Dikkat Dağıtan E-postaları ve Mesajları Sınırlandırmak için Zaman Engelleme Nasıl Kullanılır?

İşyerinde etkili iletişim önemlidir, ancak bazen odaklanmaya çalışırken dikkatinizi dağıtabilir. Her e-postaya veya mesaja anında yanıt vermemiz gerektiğini düşünmek kolaydır, bu bazen gerçekten zamanınızın olmadığı tam bir sohbete dönüşür.

Bu makalede, elinizdeki göreve odaklanmanıza yardımcı olmak için iletişiminizi nasıl engelleyebileceğiniz konusunda size yol göstereceğiz.

1. Gelen Kutunuzu Engelleyen Zaman

Her e-posta aldığınızda sürekli olarak gelen kutunuza tıklarsanız, fazla bir şey yapamazsınız. E-postayı okumak ve muhtemelen yanıtlamak için elinizdeki görevden yalnızca zaman ayırmakla kalmıyor, aynı zamanda yeniden odaklanmanız da zaman alıyor.

Bir denemeyi engellemeye zaman vermek isteyebilirsiniz.

Gelen kutunuzu bloke etmenin ardındaki fikir, e-postalarınızı yalnızca gün boyunca belirli zaman aralıklarında kontrol etmektir. Bu şekilde, minimum kesinti ile uzun bir süre elinizdeki göreve odaklanabilirsiniz.

Önemli bir şeyi kaçırmamak için yine de bildirimdeki gönderene ve konu satırına bakmak isteyebilirsiniz, ancak hemen harekete geçmez ve gelen kutunuza atlamazsınız. Zihniniz elinizdeki görevde kalır çünkü e-postaya daha sonra ulaşacağınızı bilirsiniz - tabii ki acil değilse ve buna dikkat etmeniz gerekmiyorsa.

Hemen açıp cevap vermeme rutinine alıştıkça müşterileriniz veya iş arkadaşlarınız da buna alışacaktır. Aslında, odaklanmanız iletişim kurmaya ve üzerinde çalıştığınız öğeye acele etmemeye odaklanacağından daha iyi yanıtlar bile verebilirsiniz.

Bir öneri olarak, gelen kutunuza yaptığınız her ziyarette önce eski mesajları kontrol ederek başlayabilirsiniz. Çöp veya önemsiz olan her şeyle hemen ilgilenin. Yanıt gerektirmiyorsa, eylem öğelerini bir yere yazın ve dosyalayın.

Gönderenin yalnızca hızlı bir yanıta ihtiyacı varsa, oradayken de yanıtlayabilirsiniz, ancak bir yanıta ihtiyaçları varsa ayırdığınız süreden daha uzun sürecek bir yanıt verin, e-postayı işaretleyin veya geri dönmek için bir hatırlatıcı oluşturun sonra. Akılda tutulması gereken bir hedef, gelen kutunuzu okunmamış iletileri sıfırlayacak şekilde tutun ve aynı e-postayla iki kez uğraşmaktan kaçının.

Gelen kutunuzu bloke ederken, zamanlamayı ve sıklığı da düşünmek isteyeceksiniz. Bu, e-posta hacmine, sahip oldukları role ve programlarına göre kişiden kişiye değişecektir.

2. Giden Kutunuzu Engelleyen Zaman

Daha uzun yanıtlanması gereken e-postalar veya kendi kendinize göndermeniz gereken e-postalar için, üretken zamanınızın büyük bir bölümünü giden kutunuzda harcamak yerine bunu yapmak için zaman ayırın. Biraz pratik gerektirir, ancak e-postalarınızda kesin, onları yazmak için de daha az zaman harcarsınız.

Her giden kutusu oturumuna en önemli mesajları ele alarak başlayın ve süre dolduğunda diğer görevlerinize odaklanın. Birine hemen cevap verebilmeniz, her zaman yapmak zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Tabii ki, istisnalar var, ancak acil olmayan mesajlara yanıt vermek için odağınızı kırmak ekleniyor.

Ayrıca mesajın bir yanıt gerektirip gerektirmediği de dikkate alınır. Yanıt vermek zorunda hissetmek kolaydır, ancak gönderen gerçekten sizden bir şey istemiyorsa veya girişinizi gerektirmiyorsa, kimin gönderdiğine bağlı olarak basit bir teşekkür işe yarayabilir.

Aldığınız her e-postayı yanıtlayıp yanıtlamadığınız, işyeri görgü kuralları ve gönderenle olan ilişkiniz meselesidir. Bazı insanlar iki kelimelik bir teşekkür mesajı açmaktansa yanıt almamayı tercih eder, diğerleri notu takdir edebilir.

3. Mesajlarınızı Zaman Aşımına Almak

Mesajların okunması ve yanıtlanması e-postalar kadar uzun sürmez - özellikle de tek bir kelime veya stratejik bir emoji veya hatta gif ile yanıt vermek daha kabul edilebilir olduğundan. Ancak, eklerler.

Messenger'ınızı bir programa almak, kesintileri sınırlandırmanıza yardımcı olabilir. Mesajlarınızı engelleme süresi, e-postalarınızdan biraz farklıdır çünkü yanıtlanması uzun zaman alacak bir şey değildir. Bunun yerine, görevlerinize odaklanmak için zamanı bloke edebilir ve gelen iletilerinizin oturum bitene kadar beklemesine izin verebilirsiniz.

Slack kullanıyorsanız, odaklandığınızı gösterebilirsiniz. Slack durumu kullanma Bildirimlere hala göz kulak olmak istiyorsanız ertelemek yerine. Ancak, ertelemeyi kullanırsanız, insanlar yine de mesajın acil olduğunu size bildirmek için gönderebilir.

İş arkadaşınızla mesajlaşıyorsanız ve bir konuşmanın uzayıp gittiğini fark ederseniz, telefonda konuşmak daha hızlı olabileceğinden iş arkadaşınızı sizi araması için davet etmek isteyebilirsiniz.

4. Elektronik İletişim için Sınırların Belirlenmesi

Her şeyden önce, herkesin favori hatırlatıcısı değil, ancak bir artış fark edeceksiniz. Bir mola verene veya biraz zaman alana kadar kişisel mesajlarınızı kontrol etmeyi kaydederseniz üretkenlik kapalı kalma süresi.

Hem Apple hem de Android telefonlar, bu konuda size yardımcı olabilecek, rahatsız etmeyin özelliğini açtığınızda belirli uygulamaları sessize almanıza olanak tanıyan son derece özelleştirilebilir odak ayarlarına sahiptir. Bu şekilde, dikkat dağıtıcı bulabileceğiniz uygulamaları ve metinleri sessize alabilir, ancak birinin size ulaşması gerekirse aramaları devam ettirebilirsiniz.

Benzer ayarları bilgisayarınızda da bulabilirsiniz. Örneğin, Bildirimler iOS'ta panel Sistem Tercihleri Rahatsız etmeyin planlamanıza ve uygulamaları açıp kapatmanıza olanak tanır.

Tabii ki, bazı insanlar ve durumlar hemen ilgilenmenizi gerektirecektir, ancak bazı şeyler, bunları ele almanız için üretkenlik oturumunuzun bitmesini bekleyebilir. Bu kişiden kişiye değişecektir, ancak odak noktanızı bozmak için kime ve neye izin vereceğiniz konusunda kendi kurallarınızı oluşturmaya çalışın.

Dikkatinizin Dağınıklığını Sınırlayın

Bir günde aldığınız e-posta ve bildirim sayısıyla, odaklanmaya çalışırken dikkatinizin dağılması kolaydır. Bunun yaygın olduğunu düşünüyorsanız, sizin için neyin işe yaradığını görmek için bu ipuçlarından bir veya daha fazlasını deneyin.

E-posta Aşırı Yükünü Azaltmak İçin En İyi 4 İpucu

Sonrakini Oku

Yazar hakkında