Uzak Ekip Toplantısını Etkili Bir Şekilde Kolaylaştırma

İster yönetici olun, ister şirketinizde lider bir role sahip olun veya bir proje üzerinde çalışıyor olun, ekip toplantılarını kolaylaştırmanız gerekebilir. Burada harika bir artı, uygun gördüğünüz şekilde kendi toplantınıza ev sahipliği yapabilmenizdir.

Bununla birlikte, yüz yüze ve uzaktan toplantılar arasında etkinliklerini artırabilecek veya bozabilecek bazı büyük farklılıklar vardır. Burada, uzaktan ekip toplantılarını kolaylaştırmanın bazı zorluklarına ve bir toplantıyı verimli bir şekilde yürütmek için bunların üstesinden nasıl gelebileceğinize bakıyoruz.

Toplantıları Uzaktan Kolaylaştırmanın Artıları ve Eksileri

Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams gibi video konferans uygulamaları, çevrimiçi toplantıları çok popüler hale getirdi. Bir düğme tıklamasıyla, gitmeye hazırsınız. Ekip toplantılarını sanal olarak yürütmenin aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok faydası vardır:

• Paylaşmanız gereken dijital materyallere kolay erişim.
• Oturumları kaydetme yeteneği.
• Seyahat için zaman değerlendirmelerine gerek yoktur.
instagram viewer
• Toplantılar için oda rezervasyonu konusunda zorluk yok.
• Dünyanın her yerinden iş arkadaşlarınızla ve dış paydaşlarla görüşebilirsiniz.

Ve daha fazlası. Bununla birlikte, bu yöntemle üretkenliği engelleyebilecek bazı engeller de vardır. Bazı örnekler şunlar olabilir:

• Ses ve video ile ilgili teknik sorunlar.
• Video konferans yorgunluğu.
• Çok sayıda katılımcı olduğunda iletişim zorlaşır.
• Normal görsel ve işitsel gecikme nedeniyle ekibin gecikmesi veya yanıt vermemesi.
• Görsel ipuçlarının ve beden dilinin bozulması.

Yüz yüze konuşmanın sanal olarak taklit edilemeyen bazı yönleri vardır. İyi haber şu ki, birkaç etkili ipucu ve püf noktası ile bu deneyimi optimize edebilirsiniz.

1. Bir Gündemle Organik Tartışmalar Yaratın

Nasıl yapıldığına bakılmaksızın, herhangi bir ekip toplantısı için bir plana sahip olmak bir zorunluluktur. Gündem, basitçe tartışılması gerekenlerin yapılandırılmış bir dökümüdür. Genellikle bunlar oturumdan önce katılımcılarınızla paylaşılır. Bu, e-posta yoluyla veya Google Workspace gibi uygulamalarla olabilir, ajandayı takvim davetinize dahil edin.

Ancak, etkili bir uzaktan toplantı yürütmek için güncellemeleri ve hatırlatıcıları herkese listelemekten kaçınmalısınız. Bunun yerine, gündeminizin ilgi çekici olması ve tartışmaya yol açması gerekir. İşte bazı fikirler:

• İşle ilgili olmayan bir ekip check-in için zaman ayırın.
• Ekibinizin hakkında fikir sahibi olacağını bildiğiniz açık bir tartışma konusu ile başlayın.
• Yalnızca insanların yorum yapmasını istediğiniz noktaları ekleyin.
• Gündemi kısa tutun (insanlar yalnızca sınırlı bir süre konsantre olabilir).

Bunların hepsini her seferinde yapmanız gerekmez, ancak bunları yaptığınızda kesinlikle organik sohbeti teşvik edeceklerdir.

2. Break Out Odalarını Kullanın

Genellikle, ekip toplantıları genellikle belirli bir gündem etrafında toplanır ve ekibi bir bütün olarak bir araya getirmeye odaklanır. Yine de, bazen bu gelenekleri kırmak ve yeni bir şeyler denemek canlandırıcıdır.

Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet'in tümü, ara odaları oluşturma yeteneğine sahiptir. Bunlar, bir toplantı içindeki mini toplantı odalarıdır, böylece ekibiniz daha küçük gruplar halinde konuları tartışabilir.

Bu, daha büyük bir ekibiniz varsa veya aynı anda birden fazla ekiple buluşuyorsanız kullanışlıdır. Ayrıca, çok sayıda katılımcı olduğunda iletişim güçlüğü çeken meslektaşları hakkında daha önce bahsedilen sorunu da çözer.

Ara odaları, örneğin daha az ekip üyeniz varsa, her zaman uygun değildir. Ayrıca, sadece zaman doldurmak için değil, gerçekleşen herhangi bir tartışmanın gerekli olduğundan emin olmalısınız. Herkes ana toplantı odasına döndüğünde, meslektaşlarınızın tartışmaları hakkında geri bildirim istemekte özgürsünüz. Bu, ana noktaları bir araya getirebilmeniz ve ileriye götürebilmeniz içindir.

3. Paylaşım Ekranını Kullanarak Bilgi Sunma

Uzaktan bilgi paylaşmanın bir zorluğu, bazen insanların ne söylediğinizi anlamamasıdır. Bu nedenle, ekibinize ne yapacaklarını söylemek yerine neden göstermiyorsunuz? Ekranınızı video konferans uygulamalarında paylaşmanın aşağıdakiler de dahil olmak üzere sayısız avantajı vardır:

• Ekibinize görsellik sağlar.
• için hesaplar farklı öğrenme stilleri.
• Ekibinize süreçleri gözlemleme şansı verir.
• İşitsel bir açıklamanın ötesinde fazladan bir bilgi katmanı ekler.

Yine de bu, gündeminizi ekranda paylaşmanız gerektiği anlamına gelmez, çünkü bunun ekibinizin dikkatini çekmesi pek olası değildir. Bunun yerine, hangi gündem maddelerinin daha fazla açıklanması gerektiğini veya eşlik eden kanıtlara ihtiyaç olduğunu düşünün. Bazı örnekler şunlar olabilir:

• Personelinizin bir görevi düzgün yapmadığını fark ederseniz, onlara belirli bir süreci nasıl izleyeceklerini gösterin.
• Veri ve araştırma sunmak.
• Eğitim fırsatları.

4. Bir Toplantıya Ne Zaman Ev Sahipliği Yapılır? Bir e-posta göndermek

çok sayıda oldu yapılan çalışmalarBu, aşırı toplantıların personelin üretkenliğine, refahına ve motivasyonuna zarar verdiği sonucuna varıyor. Sadece bir e-posta olabilecek bir video görüşmesine kaç kez katıldınız?

Bir toplantıya ev sahipliği yaptığınızda, esasen ekibinizin iş akışını ve konsantrasyonunu kesintiye uğratıyorsunuz. Bu nedenle içeriğin gerekli olduğundan emin olmanız gerekir. Görüntülü aramalar, derinlemesine tartışma, işbirliği ve ekip katılımını teşvik etmek için ayrılmalıdır. Sanal toplantıların rezervasyonu ve katılımının kolay olması, onlara güvenmeniz gerektiği anlamına gelmez.

Video konferans alternatiflerini tercih edebileceğiniz bazı durumlar şunlardır:

• tarafından geri bildirim isteniyor bir Google Formu gönderme.
• Bir mesajlaşma uygulaması kullanın veya asenkron iletişim uygulamaları takım durumu güncellemeleri için.
• En son güncellemeleri veya haberleri (tartışma gerektirmeyen) içeren bir e-posta gönderin.

Bazen meslektaşlarınız yazmaya ara vermek ve bunun yerine insanlarla konuşmak ister. Bu kesinlikle dikkate alınması gereken bir şey, ancak bunu herkesin sustuğu, sizin konuşmanızı dinlediği toplantılarda boşa harcamayın.

Etkili Uzaktan Toplantılar Planlama Gerektirir

Toplantıları video konferans uygulamaları üzerinden barındırmak, yüz yüze olanlara kıyasla biraz farklı planlama gerektirir. Zorluklar, esas olarak, katılımcılar için dikkate alınmadığında ortaya çıkar.

Ancak, herhangi bir uzaktan toplantı, zamanı verimli kullanan kapsamlı bir gündemle etkili olabilir. Bu, ilgili herkesi gerçekten ilgilendiren tartışma konularını keşfetmek ve sadece gerekli olana bağlı kalmak anlamına gelir. Burada incelenen ipuçlarıyla, uzak toplantılarınıza ev sahipliği yapmanın, onları verimli ve ilgili herkesle alakalı tutmanın birçok pratik yoluna sahip olacaksınız.

Eğlenceli Toplantılar için Yakınlaştırma Avatarlarını Kullanmaya Nasıl Başlanır?

Sonrakini Oku