Bugün, e-postalar üretken bir yaşam için çok önemlidir. İletişim kurmanıza, hizmetlere kaydolmanıza, hesapları güvende tutmanıza ve daha pek çok şeye izin verirler. Bu aynı zamanda gelen kutunuzun kolayca bunaltıcı hale gelebileceği anlamına gelir; bu, iş için e-posta kullandığınızda bir sorundur.
Gmail özellikle özellikler ve dikkat dağıtıcı unsurlar açısından zengindir, ancak bir daha aynı anda birden fazla görevi üstlenmemek için hesabınızı ve kendinizi yönetmenin yolları vardır. Bir seferde bir işe odaklanabilmek bir organizasyon ve disiplin meselesidir. Bunun tam olarak ne anlama geldiğini keşfedelim.
1. E-postalarınızı Düzenleyin
Her şeyden önce, üzerine tıklayabilirsiniz yıldız veya etiket olarak işaretlemek için herhangi bir e-postanın yanındaki simge Yıldızlı veya Önemli. Bu, onu yan panelinizdeki ilgili klasöre gönderirken, Gmail'in gelecekte önemli e-postaları otomatik olarak işaretleme olasılığını da artırır.
daha da ileri gidebilirsin Gmail'de renk kodlu etiketler oluşturma ve bazıları ilgi çekici, bazıları spam olan karışık e-postalardan oluşan bir duvardan geçmek yerine e-postaları mantıklı bir sırayla dosyalamak.
Bu nedenle, yeni bir grup e-posta geldiğinde, bunlara göz atın ve uygun şekilde işaretleyin. Ardından, örneğin, e-postalara odaklanabilirsiniz. Önemli klasörünü açın ve “Kişisel” olarak etiketlediklerini daha sonra bırakın.
2. Bekleyebilecek E-postalarda Erteleme Özelliğini Kullanın
Hangi e-postalara odaklanacağınıza öncelik vermenize yardımcı olabilecek başka bir araç denir. Uyuklama.
Bir e-postayı seçin veya üzerine gelin ve saate benzeyen bir simge göreceksiniz. Tıklayın ve uzunluğunu seçebilirsiniz. Uyuklama.
Seçiminiz ne olursa olsun, e-posta gelen kutunuzdan kaybolacak ve belirlenen zamanda geri gelecektir. Ancak, o zamandan önce, sadece açarak erişebilirsiniz. ertelendi dosya.
3. Gelen Kutusu Türünüzü Değiştirin
Gmail kontrol panelinizi çoklu görev yapmaktan alıkoyacak şekilde özelleştirmenin birçok yolu vardır. Senin Hızlı Ayarlar çok kolay ve kullanışlı bir yöntem sunuyor.
Tıkla vites açmak için sayfanın üst kısmındaki simge Ayarlar Menü. Bul Gelen Kutusu Türü bölümüne gidin ve seçeneklerinize bakın:
- Varsayılan
- Önce önemli
- Önce okunmamış
- Önce yıldızlı
- Öncelikli gelen kutusu
- Birden çok gelen kutusu
Her tür, gelen kutunuzu farklı şekilde yapılandırır. Bu özelliği şurada da bulacaksınız: Hızlı Ayarlar > Tüm ayarları gör > Gelen Kutusu.
Gmail'inizin düzenini daha fazla değiştirmek için, en verimli düzeni aşağıdakilerle birleştirin: Gmail gelen kutunuzu sıralayan filtreler. Dikkatli bir planlamayla, dikkatinizin her zaman sizin için en önemli olan e-postalara düşmesini sağlayabilirsiniz.
4. Gelen Kutunuzun Yoğunluğunu Değiştirin
Gelen kutunuzu mümkün olduğunca kolay hale getirin ve önemli e-postaları tespit etmek daha kolay olacaktır. Ayrıca Gmail üzerinde çalışırken çok hızlı yorulmaktan da kaçınacaksınız.
Bir diğer özelliğiniz Hızlı Ayarlar bunu başarmanıza yardımcı olabilir. Altında Yoğunluk, e-postalarınızın birbirine ne kadar yakın olması gerektiğine ilişkin üç seçenek vardır:
- Varsayılan
- Rahat
- Kompakt
Hangisinin gelen kutunuza hızlı ve kolay bir şekilde göz atmanıza izin verdiğini görün.
5. Gmail Hesabınızın Maksimum Sayfa Boyutunu Değiştirin
Gmail, sayfa başına kaç e-postanın listelenmesi gerektiği de dahil olmak üzere, gelen kutunuzun düzeni üzerinde size daha fazla kontrol sağlar. Bu özelliği bulmak için şuraya gidin: Hızlı Ayarlar > Tüm ayarları gör > Genel.
Bu sekmede sizin Maksimum sayfa boyutu Her sayfada görüntülenecek konuşma sayısını seçebileceğiniz bölüm. Önceden ayarlanmış seçenekleriniz 10 ile 100 arasında değişir, böylece e-postalarınızı gerçekten dağıtabilir veya bir araya getirebilirsiniz.
Filtreleme araçlarınızı iyi bir şekilde kullanırken, hangi düzenin görevlere odaklanmanıza en çok yardımcı olacağına karar verin.
6. Okuma Bölmenizi Bölün
Başka bir Gmail özelliğiyle çoklu görevi durdurabilir ve dikkatinizi her seferinde bir e-postaya sabitleyebilirsiniz. E-postalarınızın üstünde Bölünmüş bölme modunu aç/kapat simge.
Gösterge tablonuz standart bölünmemiş formundayken tıklarsanız, Dikey bölme etkinleşir, yani e-postalarınız, seçtiğiniz her konuşmanın içeriğini görüntülemek için yanlarında bir panel alır. Bu, tamamen açmanıza gerek kalmadan e-postalarınızda neler olduğunu görmenizi sağlar. Ardından, gelen kutunuzdan daha hızlı geçebilirsiniz.
yanındaki oku tıklarsanız Bölünmüş bölme modunu aç/kapat simgesi, bulacaksınız yatay bölme seçeneği de.
Bütün bunlar ayrıca şurada da mevcuttur: Hızlı Ayarlar > Tüm ayarları gör > Gelen Kutusu.
Ancak Gmail ayarlarınızı özelleştirerek yapabileceğiniz çok daha fazla şey var. yinelenen bir otomatik yanıtlayıcı kurma. Mono-görevinize başka nelerin fayda sağlayabileceğini keşfedin.
7. Yeni E-postaları Alttan Okumaya Başlayın
Sizi çoklu görevlerden uzaklaştırabilecek kişisel alışkanlıklar söz konusu olduğunda, emin bir yöntem e-postalarınızı bir amaç veya mantıklı bir sırayla okumaktır.
Örneğin, standart bir e-posta listesinde, en yenileri en üstte olacaktır, bu nedenle okunmamış konuşmaların en altından başlamak, önce en eskisini ele almak mantıklıdır.
Daha sonraki e-postalarla ilgili son teslim tarihlerine veya önemli bilgilere sahip olabilirler. Sadece güvenli tarafta olmak ve kendinizi odaklamak için, e-postalarınızı artırın.
8. Önce En Kolay E-postaları Temizleyin
Gmail'in bölünmüş paneli ile ilginizi çekmeyen veya hızlı bir şekilde ele alınabilecek e-postaları hızlı bir şekilde tanımlayabilirsiniz. Gelen kutunuzu gözden geçirin ve önce en kolay görevleri halledin ve onları aradan çıkarın. Ardından, daha karmaşık e-postalara öncelik verebilirsiniz.
Bu basit bir stratejidir, ancak gelen kutunuzu sizi bunaltmadan hızlı ve yapıcı bir şekilde temizleyen bir stratejidir.
Gmail hesabınız, görevleri ayarlamak ve not almak için yerleşik iki kullanışlı özelliğe sahiptir.
İle başlayalım Google Görevleri, ile işaretlenmiş Kontrol kenar çubuğunuzdaki simge. Üzerine tıklayın ve ardından Görev ekle, zaten yoksa. Her göreve bir başlık, açıklama, tarih ve alt görev verebilirsiniz. Kendinizi düzenli tutmak için onları gerektiği kadar süsleyin.
Sağ yukarı Görevler dır-dir Google Keep'inampul altında mevcut tüm Keep girişlerini listeleyen bir paneli açan simge. not al buton. Örneğin, belirli bir müşterinin e-postaları hakkında kendinize notlar bırakmak veya Google Meet oturumları sırasında dakikalar ayırmak için bunu kullanın.
Bu araçların her ikisi de size tamamlamanız gereken önemli işleri hatırlatabilir ve odaklandığınız her görevde daha üretken olmanın yollarını sunar.
10. Tarayıcı Uzantılarını Kullan
Kullanışlı araçların desteğini seviyorsanız, iş akışınızı yapılandırarak veya daha kolay başa çıkabileceğiniz parçalara bölerek verimliliğinizi artıran tarayıcı eklentilerine bakın.
Tanımak Todoist üretkenliğini nasıl artırabilirörneğin, akıllı görev yönetiminin saf gücü sayesinde. Bunu Gmail hesabınızla senkronize edebilir ve her önemli işi kolaylaştırabilirsiniz.
Sonra, sahipsin Gmail Gelen Kutusunu Sırala, standart Gmail seçeneklerinize filtreler ekleyen bir uzantı. E-postalarınızı kişiye, şirketlere, eklere ve daha fazlasına göre sıralayabilirsiniz.
Google E-Tablolar'ı e-postalarınızla kullanıyorsanız, şunları göz önünde bulundurun: Satır Vurgulayıcı, tam olarak adından da anlaşılacağı gibi: e-tablolardaki satırları vurgular, böylece onları daha hızlı okuyabilirsiniz.
Hatta şöyle bir şey tek sekmeli çevrimiçi çalışanlar için çok değerli olabilir. Bağlantıları tek bir sekmede kaydeden bir uzantıdır, böylece birkaç açık ve tarayıcınızı yavaşlatmazsınız.
Sonuç olarak, konsantrasyonunuzun birden çok yöne bölünmesini ve üretkenliğinizi mahvetmesini engellemek için disiplinin yanı sıra organizasyonel araçlara da ihtiyacınız var.
Yukarıdaki ipuçları ve araçlar, e-postalarınızı ve Gmail'de yaptığınız diğer işleri mantıklı ve hatta hoş bir sıraya koyabilir. Kendinizi istediğiniz görevlere adayabilecek ve sapmayı bırakabileceksiniz.
Daha önce de belirtildiği gibi, kendi kontrolünüz, kendinizi çoklu görevlerden alıkoymada büyük bir rol oynar, ancak çok sayıda dijital desteğe sahip olmak da uzun bir yol kat eder. Bu nedenle, Gmail hesabınızdan Chrome tarayıcınıza kadar Google'ın platformlarında başka neler sunabileceğine göz atın.