Verimlilik uygulamaları daha verimli çalışmanızı sağlamak için tasarlanmış olsa da, bazen tam tersini yapıyorlar gibi görünüyor. Bunun nedeni, emrinizde olağanüstü üretkenlik araçlarına sahip olmanın bir şey olmasıdır. Ancak bunları sizi daha üretken kılacak şekilde kullanmak başka bir şeydir.
Her şey onları nasıl kullandığınıza bağlı. Bu makale, üretkenlik araçlarınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak ipuçlarını kapsar.
Verimlilik araçlarınızı daha etkili kullanmanın ilk adımı, bağımsız olarak pek bir şey yapamayacaklarını anlamaktır. Piyasadaki hemen hemen her üretkenlik uygulaması hayatınızı "kolaylaştırmaya" söz verse de, gerçek şu ki, ancak bu kadarını yapabilirler. Bazıları, daha kısa sürede daha fazlasını yapmanıza yardımcı olma potansiyeline sahip benzersiz özellikler ve yeteneklerle övünebilir, ancak bunlar nihayetinde yalnızca kolaylaştırıcılardır.
Verimlilik araçlarınızın faydalarını en üst düzeye çıkarmak için, hedefleriniz ve hedefleriniz konusunda net olmanız ve bunları destekleyecek becerilere ve sistemlere sahip olmanız gerekir. Bu, en iyi ve en özellikli kameraya sahip olan ancak yine de harika fotoğraflar çekemeyen bir fotoğrafçıya benzer. Bunu bilmek ve üretkenlik araçlarınızın neyi başarmanıza yardımcı olabileceğine dair beklentilerinizi azaltmak harika bir başlangıç noktasıdır.
Verimlilik araçlarınızı etkin bir şekilde kullanmak için destekleyen sistemlere ve süreçlere ihtiyacınız var. Bunlar her şeyi bir arada tutan üretkenlik sütunları ve uygulamalarınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar. Onlar olmadan, dünyayı vaat eden en son üretkenlik uygulamasını sürekli olarak takip edeceksiniz, ancak asla hiçbir yere varamayacaksınız.
Örneğin, tüm görevlerinizi yapılacaklar listesi uygulamasına yazmak, bunlarla başa çıkmak için bir sisteminiz yoksa anlamsızdır. Bunun bir nedeni, her görevin farklı bir aciliyet ve önem düzeyine sahip olması ve her gün yalnızca sınırlı miktarda zaman ve enerjiye sahip olmanızdır. Yani, bu durumda, ihtiyacınız olacak Eisenhower Matrisi gibi önceliklendirme sistemi, önce hangi görevleri yapmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak ve en önemli şeylerde ilerleme kaydettiğinizden emin olmak için.
Diğer durumlarda, odağınızı korumanıza ve dikkat dağıtıcı unsurları veya bağlam değiştirmeyi sınırlamanıza yardımcı olacak bir sisteme ihtiyacınız olabilir. Görev gruplaması uygun bir üretkenlik sistemidir bu konuda yardımcı olabilir. Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek ve odağınızı en üst düzeye çıkarmak için benzer görevleri birlikte gruplamayı ve bunlar üzerinde birbiri ardına çalışmayı içerir.
Sonuç olarak amaç, üretkenlik araçlarınızı destekleyen ve istediğiniz sonuçları elde etmenize yardımcı olan sistemleri bulmak veya kurmaktır.
Parmaklarınızın ucunda bulunan kapsamlı üretkenlik araçları yelpazesi ile bu zorlu olabilir iş için doğru olanı seçmek ya da aynı iş için aynı anda birden fazla seçeneği kullanmaya özendirmek görev. Ancak çoğu zaman aynı şey için çeşitli üretkenlik araçları kullanmak kafa karışıklığına neden olabilir ve aslında sizi daha az üretken yapabilir. Bu nedenle, ihtiyaçlarınıza, hedeflerinize ve koşullarınıza göre sizin için en iyi sonucu verecek olan doğru üretkenlik aracını dikkatlice seçmeniz hayati önem taşır.
Bunu yapmak için, ihtiyaçlarınızı ve gerçekleştirmeye çalıştığınız belirli görevi değerlendirerek başlayın. Oradan, araştırın, farklı seçenekleri karşılaştırın ve hangisinin sizin için en uygun olduğunu görmek için (mümkünse) deneyin. Mükemmel uyumu bulmadan önce birkaç araçla deneme yapmanız gerekebilir, ancak sonunda buna değecektir.
Doğru aracı bulduktan sonra, parlak yeni özelliklere sahip en son uygulamayı sürekli aramanın cazibesinden kaçının. Muhtemelen, aynı görev için daha fazla üretkenlik aracı eklemeniz gerekmeyecek çünkü sahip olduğunuz araç tüm ihtiyaçlarınızı zaten karşılıyor. Böylece mevcut araçlarınıza bağlı kalabilir ve onları daha verimli kullanmaya odaklanabilirsiniz.
Şimdi, mevcut üretkenlik araç setinizin içini ve dışını öğrenmeniz gerekiyor. Bunlardan en iyi şekilde yararlanmak ve istediğiniz sonuçları elde etmek istiyorsanız bu çok önemlidir. Ayrıca, nihai amaçları zamandan tasarruf etmek olduğundan, araçlarınızın her bir köşesini ve tırnağını bilmek, onları daha verimli kullanmanıza ve daha kısa sürede daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacaktır.
Örneğin, eğer bir Gevşek kullanıcı, en gelişmiş özelliklerini öğrenmek iş akışınızı kolaylaştıracak, zamandan tasarruf edin ve ekibinizle iletişimi daha verimli hale getirin. Ayrıca, bazı entegrasyonlar ekleyerek Slack çalışma alanınızı da güçlendirebilirsiniz.
Aynı şey Gmail kullanıcıları için de geçerli. en çok öğrenmek kullanışlı klavye kısayolları diğer önemli görevler için zaman kazandırarak gelen kutunuzu daha hızlı doldurmanıza yardımcı olur. Genel olarak, araçlarınızı nasıl daha verimli kullanacağınızı öğrenmek için zaman ayırmanız, üretkenliğinizi artırarak uzun vadede karşılığını verecektir.
Çoğu durumda aynı görev için birden fazla uygulamaya ihtiyacınız olmayacağını zaten belirledik. Ancak tipik bir iş yerinde iletişim, görev yönetimi, bulut depolama ve daha fazlası için farklı çözümlere ihtiyacınız olacaktır. Bu, sürekli olarak uygulamalar arasında geçiş yaparak değerli zamanınızı boşa harcayacağınız ve önemli bilgileri kaybetme riskine gireceğiniz anlamına gelir.
Bunu önlemek için üretkenlik araçlarınızı sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasını sağlayacak şekilde entegre etmeniz gerekir. Neyse ki, en popüler üretkenlik araçları çok çeşitli uygulamalarla entegrasyon sunar, böylece kullandıklarınızı kolayca bağlayabilir ve iş akışınızı düzenleyebilirsiniz. Ayrıca kullanabilirsin Görev yönetimi iş akışınızı otomatikleştirmek için Zapier entegrasyonları.
Alternatif olarak, ihtiyaçlarınız için doğru araçları ararken, ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde içeren bir çalışma alanı paketi seçebilirsiniz. Örneğin, Notion, çeşitli özellikleri bir araya getiren hepsi bir arada bir çalışma alanıdır., aynı platformda görev yönetimi, not alma ve belge işbirliği dahil.
6. Bildirimlerinizi Özelleştirin
Son fakat aynı derecede önemli olan, dikkatinizin dağılmasını önlemek ve işinize odaklanmak için bildirimlerinizi dikkatli bir şekilde yönetmeniz gerekir. Varsayılan olarak, çoğu uygulama her şey için bildirim gönderecek şekilde ayarlanmıştır, bu da hızla bunaltıcı hale gelebilir ve konsantre olmayı zorlaştırabilir.
İlk olarak, hangi bildirimlerin sizin için önemli olduğunu ve bunları ne sıklıkta almak istediğinizi belirleyin. Ardından, uygulamanızın ayarlarına gidebilir ve bildirim tercihlerinizi ihtiyaçlarınıza göre ayarlayabilirsiniz. Diğer zamanlarda, derin odaklanma gerektiren sıkıcı bir görev üzerinde çalışırken, odaklanmayı sürdürmek için tüm bildirimleri devre dışı bırakabilirsiniz.
Verimlilik araçları, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanıza yardımcı olabilir, ancak bunları doğru şekilde kullanırsanız. Piyasada bu kadar çok seçenek mevcutken, parlak yeni uygulama sendromuna kapılıp ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi kaybetmek çok kolay.
Anahtar, üretkenlik araç setiniz konusunda stratejik olmak ve yalnızca özel ihtiyaçlarınıza uyan araçları kullanmaktır. Yukarıda paylaştığımız ipuçları, bunu yapmanıza ve üretkenliğinizi bir üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır.
