Manuel sözleşme yönetiminin tipik yolu, bir kağıt parçası imzalamak ve onu bir dosya dolabında saklamaktır. Manuel süreç, uzaktaki çalışanları izleme ve takip etmede yavaştır ve daha az verimlidir.
Uzaktan çalışmanın birçok şirket için yeni “normal” hale gelmesiyle, sözleşmelerin ve yönetim süreçlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak hiç bu kadar önemli olmamıştı.
İşin iyi yanı, oluşturmadan müzakere, imzalama ve yenilemeye kadar tüm sözleşme yaşam döngüsünü otomatikleştirmek için sözleşme yönetimi yazılımını kullanabilmenizdir. Sözleşme yönetimi yazılımının birçok faydası vardır. İşte ilk altı.
1. Gizliliği ve Güvenliği İyileştirir
Sözleşmeleri manuel olarak yönetmenin zorluklarından biri, büyük ölçüde kağıda dayanmasıdır. Fiziksel belgelerle ilgili sorun, hasara ve kaybolmaya daha yatkın olmalarıdır. Uzaktan çalışma, veri ihlalleri, sızıntılar ve bilgisayar korsanlığı riskleri taşırken, sözleşme yönetimi yazılımı tüm belgelerinizi yedeklemenize izin vererek bu riskleri ortadan kaldırır.
Sözleşme yönetimi yazılımı, belgeleri bulutta saklamanıza olanak tanıyarak kaybolma veya hasar görme olasılığını azaltmaya yardımcı olur. Yazılım ayrıca hassas sözleşme bilgilerini yetkisiz erişime karşı korur. Yönetim aracı, belirli belgelere kimlerin erişebileceğini, bunları düzenleyebileceğini ve paylaşabileceğini belirlemenize olanak tanıyan farklı erişim düzeylerine sahip sözleşmeler ve sözleşmeler içerir.
Örneğin, sistem yöneticileri, kimin neye erişebileceğine karar vererek izin tabanlı kuralları yapılandırabilir. ister fiziksel olarak ofiste olsunlar, isterse dünyanın herhangi bir yerinde uzaktan çalışıyor olsunlar. dünya. Ek olarak, bazı programlar belgeleri aşağıdakileri kullanarak korur: iki faktörlü kimlik doğrulama ve en son şifreleme teknolojileri.
2. Zaman Kazandırır
Sözleşmeleri manuel olarak yönetmek, yavaş ve zaman alıcı bir süreçtir. Genellikle yüz yüze konuşmaları, kağıt kopyaları imzalamayı, ileri geri postalamayı, taramayı ve paylaşmak için belgeleri yüklemeyi içerir. Ayrıca, sözleşmeyi her değiştirdiğinizde tüm süreci tekrarlamanız gerekecektir.
Sözleşme yönetimi yazılımıyla, dünyanın herhangi bir yerinde sözleşme almak için çok az bekleme süresi vardır. Yazılım gibi Zapendo'nun Standart seçeneği e-imzasını kullanarak sözleşmeler ve sözleşmelerde saatlerce tasarruf etmenizi sağlar.
Bazı şirketler için gecikmeler sözleşmenin oluşturulması sırasında başlamaktadır. Bu durumda, bazı yazılımlar, taslağı başlatmak için önceden onaylanmış şablonların yanı sıra belirli kullanım durumları için standartlaştırılmış terimler ve maddelerden yararlanır.
Sözleşme belgelerine erişimi olmayan uzaktan çalışanlar, sözleşmede yanıtlanan sorulara yanıt isteme eğilimindedir. Bu, kurum içi ekibin iş yükü üzerinde kontrolü sürdürmesini zorlaştırabilir.
Sözleşme yönetimi yazılımı, bir sözleşmenin tüm sürümlerini organize bir biçimde saklar. Bu şekilde, uzaktan çalışanlar en son sürüme erişebilir ve sorularına yanıt bulabilir. Otomatikleştirilebilen zaman alıcı süreçler, imzaları, yenilemeleri ve planlanmamış sözleşme yönetimi eylemlerini içerir.
3. Paylaşımı ve İşbirliğini Basitleştirir
Uzak bir çalışma ortamındaki işletmeler, evden veya seyahat halindeyken çalışan ekip üyelerine danışabilir ve onlarla işbirliği yapabilir.
Bulut tabanlı sözleşme yönetimi yazılımı, yetkili kullanıcılara ihtiyaç duydukları bilgilere gerçek zamanlı erişim sağlar. Oturum açmanıza, bir sözleşme yapmanıza ve dünyanın her yerinden iş arkadaşlarınızla işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Yazılım ayrıca yorum yapma ve belge sohbeti gibi işbirliği ve iletişim araçlarına sahiptir, bu da şartları gerçek zamanlı olarak müzakere etmeyi ve güncellemeyi kolaylaştırır. Bu araçlar, uzaktaki ekiplerin veri girmesine izin vererek kontrollü bir ortamda özerk bir iş gücü oluşturmaya yardımcı olur.
4. Riski Azaltır ve Uyumluluğu İyileştirir
Onaylanmayan şartlar ve kaçırılan yükümlülükler gibi sorunlar bir kuruluşu riske atabilir. Neyse ki, sözleşme yönetimi yazılımı, önceden onaylanmış maddeleri ve sözleşme denetim araçlarını kullanarak risklerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
Yönetim ekibi, sözleşme yönetimi yazılımını kullanarak her bir sözleşmenin sonuçlarının denetim araçları ile uzaktan çalışanların sözleşmeye bağlı kalarak beklentilerini karşılamaktadır.
Yazılım, herhangi bir yerden bir sözleşme dönüm noktasının her adımını izlemenize ve denetlemenize olanak tanır ve uzak çalışanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları eylemlerinden sorumlu tutmanıza olanak tanır. Bu, şirketinizi uyumsuzluktan korurken verimliliği artırmaya yardımcı olur.
Araç ayrıca, yalnızca birkaç tıklamayla tüm sözleşme geçmişini görüntülemenize olanak tanıyan denetim izlerini de içerir. Yetkili kullanıcılar, bir sözleşmenin hangi aşamada olduğunu ve durumunu (etkin, beklemede, süresi dolmuş vb.) görüntüleyerek hesap verebilirliği ve uyumluluğu artırır.
Yazılımı, iş ilişkilerinizin sağlığını analiz etmek için de kullanabilirsiniz. Sözleşme yönetimi yazılımı, üçüncü tarafların politikalara ve düzenlemelere uyum düzeyini değerlendirmenize yardımcı olan raporlar içerir.
Daha iyi çalışan iletişimi ve şirket çapında iç politikalara erişime izin verilmesi, daha fazla uyum sağlayarak bir katılım duygusu yaratır. Bu özellikle evden çalışan çalışanlar için geçerlidir.
5. Önemli Tarihler ve Çıktılar için Uyarıları Otomatikleştirir
Uzak ekiplerle çalışmak, son teslim tarihlerini ve fırsatları kaçırma olasılığını artırır. Neyse ki, sözleşme yönetimi yazılımı, önemli sözleşme tarihlerini ve çıktılarını yakalayabilir ve sorumlu tarafa bildirimler gönderebilir.
Sözleşme yönetimi yazılımı en iyilerinden biridir. uzak iş süreçlerini kolaylaştıran araçlar. Örneğin, yazılımın bildirim aracını, yöneticilerin iptal edilmesi veya yenilenmesi gereken sözleşmeler hakkında uyarması ve finansal çıkarlarınızı güvende tutması için yapılandırabilirsiniz.
Uzak çalışanlar bilgilendirilebilir ve ödevler üzerinde erken çalışmaya başlayabilir, bu da size projeler üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Ayrıca, politika değişiklikleri veya politika gözden geçirme ihtiyacı ile ilgili olarak tüm uzaktaki çalışanlara bildirim gönderebilirsiniz.
Tetik bildirimleri, kişi yönetimi yazılımının çok önemli bir özelliğidir ve bir sözleşmenin önemli bir parçası imzalandığında sizi uyarabilir. Ayrıca, bazı yazılımlar, atanan ekip beklenen eylemi gerçekleştirene kadar sıfırlanmayan otomatik yinelenen alarmlar ayarlamanıza izin verir.
6. Artan Görünürlük için Verileri Merkezileştirir
Manuel sözleşme yönetimini kullanmanın yaygın bir sorunu, yanlış yerleştirilmiş bir sözleşme bulmaktır. Sözleşme yönetimi yazılımıyla, önemli belgeleri hızlı bir şekilde aramayı zorlaştıran dağınık dolaplara güvenmek zorunda değilsiniz.
Bulut tabanlı CMS, aranabilir, merkezi bir depo sağlayarak sorunları çözer. Merkezileştirilmiş belge merkezi, uzaktan çalışanlar da dahil olmak üzere ekip üyelerinin kritik bilgilere her zaman, her yerden erişmesini sağlamak için arama ve filtreleme araçları içerir.
Tüm belgeleri merkezi, sanal bir havuzda saklamak, sözleşme görünürlüğünü artırır. Ayrıca size sözleşme belgelerine erişim üzerinde kontrol sağlar ve tek bir gerçek kaynağı oluşturur. Bazı şirketler ekip üyelerinin devam eden yükümlülükleri, teslimatları, yaklaşan projeleri ve yenileme tarihlerini ve sözleşme harcamalarını görüntülemesine izin verir.
Sözleşme Yönetimi Yazılımı ile Süreçleri ve İş Akışlarını Kolaylaştırın
Sözleşmeleri uzaktan yönetmek, bir kuruluştaki en göz alıcı görevlerden biri değildir. Sözleşmeleri manuel olarak yönetirken uzaktaki çalışanları izlemek ve izlemek daha da zordur.
Manuel ve kağıt tabanlı teknikler, sözleşme yönetimi sürecini daha yavaş ve daha az verimli hale getirir. Ancak güvenilir sözleşme yönetimi yazılımıyla şirketler, uzak ekiplerle çalışırken bile sözleşmeleri kolayca halledebilir.