Dağıtılmış bir ekip çalıştırmak zor olabilir. Farklı saat dilimlerinde bulunan ekip üyeleriniz olduğunda işbirliğini nasıl sağlıyorsunuz? Ve herkes verimli bir şekilde çalışmak ve takım hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip mi?
Uzak bir işgücünü yönetirken düşünülecek çok şey olsa da, bağlı kalmak için monday.com'un proje yönetim sistemini kullandığınızda birçok zorluk hafifletilebilir. Ancak bu, sayısız seçeneğe sahip bir platform olduğundan, birkaç en iyi uygulamayı bilmek yardımcı olur, böylece uzaktaki ekibiniz nerede olurlarsa olsunlar başarılı olur. İşte en iyilerinden sekizi.
1. Ekip Takviminizi Yönetme
Uzak çalışanlar, farklı saat dilimlerine dayalı olabilir ve bu da kimin ve ne zaman çevrimiçi olduğunu izlemeyi zorlaştırır. Yerel olarak yerleşik olanlar için bile, uzaktan çalışmanın güzelliği, ekip üyelerinizin kendilerini en üretken hissettiklerinde oturum açmayı tercih edebilecekleri anlamına gelir. Bazıları gece kuşu olabilir, bazıları ise erken kalkıp güneş doğmadan çalışmaya başlayabilir.
Saat dilimi hesaplayıcılarına güvenmek veya herkesin programlarını kafanızdan takip etmeye çalışmak yerine, şunu kullanın: Pazartesi hepsini siyah beyaz olarak haritalamak için. Devamsızlıkları not etmek veya vardiya değişikliği talep etmek için haftalık programınızın güncelleme bölümünü kullanın.
2. Bir Şirket Dizini Kullanın
Kuruluşunuzun boyutuna bağlı olarak, farklı konumlarda çalışan yüzlerce hatta binlerce çalışanınız olabilir. Herkesi iletişim halinde tutmak için bir şirket dizini oluşturun ve monday.com'da işbirliği yap.
Ekip üyelerini rollerine göre eklersiniz, ardından profil resimlerini, iletişim bilgilerini ve yerel saat dilimlerini görüntülemek için bir sütun eklersiniz. Daha da iyisi, küresel konumlarını görmek için harita görünümüne tıklayın.
3. Toplantı Düzenleme
Uzaktan görüntülü toplantılar ekip yakalamaları için gerekli olabilir, ancak ekip üyeleri farklı zaman dilimlerindeyken bunları koordine etmek zor olabilir. Bu yüz yüze etkileşimlerin üretkenliği engellememesi de önemlidir.
Toplantının konusunu açıklayan satır öğeleriyle bir toplantı panosu oluşturmak için monday.com'u kullanın. İşlerin sorunsuz yürümesi için toplantı gündemini önceden yükleyin ve belirli ekip üyelerine eylemler atayın. Bu sayede herkes neyin tartışılması gerektiğini bilir ve önceden kendi sözlerini ve belgelerini hazırlayabilir.
Toplantı sona erdikten sonra toplantıda öne çıkanların bir özetini ekleyin, böylece gerektiğinde eylem noktaları da dahil olmak üzere herkes tartışılanlardan haberdar olur. Ya kimse başaramazsa? Pazartesi.com ile entegre yakınlaştır, böylece ekibinizin daha sonra yetişmesi için toplantının bir kaydını ekleyebilirsiniz.
4. Ekip Kaynak Kitaplığı Kurma
Uzak çalışanların, şirket markalama yönergeleri, şablonlar ve çalışan işe alım belgeleri gibi paylaşılan kaynaklara erişmesi gerekir. Ancak doğru belgeyi bulmak için ortak bir sürücü veya klasörleri e-posta klasörleri üzerine taramak zaman alabilir.
Bunun yerine, Monday.com'da bir kaynak kitaplığı kurun ve ilgili tüm dosyaları ve bağlantıları tek bir merkezi yere ekleyin. Ayrıca her belgeye yorum ekleyebilirsiniz, böylece ekip üyeleri iletişim kuracakları doğru kişiyi aramak zorunda kalmadan soru sorabilir veya geri bildirimde bulunabilir.
5. Takım Hedeflerini Takip Edin
Şeffaflığı korumak, başarılı bir uzak ekip çalıştırmanın anahtarıdır. Herkes ekibin nasıl performans gösterdiğini ve hala neyin başarılması gerektiğini gördüğünde, odaklanmış ve motive kalabilirler.
Ekibiniz için hedefler ve önemli sonuçlar (OKR'ler) belirlemek için monday.com'un hedef izleme özelliğini kullanın. Pil ekranı veya Grafikler gibi widget'ları kullanın, böylece herkes hedeflerinize ulaşmaya ne kadar yakın olduğunuzu görebilir.
6. Otomasyonu Kullanma
Pazartesi.com, ofiste olmasanız bile görevleri otomatikleştirmek ve ekibinizi bağlı tutmak için bir dizi özellik sunar. Otomasyonlar, iş akışınızı kesintiye uğratmadan verimliliği en üst düzeye çıkarmayı kolaylaştırır. Hatırlatıcı göndermek, durumları güncellemek ve görev atamak gibi şeyler yapmak için ayarlanabilirler.
Örneğin, bir ekip üyesine görev atandığında ona mesaj gönderen bir otomasyon oluşturabilirsiniz. Veya bir görev hakkında yorum yaptığında bir görevin durumunu güncellemek için bir otomasyon ayarlayabilirsiniz. Aşağıdaki gibi işlemleri tamamlayabilmeniz için platformun otomasyonları özelleştirme yeteneğinden en iyi şekilde yararlanın: öğeleri ayrı bir iş akışına taşımak veya yalnızca bir tanesiyle ekibiniz için özel bir uyarı tetiklemek Tıklayın.
Bir monday.com otomasyonu kurmak için durum değişikliği veya bir öğeye atanan kişi gibi bir tetikleyici seçin. Tetikleyicilerinizin kendisine atanmış bir koşula ihtiyacı olacak ve ardından bir Slack kanalını bilgilendirmek veya bir e-posta göndermek gibi bir eylem noktası seçeceksiniz.
7. Takım Şablonlarını Kullanma
Düzenli olarak gerçekleştirdikleri görevler için bir dizi ekip şablonu oluşturarak ekip üyelerinizin çalışma şeklini basitleştirin. Örneğin, ekibiniz haftalık durum toplantıları yapıyorsa, gündem ve toplantı formatı ile bir toplantı şablonu oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, ekip üyeleri her hafta sıfırdan başlamak zorunda kalmadan ilgili ayrıntıları doldurabilir.
Ayrıca yeni ekip üyelerini, proje planlarını ve pazarlama kampanyalarını dahil etmek için şablonlar oluşturabilirsiniz.
8. Hızlı Arama İşlevleri
Uzaktan çalışmada verimlilik her şeydir. Rollerimizi basitleştirmeyi amaçlayan iletişim ve işbirliği araçları tarafından aşırı yüklenmek kolaydır. Her gün tonlarca zaman kazanmak için aşağıdaki özellikleri kullanmaya alışın:
- Hızlı arama: kullanmak CTRL/CMD + K Hızlı Arama'ya erişmek ve en son erişilen panolara hemen dalmak için.
- Toplu Seçim: buradan, panonuzdaki Toplu Seçim özelliğini kullanarak birden fazla öğe alın. Herhangi bir öğenin solundaki eylem kutusuna tıklayın, ardından basılı tutun VARDİYA ayrı bir öğe üzerinde başka bir kutuyu tıklamak için
Şablonlar, otomasyon ve hızlı arama gibi Pazartesi gününün özelliklerinden yararlanarak ekibinizin iş akışını düzene sokabilir ve üretkenliği artırabilirsiniz.
Pazartesiyi kullandığınızda satılmazsanız, Asana ve Trello gibi diğer proje yönetim araçlarına da göz atmaya değer. En önemli şey, sizin ve ekibiniz için çalışan bir araç bulmaktır. Doğru sistemle, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar uzak ekibinizi başarıyla yönetebilirsiniz.
