Yeni bir proje yönetimi yazılımıyla yeni bir başlangıç yapmak başlı başına bir projedir. Her biri bir diğerinden farklıdır, bu nedenle tüm projelerinizi planlamaya çalışmanın yanı sıra, bir öğrenme eğrisi ile uğraşıyor olabilirsiniz. Bu ezici olabilir.
Ancak hepsinin ortak noktası, önceden planlamanın sorunsuz bir geçiş sağlamaya yardımcı olabileceğidir. Ek olarak, temiz ve tutarlı bir çalışma alanı sağlamak için kendinizi hazırlayacaksınız. Yeni bir proje yönetimi yazılımına başlarken hangi adımları atabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.
Proje Yönetim Yazılımını Nasıl Kullanmak İstediğinize Karar Verme
Yazılımınızı kurmadan önce, onu nasıl kullanmak istediğinize dair bir plana ihtiyacınız vardır. Hesabı kimin kullanacağını ve içindeki proje panolarının türlerini bilmek, başlamanıza yardımcı olacaktır.
Kiminle Çalışacaksınız?
Hesapta başka biri olacak mı? Kim bunlar ve rolleri neler? Ekibiniz için ayarlayabileceğiniz gizlilik ve izinler, hangisini kullandığınıza ve abone olduğunuz katmana göre değişir. Bu nedenle, hesabı kimin kullandığını ve onlara neye erişim vermek istediğinizi seçmeden önce bile önceden plan yapmak iyidir.
Örneğin, Notion'ın kişisel versiyonları diğerlerinden çok farklıdır. Takım hesap, ancak ikisinden birini kullanarak işbirliği yapabilirsiniz. Kişisel olanlar, özel başlayan ve misafir davet etmenize izin veren sayfalar sunarken, Ekip hesap, tüm kuruluşunuzla doğru şekilde paylaşmanıza izin veren ortak çalışma alanlarının kilidini açar uzak.
Kuruluşunuz içinde, kime yönetici izinleri vermek istediğinizi de düşünmek isteyeceksiniz. Ek olarak, yazılımınız misafirlere izin veriyorsa, bir proje panosunu müşterilerle, yüklenicilerle veya iş yerinizin dışındaki diğer kişilerle paylaşmanın gerekli olup olmadığını belirleyebilirsiniz.
Ne Tür Proje Panoları Kullanacaksınız?
Proje yönetimi yazılımınızda basit proje anahatları oluşturmaktan fazlasını yapabilirsiniz. Şunları da yapabilirsiniz:
- Sizin ve iş arkadaşlarınızın çeşitli görevleri devredebileceği veya yardım isteyebileceği proje istek panoları oluşturun. ClickUp, bir tane oluşturmak için mükemmel bir yazılımdır, ancak bunları herhangi bir proje yönetimi yazılımında oluşturabilirsiniz.
- Hangi adım projelerinde olduğuna dair hızlı bir genel bakış elde etmek için baştan sona devam eden bir iş akışının ana hatlarını çizin.
- Sizin ve iş arkadaşlarınızın kendinizi mevcut görevlere atayabileceğiniz açık bir atama panosu kurun.
Proje Yönetim Yazılımının Nasıl Düzenleneceğine Karar Vermek
Artık kiminle çalıştığınızı ve ne tür proje panoları kullanacağınızı bildiğinize göre, hesabı nasıl düzenlemek istediğinizi belirlemeniz gerekir.
Bunu nasıl yapacağınız aslında bir tercih meselesi ancak birlikte çalıştığınız kişi sayısı da karar vermenize yardımcı olacaktır. Proje panolarınızı organize etmenin birçok yolu vardır, örneğin:
- Müşteri
- proje
- Departman
- Takım
Yukarıdakilerin bir kombinasyonunu bile kullanabilirsiniz. Ancak, büyük bir şirketle çalışıyorsanız, departman veya ekipler tarafından organize etmek, herkes için proje ve görev bulmayı kolaylaştıracaktır.
Öğeleri düzenlerken görevlerinizin, projelerinizin, panolarınızın ve klasörlerinizin adlarını fazla karmaşık hale getirmekten kaçınmak istersiniz. İşleri olabildiğince basit tutarsanız, siz ve iş arkadaşlarınız ihtiyacınız olanı çabucak bulacaksınız.
Bu özellikle alt klasörler için geçerlidir. Kullandığınız araç alt klasörler sunuyorsa, bir tane oluşturmadan önce gerçekten gerekli olup olmadığını kendinize sorun ve eğer öyleyse, diğerleri onu ararken en uygun adı belirleyin. Bir dizi küçük, boş veya yanlış etiketlenmiş klasör eklemek yalnızca kafa karışıklığı yaratacaktır.
Neredeyse bilgisayarınızdaki dosya klasörleri gibi düşünün. Aradığınızı mümkün olduğunca az tıklamayla bulabilmek istiyorsunuz.
Proje Yönetim Yazılımına Görev Ekleme
Görevlerinizi ve projelerinizi nasıl organize etmek istediğinizi belirledikten sonra, bunların haritasını çıkarmaya başlayabilirsiniz. İlk olarak, devam eden projelerin bir listesini yapıp bunları eylem öğelerine ayırmanız faydalı olacaktır. Bunu kağıt üzerinde veya kelime işlemci yazılımında yapabilirsiniz—sizin için en uygun yöntem hangisi olursa olsun.
Mevcut projelere bağlı kalmak, süreci basitleştirmeye yardımcı olacaktır. Eski veya yer tutucu bilgileri eklemek yerine, yalnızca şu anda üzerinde çalıştığınız veya yaklaşmakta olduğunuz projeler için panolar ve görevler oluşturun.
Proje panolarınızı buna göre adlandırdığınızdan ve yalnızca ilgili görevleri içerdiğinden emin olun. Bu hiyerarşi, ayrıntıları daha hızlı bulmanıza yardımcı olur ve size ve iş arkadaşlarınıza bir projenin durumuna ilişkin hızlı bir genel bakış sağlar.
Örnek olarak, bir ürün için yeni bir web sitesi geliştiriyorsanız, bir proje panosu oluşturur ve buna şöyle bir şey derdiniz: Ürün Web Sitesi. Ardından, bir web sitesini oluşturan tüm eylem öğelerini içinde görevler olarak listelersiniz. Yani, bir alan adı seçmek, barındırmayı ayarlamak, tel çerçeveler tasarlamak ve benzeri şeyler.
Projeleri ve görevleri eklemek için sisteminizi tutarlı tutarsanız, dağınıklığı gidermek veya yeniden düzenlemek için zaman harcamanız daha az olasıdır.
Proje Yönetim Yazılımını Kurarken Nelerden Kaçınmalı?
Yeni bir proje yönetimi yazılımı kurarken kaçınmak istediğiniz bazı şeyler şunlardır:
- Her şeyi aynı anda yapmak—Bunalmaktan veya çalışma alanınızı karıştırmaktan kaçınmak için mevcut projelerin bir listesiyle küçük başlayın.
- Her özelliği kullanmak—özellikle ücretli bir hesapsa, paranızın karşılığını almak istediğinizi düşünebilirsiniz. Bununla birlikte, proje yönetimi yazılımıyla birlikte gelen ve ancak yoluna girebilecek pek çok çan ve ıslık var. Ürünü önceden araştırmak, özellik yorgunluğunu önlemenin yolları.
- Aşırı karmaşık projeler— projelerinizi planlarken daha azını alın, daha fazla yaklaşım. Örneğin, birçok proje yönetimi yazılımı, daha büyük görevlerin içine yerleştirebileceğiniz daha az görünür alt görevler sunar. Ancak, bir görevdeki adımları listelemek ve iş arkadaşınızın bunları kontrol etmesi sıkıcı olabilir.
Proje Yönetim Yazılımınıza Başlayın
Önceden biraz planlama yaparsanız ve küçük başlarsanız, yeni bir proje yönetimi yazılımına başlamak daha az bunaltıcıdır. Eski projeler veya yer tutucu bilgilerle oluşturmak yerine, ilerledikçe öğeler oluşturun ve görevler, projeler ve klasörler için tutarlı bir adlandırma sistemi tutun.
Basit tutmayı unutmayın. İhtiyacınız olanı bulmak için ne kadar az tıklamaya ihtiyacınız olursa o kadar iyi.
