Uzak işyerlerinde anlık mesajlaşma, iletişim dokusuna o kadar entegre edilmiştir ki, onsuz hayatın nasıl olduğunu hatırlamak genellikle zordur. Slack gibi araçlar, günümüzün uzak çalışma ortamlarında işbirliğini ve ekip üretkenliğini destekleyen varsayılan iletişim platformları haline geldi.
Bununla birlikte, uygun olsa bile, iş akışınızı kesintiye uğratmaktan kaçınmak için bazı en iyi uygulamaları benimsemeniz gerekir. Bu makale, uzak iş yerinizde etkili iletişim için bazı temel anlık mesajlaşma kurallarını ele alacaktır.
1. Beklentileri Tanımlayın
Anlık mesajlaşma, tipik olarak, anında yanıt beklerken insanlara gerçek zamanlı olarak mesaj göndermenize olanak tanır. Bunun uygun ve hatta gerekli olduğu zamanlar olsa da, önemli bir dikkat dağınıklığı kaynağı da olabilir.
Bunun nedeni, anlık mesajlaşma aracınızı sanal su soğutucu etkinlikleri, duyurular, dosya paylaşma veya hızlı sorular sorma gibi çeşitli amaçlar için kullanabilmenizdir. İnsanlar gün boyu istekler veya bildirimlerle birbirlerini keserse, tüm bunlar hızla kontrolden çıkabilir.
Bu nedenle, anlık mesajlaşma aracınızı kullanarak beklentileri yönetmenize yardımcı olacak ilkeleriniz olduğundan emin olmanız çok önemlidir. Örneğin, küçük konuşmaları işle ilgili diğer kanallardan uzak tutmak için su soğutmalı kanallar (gruplar) oluşturabilirsiniz. Uzaktaki iş arkadaşlarınızı durumlarını uygun olduklarını gösterecek şekilde ayarlamaya ve taleplerinin aciliyeti konusunda açık sözlü olmaya teşvik edebilirsiniz.
Bu muhtemelen, ekibiniz ve şirketiniz büyüdükçe tekrar gözden geçirmeniz gereken devam eden bir süreç olacaktır. Anahtar, mevcut çalışanlara teslim etmek için dahili bir wiki gibi bir sisteme sahip olmak ve yeni işe alınanlara tanıtmak.
2. Göndermeden Önce Düzenle
Anlık mesajlaşmanın anlık doğası ve mesaj yazarken kısaltmalar, kısaltmalar ve emojiler kullanmaya alışkın olmanız arkadaşlar ve aile, yanlış anlama potansiyelini ve işyerinde profesyonelliğin önemini gözden kaçırmanıza neden olabilir iletişim.
E-postalarınızı göndermeden önce okuma ve düzenleme alışkanlığı edinmiş olduğunuzdan, aynı şeyi anlık mesajlarınızda da yapmak için zaman ayırmalısınız. Gönder'e basmadan önce dil bilginizi, imlanızı ve tonunuzu gözden geçirin. Mesajınızın iş arkadaşınızın iş akışını bozabileceğini unutmayın, bu nedenle açık ve özlü olduğundan emin olun. Ne demek istediğinizi anlamak için fazladan zaman harcamalarını istemezsiniz.
Bununla birlikte, işyeri iletişimlerinizde kısaltmaları veya kısaltmaları aşırı kullanmaktan kaçının. Bunları kullanmanız gerekiyorsa, sektörünüzle ilgili ve iyi bilinenleri kullanın.
3. Zaman Dilimlerine Dikkat Edin
Muhtemelen dünyanın farklı yerlerinde ve saat dilimlerinde çalışan uzak meslektaşlarınız vardır, bu da çalışma saatlerinizin uyuşmadığı anlamına gelir. Bu nedenle, bir anlık mesaj göndermeden önce takım arkadaşlarınızın saat dilimlerini göz önünde bulundurmayı alışkanlık haline getirmekte fayda var.
Bunun nedeni, anlık mesajlaşmanın, uzaktaki iş arkadaşlarınız üzerinde baskı oluşturabilecek bir aciliyet duygusu yaratmasıdır. kişisel zamanları boyunca yanıt vermeye, hızlı bir şekilde yol açabilecek her zaman açık bir kültürü teşvik etmeye tükenmişlik. Ayrıca, pingler ve bildirimler çalışma saatlerinde dikkatlerini dağıtabilir.
dedi ki, birden çok saat diliminde uzaktaki ekiplerinizle verimli bir şekilde çalışın, mesaj gönderirken daha dikkatli olmanız gerekir. Bunu başarmak için acil olmadıkça anlık mesaj gönderme dürtüsüne karşı koyabilirsiniz, Slack mesajlarınızı önceden planlayınve iş arkadaşlarınızın sözünü kesmemek için eşzamansız iletişimden yararlanın.
4. Diğer Alternatifleri Düşünün
Anında mesajlaşma, hızlı ve kısa değiş tokuşlar için mükemmeldir, ancak daha derinlemesine konuşmalar yapmanız gerektiğinde yetersiz kalır. Bu nedenle, kendinizi kapsamlı bir karşılıklı konuşma içinde bulursanız veya bir şeyi açıklamakta güçlük çekiyorsanız, mesajlaşmayı bırakıp başka bir iletişim yöntemine geçmenin zamanı gelmiş olabilir.
Görüşmenizin bağlamına ve doğasına bağlı olarak, mesajınızı daha iyi iletmenizi sağladığı için sesli veya görüntülü konferans gibi alternatifleri değerlendirmek isteyebilirsiniz. Alternatif olarak, aynı anda müsait değilseniz, aşağıdaki gibi iletişim araçlarını kullanabilirsiniz. Büküm veya asenkron video çözümleri beğenmek Voodle anında yanıt beklemeden mesajınızı kaydetmek ve göndermek için.
E-posta, daha sonra başvurabileceğiniz yazılı bir kayıt sağladığından, belirli konuşmalar için daha iyi bir seçenek olabilir. Ayrıca iş arkadaşlarınız mesajınızı kendilerine uygun bir zamanda okuyabilir ve yanıtlayabilir.
5. Ayrık Mesajlardan Kaçının
Gönderdiğiniz her mesajın yeni bir bildirime ve olası bir dikkat dağıtmaya karşılık geldiğini göz önünde bulundurarak, meslektaşlarınıza bildirim sayısını sınırlamak için ayrık mesajlar göndermekten kaçınmalısınız. almak.
Bunun yerine, iletişim kurmanız gereken tüm bilgileri içeren birleştirilmiş bir mesaj gönderin. Bu şekilde iş arkadaşlarınız mesajı hızla tarayabilir ve birden fazla kez kesintiye uğramaz. Örneğin, aşağıdaki biçimi kullanabilirsiniz:
Merhaba, XYZ projesi hakkında bilgi arıyorum. Herhangi bir güncellemeniz var mı? Teşekkürler.
Her bilgiyi ayrı bir mesaja ayırmak yerine.
6. Küçük Konuşmaları Minimumda Tutun
Su soğutucu konuşmaları uzak iş yerlerinde yerini alır. Aslında, ilişkiler kurmaya ve çalışanlar arasında bir aidiyet duygusu geliştirmeye yardımcı olabilirler.
Ancak, olmalıdır gündelik konuşmalar için özel kanallar ve işlerine odaklanmaya çalışırken iş arkadaşlarınızı rahatsız etmemek için sosyalleşmek. Bu şekilde, istedikleri zaman sohbete katılmayı seçebilirler ve hemen cevap vermek zorunda gibi hissetmezler.
Bu nedenle, özellikle çalışma saatlerinde uzaktaki meslektaşlarınıza doğrudan mesaj gönderirken, zamanlarına ve odaklanmalarına saygı duymak için küçük konuşmayı minimumda tutmaya çalışın.
7. Mesajların Alındığını Onaylayın
Bir mesaj aldığınızda, hemen yanıtlayamasanız bile gönderene mesajını gördüğünüzü bildirmek iyi bir uygulamadır. Bu şekilde, onları görmezden geliyormuş gibi hissetmeyecekler ve bir yanıt beklerken başka görevlere odaklanabilecekler. Ayrıca, sizi potansiyel olarak dikkat dağıtıcı takip mesajlarından da kurtarır.
Yanıt gerektiren bir mesaj aldığınızda meşgulseniz, "Bildirdiğiniz için teşekkürler. Sana geri döneceğim." Mesajın bir yanıta ihtiyacı yoksa, "Teşekkür ederim" yazabilir veya bir emoji ile tepki verebilirsiniz.
İşyerinde Daha Üretken İletişim İçin Bu İpuçlarını Benimseyin
Daha iyi iletişim alışkanlıkları geliştirmek için çaba sarf etmek, herhangi bir uzak ekip için çok önemlidir. Yukarıdaki ipuçlarını benimsemek, konum ne olursa olsun iş arkadaşlarınızla daha üretken ve verimli işbirliğini teşvik edebilir.