Profesyonel E-postalarda Yaygın İşyeri Şikayetleri Nasıl İfade Edilir?

Daha önce bir ofiste çalıştıysanız, birçok farklı insanla uğraşmanın zorluklarını bilirsiniz. Yaygın bir sorun, sorunlu iş arkadaşlarınızla yüzleşmekten ve davranışlarını durdurmaktan korkmaktır, ancak ister çalışan ister yönetici olun, kendinizi profesyonel olarak ifade edebilirsiniz.

En basit yöntemlerden biri, düşüncelerinizi bir e-postaya koymaktır. Konuyu yaygın iş yeri şikayetleri örnekleriyle inceliyoruz. Bunları söylemenin en yapıcı yollarını ve size yardımcı olabilecek ek e-posta püf noktalarını öğrenin.

1. Hâlâ O Görevi Bitirmeni Bekliyorum

Herkes aynı hızda çalışmaz, ancak bir kişinin bir ekip projesini durdurması bir sorundur. Göreviniz, iş arkadaşınızın kendi gönderisini göndermesine bağlıysa, bir e-postada birkaç kelime ile onları harekete geçirebilirsiniz.

Koşullarınıza göre uyarlayabileceğiniz bu şikayete yaklaşmanın ve ifade etmenin bazı profesyonel yolları şunlardır:

• Programın gerisinde kalmamak için iş akışımızı iyileştirmemiz gerekiyor. (Tarih ve saat) sizin için iyi bir son tarih mi? Ardından, son teslim tarihimi (tarih ve saat) karşılayabilirim.
instagram viewer
• Bu görevle ilgili yardıma ihtiyacınız var mı? Projeyi zamanında tamamlamalıyız, bu nedenle (iş arkadaşınızın adı) sizin tarafınızdan herhangi bir sorunda yardımcı olmayı teklif etti.

Amaç, iş arkadaşınıza hakaret etmek değil, hedefler ve çözümler belirlerken, her ikinizin de işlerin yapılmasıyla aktif olarak ilgilenen bir ekibin parçası olduğunuzu açıkça ortaya koymaktır.

kadar çok topladığınızdan emin olun son teslim tarihlerini karşılamak ve görevleri bitirmek için ipuçları yapabildiğin gibi. İnsanlara gerektiği gibi tavsiye vermek daha kolay olacaktır.

2. Son gün yarın

İşte içinizde yanmış olabileceğiniz başka bir yaygın şikayet. İş arkadaşınız, birkaç hatırlatmaya rağmen çok yakın kesiyorsa, öfkenizi kaybetmeden onları bir e-postayla motive edebilirsiniz.

Onlarla iletişim kurmanızın nedeni acildir, bu nedenle, yalnızca iş arkadaşınızın meseleleri ciddiye almasını sağlamak için sunduğunuz çözümlerin biraz doğrudan olması gerekir.

Bu alternatifleri deneyin:

• Proje yarın sona erecek, ancak hala birkaç yarım kalmış nokta var. Çözümleri tartışmak için bu öğleden sonra ekiple bir video konferans yapalım.
• Yönetim yarın projeyi bekliyor. Son teslim tarihini karşılama ihtimaliniz yoksa, nedenini diğer her şeyle birlikte sunabileceğimiz bir raporda açıklayabilir misiniz?

E-postalar, zor düşünceleri ifade etmenin daha kolay bir yolu olsa da, sorunları yüz yüze tartışmakla aynı etkiyi yaratmazlar. Bu nedenle, birinin kötü iş akışı alışkanlıklarını değiştirmeye çalışırken, e-postanızın dikkatlerini çekmek için basit ve akıllı olması gerekir.

3. Ertelemeyi Durdur

Aynı yapıcı yaklaşım, sakin ve tarafsız bir dilde sunulan tüm işyeri şikayetleriniz için en iyisidir. Sonuçta, erteleyen bir iş arkadaşı, bir işletmenin iş akışını zorlayabilir, ancak bunu her zaman tembel oldukları için yapmazlar.

Dikkatinizi dağıtacak çok fazla şey olup olmadığına veya ödevlere boğulmuş olup olmadığına bakın. Sorunu bulun ve e-postanızı çözümler ve teşviklerle buna göre düzenleyin. Bu örneklerden ilham alın:

• Ofis dikkat dağıtıcı olabilir. İşinize odaklanmayı zorlaştırıyorsa, değişiklikleri ve sizin için hangi hedefleri koyabileceğimizi tartışalım.
• Haftanın sonunda herkesin tamamlanan ve kalan görevlerini gözden geçirelim, böylece önümüzdeki haftayı daha verimli kullanabiliriz.

4. Tüm Bu Görevleri Yapacak Zamanım Yok

Kendinizi tükenmişlikten korumaya çalışırken e-posta yazma stratejiniz biraz değişmelidir. Buradaki amaç, yükümlülüklerinizi, bunlara nasıl öncelik vereceğinizi ve nelerden sorumlu olmadığınızı bildiğinizi göstermektir.

E-postalarınızda aşağıdaki gibi ifadeler kullanarak kibarca sınırlar belirleyin:

• Bu göreve yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım. Şu anki görevlerimi bitirmemi bekler misin? Daha erken bitecekler.
• Ne yazık ki, daha fazla görev kabul edersem fazla mesaiye ihtiyacım olacak. Geçmişi (yöneticinin adı) çalıştırabilir ve nasıl çalışacağını tartışabilir misiniz?

İş yeriniz ekip yönetimi yazılımı kullanıyorsa, tüm programınızı paylaşmak daha kolay olabilir. Ayrıca Asana'da görevlerinizi düzenleyinörneğin, teslim tarihleri ​​ve işbirlikçileri de dahil olmak üzere önemli işleri kolay anlaşılır kılmak için.

5. senin için çalışmıyorum

Otoriter iş arkadaşları, aradıklarında veya onlardan fazladan iş kabul ettiklerinde atlamanızı bekleyerek davranışlarını çok ileri götürebilir. Bu, sınırlara umutsuzca ihtiyaç duyulan başka bir durumdur.

Daha ciddi önlemler almadan önce, iyi hazırlanmış bir e-posta yoluyla iş arkadaşınızla akıl yürütmeyi deneyin. Kibar olmalı, ancak işyerinde eşit temelinizi oluşturduğu için sağlam olmalıdır. İşte denenecek bazı ifadeler:

• İş yükünüzün bunaltıcı olduğunu duyduğuma üzüldüm. Kendi sorumluluklarım nedeniyle size yardımcı olamayacağım, ancak yöneticinize ulaşırsanız daha sürdürülebilir bir plan yapabilirsiniz.
• Bu iş için beni düşündüğün için teşekkür ederim, ama başka bir departmana daha uygun. Zamanları varsa, sizinle işbirliği yapabilirler.

6. İnsanlar Üzerinde Konuşmayı Bırakın

İşyerinde rekabet kaçınılmazdır. Ne yazık ki, kendi düşüncelerini sunmak için konuşmaları kesmek anlamına gelse bile, meslektaşların öne çıkmaya çalışmasını sağlar. Bazı insanlar da bilinçsizce araya girer ve bunun sinir bozucu olduğunun farkında değildir.

Onları bu davranışı durdurmaya teşvik etmenin diplomatik yolları var. Bunu dikkat çekmek için yapıyor olabileceğinden, daha fazla takım oyuncusu zihniyetini teşvik ederken e-postanızda bu yönlerine hitap edin.

Şu ifadeler gibi bir şey deneyin:

• Genellikle değerli fikirlere katkıda bulunursunuz. Çözüm bulma konusundaki proaktif yaklaşımınız not edilir. Her personel, şirket için eşit derecede önemlidir ve işyerinde herkesin sesini duymayı severiz.
• Bu proje için ekip çalışması ve net iletişim gereklidir. Sorunsuz bir işbirliği sağlamak için, tartışmaya katkıda bulunan herkesin eşit konuşma şansına sahip olması gerekir.

Birbirleri hakkında konuşmaya meyilli insanlarla bir ekip projesini yönetmeye çalışıyorsanız, bir grup e-postasında temel kurallar belirleyebilirsiniz. Bulmak yazılı iletişimi geliştiren ipuçları ve bunları samimi ama üretken bir ortam yaratmak için kullanın.

7. İş Dışında Bana Mesaj Atmayı Durdur

Bir iş arkadaşınız veya patronunuz boş zamanınızda sizinle iletişim kuruyor mu? Bu, genellikle mesajlaşmayı içeren yaygın bir sorundur. O kadar aşina olmadığınızda veya dinlenmeniz gerektiğinde onlar alışveriş yapmak istediklerinde özellikle rahatsız edicidir.

Bu insanları görmezden gelmek işe yaramazsa veya çok ileri giderlerse, en iyi çözümünüz onlara tutumunuzu açıklayan bir e-posta göndermektir. Mesaj, profesyonel sınırların ve özellikle boş zamanınızın önemini vurgulamalıdır.

Bu seçeneklere bakın ve bunları ihtiyaçlarınıza nasıl uyarlayabileceğinizi görün:

• Kişisel işlerimden dolayı mesai saatlerinden sonra konuşamayacağımı lütfen unutmayın. Ofise döndüğümde işle ilgili konuları tartışmaktan mutluluk duyarım.
• İşim benim için ne kadar önemliyse, boş zamanımdan tam olarak yararlanamazsam o da zarar görür. Bu nedenle, çalışma saatleri için işle ilgili iletişimleri ayırma ihtiyacımı takdir edeceğinizi umuyorum.

8. Böyle Konuşma

İş arkadaşları genellikle profesyonel bir ortamda olduklarını unuturlar ve yanlış şeyler söyleyebilir veya uygunsuz konuşmalara girebilirler. Bu davranış, bir çalışma alanını çok hızlı bir şekilde çok rahatsız edebilir.

Sürtünmeye ve tırmanmaya neden olmadan bu tür sorunları çözmeniz gerekir. İş arkadaşlarınızı hemen bir kenara koyamazsanız, hızlı bir e-posta işinizi görebilir.

Aşağıdaki ifadelerden fikir alın:

• Dostça işbirliğine büyük değer versek de, iş yeri dışında kalması gereken konuşma konuları var. Lütfen barışçıl bir ortam sağlamamıza ve tartışmaktan (hassas konular) kaçınmamıza yardımcı olun.
• Bugün erken saatlerde personeli rahatsız eden bir etkileşim gerçekleşti. Lütfen profesyonel bir tavrı sürdürmek ve arkadaşça ekip çalışmasını teşvik etmek için elinizden gelenin en iyisini yapın.

İş arkadaşınızın gelecekte nelerden kaçınması gerektiğini tam olarak bilmesi için ne söylendiğini belirtmek faydalı olabilir. Ayrıca, daha sonra e-postanıza ekleyebileceğiniz veya bağlantı verebileceğiniz, istenmeyen konuları ve davranışları ayrıntılandıran bir web sayfası veya belge derlemeyi düşünün.

İşyeri Sorunlarını Çözmek İçin E-posta Yazmak İçin Genel İpuçları

E-postalar, ofisteki zor durumları personelle yüz yüze görüşmeden çözmek söz konusu olduğunda en iyi arkadaşınız olabilir.

Süreci daha etkili hale getirebilecek akılda tutulması gereken bazı ek ipuçları.

• İyileştirmeyi teşvik etmek için e-postanın olumsuzluğunu olumlu noktalarla dengeleyin.
• Resmi dilinizin söylemeye çalıştığınız şeyi gizlemediğinden emin olun.
• Açık ve özlü olun - ne zaman paha biçilmez uzun e-postalar yazmak.
• Sorunların düzelmemesi durumunda ileride başvurmak üzere e-postaları dosyada tutun.

Farklı İşyeri Zorluklarının Üstesinden Gelmeye Hazır Olun

Takımlar, özellikle stres altındayken her zaman problemlerle karşılaşırlar. İster fiziksel ister dijital bir ortam, ister patron ister personel olun, alışkanlıkları daha iyi hale getirmenin en iyi yollarını bilmek önemlidir.

E-posta yoluyla diplomasi, şikayetlerinizi açık ve profesyonelce ifade ettiğiniz sürece sağlam bir stratejidir. Ancak ekip çalışmasını kolaylaştırmak için tasarlanmış dijital araçlar gibi diğer kaynakları da gözden kaçırmayın.

Uzak Ekip İletişimi Zorluklarının Üstesinden Gelmek için 5 Araç

Sonrakini Oku

Yazar hakkında