Daha fazla kuruluş uzaktan çalışmayı benimserken, verimli sanal toplantılar için toplayabilecekleri tüm kaynaklara ihtiyaç duyarlar. Piyasadaki sayısız sanal toplantı yazılımına rağmen, bazı iş ekipleri henüz doğru yazılımları bulabilmiş değil.
Microsoft Teams, çalışan ekiplerin bankayı bozmadan sanal olarak etkileşimde bulunmaları ve işbirliği yapmaları için bir seviye oyun alanı oluşturur. Sistemle üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinizi tartışırken okumaya devam edin.
1. Toplantıyı Doğru Planlayın
Zamanlama, Microsoft Teams'de bir toplantı yapmanın ilk adımıdır. İstediğiniz zaman bir toplantı başlatabilmenize rağmen, başkalarının size katılmasını istiyorsanız, onları önceden bilgilendirmeniz gerekir.
Microsoft Teams üzerinde bir toplantı ayarlarken, katılımcıların saat dilimlerini göz önünde bulundurmalısınız. Toplantı sahibiyseniz, saat diliminizle bir toplantı planlayabilirsiniz ve bu, katılımcıların saat dilimlerini otomatik olarak gösterge tablolarına yansıtacaktır.
Toplantınıza katılımı artırmak için, hepsine değilse de çoğu katılımcıya uygun bir zamanda planlayın. Garip saatlerde bir toplantı planlamak, ekip üyelerinizin görünmesini engelleyebilir. Ortaya çıksalar bile, zamanlama kapalıysa optimal olarak katılmayabilirler.
2. Bir Moderatör Seçin
Microsoft Teams'de bir toplantıya ev sahipliği yapıyor olmanız, toplantının moderatörü olmanız gerektiği anlamına gelmez. Biri uzak ekip toplantısını başarıyla gerçekleştirmenin yolları bir moderatör atamak, özellikle zaten elinizde çok fazla iş varsa.
Toplantı gündemini yönlendirme ve katılımcıların etkin bir şekilde katılımını sağlama sorumluluğunu moderatörünüze emanet edin. Moderatör, katılımcıların davranışlarını yakından takip etmeli ve toplantı sırasında kimsenin rahatsız edici olmamasını sağlamalıdır. Gerektiğinde komutları başlatabilmeleri için moderatöre toplantı ayarlarına yeterli erişim ve denetim verin.
3. Çevrimiçi Deneyimi Optimize Edin
Çevrimiçi toplantılar en verimli şekilde doğru ayarlarda gerçekleşir. Bir toplantıya başlamadan önce uygun bir yer ve oturma pozisyonu bulun. Mükemmel görüntü kalitesi için bilgisayar cihazınızın kamerasının iyi durumda olduğundan emin olun. Aynısı ses için de geçerlidir. İyi ses kalitesine sahip bir mikrofon için hazırlık yapın. Hoş olmayan sürprizlerden kaçınmak için toplantı başlamadan önce kameranızı ve mikrofonunuzu test edin.
Çoğu ev sahibi rahatça oturmayı ve mesajlarını şık bir tasvirle iletmeyi tercih ederken, diğerleri katılımcılarla bir stant üzerinde bağlantı kurmayı tercih ediyor. Microsoft Teams, çevrimiçi alanınızı güzelleştirmek için birden çok özel arka plan sunar.
4. Not almak
Not almak bunlardan biridir verimli bir sanal toplantı yürütmenin yolları. Çok fazla bilgiyi işlerken, bazı önemli detayları kaçırma eğilimi vardır. Beyninizin tutabileceği çok şey olduğundan, not almazsanız hayati bilgileri kaybedersiniz. Bu nedenle toplantılar sırasında not almak çok önemlidir.
Microsoft Teams üzerinde bir toplantı yaparken not almak için bir kalem ve kağıda ihtiyacınız yoktur. Araç, bir toplantıdan bilgi yazıp kaydedebileceğiniz bir not defteri sunar. Toplantınızın ana gündemini almak için her zaman notlarınıza geri dönebilirsiniz.
5. Konuşmayan Katılımcıların Sesini Kapatın
Gürültü, işyerinde üretkenliği engeller. Daha ilk başta çekmezseniz, sanal toplantınızı da engelleyebilir. Toplantınız için sessiz bir yerde olmaya çalışsanız bile, diğer katılımcılar aynı şeyi yapmayabilir. Microsoft Teams, sessiz özelliği ile gürültüden kurtulmanıza yardımcı olur.
Bir toplantının sahibi olarak, Microsoft Teams'de yalnızca kendinizi değil, toplantıdaki diğer katılımcıları da sessize alabilirsiniz. Kural, konuşmayan katılımcıları her zaman sessize almaktır. Bunu yapmak düzen ve terbiye yaratır. Diğer katılımcılar, konuşan bir katılımcının ilettiği mesajı anlayacaktır.
6. Vurgu için Sohbet Penceresini Kullanın
Katılımcıların ilgisini çekmek için sanal toplantılar ilgi çekici olmalıdır. İnsanlar uzun konuşmalardan kolayca sıkılır, bu nedenle dikkatlerini çekmek için Microsoft Teams'deki sohbet penceresini de kullanmanız gerekir.
Toplantı sahibi olarak, sizin ve diğer katılımcıların toplantı hakkında ilgili yorumları bırakabileceğiniz bir sohbet penceresi oluşturabilirsiniz. Katılımcıların bilmesi gereken önemli bilgileri yazmak için iyi bir yerdir. Moderatör ayrıca, herkesin soruları net bir şekilde anlayabilmesi için katılımcılardan olabilecek tüm soruları sohbet penceresine bırakmalarını isteyebilir.
7. Toplantıyı Kaydet
Sanal toplantı sahiplerinin yaptığı bir hata, tüm etkinlikleri takip edememektir. Bir konuya tekrar başvurmaları gerektiğinde, yapamazlar. Microsoft Teams, her küçük ayrıntıyı hızlı bir şekilde kavramak için bir kayıt özelliği sunarak kayıt sürecini kolaylaştırdı.
Referans vermek öğrenme sürecinin bir parçasıdır ve her çevrimiçi toplantının kaydını tutmak oldukça faydalıdır. Toplantınızı Microsoft Teams'e kaydettiğinizde, toplantının ayrıntılarına ilişkin somut kanıtlarınız olur.
8. Arka Planınızı Bulanıklaştırın
Gürültülü bir ortamın bir başkasının çevrimiçi bir toplantıda bir konuşmacının geçtiği mesajı kaçırmasına neden olabileceği gibi, gürültülü bir arka plan da dikkatin dağılmasına neden olabilir. Örneğin, bir katılımcıdaki güzel bir resim dikkatinizi onun söylediklerinden uzaklaştırabilir. Hatta düşünce hattınızı bile unutabilirsiniz.
Microsoft Teams, katılımcıların kendilerine ve tartıştıkları şeye odaklanabilmeleri için arka planlarını bulanıklaştırmasına olanak tanır. Bu özellik sayesinde, toplantınız için mükemmel bir arka plana sahip olma konusunda endişelenmenize gerek yok.
9. Beyaz Tahta Özelliğini Kullanın
Birçok kullanıcı, Microsoft Teams'deki beyaz tahta özelliğini maksimum düzeyde kullanmaz. Mesajlarınızı ve fikirlerinizi eylem halinde yakalamak için çevrimiçi bir tuval.
Microsoft Teams beyaz tahtası, bir toplantı sırasında ekip üyelerinize karmaşık fikirleri açıklamanız gerektiğinde kullanışlıdır. Düşüncelerinizi net bir şekilde ifade etmenize yardımcı olacak çeşitli eskiz öğeleri sunar.
10. Ekran Paylaşımını Etkinleştir
Bazen sanal bir toplantıda takımlara fikir ve kavramları açıklamak yeterli olmaz. Onlara bilgileri bilgisayar cihazınızda olduğu gibi göstermeniz gerekir. Microsoft Teams, ekran paylaşımı özelliği ile bunu mümkün kılıyor.
Ekran paylaşımını etkinleştirdiğinizde, Microsoft Teams ile çevrimiçi toplantınızda katılımcıların katılım düzeylerini artırma fırsatı elde edersiniz. Diğer insanlara neden bahsettiğinizi ve sisteminizde tam olarak nasıl olduğunu göstermenizi sağlar.
Microsoft Teams ile Sanal Toplantılarınızı Değerli Hale Getirin
Sanal toplantılar kalıcı hale geldi. Çalışma ekipleri, uzak konumlarından birbirleriyle etkileşim kurma konusunda büyük adımlar atıyor. Ancak bunun olması için, Microsoft Teams'deki birçok özellikten yararlanarak toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanma konusunda bilinçli olmanız gerekir.
İnsanları bir toplantıda ağırlayacaksanız, deneyimi optimize ederek bunu değerli hale getirin. Herkesin katkıda bulunabileceği ve fikirlerini paylaşabileceği bir alan yaratın. Ekip üyeleriniz toplantılarınızın değerini gördüklerinde, bir toplantı planladığınızda katılmaya istekli olacaklardır.
