Uzaktan çalışma çağında kolay işbirliği son derece önemlidir. Neyse ki Google, birden fazla kullanıcının aynı proje üzerinde çalışmasına izin veren birçok paylaşım seçeneğine sahiptir. Bir dosyada kimin ve ne zaman değişiklik yaptığını bilmek, etkili elektronik tablo yönetimi için çok önemli olabilir.
Neyse ki Google E-Tablolar, e-tablolarınızda yapılan değişiklikleri izlemenize olanak tanıyan iki özelliğe sahiptir. Birincisi Google E-Tablolar bildirimleri, ikincisi ise sürüm geçmişi. Bu makalede, bu temel işlevleri ayrıntılandıracağız, bunları nasıl etkinleştirebileceğinizi göstereceğiz ve bunların elektronik tablolarınız için neden hayati önem taşıyabileceklerini ele alacağız.
Google E-Tablolarda Neden E-posta Bildirimleri Kullanılır?
Birden çok çalışanın bir elektronik tabloda değişiklik yaptığı büyük bir sayfada çalışırken, her bir ortak çalışan tarafından hangi değişikliklerin yapıldığını bilmek zor olabilir. Özellikle proje liderleri için belirli bir değişikliği kimin yaptığını bilmek çok daha iyidir.
Değişikliği kimin yaptığını görmek için sürüm geçmişini kullanarak kontrol edebiliriz. Ancak, birçok örnek varsa, sürüm geçmişini taramak sıkıcı olabilir. Bunun yerine Google E-Tablolar Bildirimlerini kullanabilirsiniz. Bu şekilde, E-Tablolar sizi e-posta(lar) aracılığıyla bilgilendirecektir.
Hareket halindeyseniz, hiçbir şeyi kaçırmamak için mobil e-posta bildirimlerinizin çalıştığından emin olmalısınız.
Google E-Tablolarda E-posta Bildirimleri Nasıl Etkinleştirilir
E-posta bildirimlerini açmak yalnızca birkaç dakika sürer ve bunu yaptığınızda, ayarlarda başka değişiklikler yapana kadar etkin kalır. Bildirimleri açmak için şu adımları izleyin:
- E-posta bildirimlerini etkinleştirmek istediğiniz elektronik tablonuzu açın.
- Basmak Aletler e-tablonuzun en üstünde. Bir açılır menü görünecektir.
- Basmak Bildirim kuralları, ekranın ortasında yeni bir pencere açar.
- Kuralları buradan belirleyebilirsiniz. İlk bölümden bir seçenek seçerseniz, ne zaman bildirim almak istediğinizi seçmelisiniz. Ya seçin: Herhangi bir değişiklik yapılır, veya Bir kullanıcı bir form gönderir.
- İkinci bölümde, seçebilirsiniz E-posta - Günlük Özet veya E-posta - Hemen.
- Basmak Kaydetmek tercih ettiğiniz ayarları seçtiğinizde,
Bu ayarların her birini makalenin biraz ilerisinde daha ayrıntılı olarak açıklayacağız.
Google E-Tablolarda Bildirim Kuralları Nasıl Eklenir ve Silinir?
Daha fazla kural eklemek, mevcut olanları düzenlemek veya silmek istiyorsanız, şuraya gidin: Bildirim kurallarını ayarla seçeneği üzerine tıklayarak Aletler ve Bildirim kuralları.
Halihazırda mevcut bir bildirim kuralınız varsa, listede görünecektir. üzerine tıklayabilirsiniz Silmek veya Düzenlemekveya tuşuna basın Başka bir bildirim kuralı ekle yeni bir tane oluşturmak için. Değişiklikleri yapmayı tamamladığınızda, Tamamlandı onları kurtarmak için.
Bildirim Kurallarındaki Seçenekleri Anlama
Bildirim kurallarında iki bölüm vardır: İlki Bana Şuradan Bildir ve İkincisi İle Bana Bildir.
1. Ne zaman [E-postanız] adresinden beni bilgilendirin…
- Herhangi bir değişiklik yapılır: Bu seçeneği seçtiğinizde, elektronik tabloda yaptığınız tüm değişiklikler günlüğe kaydedilir ve kullanıcıya e-posta yoluyla, hemen veya günlük okunabilir bir özet halinde bilgilendirilir.
- Kullanıcı bir form gönderir: Bu seçeneğin seçilmesi, birisi bir form gönderdiğinde sizi uyaracaktır. Google Formlar, formlarınızı e-tablonuza bağlamanıza olanak tanır. Bu, bir anketten üniversite başvuru formuna kadar herhangi bir şey olabilir.
2. ile bana bildir…
- E-posta - Günlük Özet: Bu seçenek seçildiğinde, gün bittiğinde veya sabit bir saatte kullanıcı değişikliklerinin bir listesi gelir. Bu seçeneği seçerseniz, bildirimleri yapıldıktan hemen sonra değil, daha sonra alırsınız. Bu, değişikliklerden hemen haberdar olmak istemeyen kişilere yarar sağlar. Ayrıca, üzerinde çalıştıkları e-tablonun gelen kutunuzu bildirimlerle doldurmasını önlemek için sürekli değiştiği büyük bir şirkette çalışanlar için de idealdir. Varış saatini kendi saatinizin dışında ayarladığınızdan emin olun. e-posta engelleme süresi, eğer varsa.
- E-posta - Hemen: Bu seçeneği belirlediğinizde, hesap tablosunda her değişiklik olduğunda bir e-posta alırsınız. Bu, hassas bilgilerle ilgilenen ve bir şey değişirse e-posta almak isteyen kişiler için idealdir.
Sürekli bildirim bombardımanına maruz kalmamanız için, iki veya üçten fazla ortak çalışanı olan bir sayfa için bu ayarı kullanmanızı önermeyiz. Bu yöntemi kullanmanız gerekiyorsa, bir Gmail klasörü oluştur Tüm bildirimleri almak için
Google E-Tablolar Sürüm Geçmişini Neden Kullanmalısınız?
E-posta yoluyla bildirim almak istemiyorsanız, ancak e-tablonuzda yapılan değişiklikleri takip etmek istiyorsanız Google E-Tablolar Sürüm Geçmişi özelliğini kullanabilirsiniz. Google E-Tablolar, küçük değişiklikleri bile birbirinden yeterince uzakta gerçekleştiyse kaydeder, böylece önemli değişiklikleri kaçırma konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
E-tablonun sahibi ve e-tabloyu düzenleme erişimine sahip olanlar, Google E-Tablolar'da bir e-tablonun sürüm geçmişini görüntüleyebilen tek kişidir.
Değişiklikler bulutta olduğu için sürüm geçmişine erişebilir ve tam olarak aradığınız sürümü bulabilirsiniz. Bu, ekip üyelerinizden biri (veya siz) bir hata yaptıysa ve eski bir sürüme geri dönmesi gerekiyorsa mükemmeldir. Ayrıca, hangi sürümü istediğinizi bilmek için değişiklikleri adlandırabilirsiniz.
Google E-Tablolarda Sürüm Geçmişi Nasıl Görüntülenir
Erişmek için Google E-Tablolar sürüm geçmişi, E-Tablolar'ın bir değişiklik günlüğü oluşturabilmesi için önce bir sayfada yeterince değişiklik yapıldığından emin olun. Sürüm geçmişine erişmek için izlemeniz gereken adımlar şunlardır:
- Tıklamak Dosya üst çubukta. Bu bir açılır menü gösterecektir.
- Orada, tıklayın Sürüm geçmişi.
- Menüden Sürüm geçmişini gör seçeneğine tıklayın. Alternatif olarak, Ctrl + Alt + Üst Karakter + H.
Ekranın sağ tarafında bir kenar çubuğu açılacaktır. Orada, eski sürümlerin yanındaki üç dikey noktaya tıklayabilir ve üzerine tıklayabilirsiniz. Bu sürümü geri yükle. Ayrıca üzerine tıklayabilirsiniz Bu sürümü adlandırın belirli kayıtlara isim vermek için. Yeni bir elektronik tablo örneği oluşturmak istiyorsanız, üzerine tıklayın. Bir kopyasını çıkarmak.
E-tablonun yeni bir kopyasını oluşturduğunuzda, yeni başlayacak ve yeni bir sürüm geçmişine sahip olacaktır. Yeni e-tablodaki değişiklikleri hala takip etmek istiyorsanız, gelecekte karışıklığı önlemek için eskisini silmek isteyebilirsiniz.
E-posta Bildirimleri ile Sürüm Geçmişi Arasındaki Farklar
Google E-Tablolar bildirimi, bir kullanıcı e-tabloyu her değiştirdiğinde e-posta almanıza olanak tanır. Sürüm geçmişi kullanılırken, değişiklikler yalnızca günlüğe kaydedilir ve kullanıcıya aktif olarak bildirilmez.
Buzdağının tepesi
Çoğu durumda, önemli elektronik tablolar için bu özelliklerin her ikisini de kullanmak iyi bir fikirdir. Bu makalede tartışılan iki özellik ortak çalışma için harika olsa da, bunlar Google E-Tablolar'ın e-tablolar üzerinde çalışan ekiplere sunduğu tüm araçların yalnızca küçük bir parçasıdır.
Hâlâ öğrenecek çok şey var, bu yüzden bu güçlü programın sunduğu her şeyi okumaya devam edin.
