardımcı olur. Ayrıca uzay mantarlaşmasını da önler. Sonunda önceden oluşturulmuş bu klasörlerdeki standınızı belirlerseniz, bunları kalıcı depolama alanınıza taşıyabilir veya taşımayabilirsiniz.
8. Otomatik Düzenleme Yazılımından Yararlanın
Paylaşılan dosyalarınızı düzenlemenin en etkili yollarından biri, otomatik düzenleme yazılımını sisteminize dahil etmektir. Dosyaları manuel olarak düzenlemek sadece sıkıcı değil, aynı zamanda zaman alıcıdır. Farklı dosyaları belirli konumlara taşımak, ayrıntılara dikkat etmeyi gerektirir.
Öyle olsa bile, şeylerin çatlaklardan kayma eğilimi var. Ancak süreci düzenleme yazılımıyla otomatikleştirdiğinizde bu farklı bir top oyunudur. Etkili bir düzenleme yazılımı, paylaşılan dosyalarınızı çok az denetimle veya hiç denetim olmadan doğru konumlarına yerleştirir. Verimliliğinizi artırmak için daha önemli görevlere odaklanmak için siz ve ekibiniz daha fazla zamanınız olacak.
9. Eski Dosyaları Sil
Güncel olmayan dosyalar sizin için hiçbir işe yaramaz. Bunları güncellemeyi planlamadığınız sürece, sisteminizde işleri yoktur. Dosyalarınızın stokunu alırsanız, artık kullanmadığınız dosyaların önemli miktarda depolama alanı kapladığını keşfedebilirsiniz. Bunları silmek, ilgili dosyaları oluşturmak ve depolamak için size daha fazla alan sağlar.
Ayrıca, sistem dosyalarınızda güncel olmayan dosyaları bırakmak, yanlışlıkla daha yeni veya mevcut dosyalarla birleşerek kafa karışıklığına neden olabilir. Bu senaryo, bu dosyalar yeni veya deneyimsiz çalışanların elinde olduğunda ortaya çıkabilir. Bu işlemi otomatikleştirmek için aşağıdaki gibi dosya silme yazılımlarını tercih edebilirsiniz: PrivaZer, Dosya Parçalayıcı, ve Glary Utilities, diğerleri arasında.
Artan Verimlilik için Paylaşılan Dosyaları Düzenleme
Temiz bir çalışma alanı üretkenliği artırır. İhtiyacınız olan herhangi bir belgeye kolayca erişebilir ve her şeyi engel olmadan hareket ettirebilirsiniz. Paylaşılan dosyalarınızı düzenlemek yalnızca üretkenliğinizi artırmakla kalmaz, aynı zamanda elinizdeki görevlere daha fazla odaklanacağınız için sizi daha verimli kılar.
İlginç bir şekilde, hepsini kendi başınıza yapmak zorunda değilsiniz. Kaldırma ve yerleştirme için otomatik araçlardan yararlanabilirsiniz, böylece ilgilenmeniz gereken diğer görevleri yerine getirebilirsiniz.