Paylaşılan bir proje elektronik tablosunda birlikte çalışan çok sayıda insan varsa, işleri kolayca halletmek için bir tür iş akışı veya süreç kontrolleri ayarlamalısınız. Bu şekilde, yapılanların ve daha sonra yapılması gerekenlerin kaydını kaybetmezsiniz; bu, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur.
Burada, Excel, Google E-Tablolar veya benzerlerinde diğer kullanıcılarla işbirliği yaparken izlemeniz gereken temel ipuçları ve en iyi uygulamalar hakkında konuşuyoruz.
1. Belge Anahtar Değişiklikleri ve Güncellemeleri
E-tablolar üzerinde işbirliği yaparken, nelerin değiştiğini takip etmek önemlidir. Dikkatli olmazsanız, başka birinin çalışmasının üzerine yazabilirsiniz.
Öğeyi güncelleme nedenleri, değişiklikleri yapan düzenleyicilerin adları ve bunu neden veya nasıl yaptıkları gibi değişiklikleri kaydetmek için yorumlar veya notlar eklemeyi deneyin. kullanarak bunu kolayca yapabilirsiniz. Değişiklikleri Vurgula paylaşılan bir çalışma kitabındaki özellik. Bu özelliği etkinleştirmek için aşağıda belirtilen adımları izleyin:
- git Dosya > Seçenekler > Hızlı Erişim Araç Çubuğu. macOS için şuraya gidin: Excel > Tercihler… > Şerit ve Araç Çubuğu > Hızlı Erişim Araç Çubuğu.
- Açılır seçeneklerden, Tüm Komutlar.
- Seçme Değişiklikleri Vurgula ve Hızlı Erişim araç çubuğunu şeridin üstüne veya altına eklemek isteyip istemediğinizi seçin. Tıklamak Tamam.
- İşiniz bittiğinde, açılır menüdeki filtrelere dokunun. Hızlı Erişim araç çubuğu > Komut Etiketlerini Göster. Açılır menüdeki seçenekler arasından seçim yaparak e-tablonuzdaki değişiklikleri nasıl vurgulamak istediğinizi özelleştirebilirsiniz.
Ayrıca, değişiklikleri bir bakışta kolayca görebilmeniz için, paylaşılan elektronik tablonuzdaki öğeleri veya sekmeleri renkle kodlayabilirsiniz.
2. Kaynak Verilerini Doğru Girin
E-tablolarınıza ham verileri girerken hata yapmak kolaydır. Sorun şu ki, bunu doğru yapmazsanız, sonuçlarınızı tamamen çarpıtabilir ve sizi yanlış yöne yönlendirebilir.
Neyse ki, Excel dosyalarınıza kaynak veya ham verileri doğru girdiğinizden emin olmak için bazı hızlı işaretçiler var.
- Verileriniz açık ve doğru olmalıdır. Kesinlikle gerekli değilse kısaltmalardan kaçınmaya çalışın ve tüm sayı veya tarih biçimlerinin e-tablonuz/tablolarınız boyunca açık ve tutarlı olduğundan emin olun.
- Diğer kullanıcıların tabloları daha iyi yorumlayabilmesi için her sütunun/satırın başına bir başlık eklediğinizden emin olun.
- Gerektiğinde ilgili (ve doğru) formülleri kullanın.
3. Elektronik Tablo Kontrollerini Kullan
Elektronik tablo kontrollerini kullanarak veri girişinde hata riskini azaltabilirsiniz. İşte kullanabileceğiniz birkaç araç:
Veri doğrulama: gibi bir araç kullanmak veri doğrulama uygun biçimde birden çok kullanıcıdan girdi toplamanıza olanak tanır. Ayrıca veri girişinde tekdüzelik sağlar ve istenmeyen kullanıcı hatalarını önler. "Evet" veya "Hayır" veya "Belirlenemiyor" gibi bilinen bir değer grubuna ait veriler giriyorsanız, diğer kullanıcıların önceden tanımlanmış bir listeden seçim yapmasını sağlamak için bu seçeneklerle bir açılır liste oluşturabilirsiniz. seçenekler.
Sayfa görünümü: bu Sayfa Görünümü işlevi elektronik tablo kullanıcılarının çalışma kitaplarının özelleştirilmiş görünümlerini oluşturmasına ve başkaları tarafından çalışma sayfasında yapılan değişikliklerden etkilenmeden bilgileri görüntülemek için kendi filtrelerini ayarlayın. kullanıcılar.
4. Tabloları ve Grafikleri Kullanın
Kabul edelim: özellikle büyük hacimli verilerle çalışmaya alışkın değilseniz, elektronik tablolar ilk başta oldukça bunaltıcıdır. Bu nedenle verilerinizi sezgisel bir şekilde ayarlamak için tablolar, çizelgeler veya grafikler kullanmanızı öneririz.
Tablolar, bilgilerinizi düzenlemenize ve sıralamanıza yardımcı olurken, bir çizelge veya grafik kullanmak görsel temsilde yardımcı olabilir. Bu, veri değerlerinizdeki önemli ilişkileri ve eğilimleri tespit edebilmeniz için eğilimleri çizmeyi veya zaman içinde farklı değişken grupları arasındaki karşılaştırmaları göstermeyi kolaylaştırır.
5. Renkler ve Biçimlendirme ile Önemli Değerleri Vurgulayın
Metninize ve başlıklarınıza renk katarak verilerinizi daha okunaklı bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
Bu şekilde, aynı anda tüm bilgiler arasında boğulmadan verilerin belirli yönlerine odaklanabilirsiniz. gibi araçları da kullanabilirsiniz. koşullu biçimlendirmeBu, belirli bir değer aralığında olup olmadıkları gibi ölçütlere dayalı olarak belirli hücreleri vurgulamanıza olanak tanır.
"Bölmeleri Dondur" özelliği, uzun bir hesap tablosunda gezinirken belirli alanları takip etmeniz gerektiğinde özellikle yararlıdır. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:
- Etkin satırı veya sütunu seçin.
- şuraya git görüş şeridin sekmesini seçin ve Donma bölmeleri.
- Açılır menüden sütunları mı yoksa satırları mı dondurmak istediğinizi seçin.
Köprü işlevini kullanarak, bağlantı metnini dosyalara, web sayfalarına veya çalışma sayfalarına bağlayabilirsiniz.
- Bunu yapmak için e-tablonuzda metin içeren bir hücre seçin.
- şuraya git Sokmak şerit üzerindeki sekme.
- Şeridin sağında, üzerine dokunun. Bağlantı ve sol menüden seçenekleri seçin. Yerel depolama alanınızdaki dosyalara veya bir web bağlantısına veya diğer kaynaklara bağlantı vermeyi seçebilirsiniz.
Bu, ekip üyelerinizin referansları veya kaynak dosyaları kolayca bulmasına yardımcı olur. Örneğin, şirketinizin web sayfası ürün ve hizmetleri listeliyorsa, bir hücre içinde ekip üyelerini tıkladıklarında doğrudan sayfaya götüren bir köprüyü kolayca oluşturabilirsiniz.
Çoğu zaman, iş arkadaşlarınızın ne üzerinde çalıştığını bilmek zor olabilir. Ancak, Google E-Tablolar gibi e-tablo araçları, birden fazla düzenleyicinin belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte ortak çalışmasını kolaylaştırır. Etkin kullanıcılar listesinin yanındaki sohbet simgesi balonuna dokunarak sohbet kenar çubuğunu açabilirsiniz.
Bu kullanışlı bir özelliktir—paylaşılan dosyalar üzerinde çalışırken karşılaşmış olabileceğiniz sorunları tartışabilirsiniz. Ayrıca, belgelerinde belirli bir konuda yardıma veya yardıma ihtiyacınız olduğunda birbirinizle hızlı bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanır.
9. Ortak Çalışanlara Düzenleme/Görüntüleme Erişimi Sağlayın
Paylaşılan elektronik tablolar üzerinde işbirliği yapmanın ilk adımlarından biri, ekip üyelerinin düzenleme/görüntüleme (salt okunur) erişimine sahip olmasını sağlamaktır. İlk etapta paylaşımı etkinleştirdiğinizden emin olmanız gerekir.
İkinci olarak, gerektiğinde bireysel çalışma kitaplarınıza ortak çalışanlar ekleyin ve onlara salt okunur veya istediğiniz gibi düzenleme erişimi verin. Çalışırken senkronizasyon veya kaydetme ile ilgili herhangi bir sorun yaşamamaları için herkesin dosyanın uyumlu sürümlerine erişimi olduğundan emin olun.
Okunması Kolay Elektronik Tablolarla Daha Akıllı İşbirliği
Günün sonunda, her şey iletişimle ilgili. Bir grup insanla paylaşılan bir proje üzerinde çalışırken, ekibinizin iletişiminin olabildiğince sorunsuz ilerlemesini sağlamak önemlidir.
Yukarıdaki bu ipuçları, e-tablolarınızı daha kullanıcı dostu ve okunması daha kolay hale getirmenize yardımcı olur, böylece bilgileri paylaşmak ve yorumlamak her zaman kolay olur.